Så skapar du en plan för upphandlingshantering i 8 enkla steg
Du kanske tänker – upphandling? Jag förstår inte hur det är relevant för min roll som projektledare. Spoiler: det är det.
Det beror på att underlåtenhet att använda en upphandlingshanteringsplan och samarbeta med upphandlingsteamet medför onödiga projektrisker. När jag till exempel ledde ett internationellt utvecklingsprojekt hade vår förmåga att anlita och hantera entreprenörer samt införskaffa kritisk utrustning en påtaglig inverkan på både vår projektbudget och vår tidsplan.
Därför är det värdefullt för projektledare, som ofta inte hanterar upphandlingar direkt, att förstå processen så att du kan säkerställa att den fungerar effektivt under hela projektets livscykel.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Den här artikeln går igenom de viktigaste delarna i att bygga en stabil process för projektupphandling och förklarar vad du bör tänka på när du gör det för första gången.
Vad är en upphandlingshanteringsplan?
En upphandlingshanteringsplan är det ramverk som gör det möjligt att i förväg beskriva ett projekts behov av anskaffning och drift.
Den fastställer gränserna för hela upphandlingsprocessen, inklusive riskhantering, leverantörshantering och till och med vilka typer av avtal du kommer att använda. Den omfattar också upphandlingsaktiviteter under hela projektets livscykel, från de inledande projektplaneringsfaserna till slutleverans och avslut av avtal.
Att börja med en stabil upphandlingsplan hjälper de övriga projektmedlemmarna att få en gemensam bild och tydliggör vad du behöver från leverantörerna för att säkerställa att du kan slutföra de projektleveranser som beskrivs i projektplanen.
Vanligtvis leder en särskild upphandlingsansvarig upphandlingsaktiviteterna för ett projekt, men projektledaren bör också delta i utformningen av upphandlingsprocessen eftersom den påverkar projektets budget och tidsplan.
Vad är upphandlingshantering?
Upphandlingshantering är processen att fastställa vilka ytterligare resurser eller material du behöver för ditt projekt (utöver interna resurser) och därefter hantera dessa resurser eller material för att slutföra projektleveranserna.
Eftersom upphandlingshantering omfattar externa leverantörer omfattar den också leverantörsavtal. Upphandlingshantering innefattar de olika stegen i processen för avtalsgodkännande, såsom utvärdering, anbudsgivning och utformning av formella avtal.
I senare skeden beskriver den prestationsmått som avgör hur du ska utvärdera leverantörens prestation.
Vad är ett upphandlingsavtal?
Ett upphandlingsavtal är en överenskommelse mellan din organisation och en extern leverantör om att leverera de varor eller tjänster som krävs för att slutföra projektet.
Avtalet etablerar en rättsligt bindande relation så att båda parter får det som har överenskommits när det gäller kvalitet, kostnad och tidsplan.
Upphandlingsstrategi jämfört med upphandlingsplan
Medan en upphandlingsplan listar de taktiska steg du ska följa för att få varor eller tjänster till projektet från en tredje part, fastställer en upphandlingsstrategi visionen för hur du ska samarbeta med leverantörer för att tillhandahålla varor och tjänster till projektet.
En upphandlingsstrategi innehåller riktlinjer för leverantörsval som hjälper dig att uppnå dina verksamhetsmål. Delar av en upphandlingsstrategi kan omfatta:
- Att köpa in från en viss typ av leverantör, till exempel ett småföretag
- Att endast köpa in från länder där din organisation har tillstånd att bedriva verksamhet
- Att välja att köpa in vissa tjänster från tredje part för att minska kostnaderna eller på grund av brist på intern expertis
Varför är en upphandlingsplan viktig?
Du tar fram en upphandlingshanteringsplan av ett par orsaker.
För det första hjälper den projektet att hålla sig inom budgeten genom att ge en uppfattning om hur mycket de leverantörer och resurser du köper in kommer att kosta. Den hjälper dig också att säkerställa att leverantörerna kan slutföra sitt arbete inom begränsningarna i projektplanen.
För det andra kan intressenter hänvisa till upphandlingshanteringsplanen tidigt i projektplaneringsfasen för att förstå vad som köps in (vilket förebygger överraskningar för deras del). En bra plan skapar realistiska förväntningar på projektets upphandlingsaktiviteter.
Vad ska ingå: 10 delar i en upphandlingshanteringsplan
Blanda inte ihop upphandlingshanteringsplanen med en arbetsbeskrivning, en begäran om förslag (RFP) eller kostnadsberäkningar.
En fungerande upphandlingsplan bör innehålla dessa 10 delar:
- Nödvändiga kompetenser för att utveckla projektleveranser, kopplade till projektmedlemmarnas roller och ansvarsområden (inklusive kompetenser och förmågor som de inte har, så att du kan identifiera luckor)
- Krav på material och utrustning som du behöver införskaffa
- Projektets tidsplan, särskilt för projektleveranser och andra milstolpar
- Kostnadsberäkningar
- Antaganden och begränsningar
- Processer och riktlinjer för leverantörshantering, inklusive beslutskriterier samt projektmedlemmarnas roller och ansvarsområden
- En kort lista över förkvalificerade leverantörer
- En riskhanteringsplan
- Juridiskt finlir
- Betalningsplaner och budgetfrågor
Här är detaljerna för varje del i en tabell:
| Inköpskomponent | Detta omfattar | Vilka behöver involveras |
|---|---|---|
| Projektkrav kopplade till roller och ansvarsområden | Nödvändiga kompetenser för att genomföra projektleveranser, kopplade till dina utvalda projektmedlemmar och vad de ska göra. Fastställ tydliga ansvarsområden för varje person, dra nytta av deras styrkor och tydliggör förväntningarna från början, helst med en antydan om dina metoder för att bedöma prestationen. Se till att även inkludera kompetenser och förmågor som saknas, så att du kan identifiera luckorna. | Helst bör hela teamet involveras i detta, men i ett stort projekt kan du begränsa det till teamledarna. Rådgör med den högre ledningen tidigt och ofta om du kan behöva lägga till någon i teamet. |
| Krav på material och utrustning | Specifikationer för material eller utrustning som behövs för projektleveranserna. | Projektledaren bör rådgöra med ämnesexperter och, beroende på prisnivån, inhämta godkännande från den högsta ledningen. |
| Tidsplanering | Allt som rör projektets tidsram. Det handlar om arbetade timmar, mötesscheman, projektmilstolpar och leveransdatum för varje fas. | Detta kan vara något du gör själv i ett mindre projekt, men du och inköpsansvarig bör hålla varandra uppdaterade om både projektets och inköpens tidsplaner. |
| Kostnadsberäkningar | Den här är enkel. Lägg ihop vad inköpen bör kosta och lägg sedan till minst 10 % i reserv. Ta med riktlinjer för processen för godkännande av utgifter, så att du inte senare behöver försöka sätta ihop en ansvarsfull process i all hast. | Du själv och ekonomiavdelningen. Tala med teamledarna för att ta reda på vad de tror att de behöver, lägg på en marginal på det de berättar och ta sedan detta till ledningen för godkännande. Var beredd med en uppskattning enligt Plan B om du får höra att kostnadsberäkningarna är för höga. |
| Antaganden och begränsningar | Gör ditt bästa här för att beskriva de bästa, sämsta och mest sannolika antagandena om hur saker kommer att utvecklas. Skapa dig en bild av projektets begränsningar och planera utifrån dem. | Börja med den högre ledningen när det gäller dina begränsningar och arbeta sedan på egen hand med att ta fram de mest sannolika antagandena. Om någon i teamet har särskild expertis, till exempel en grafisk formgivare med erfarenhet av webbdesign, bör du också rådgöra med den personen. |
| Leverantörshantering | Någon behöver översätta projektkraven till konkreta beställningar för leveranser. Du kommer att skriva under olika avtal i olika format med dina leverantörer, och detta är ett bra ställe att utarbeta de mallar du behöver. Du behöver också fastställa urvalskriterier, riktlinjer för hur du ska kommunicera med leverantörerna och vem i teamet som har befogenhet att göra vad. | Projektledningen och högre chefer. Du kan till och med bilda en arbetsgrupp med leverantörsrepresentanter, men tänk på att du behöver ha separata interna och externa kommunikationskanaler. |
| Förkvalificerade leverantörer | Du har förmodligen arbetat med några av dessa leverantörer tidigare i andra projekt. Om samarbetet var positivt kan du ta med dem på den här listan. | Du kan ha direktkontakt med leverantörer som du litar på. Större projekt bör ha en enda kontaktperson (den inköpsansvariga) för leverantörerna, vilket förenklar anskaffningen och dokumentationen av inköpen medan alla är upptagna med andra delar av projektet. |
| Riskhantering | Ta fram planer för vad du ska göra om en leverantör inte kan leverera eller om ett problem i leveranskedjan hotar att stoppa verksamheten i en månad. Utarbeta reservplaner och alternativa processer för att hantera dessa risker. | Du kanske har en erfaren riskansvarig som kan utföra detta arbete åt dig. Om du inte har sådan tur faller ansvaret på projektledaren, som bör samarbeta med den inköpsansvariga för att ta fram Plan B (eller C, D och så vidare). |
| Juridik | Nu är det dags att lösa juridiska frågor i förväg. Det kan handla om relativt små detaljer, som vilken avtalstyp som behövs, eller mer svårbegripliga delar av jurisdiktion och avtalshantering. | Jurister! De är din första försvarslinje för att skydda organisationen mot potentiella problem. |
| Budget | Kostnadsberäkningar visar vad du tror att du kommer att betala innan du skriver under ett avtal. När de är färdigställda blir dina inköpsavtal din inköpsbudget, som du betalar ut till leverantörerna enligt en fastställd tidsplan. Använd kostnadsberäkningar i planeringsfasen, men uppdatera dem med faktiska belopp allt eftersom du använder de tillgängliga resurserna och får exakta siffror från leverantörerna själva. | Teamledarna och ekonomiavdelningen måste involveras i budgeten. Ekonomernas synpunkter är självklara, men teamledarna måste motivera varför de ligger under eller över budgetgränserna. |
Så skapar du en inköpsplan
Nu när du vet vad du ska göra är det bra att veta hur du ska göra det. Här är de åtta steg du bör följa när du börjar utarbeta din upphandlingsplan.
1. Granska projektkraven och matcha dem mot tillgängliga resurser
Vilka färdigheter behöver du för att genomföra projektet? Granska projektkraven utifrån projektomfattningen och prata med ämnesexperter och dina kollegor inom projektledning för att bedöma vad som krävs för att leverera projektet framgångsrikt.
När du sedan har kartlagt kraven ska du kontrollera dem mot vilka som ingår i ditt team och deras kompetenser. Notera luckor samt färdigheter eller kompetenser som saknas. Säg att du arbetar med ett webbplatsprojekt för en klinik som kräver ett komplext system för schemaläggning eller tidsbokning, men att du inte har en senior UX-designer internt. Notera detta innan det andra steget nedan.
Glöm inte att ta med krav på material eller förnödenheter som du behöver.
Ju mer specifik du är i det här skedet, desto bättre kommer du att kunna hitta rätt resurser utifrån projektets och leveransernas behov.
2. Identifiera färdigheter och andra behov som måste upphandlas
Du kommer förmodligen inte att starta ett projekt med 100 % av de personer du behöver för att slutföra projektet framgångsrikt. När du har tagit fram din första lista över teammedlemmarnas roller och ansvarsområden kommer det sannolikt att finnas luckor.
Samarbeta med HR för att identifiera personer som är tillgängliga och kan fylla dessa luckor, och ta in dem i teamet. Om du till exempel behöver någon som kan programmera i Python är det en specifik färdighet som någon i företaget bör ha. Om inte kan du behöva hitta en frilansare som arbetar till ett rimligt timpris.
Att upptäcka dessa luckor under planeringsfasen sparar mycket besvär längre fram.
3. Skapa en tidsplan för projektet och upphandlingen
En plan utan en tidsplan är önsketänkande, så ta fram kalendern och fyll i den. Var så realistisk som möjligt när det gäller milstolpar. Glöm inte att ta hänsyn till helger och helgdagar. Är det till exempel realistiskt att anta att ingen i teamet kommer att ta semester under sommaren?
Samtidigt behöver du en upphandlingstidsplan som anger start- och slutdatum för upphandlingen samt hur många dagar eller timmar som krävs.
En tydlig tidsplan hjälper dig att upptäcka potentiella hinder i god tid. Se till att bevara din grundtidsplan så att den kan användas som underlag i framtida projektplanering.
4. Fastställ prestationsstandarder för leverantörer
Ta fram opartiska kriterier för att bedöma leverantörernas prestationer och kommunicera dessa standarder direkt till leverantören för att undvika överraskningar för någon av parterna.
Att ha kalendern färdig gör stor nytta i det här skedet, eftersom det ger leverantörerna en uppfattning om hur viktiga dina tidsfrister är. Du bör också beskriva den förväntade processen för leveranser (tips: en enhetlig process för alla leverantörer hjälper dig att hålla ordning internt).
5. Fastställ avtalskategorier och kostnader
Det här är en komplicerad juridisk fråga, och det finns inget som ersätter experthjälp när avtal ska utformas. Kräver din upphandling skriftliga avtal, eller godkänner lagen i din delstat muntliga överenskommelser? Behöver du ett tjänsteavtal, ett köpeavtal eller en upphovsrättsöverlåtelse? Fråga juristteamet och följ deras råd.
6. Bedöm riskerna
En ärlig riskbedömning är ett viktigt verktyg för att planera projektet. I det här skedet är det viktigt att:
- identifiera sannolika risker i samband med upphandlingen som kan få dig ur kurs
- i förväg bedöma hur stor skadan kan bli
- bedöma hur sannolikt varje potentiellt problem är och vilka åtgärder som kan vidtas för att begränsa det
- dokumentera dina resultat
- granska och uppdatera riskbedömningen under hela projektets livscykel för att förhindra att projektet tappar riktning och fokus.
7. Godkänn avtal
Upphandlingsprocessen kräver avtal, och avtal behöver en fungerande godkännandeprocess för att säkerställa att allt går rätt till och fungerar smidigt.
Utveckla processen för avtalsgodkännande i förväg och följ den noggrant så länge projektet pågår. Varje gång du lägger till en ny leverantör eller byter affärspartner ska du omvärdera avtalsprocessen och vid behov göra justeringar för att undanröja hinder.
8. Hantera leverantörerna
Om det här är ditt första projekt som involverar upphandling kanske du tycker att det inte är nödvändigt att detaljstyra dina leverantörer. Detta mer tillbakadragna arbetssätt kan fungera för de flesta av dem, särskilt de leverantörer som du har samarbetat med tidigare, men det krävs bara en enda försening för att hela ditt projekt ska drabbas hårt.
Chansa inte.
Utveckla en plan för hur du ska kommunicera dina upphandlingsbehov till leverantörerna och följa upp deras förmåga att uppnå de fastställda målen. Bygg in en rad åtgärder som på ett varsamt sätt kan hjälpa leverantörerna tillbaka till ett produktivt arbetssätt, vilket kan omfatta kostnadssanktioner för överskridanden och förseningar som ligger inom leverantörernas kontroll.
Programvara för upphandlingshantering
En bra programvarulösning för upphandlingshantering kan effektivisera kontakten med leverantörerna och spara dig massor av tid och arbete med manuella processer. Titta närmare på programvara som tjänst (SaaS) och molnbaserade system med uppdaterade säkerhets- och funktionsuppdateringar.
Idealiskt bör din programvara innehålla:
- Ett sätt att ange krav under planeringsfasen
- En funktion för att automatiskt skapa inköpsorder
- En rapportfunktion som producerar enkla resultat som du kan läsa med en blick
- Ett sätt att skapa ekonomiska rapporter och andra dokument som du kan lämna vidare till ekonomi- eller juridikavdelningen för deras egna synpunkter som en del av processen (detta kan också göras med programvara för projektledning inom ekonomi)
Vad händer nu?
Vill du komma i kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och bästa praxis? Gå med i vår medlemsgemenskap och få tillgång till över 100 mallar, exempel och modeller samt kontakt med hundratals andra digitala projektledare i Slack.
