Projektadministratör kontra projektledare: viktiga skillnader
Om du är ny inom projektledning eller överväger att byta karriär kanske du undrar varför det verkar som att projektledare utför så mycket administrativt arbete.
I många organisationer är det PM:en som får ta anteckningar, skapa mötesinbjudningar och till och med beställa catering eller städa mötesrum efter ett möte eller en strategisession.
Det vore helt rimligt om du undrade var en administrativ roll slutar och en PM-roll börjar – och om de ens hänger ihop. Det är uppenbart att någon måste göra dessa saker, men varför är det ofta projektledaren, och vad kan vi göra åt det när det egentligen inte borde vara så?
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vad är en projektadministratör?
En projektadministratör är någon som ansvarar för de administrativa aspekterna av ett projekt. Denna person kan ha följande uppgifter:
- Uppdatera projektplanen
- Hålla projektstyrningsverktyget uppdaterat
- Planera möten
- Projektdokumentation (inklusive mötesanteckningar, dagordningar, uppföljningar och annan kommunikation)
- Arkivera projektets artefakter
- Skicka eller betala fakturor och hantera budgeten
- Ge stöd till projektledaren
En projektadministratör är inte nödvändigtvis samma sak som en junior projektledare eller projektkoordinator. Även om dessa titlar, liksom många andra jobbtitlar, ofta används omväxlande kan projektadministratör vara en egen karriärväg.
Och bara för att någon har en administrativ roll i en projektiserad organisation betyder det inte nödvändigtvis att personen vill bli projektledare.
Vad är en projektledare?
Projektledare initierar, genomför och slutför projekt inom olika branscher.
Eftersom vi här fokuserar på digital projektledning kan en projektledare leda ett team av designers, utvecklare, copywriters och användarupplevelseexperter för att skapa en webbplats, landningssida, serie blogginlägg, programvara eller reklam.
Eftersom det finns många olika typer av digitala projekt kan en stor variation av arbetsbeskrivningar och även titlar användas för en projektledare i vår bransch. Du kan se dem kallas digitala producenter, teamledare eller, på högre nivåer, leveranschefer.
Dessa termer betyder i allmänhet samma sak. Denna person ansvarar för projektets övergripande leverans. En projektledare ansvarar för:
- Fastställa projektets övergripande omfattning
- Fastställa eller hantera budgeten
- Övervaka projektteamet
- Planera kommunikationsfrekvensen
- Skicka statusuppdateringar till projektsponsorer, kunder eller andra intressenter
- Övervaka projektets framsteg i förhållande till projektplanen
- Förhindra omfattningsglidning och skriva ändringsorder
- Ansvara för riskhanteringen
- Avsluta projektet när det är slutfört
- Genomföra efteranalyser eller retrospektiv
- Säkerställa att projektmaterial arkiveras
2 viktiga skillnader mellan projektadministratörer och projektledare
Känns det som att du fastnar med allt administrativt arbete för dina projekt och är osäker på var du befinner dig på skalan mellan projektledare och projektadministratör? Dessa två viktiga skillnader kan hjälpa dig att bättre förstå var du befinner dig eller vill hamna.
PM:er fokuserar på den övergripande strategin, medan administratörer är mer taktiskt inriktade
Projektledare utför eller styr allt som behöver göras för att genomföra ett framgångsrikt projekt.
De kan ansvara för att välja ut eller introducera projektteamet, ta fram omfattningen tillsammans med kunden och affärsutvecklingen, hantera budgeten under hela projektets livscykel samt all projektkommunikation och dokumentation.
De leder projektets uppstartsmöte och statusuppdateringar och ser till att projektet avslutas på rätt sätt samt att alla artefakter arkiveras korrekt när projektet är slut.
Detta är ett stort ansvar, och att driva den övergripande strategin, lösa problem och hantera administrativa uppgifter kan leda till överbelastning eller utbrändhet. Därför kan de flesta komplexa projekt, som att bygga en stor webbplats eller en ny digital produkt, ha fler än en projektledare eller projektadministratör som hanterar allt arbete.
I ett stort internt digitalt team eller på en byrå kan du se allt från 2–10 projektledare, några projektadministratörer eller koordinatorer samt en chef för projektledning eller direktör som alla dessa yrkespersoner rapporterar till.
Projektadministratörer ger administrativt stöd åt ett projekt. De har utmärkta organisatoriska färdigheter och bör kunna ta ansvar för uppgifter som att schemalägga möten, boka konferensrum, konfigurera projektledningsprogramvara och tilldela uppgifter till teammedlemmar.
De kan också följa upp försenade uppgifter, skapa statusrapporter och hjälpa teammedlemmar att samordna sig med varandra eller med kunder.
Men här är problemet: Alla som har rollen som projektledare kan fastna i att utföra vissa administrativa projektaktiviteter, helt enkelt eftersom de betraktas som den minst viktiga teammedlemmen.
I vissa digitala team anses det ingå i projektledarens roll att fungera som teamets administratör. Även om så inte är fallet och det inte står i din arbetsbeskrivning kan du ändå sluta med att ta på dig detta arbete eftersom det känns som att ingen annan kommer att göra det.
Erfarenhet och kvalifikationer
Erfarenhet och kvalifikationer är områden där projektledare kan skilja sig från projektadministratörer. På dagens arbetsmarknad är det möjligt att hitta en roll som inte kräver en kandidatexamen, men du behöver troligare en sådan om du söker en roll som projektledare.
En mycket erfaren projektledare eller chefen för ett projektledningskontor (PMO) kan även behöva en masterexamen. Men det betyder inte att du inte kan hitta en roll och få ovärderlig erfarenhet inom området utan en fyraårig examen.
Projektledare kan vilja skaffa certifieringar för att visa att de har rätt erfarenhet för sin roll. I den digitala världen kan det innebära att vara certifierad Scrum-master (vilket är en annan roll än projektledare) eller att skaffa en agil certifiering från Project Management Institute (PMI). Inom andra branscher är PMP den gyllene standarden.
För projektadministratörer kan certifieringar inom projektledning vara användbara när man försöker ta sig in i branschen eller komplettera överförbara färdigheter.
Certifieringar inom projektledning på nybörjarnivå omfattar CAPM, Googles certifikat i projektledning eller till och med Scrum Alliances Certified Scrum Master (CSM). Dessa program har inga andra förkunskapskrav än att du deltar i det obligatoriska antalet utbildningstimmar innan du skriver provet.
2 likheter mellan projektadministratörer & projektledare
Hålla ordning
Projektledaren och projektadministratören spelar båda en roll i att hålla ordning i det dagliga arbetet.
De arbetar tillsammans med att planera resurshanteringen, övervaka och dokumentera utgifter i projektbudgeten och i allmänhet se till att filer och projektscheman hålls uppdaterade. De kan dela ansvaret för att uppdatera projektplaner och uppgifter i verktyg som Asana, Trello eller Workfront.
Anställningstrygghet och karriärutveckling
Oavsett om du är projektledare eller projektadministratör erbjuder båda karriärvägarna inom projektledningsområdet anställningstrygghet och möjligheter till karriärutveckling.
Även om vi i dag ser många uppsägningar inom teknikbranschen kommer skickliga projektledare och projektadministratörer alltid att hitta arbete.
Enligt PMI:s studie om kompetensgapet (2017–2027) kommer arbetsgivare år 2027 att behöva närmare 88 miljoner personer i projektledningsinriktade roller världen över.
Vad innebär detta för dig som erfaren eller blivande yrkesperson inom projektledning? Det innebär att det är en bra tid att påbörja eller utveckla en karriär. Det är inte bara en efterfrågad kompetens, utan kan också vara lukrativt.
Om du arbetar inom ett närliggande område och vill byta karriär är det möjligt att använda de färdigheter du redan har för att bli framgångsrik som projektledare eller projektadministratör.
Och när det gäller karriärutveckling kan du fortsätta att utvecklas och ta dig an större och mer komplexa projekt genom att skaffa certifieringar och utveckla dina projektledningskunskaper samt mjuka färdigheter som kommunikationsförmåga, tidsplaneringsförmåga eller ledarskapsförmåga – vilket också kan leda till högre lön och större karriärmöjligheter.
Administratörsfällan: En anmärkning om osynligt arbete
När du funderar på vad det innebär att vara en bra projektledare (eller administratör) kanske du föreställer dig någon som tar ansvar för det som behöver göras. Någon som arbetar långa dagar, utför flera uppgifter samtidigt och ser till att projektet lyckas.
Vissa saker, som att föra anteckningar, beställa catering, komma ihåg födelsedagar och så vidare, är mycket viktiga för teamet men påverkar inte projektets framgång direkt. Om dessa viktiga saker görs väl blir de sällan uppmärksammade.
Men om något glöms bort någonstans märker alla det. Ett hungrigt team kan bli grinigt, och personen vars födelsedag inte uppmärksammades kan känna sig sårad, och så vidare. Det här arbetet kallas ibland osynligt arbete – och även om någon måste göra det behöver det inte alltid vara projektledaren.
I många organisationer, särskilt där projektledare huvudsakligen är kvinnor, kan det förväntas att projektledaren inte bara tar på sig projektets administrativa arbete utan också allt osynligt arbete för teamet. Att komma ihåg att beställa en födelsedagstårta till den ledande utvecklaren eller att designern är allergisk mot nötter kräver tid, ansträngning och energi.
Så ser du till att du inte fastnar med osynligt arbete
Du är inte ensam om du läste de senaste styckena och kände igen dig. Forskning från Harvard Business Review visade att kvinnor får 44 % fler förfrågningar än män om att frivilligt ta på sig arbetsuppgifter som inte leder till befordran.
Arbetsuppgifter som inte leder till befordran hör till kategorin osynligt arbete och gynnar organisationen, men bidrar sannolikt inte till någons prestationsbedömning eller karriärutveckling.
Rapporten Kvinnor på arbetsplatsen från 2022 från Leanin.org och McKinsey förklarar: ”Jämfört med män på samma nivå gör kvinnliga ledare mer för att stödja medarbetarnas välbefinnande och främja DEI – arbete som förbättrar personalens kvarstannande och medarbetarnas nöjdhet, men som inte formellt belönas i de flesta företag. Att lägga tid och energi på arbete som inte uppmärksammas gör det svårare för kvinnliga ledare att avancera och kan delvis förklara varför de är mer utbrända.”
Så vad kan du som projektledare eller projektadministratör göra när du förväntas, eller ännu värre frivilligt utses, att utföra det här osynliga arbetet och ser att det inte fördelas jämnt inom teamet? Här är några saker du kan prova.
Metod 1: Fördela det bara
Du kan ta initiativet och börja fördela uppgifter. Några förklaringar behövs inte.
Exempel: ”Greg, kan du föra anteckningar under det här mötet?” Om Greg ser förvirrad eller chockad ut kan du säga: ”Jag gör det för det mesta, och i dag vill jag fokusera på att leda mötet och lyssna efter mina prioriteringar. Jag tycker att det vore bra om vi lät nya personer göra det under varje möte. Du får börja!”
Ett annat exempel: Om du blir ombedd att gå ut och köpa tilltugg till ett födelsedagsfirande och den enda tid du har mellan samtalen är 25 minuter för att äta lunch, kan du överväga att ta en titt på kalendrarna och tilldela uppgiften till den person som har minst antal möten den dagen.
Metod 2: Var transparent
Om du vill vara mycket transparent och vet att ditt team är mottagligt kan du återställa alla förväntningar på en gång genom att säga i början av ett möte, i slutet av ett möte om något annat behöver planeras, eller när frågan kommer upp: ”Jag vet att jag alltid har gjort ______, men jag kan inte fortsätta med det samtidigt som mina egna arbetsuppgifter. Jag tycker att vi ska fördela allt det här arbetet lika, så att det inte blir en börda för en enda person.”
Och om någon frågar dig: ”Varför?” kan du alltid få dem att känna sig obekväma genom att glatt fråga: ”Är det något problem med att ta på sig en del av det gemensamma administrativa arbetet?”
Metod 3: Rekrytera några allierade
Ett annat sätt att se till att projektledaren inte behandlas som kontorets administratör är att rekrytera några allierade som påpekar det när de ser det. Det kan vara så enkelt som: ”Pam för alltid anteckningar. Jag gör det den här gången, och sedan kanske Gus kan göra det nästa gång. Annars är det inte särskilt rättvist.” Eller: ”Varför antar alla att Gail ska boka det här mötet?”
Vanliga frågor om projektadministratörer
Vad är skillnaden mellan projektadministratör och assisterande projektledare?
I många organisationer används titlarna projektadministratör och assisterande projektledare synonymt, men det är två tydligt skilda roller.
Medan en projektadministratör hanterar administrativa uppgifter kan en assisterande projektledare ha en mer praktiskt inriktad roll i genomförandet av projektet. Så här reflekterar Ryan:
När jag ser tillbaka var jag inte särskilt förtjust i att börja som assistent … men det var en värdefull erfarenhet. Det lärde mig hur man stöttar människor och får projektet från start till mål på ett effektivt sätt.
Så även om en assisterande projektledare kan dela ansvarsområden med projektledaren eller leda mindre projekt för organisationen (och i vissa fall kan göra båda), kan det visa sig vara avgörande när man utvecklas mot en annan projektledarroll.
Vad är skillnaden mellan projektkoordinator och projektadministratör?
Projektkoordinatorer kan vara projektledare på en mer nybörjarinriktad nivå och ge projektstöd åt en organisation i mindre projekt. En projektadministratör är en yrkesperson som fokuserar på de administrativa behoven i en organisations projekt. I vissa fall kan de vara mycket erfarna yrkespersoner som har valt att utveckla sin karriär inom detta yrke.
Nästa steg
Så, för att sammanfatta, betyder projektledare inte administratör, eller standardantecknare, eller den som gör saker som ingen annan känner för att göra. Som projektledare behöver du inte ta på dig alla administrativa uppgifter i projektet – bara de som är mest meningsfulla.
Gör din röst hörd, sätt dina gränser och håll andra ansvariga. Gör det på dina villkor. När du har satt dina gränser använder du strategierna som beskrivs (tilldela bara uppgiften, var transparent och rekrytera några allierade som kan göra sin röst hörd) och kommer tillbaka på rätt spår. Och en påminnelse till: om du ser någon som fastnat i den här rollen, gör din röst hörd även för deras skull!
Se till att prenumerera på nyhetsbrevet från The Digital Project Manager för mer information om roller och ansvarsområden inom projektledning.
