Den ultimata guiden till projektledning inom logistik

Logistikhantering jämfört med leveranskedjehantering

Logistikhantering är en delmängd av leveranskedjehantering. Leveranskedjehantering fokuserar på en bredare strategi för att hantera flödet av varor eller produkter, vilket omfattar allt från anskaffning av råmaterial till leverans av produkter till kunder. Projektledning inom logistik handlar mer om den dagliga hanteringen av att få produkter eller råmaterial dit de ska. 

Tänk på leveranskedjehantering som strategin på hög nivå som säkerställer att rätt material anskaffas och att produkter levereras till rätt plats vid rätt tidpunkt. Logistikhantering hanterar däremot den operativa sidan: att samordna försändelser, hantera fordonsflottor, optimera leveransrutter och säkerställa att varor lagras och transporteras effektivt.

Exempel: Logistik i praktiken

I den digitala världen kan leveranskedjehantering innebära att anskaffa tyg och trä, omvandla det till en stol och skicka den till din kontorslokal så att du och ditt team har någonstans att sitta medan ni skapar webbplatser åt era kunder. Logistikhantering säkerställer att ett parti stolar, när det väl har tillverkats, packas, skickas, spåras och levereras till ditt kontor i tid – samtidigt som man eventuellt måste hantera tullbestämmelser, förseningar i hamnar eller begränsningar för leveranser i städer.

Vad är en projektledare inom logistik?

En projektledare inom logistik är en särskild typ av projektledare som fokuserar på att få saker dit de ska vid rätt tidpunkt. Denna projektledare bör ha avancerad utbildning inom leveranskedjehantering och en djup förståelse för transport, lagerhållning, frakt, lagringsmetoder och andra delar av organisationens logistikprojekt.

Denna person kan ansvara för samordningen av många olika typer av varor, från montrar på mässor till byggmaterial (som stål) eller någon typ av konsumentvara. Inom reglerade branscher kan projektledaren inom logistik behöva lära sig mer om olika lagar för att säkerställa att försändelser, lagring och även betalningar uppfyller lagkraven.

Projektledaren inom logistik kan till exempel behöva förstå alkohollagstiftningen om en av de produkter som hen ansvarar för är vodka. Inom hälso- och sjukvårdssektorn måste personen känna till säkra och lagliga temperaturer för transport och lagring av läkemedel eller vacciner.

Varför är projektledning inom logistik viktigt? 

Att hantera logistiken väl är viktigt av flera orsaker. Det kan bland annat handla om att kontrollera kostnaderna för att transportera material eller varor, säkerställa att det finns tillräckligt med varor för att tillgodose kundernas behov och se till att överskottslager inte tar upp nödvändigt utrymme eller håller på att bli för gamla (förutsatt att varorna är lättfördärvliga).

Fallstudie: När projektledning inom logistik går fel

Att inte ha en projektledare inom logistik kan orsaka flera problem i logistikprocessen. Tänk till exempel på några hamburgarbiffar som ska finnas på restauranger över hela landet. Utan en projektledare inom logistik som effektiviserar processen finns det många sätt som hamburgarbiffarna kanske inte kommer dit de ska i tid och inom budget.

Först bör projektledaren inom logistik samarbeta med lageransvarig eller inköpsteamet för att förstå hur många hamburgarbiffar som behövs. De kan fråga om historiska data eller framtida prognoser baserade på faktorer som säsongsvariationer, befolkning eller till och med väder (fler hamburgare säljs under soliga dagar).

Därefter bör projektledaren säkerställa att hamburgarbiffarna beställs vid rätt tidpunkt så att de anländer i tid och är färska. Om beställningen görs för tidigt eller för sent kan det innebära att hamburgarna blir förstörda antingen under transporten eller på plats.

PM kan också behöva samordna med frakt- eller åkeriföretaget för att säkerställa att alla rutter är framkomliga och att hamburgarbiffarna kan ta sig dit de behöver. Förseningar kan orsakas av vägavstängningar, extremt väder eller någon annan faktor utanför åkeriföretagets eller projektteamets kontroll. Om PM får kännedom om några förseningar kan de behöva samordna alternativa planer för att säkerställa att alla platser har de hamburgarbiffar de behöver.

Om någon av dessa aktiviteter missas eller inte samordnas korrekt kan det leda till att platserna inte kan sälja hamburgare, vilket leder till bortkastade hamburgarbiffar och uteblivna vinster.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Olika typer av logistikhantering

Inom logistikbranschen finns det många olika typer av logistik som kan behöva planeras eller hanteras. Varje typ har sina egna unika behov och intressenter och representerar olika delar av den övergripande leveranskedjan. Dessa kan omfatta:

1. Inkommande logistik

Inkommande logistik fokuserar på inköp, beställning och lagring av råmaterial. I denna roll kan projektledaren samarbeta med sitt team för att planera projektet utifrån hur mycket av varje artikel teamet kommer att behöva, när artiklarna behöver levereras och vilket lager som redan finns tillgängligt.

De kan också behöva uppmärksamma lager som håller på att gå ut eller som kanske inte längre får användas efter ett visst datum.

2. Utgående logistik

Projektledare för utgående logistik övervakar däremot utskick av varor eller råmaterial.

De kan konfigurera automatiseringar för att få aviseringar när beställningar kommer in, hjälpa teamet att planera produktionsscheman så att beställningar skickas i tid eller samordna med fraktföretag för att hantera tidsplaner och budgetar mer effektivt.

3. Omvänd logistik

Om du är ny inom logistikområdet kanske du aldrig har hört talas om omvänd logistik. Men det är precis vad det låter som. Fokus ligger här på att ta tillbaka artiklar som har skickats ut till en slutkund eller plats. Detta kan bero på ett överskott, en sammanslagning eller  överbeställning.

Projektledaren i denna typ av logistikprojekt fokuserar på att hjälpa teamet att återfå artiklar, förhindra förluster och bevara värdet för organisationen. Denna person kan också fokusera på optimeringsprojekt för att säkerställa att omvänd logistik inte behövs lika ofta eller för lika många artiklar i framtiden.

4. Tredjepartslogistik

Tredjepartslogistik innebär att delar av logistikverksamheten läggs ut på externa parter. Detta kan omfatta åkeritransporter, lagerhållning, frakt eller andra steg i processen.

En logistikprojektledare med fokus på tredjepartslogistik kan skapa arbetsflöden för leverantörshantering, identifiera potentiella risker, lösa problem och skapa beredskapsplaner när problem uppstår. De kan behöva genomföra riskbedömningar och leta efter ineffektivitet som orsakas av att för många externa parter används längs leveranskedjan.

5. Distributionslogistik

Distributionslogistik fokuserar på att få ut material till kunder (det vill säga att distribuera produkterna du tillverkar). Det kan innebära planering för att lagra, skicka och leverera artiklar till kunder.

Projektledare som specialiserar sig på distributionslogistik kan fokusera på lagerhantering (mängden artiklar i lager), transport- och logistikplanering samt att leverera produkter på det mest kostnadseffektiva och effektiva sättet. De kan utvärdera lager, transporttyper eller partner och även granska beställningsmönster för att anpassa produktionen efter kundernas behov.

6. Grön logistik

Grön logistik är ett område som fokuserar på hållbarhet och miljövänliga bästa praxis. Projektledare som arbetar med grön logistik kan samarbeta med sitt team för att minska sitt koldioxidavtryck och hitta det mest miljövänliga sättet att bedriva verksamheten.

Projektledare som specialiserar sig på grön logistik kan arbeta genom hela leveranskedjan, från inköp av råmaterial till tillverkning,  distribution och omvänd logistik.

Viktiga aktiviteter inom logistikprojektledning

Logistikprojektledning omfattar ett brett spektrum av aktiviteter, även inom de olika typerna av logistikhantering. Som vi har sett innefattar varje typ olika roller och många uppgifter som logistikprojektledare kan utföra, till exempel:

1. Lagerhantering

En av de viktigaste aktiviteterna inom logistik är lagerhantering. Det kan innebära att planera vad som ska in i lagret, var det ska placeras samt när och hur det ska lämna lagret. Projektledaren kan samarbeta med teamet för att komma överens om när ytterligare lagerutrymme behövs eller vad som ska göras om lagret inte är optimalt fyllt.

2. Orderhantering och orderuppfyllelse

En projektledare inom logistik kan också hjälpa till att planera och hantera orderhantering och orderleverans. Detta kan omfatta arbetsflöden för orderhantering och processförbättringar för att effektivisera leveranser och hantera kostnader.

3. Materialhantering och förpackning

Materialhantering och förebyggande av förskämning eller skador kan kräva viss planering och tillsyn. Att ha en särskild projektledare som övervakar materialhanteringen kan bidra till att förebygga problem innan de uppstår. Detta kan omfatta övervakning av temperaturkontroller, säkerställande av att material förpackas och hanteras korrekt eller uppdatering av standardrutiner för hantering.

4. Transporthantering

Transporten av varor är en stor del av logistikhanteringen, eftersom den säkerställer att material levereras i tid till sina avsedda destinationer. Att hitta transportleverantörer, schemalägga transporter och följa upp problem är viktiga aktiviteter som en projektledare inom logistik kan förväntas övervaka.

Att försöka hantera budgetar, vara miljövänlig och kontinuerligt förbättra transportvägar kan vara givande utmaningar för projektledare.

5. Lagerhantering

Att ha rätt mängd produkter vid rätt tidpunkt är en viktig del av projektledning inom logistik. Projektledare kan samarbeta med sina teammedlemmar kring lagerhantering för att säkerställa att de inte får brist under kritiska perioder. Omvänt kan det också orsaka problem att behöva lagerhålla för mycket av en produkt, till exempel ökade lagringskostnader eller behovet av att sälja med rabatt – eller ännu värre, med förlust.

Logistikprojektets livscykel

Precis som alla andra projekt går logistikprojekt igenom samma livscykel och viktiga faser inom projektledning. Det kan se lite annorlunda ut än digitala projekt eller projekt inom andra branscher, så här är vad du kan förvänta dig när du genomför ett logistikprojekt.

1. Planering

Vid planeringen av ett logistikprojekt bör projektledaren ta hänsyn till hela kedjan av händelser som behöver äga rum och alla intressenter som behöver involveras. Det kan omfatta kunden eller kunderna, lagerteamet, åkeriföretagen och chaufförerna samt de personer som ska ta emot varorna.

Planeringen bör omfatta planering av tidslinje och kommunikation för att säkerställa att alla är införstådda i varje steg på vägen!

Slutligen behöver beredskapsplanering genomföras om det finns risker på grund av dåligt väder, minskade budgetar eller lättfördärvliga varor, så att det finns en plan för att minimera eventuella förluster eller förseningar om något skulle gå fel.

2. Genomförande

När planeringen är klar är det dags att sätta igång. Projektledaren bör säkerställa att alla är på rätt plats vid rätt tidpunkt. Genomförandet handlar om att följa planen och snabbt korrigera kursen om något inte är i ordning.

3. Övervakning och styrning

Genomförandet av ett logistikprojekt är inte bara en aktivitet som man sätter igång och sedan glömmer bort. Projektledaren bör regelbundet följa upp för att säkerställa att saker och ting rör sig genom leveranskedjan enligt plan.

Om något ligger före eller efter tidsplanen enligt ditt tidsplaneffektivitetsindex behöver projektledaren hjälpa till att samordna arbetet så att allt fortsätter att flyta smidigt.

En del av övervakningen och styrningen kan också innebära att registrera data som kan analyseras i slutet av projektet eller i slutet av en grupp liknande projekt. Om det till exempel är tänkt att transporten av bildelar från Chicago till New York City med lastbil ska ta 2 arbetsdagar men alltid tar tre, bör projektledaren börja säkerställa att de avsätter 3 hela arbetsdagar för transporten. Om du arbetar med projekt inom fordonsreparation kan du prova projektledningsprogramvara för fordonsindustrin.

4. Avslutning

När ett projekt är slutfört innebär avslutningsfasen att alla dokument och leveranser arkiveras samt att lärdomar dokumenteras för framtida projekt. En projektledare inom logistik kan ansvara för att samla in alla dokument, inklusive lagringsloggar, lagerrapporter och lastbilsfakturor, samt hålla ett eftermöte för att samla in feedback och dokumentera lärdomar.

More Articles

• Eisenhower-matrisen: Så prioriterar du uppgifter på ett smart sätt
• Så bemästrar du resurshantering i projektledning

Verktyg för projektledning inom logistik

Det finns många verktyg som en projektledare inom logistik kan använda för att hjälpa verksamheten att fungera smidigare. Några av dessa mer specialiserade verktyg omfattar:

1. Lagerhanteringssystem: Ett lagerhanteringssystem kan hjälpa en logistikprojektledare att planera lagringen mer effektivt. Det kan visa vilket utrymme som är tillgängligt på lagret och när. Detta kan vara till hjälp när inkommande beställningar schemaläggs, så att allt har en plats att ta vägen. Dessutom kan det bidra till att säkerställa att den äldsta produkten används först och att färskvaror inte hinner bli dåliga.
2. Ruttplaneringsprogramvara: Om du planerar dina egna lastbils- eller transportvägar kan ruttplaneringsprogramvara hjälpa dig att ta fram den effektivaste vägen och erbjuda alternativ vid dåligt väder, tung trafik eller vägavstängningar längs den rutt du föredrar.
3. Transporthanteringssystem: För organisationer som har egna lastbilar och en stor fordonsflotta ute på vägarna är ett transporthanteringssystem avgörande. Systemet ger en överblick över hela fordonsflottan, inklusive scheman, tillgänglighet och uppföljning av när lastbilar, bilar eller andra fordon behöver genomgå planerat underhåll.
4. GPS-spårning i realtid: GPS-spårning kan användas tillsammans med ett transporthanteringssystem eller på egen hand. Det gör det möjligt för projektledare att alltid se var deras lager och lastbilar befinner sig.
5. ERP-system (företagsresursplanering): Få en övergripande bild med ett ERP-system som samlar HR, löner och andra affärsprocesser, vilket kan hjälpa dig att förstå den verkliga kostnaden för verksamheten samtidigt som du hanterar scheman, HR-administration och löner för personal och leverantörer (detta är den främsta fördelen med programvara för företagsresursplanering).
6. Projektledningsprogramvara: Alla projektledare kan dra nytta av projektledningsprogramvara i en miljö för logistikprojektledning. Verktyg som Asana, Workfront eller Teamwork kan användas för att planera uppgifter, prognostisera behov eller hantera repetitiva arbetsflöden inom projekt eller portföljer.

Vanliga utmaningar inom logistikprojektledning

Precis som alla andra former av projektledning är logistikprojektledning inte utan utmaningar. Några vanliga utmaningar som logistikprojektledare kan möta är:

• Förseningar i leveranser: Om du någon gång har beställt något på nätet vet du att leveransförseningar är oundvikliga. Som logistikprojektledare med ansvar för flera leveranser kan leveransförseningar hopa sig och bli en stor utmaning. Dessa förseningar kan också orsaka flaskhalsar i försörjningskedjan och ytterligare störa verksamheten längre fram i processen. Att hitta sätt att lösa problem och hantera flaskhalsar som orsakas av dessa förseningar (eller förhindra dem från början) är en stor del av arbetet.
• Brist på lager: Vi känner alla till lagen om tillgång och efterfrågan. När efterfrågan på vissa varor ökar kanske utbudet därför inte kan öka i samma takt (minns du när alla försökte köpa toalettpapper 2020?). Som logistikprojektledare blir detta sannolikt ditt problem. Oavsett hur proaktiv du är när det gäller beställningar kan du helt enkelt behöva informera dem som väntar på din produkt om den beräknade tidsplanen.
• Bristande kommunikation med leverantörer: När många är inblandade kan det vara svårt att få information från alla dina leverantörer. Om en leverantör befinner sig i en annan tidszon ökar risken för bristande kommunikation exponentiellt, särskilt om era tidszoners arbetstider inte överlappar varandra.

Bästa praxis för framgångsrik logistikprojektledning

Vill du lyckas som logistikprojektledare? Här är några bästa praxis som kan hjälpa dig på vägen:

• Använd logistikpaneler för överblick: Att ha lättöverskådliga visuella presentationer som lyfter fram viktiga punkter kan hjälpa dig och dina intressenter att veta var ni bör rikta er uppmärksamhet. Överväg visuella presentationer av försenade beställningar, obetalda fakturor eller antal körda mil per vecka.
• Se till att leverantörernas SLA:er är tydligt definierade: För att förhindra bristande kommunikation med leverantörer bör du överväga att tydligt definiera dina SLA:er med leverantörerna. Det kan innebära riktlinjer  som att besvara e-post inom två arbetsdagar, bekräfta beställningar inom tre arbetsdagar eller svara på telefonsamtal inom 2 timmar, särskilt om det finns risk för nödsituationer eller behov av brådskande kommunikation.
• Planera alltid för störningar: Ha alltid en plan B (och även en plan C eller D). Eftersom så mycket ligger utanför din kontroll är det viktigt att kunna planera för oförutsedda händelser. Saker som väder, juridiska regler, tullavgifter, vägavstängningar eller till och med lagerutmaningar kan kullkasta de bäst genomtänkta planerna. Det är här effektiva metoder för riskhantering kommer in i bilden – att förutse potentiella problem och bygga in flexibilitet i logistikplaneringen bidrar till att minimera effekten av oväntade händelser.
• Kommunicera tidigt och ofta: När du arbetar längs en lång leveranskedja och med många leverantörer och intressenter bör du se till att du har en robust kommunikationsplan. Du måste kommunicera både tidigt och ofta om planer, uppdateringar och behov. Överväg att lägga beställningar så tidigt som möjligt och meddela leverantörerna så snart du tror att en plan kan komma att ändras.

Ta del av fler insikter om projektledning

Vill du lära dig mer om projektledning och projektledningsprogramvara? Gå med i vår medlemscommunity för att få tillgång till över 100 mallar, exempel och prov, samt komma i kontakt med hundratals andra digitala projektledare på Slack. Om du vill fördjupa dig i projektledningsprogramvara kan du ta del av vår guide om demonstrationer av projektledningsprogramvara för att hitta den perfekta lösningen för ditt team.