Så bygger du en matris för påverkan och insats (en steg-för-steg-guide)
Börja med snabba vinster: Matrisen för påverkan och insats ger dig ett enkelt men kraftfullt ramverk för att identifiera vad som är viktigast. Den hjälper dig att undvika utbrändhet och att ständigt ifrågasätta dina beslut genom att prioritera uppgifter som ger störst värde med minst insats.
Prioritera utan panik: Det här visuella verktyget hjälper dig att ta ett steg tillbaka, bedöma din arbetsbelastning objektivt och vägleda teamet mot gemensamma prioriteringar. Det handlar inte om perfektion – det handlar om framsteg.
Skapa förankring: När alla ser samma prioriteringar minskar du friktionen och snabbar upp genomförandet. Matrisen fungerar också som en utgångspunkt för samtal där ni kan upptäcka blinda fläckar i teamets arbetsbelastning.
Håll det enkelt: Matrisen för påverkan och insats fungerar eftersom den är visuell och enkel att uppdatera. Använd den för att sålla bort bruset, identifiera vad som är viktigt och justera efter hand som projektets förutsättningar förändras.
Prioritera med ett tydligt syfte: Matrisen hjälper dig att säga ”nej” med självförtroende och ”ja” till rätt saker. När den används regelbundet håller den teamet samordnat med verksamhetens mål – utan att någon blir utbränd.
Utöver att hantera intressenter, skapa projektplaner och göra sitt bästa för att minska risker är duktiga projektledare ofta kända för sin förmåga att skoningslöst prioritera för att få allt gjort. Om du någon gång har kommit på dig själv med att ifrågasätta dina prioriteringar är den här artikeln något för dig.
Här introducerar jag dig till ett verktyg som kallas en matris för påverkan och insats och ger dig en steg-för-steg-guide för hur du kan använda den för att prioritera dina uppgifter och förbättra din produktivitet.
Vad är en matris för påverkan och insats?
En matris för påverkan och insats (även känd som en Eisenhower-matris) är ett verktyg som hjälper dig att analysera förhållandet mellan den insats som krävs för uppgifter och deras potentiella påverkan. Den här matrisen är mycket visuell, vilket gör det enkelt för användaren att se vilka aktiviteter som ger störst påverkan med minst tid och insats.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Matrisen har en horisontell axel där användaren kan ange graden av påverkan och en vertikal axel där användaren kan ange graden av insats. Matrisens fyra kvadranter blir därför:
- Hög påverkan – låg insats (dina snabba vinster)
- Hög påverkan – hög insats (de större projekten)
- Låg påverkan – låg insats (utfyllnad – låg prioritet)
- Låg påverkan – hög insats (tidsslöseri – ta bort eller delegera)
Varför använda en matris för påverkan och insats?
När du har mycket arbete som behöver utföras kan det vara svårt att se var du ska börja. Den bästa utgångspunkten är att identifiera uppgifter som ger stor påverkan med liten insats. Att hitta sådana uppgifter kan ofta vara avgörande för din framgång.
Att placera ditt arbete i en matris för påverkan och insats kan vara en enkel visuell representation av allt arbete du behöver utföra. Den kan hjälpa dig att förstå var de snabba vinsterna finns och avgöra vilka uppgifter som kan skjutas upp.
Å andra sidan kan det vara värdefullt att lista uppgifter med hög insats och låg påverkan när du beslutar vad som ska skjutas upp eller delegeras. När du har extremt mycket att göra, varför lägga dyrbar tid på uppgifter med extremt låg potentiell påverkan på ditt team eller projekt?
Fördelar med en matris för påverkan och insats
Det finns många fördelar med att använda en matris för påverkan och insats tillsammans med andra verktyg för beslutsfattande. Dessa inkluderar:
Tydligare prioritering
Det är svårt att ignorera dina högsta prioriteringar när du ser dem stirra tillbaka på dig på matrisens sida för hög prioritet. Titta på de aktiviteter som har störst påverkan och kräver minst insats, så har du en ganska enkel utgångspunkt.
Du kan också känna dig trygg i att du fattar informerade beslut om dina prioriteringar, eftersom du ser helheten i stället för att överväga uppgifter på individuell nivå.
Snabbare beslutsfattande
När du försöker avgöra vad som är viktigast kan matrisen hjälpa dig att nå en slutsats snabbare. Att se allt arbete placerat i matrisen kan hjälpa dig att fatta snabbare och bättre beslut om hur du och dina teammedlemmar använder tiden.
Kom ihåg att ta med så många av dina uppgifter som möjligt, inte bara sådana som ingår i större projekt eller initiativ med hög synlighet, för att få en helhetsbild av teamets arbete.
Förbättrad resursfördelning
Genom att fokusera resurserna på aktiviteter med störst påverkan kan du förbättra resursfördelningen och hjälpa teamet att undvika utbrändhet. Teammedlemmar som lägger mycket tid på uppgifter med låg påverkan som ingen tackar dem för tappar ofta engagemanget och blir utbrända snabbare än teammedlemmar som arbetar med uppgifter med stor påverkan och hög synlighet inom organisationen.
Genom att se på uppgifterna på det här sättet kan du förbättra hur du fördelar resurser över arbetet och se till att alla får tid i rampljuset.
Förbättrad samordning i teamet
Att dela en matris med ditt team kan bidra till att säkerställa att alla är helt samordnade och prioriterar uppgifter på samma sätt – även om det leder till viss debatt. Beroende på rollen kan vissa andra teammedlemmar tycka att arbetsinsatsen är större eller mindre än du uppskattade.
Oavsett vilket kan en matris för påverkan och arbetsinsats vara ett utmärkt sätt att underlätta värdefulla diskussioner som leder till bättre samordning inom teamet.
Större strategiskt fokus
En annan fördel med att använda en matris för påverkan och arbetsinsats är ett bättre strategiskt fokus. Om du tittar på kvadranten med låg påverkan och hög arbetsinsats i din matris och ser att den inte stämmer överens med projektmålen eller teammålen bör du förmodligen samarbeta med din ledningsgrupp för att antingen delegera arbetet till ett annat team eller en konsult, eller helt prioritera bort arbetet.
Beroende på vad du kommer fram till kan du ta fram en alternativ plan för dessa uppgifter, så att du och ditt team kan fokusera på det som är viktigast.
När ska man använda en matris för påverkan och arbetsinsats?
Du bör överväga att använda din matris för påverkan och arbetsinsats när du har mycket arbete som behöver slutföras inom en relativt kort tidsram. Om du bara har några få saker på ditt bord kan det ta mer tid att skapa och fylla i matrisen än vad det skulle ta att helt enkelt utföra arbetet.
Men om du har arbetat som projektledare under någon längre tid är det scenariot förmodligen inte bekant för dig. Oavsett om du driver flera projekt, dras in i verksamhetsinitiativ eller handleder mer juniora medarbetare är det förmodligen en daglig aktivitet för dig att prioritera uppgifter och besluta vad som ska fördröjas eller delegeras.
Att börja använda och underhålla en egen matris för påverkan och arbetsinsats kan därför vara en värdefull aktivitet för dig att prova.
Steg för steg: Så skapar du en matris för påverkan och arbetsinsats
Om du aldrig har skapat en matris för påverkan och arbetsinsats går vi igenom stegen tillsammans och utforskar prioriteringsprocessen.
1. Välj tidsram
Börja med att bestämma vilken tidsram du ska behandla med din matris. Säg att du bara tittar på den här veckan. Det kan finnas uppgifter på din lista som kräver större arbetsinsats när du har mindre tid att utföra dem, så det kan också vara värt att zooma ut till slutet av månaden eller kvartalet när du har slutfört matrisen för den här veckan.
Du vill inte missa helheten på grund av detaljerna, men du vill inte heller överväldiga dig själv eller göra dig själv galen genom att ständigt ifrågasätta matrisen.
2. Lista alla potentiella uppgifter
Nästa steg är att göra en lista över alla punkter på din att göra-lista. Oroa dig inte för tidsåtgången eller påverkan ännu – allt vi gör här är att skapa en fullständig bild av ditt arbete.
Så även om du tycker att en uppgift är slöseri med tid eller är säker på att du inte kommer att kunna göra den den här veckan ska du ändå lista den. Tanken är att lägga allt på bordet och granska allt på en gång – du kanske blir överraskad av vad du ser om du inte utelämnar något.
3. Uppskatta påverkan
Nu när du har en fullständig lista över uppgifter ska du rangordna dem från störst till minst påverkan. Ju fler personer som påverkas, eller ju större projekt eller initiativ som uppgiften är kopplad till, desto mer sannolikt är det att den har stor påverkan på antingen projektet eller organisationen.
4. Uppskatta arbetsinsatsen
När du har uppskattat påverkan ska du upprepa processen för att uppskatta arbetsinsatsen. Tänk på att detta är din arbetsinsats. Var ärlig om din förmåga och dina begränsningar. Du kan också vilja notera om en uppgift kräver stor arbetsinsats av dig men liten arbetsinsats av en annan teammedlem.
Detta kan vara en utmärkt uppgift att delegera om du senare behöver avlasta dig själv från vissa saker. Med det sagt kan det vara värt att ifrågasätta om en uppgift med låg påverkan behöver göras nu (eller över huvud taget).
5. Placera uppgifterna i matrisen
Nästa steg är att placera dina uppgifter i matrisen. Nu kan du visuellt se var varje punkt på din lista hamnar när det gäller påverkan och arbetsinsats. Det kan ta lite tid att göra den här delen – och det kan kännas lite klumpigt i början – men du kan sträva efter kontinuerlig förbättring varje gång du skapar en ny matris. Övning ger färdighet.
6. Analysera och prioritera
När du har placerat alla uppgifter i matrisen är det dags att analysera och prioritera ditt arbete. Börja med de uppgifter som kräver minimal arbetsinsats men har maximal påverkan. Arbeta dig sedan igenom matrisen. Ju större arbetsinsats och ju mindre påverkan en uppgift har på teamet eller verksamheten, desto lägre bör den stå på din prioriteringslista.
Verkligt exempel på en matris för påverkan och arbetsinsats
Vi tittar på ett verkligt exempel på en matris över påverkan och arbetsinsats. Föreställ dig att du är projektledare och ansvarar för tre utvecklingsprojekt på ditt företag: en ny webbplats, en ny sektion på en webbplats och en omprofilering av ett program som är centralt för verksamheten.
Den nya webbplatsen är det mest profilerade projektet och har den största budgeten av de tre projekten, medan omprofileringen är det minsta. Du har också vissa administrativa ansvarsområden utöver dina projekt. Här är den aktuella att göra-listan:
- Boka ett uppföljningsmöte med Jennifer om omdirigeringsplanen för den nya webbplatsen.
- Skicka ett mejl till Jennifer och Susan med en lista över frågor som teamet hade efter kvalitetssäkringen av webbplatsen
- Slutför din artikel till företagets nyhetsbrev om bästa praxis för kvalitetssäkring av webbplatser
- Stäm av med Jon om designerna för omprofileringen – presentationen för intressenterna är om 4 dagar
- Få godkännande av de slutliga designerna för den nya webbplatssektionen – innehållsteamet bad om några ändringar innan utvecklingen börjar nästa vecka
- Granska och godkänn tidrapporter och ledighetsansökningar
- Revidera tidsplanen för resten av omprofileringsprojektet
- Uppdatera Forecast för de kommande två veckorna
Liten arbetsinsats – stor påverkan (gör först)
- Boka ett uppföljningsmöte med Jennifer om omdirigeringsplanen för den nya webbplatsen.
- Skicka ett mejl till Jennifer och Susan med en lista över frågor som teamet hade efter kvalitetssäkringen av webbplatsen
- Stäm av med Jon om designerna för omprofileringen – presentationen för intressenterna är om 4 dagar
Stor arbetsinsats – stor påverkan (gör härnäst)
- Slutför din artikel till företagets nyhetsbrev om bästa praxis för kvalitetssäkring av webbplatser
- Granska och godkänn tidrapporter och ledighetsansökningar
- Uppdatera Forecast för de kommande två veckorna
Liten arbetsinsats – liten påverkan (gör snabbt eller delegera)
- Få godkännande av de slutliga designerna för den nya webbplatssektionen – innehållsteamet bad om några ändringar innan utvecklingen börjar nästa vecka
Stor arbetsinsats – liten påverkan (delegera, skjut upp eller gör inte)
- Revidera tidsplanen för resten av omprofileringsprojektet
Tips för att få ut mesta möjliga av matrisen
Vill du få största möjliga påverkan från din matris med minsta möjliga arbetsinsats (ser du vad jag gjorde där)? Här är några tips för att få ut mesta möjliga av din matris
- Använd teamets synpunkter för att minska partiskhet: Det som känns viktigt för dig kanske inte är lika viktigt för teamet, så tveka inte att fråga dem. Synpunkter från teamet på uppgifternas påverkan kan bidra till att minska din partiskhet. Om uppgifterna däremot gäller dig är du den enda som korrekt kan bedöma arbetsinsatsen.
- Övertänk inte poängsättningen: Gå på magkänslan! Vanligtvis är din första känsla för hur stor arbetsinsats något kräver eller vilken påverkan det har korrekt. Även om några saker hamnar i en annan ordning än den ”perfekta” är det okej. Poängen med matrisen är att få dig att arbeta så effektivt som möjligt; perfektion eller att alltid ha rätt är inte målet här!
- Gå igenom matrisen regelbundet när förutsättningarna förändras: Uppgifter som har liten påverkan vid en viss tidpunkt under månaden eller projektet kan ha större påverkan vid en annan tidpunkt. Om en av dina uppgifter till exempel är att träffa kunden för att få en lista över ämnen till din copywriter för juni, kan den ha mindre påverkan den 1 maj än den 28 maj, eftersom du vill säkerställa att du har ämnena till copywritern före början av juni.
- Kombinera med andra verktyg för prioritering eller beslutsfattande vid behov: Din matris över påverkan och arbetsinsats behöver inte vara en fristående aktivitet. Använd din produktbacklogg, programvara för uppgiftshantering eller till och med ditt prognosverktyg för att få hjälp med att fylla i matrisen efter behov. Dessa digitala verktyg kan ge ytterligare sammanhang och hjälpa dig att placera uppgifter korrekt för dig och ditt team. Du kan också kombinera den med Ivy Lee-metoden, som hjälper dig att omvandla insikter från matrisen till en fokuserad daglig att göra-lista.
Vanliga misstag att undvika
Nu när jag har fått matrisen för påverkan och insats att låta enkel och full av potentiella fördelar för både ditt arbetsflöde och organisationen i stort, är det dags för lite försiktighet. Även om matrisen kan bidra med klarhet kring vilket arbete som ska prioriteras först är den ingen universallösning.
Här är några misstag som jag har sett projektledare och team göra när de använder en matris för påverkan och insats (och hur du undviker dem):
- Att vara alltför subjektiv utan gruppens samförstånd: Jag har sagt det förut och jag säger det igen – bara för att något är en uppgift med stor påverkan eller liten insats för dig betyder det inte att det är så för personen som behöver slutföra den eller för teamet som helhet. För att undvika att överskatta eller underskatta något område bör du därför se till att få med dig teamet.
- Att försöka vara alltför exakt med uppskattningar: Uppskattningar är tänkta att vara en bästa gissning på hur lång tid något kommer att ta, baserat på den information du har. Om jag ska vara helt ärlig har du ibland – särskilt tidigt i ett projekt – inte tillräckligt med information för att göra en exakt uppskattning.
Det kan vara frestande att försöka reda ut allt i stunden, men du kan lätt lägga nästan lika mycket tid på att uppskatta som det skulle ta att faktiskt göra saken. Gör därför ditt bästa och överväg att uppskatta på nytt när du får mer information.
Det sparar tid i början som kan användas bättre till andra uppgifter. (Betrakta det som stor insats och liten påverkan om du måste!)
- Att inte uppdatera matrisen regelbundet: En matris för påverkan och insats är inte en engångsövning. Du bör hålla den uppdaterad medan du arbetar dig igenom projektet. När deadlines närmar sig kan påverkan och insats för specifika uppgifter öka. Det är viktigt att vara medveten om det och se till att ditt team har den tid och de resurser som behövs för att slutföra sina uppgifter medan ni arbetar er igenom projektet.
- Att ignorera vinster med liten insats: Din matris för påverkan och insats kan synliggöra några enkla vinster eller uppgifter som är lätta att genomföra. Det är en bra plats att börja på, särskilt om du är ny.
Det kan bidra till att skapa massor av positivt momentum i teamet, så se till att du inte ignorerar dessa vinster till förmån för att från början ta itu med något större och mer tidskrävande.
Gå med för fler insikter om projektledning
Vill du få kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och bästa praxis? Gå med i vår medlemscommunity och få tillgång till över 100 mallar, exempel och prov, samt få kontakt med hundratals andra digitala projektledare på Slack.
