Bygga ett offertteam: roller och ansvar
Det rätta förslagsteamet är ofta precis lika viktigt som själva förslaget. Enligt min erfarenhet finns det ingen ”rätt” teamstruktur för ett förslagsteam, och förslagsteamets roller och ansvarsområden kan variera en hel del. Faktum är att ett förslagsteam kan ha många olika former och storlekar beroende på möjligheternas karaktär och den förslagsprocess som används.
Det enda jag dock kan säga med säkerhet är att det finns en ”felaktig” teamstruktur: det är alla konfigurationer där det inte finns tillräcklig täckning för att göra det som krävs för att få förslaget i mål. Så låt oss titta på vilken täckning du kan behöva.
Vilka roller kan jag behöva i förslagsteamet?
Jag vet att jag sa att det inte finns någon ”rätt” teamstruktur, men ibland behöver man helt enkelt en utgångspunkt. Nedan finns ett exempel på ett typiskt förslagsteam som jag skulle arbeta med på en byrå eller konsultfirma för avtal på mellan $500,000 – $2.5M (USD). Detta varierar från organisation till organisation och från möjlighet till möjlighet, men det kan ge dig en bra utgångspunkt om detta är ett nytt område för ditt team.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ditt förslagsteam kan innehålla några eller alla av rollerna som listas här, beroende på organisationens storlek.
Varför är det viktigt att ha en förslagsansvarig?
Det finns en roll som jag listade där uppe som jag gick lite snabbt förbi — den förslagsansvariga.
Om din organisation tar nya affärer på allvar (vilket den bör göra!) blir det verkligen viktigt att ha en förslagsansvarig. Så här ligger det till: förslag är faktiskt projekt som behöver hanteras. En förslagsansvarig kan kraftigt minska risken för misslyckanden genom att förhindra att ni lämnar in för sent, lämnar in ett anbud som diskvalificeras för att det inte följer RFP-processen, lämnar in ett förslag av låg kvalitet eller drabbas av någon av de andra riskerna som kan göra ert förslag till ett misslyckande.
Några av de konkreta värden som en förslagsansvarig kan bidra med är exempelvis en efterlevnadsmatris för att följa upp kraven på inlämningen av förslaget, fördela och schemalägga medverkande samt skapa och övervaka tidsplanen för inlämningen.
Utan någon som tar på sig rollen som förslagsansvarig kommer du att få återkoppling i elfte timmen, otydlighet kring vem som gör vad, bristande samsyn kring tolkningen av förslagskraven, luckor i förslaget som du upptäcker först dagen innan inlämningen och ökad stress överlag.
Och ja, jag talar utifrån mina egna smärtsamma erfarenheter!
Så säkerställer du tillräcklig täckning
Oavsett hur ditt förslagsteam är strukturerat måste du se till att teamet har rätt täckning. För att göra detta kan du plocka fram din verktygslåda för projektledning och tillsammans med teamet ta fram en RACI-matris eller en checklista för täckning.
Kort sagt skulle teamet brainstorma kring allt som behöver göras för att få förslaget inlämnat och utse en ansvarig för varje punkt (den person som är ytterst ansvarig). Om det finns några tomma rutor när ni är klara är det där ni behöver förstärka teamet eller låta någon ta på sig dessa ansvarsområden.
En checklista för förslagstäckning hjälper projektledare att säkerställa att de har täckt allt innan ett förslag lämnas in.
Att rekrytera och bygga förslagsteamet
En annan aspekt som är lika viktig är hur du rekryterar och introducerar teamet. Här är några tips om det är du som ansvarar för att rekrytera teamet.
- Se till att inkludera alla relevanta perspektiv. Lämna inte UX-teamet eller QA-teamet utanför och tro att du kommer att kunna ta fram ett konkurrenskraftigt och realistiskt förslag utan dem.
- Se till att dina viktigaste ledare känner sig bekväma med att göra uppskattningar trots viss tvetydighet. Ett uppskattningsteam som förväntar sig att ha alla svar kommer att bli rejält besviket.
- Ta på samma sätt in några personer som aldrig har arbetat med ett förslag tidigare, så att du kan få ett nytt perspektiv samtidigt som du skapar en möjlighet för dem att lära sig.
- Om det finns personer i din organisation som känner köparen eller har erfarenhet av att leverera ett liknande omfattningsområde, hitta ett sätt att involvera dem.
När det gäller att introducera teammedlemmarna kommer här några goda arbetssätt:
- Påbörja en möjlighetsbrief under planeringsfasen som innehåller information om köparen, problemformuleringen, omfattningen av förfrågan, viktiga risker och viktiga datum som är relevanta för inlämningen.
- Använd alltid möjlighetsbriefen för att ge sammanhang och lyfta samtalet när du introducerar nya teammedlemmar. Dela en kopia med dem i förväg så att de får möjlighet att formulera frågor, och uppmuntra dem också att hänvisa till den medan de arbetar med sina delar av förslaget.
- Fortsätt att lägga till information i din möjlighetsbrief allteftersom den blir tillgänglig under försäljningsprocessen: era vinnarteman, den övergripande omfattningen eller tillvägagångssättet, det föreslagna teamet, det planerade budgetintervallet och så vidare.
- När ert förslag har accepterats och projektet har godkänts vidareutvecklar du möjlighetsbriefen till projektbriefen, så att du får kontinuitet i informationen och slipper uppfinna hjulet på nytt.
Tips:
Letar du efter tips på hur du introducerar teammedlemmar på rätt sätt, så att alla har samma bild av projektets eller förslagets vision och omfattning? Gå med i vår community idag och delta i vår workshop om att bemästra projektbriefing!
Vad tycker du?
Har du en välfungerande teamstruktur som ger konsekventa resultat? Vilka berättelser har du att dela om förslagsteam och om när saker har gått snett jämfört med när allt har gått smidigt? Utöver roller och ansvarsområden, vilka mjuka färdigheter och vilken teamdynamik har lett till att du lyckats? Berätta gärna i kommentarerna!
För fler tips om förslag kan du läsa Galen Lows bästa tips för att vinna förslag.
