9 viktiga strategier för projektkommunikation & hur du använder dem
Kommunikation är en viktig projektledningskompetens, och en kompetens som många projektledare kanske tar för given.
Om du märker att dina team och projektintressenter är osäkra på saker som nästa steg, tidsplaner, omfattning eller mål, är det värt att titta närmare på dessa kommunikationsstrategier inom projektledning och förbättra dina arbetssätt.
Vad är kommunikationshantering i projekt?
Kommunikationshantering i projekt omfattar alla små saker som projektledare gör för att säkerställa att deras projektrelaterade kommunikation är effektiv och tydligt förstås av dem som tar emot den.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Från meddelandeformatering till att avgöra vilka som ska kopieras i projektkommunikationen bör projektledare regelbundet granska sina kommunikationsstrategier för projektledning för att säkerställa att teammedlemmarna får rätt information vid rätt tidpunkt och i rätt format.
Om du inte redan har gjort det är det dags att implementera kommunikationsverktyg och samarbetsverktyg i dina projekt, så att du och ditt team bättre kan dela information, diskutera och samarbeta med varandra.
9 kommunikationsstrategier inom projektledning
Under mina 12 år som kreativ projektledare har jag lärt mig vad som får projektkommunikation att lyckas eller misslyckas, och jag har sammanställt nio effektiva kommunikationsstrategier åt dig.
- Säg det med färre ord och fokusera på handling
- Använd länkar för att uppmuntra självstudier
- Formatering är din vän
- Tänk på vad som fungerar bäst för ditt team (inte för dig själv)
- Definiera vad ”brådskande” innebär
- Välj rätt tidpunkt och inkludera rätt personer
- Dokumentera nästa steg, om det finns några
- Standardisera och skapa mallar för kommunikationen där det är lämpligt
- Var konsekvent
1. Säg det med färre ord och fokusera på handling
Om det är en sak jag har lärt mig under min karriär är det att ingen vill läsa eller lyssna på projektanteckningar i all oändlighet. Det är avgörande att säga det du behöver säga med så få ord som möjligt och fokusera på åtgärdspunkter.
Effektiv kommunikation informerar ditt team eller dina intressenter om framstegen och överbryggar gapet mellan projektets nuvarande läge och projektets nästa fas genom att efterfråga åtgärdspunkter från ditt interna team eller externa intressenter.
Innan du skickar ut kommunikation till dina teammedlemmar bör du fråga dig själv:
- Finns det några ord i denna kommunikation som kan tas bort och som hjälper mig att kortfattat och tydligt förmedla det jag behöver säga?
- Är mitt språk direkt och handlingsinriktat, samtidigt som kommunikationens ton förblir artig och professionell?
- Uppnår mina ord det avsedda syftet med denna kommunikation?
Nedan följer ett exempel på dålig kommunikation och hur den kan förbättras:
| DÅLIGT | BÄTTRE | VARFÖR |
|---|---|---|
| På måndagen kl. 13.00 EST hade vårt team ett internt möte och vi är överens om att vi behöver mer information från dig innan vi kan starta projektet. Vi saknar måtten från några av de foton som du vill ska visas på webbplatsen, och vår huvudutvecklare hade några frågor till dig. Vi skulle vilja boka in ett möte med dig för att samordna projektkraven innan vi går vidare till nästa fas. Är det okej för dig? | Vi behöver boka in ännu ett personligt möte för att samordna projektkraven innan vi går vidare med utvecklingen. Är ditt team tillgängligt nu på torsdag kl. 10.00 EST? | Intern information som var irrelevant för den direkta frågan togs bort. Ett självsäkert, handlingsinriktat språk ersatte ett svagare sätt att be om ett möte – och med nästan hälften så många ord! |
2. Använd länkar för att uppmuntra självstudier
Händer det ofta att du skickar länkar till dina kollegor när de ber dig om sådant som de enkelt skulle kunna hitta själva om de visste var de skulle leta? Att använda länkar för att uppmuntra självstudier i teamet är ett utmärkt sätt att spara tid för dig (och ditt team) på lång sikt.
Låt oss säga att du ledde ditt kreativa team genom en genomgång innan ni gick vidare till produktionen och att du spelade in och transkriberade mötet. Dina mötesanteckningar för teamet behöver inte vara en minut-för-minut-redogörelse.
De kan gå igenom inspelningen eller transkriberingen vid behov, men dina mötesanteckningar kan vara så enkla som: ”Vårt team träffades för att gå igenom X. Våra åtgärdspunkter är Y och Z. Den fullständiga transkriberingen och inspelningen av videokonferensen finns länkade här.”
Ett annat sätt att göra detta är att använda avsnitten med projektöversikt i ditt projektledningsverktyg. Inkludera information om projektets tidsplan, kontaktuppgifter till intressenter, interna teammedlemmar, var projektfilerna lagras i ditt filhanteringssystem samt länkar till vanliga dokument som du och ditt team ofta hänvisar till för varje projekt.
Här behöver man hitta en balans: du behöver inte länka om varenda fil som redan ligger i projektets överordnade mapp i Google Drive eller Dropbox. Fundera på vilka filer ditt team ofta klickar på och hänvisar till på projektnivå. Jag brukar inkludera presentationer med projektledningsplanen, kreativa briefar och mappar med slutgiltiga material.
3. Formatering är din vän
Formatering kan vara avgörande för hur effektiv en skriftlig kommunikation blir. Din skriftliga kommunikation bör vara lätt att överblicka och strukturerad på ett sätt som gör det enklare för läsarna att hitta det de behöver.
Som projektledare är en av de viktigaste delarna av ditt arbete att kommunicera projektinformation till interna och externa intressenter i projektet, men du behöver inte uppfinna hjulet på nytt varje gång du skickar ut projektinformation.
Att skapa en effektiv kommunikationsplan för projektledning är ett bra första steg för att fastställa hur kommunikationen ska flöda i projektet och med vilken frekvens, men låt oss lägga till ytterligare ett lager och diskutera hur din kommunikation är formaterad när du skickar ut den i realtid.
Här är en lista med formateringstips som förbättrar din projektkommunikation:
- Använd fetstil, understrykning och kursiv stil med eftertanke (men inte för mycket!).
- Använd emoji eller färgkodning för att på ett genomtänkt sätt skapa visuellt intresse och betona specifika delar av din kommunikation.
- Håll brödtexten i dina stycken kort och lämna radbrytningar mellan styckena.
- Var konsekvent med formateringen.
- Använd trådar för dina konversationer i Slack och andra applikationer där det är relevant.
4. Fundera på vad som fungerar bäst för ditt team (inte för dig själv)
De bästa projektledarna är lagspelare och vet hur de ska dra nytta av de tillgängliga resurserna för att uppnå det bästa och mest framgångsrika projektresultatet, samtidigt som de håller sina team och intressenter nöjda och informerade. Ibland innebär det att du kan behöva kompromissa med hur du vill att arbetet ska genomföras för projektteamets skull.
Ett återkommande ämne som jag har stött på på alla kreativa byråer där jag har arbetat är förväntningarna på resten av teamets användning av projektledningsverktyg och appar, samt hur man avgör vilken information som ska publiceras och var. Jag har ofta fått frågan: ”Hur ska teamet använda Asana? Hur ska de veta vad de ska dela i Asana jämfört med Slack och e-post?”
Det korta svaret är: det finns inget svar som passar alla på den frågan, och du behöver bedöma den nuvarande användningen och fråga ditt team vad som fungerar bäst för dem.
Du kommer sannolikt att behöva skapa ett utbildningsprogram för att lösa problemet, och ibland finns det helt enkelt inte tillräckligt med tid eller resurser för att motivera att man lägger tid på detta. Du kan behöva svälja stoltheten och fatta det beslut som orsakar minst friktion och personalomsättning för teamet, och du kanske inte får som du vill (och det är okej).
Om ditt team har svårt att följa en process är det ett tecken på att ni bör omvärdera och förenkla där det är möjligt, så att teammedlemmarna kan få sitt arbete gjort. När du förhandlar om användningen av kreativa arbetsflöden och verktyg för teamsamarbete är det bra att komma ihåg att alla inte är lika process- och detaljorienterade som de flesta projektledare, så du behöver ha detta i åtanke när du fattar beslut om processer för ditt team.
5. Definiera vad ”brådskande” innebär
Jag har arbetat på företag där allt kändes som en brådskande katastrof. ”Brådskande” betydde ”släpp det du håller på med, eftersom jag behövde det här i går”. Kaos uppstod och alla var ständigt utbrända och kämpade för att få projektet över mållinjen. På andra företag kan ”brådskande” betyda ”jag behöver det här innan veckans slut”.
Enligt min erfarenhet är det företagskulturen som definierar vad brådskande innebär. När allt känns brådskande kan det vara svårt att veta hur man ska prioritera vad som behöver göras först. Prioritering är en av de viktigaste projektledningsfärdigheterna, och det finns flera metoder du kan använda för att avgöra vad som verkligen är brådskande.
När du ställs inför brådskande ärenden och har flera projektuppgifter som behöver slutföras kan du använda dessa metoder som vägledning och riktning:
- Använd Eisenhower-matrisen för att avgöra vad som är brådskande och viktigt. Alla uppgifter placeras i ett rutnät för att fastställa prioritet enligt följande kategorier:
- Brådskande + viktigt (högsta prioritet)
- Brådskande + inte viktigt
- Inte brådskande + viktigt
- Inte brådskande + inte viktigt (lägsta prioritet)
- Om känslan av brådska kommer inifrån organisationen kan du be företagsledningen att definiera (eller omdefiniera) vad brådskande innebär. Behöver uppgiften slutföras inom minuter, timmar, dagar eller månader?
- Be den viktigaste intressenten att tydliggöra sin prioriteringslista och ha ett samtal för att skapa samsyn kring vad som är genomförbart och realistiskt utifrån den tidigare överenskomna omfattningen och de aktuella resurserna.
6. Välj rätt tidpunkt och involvera rätt personer
Förhoppningsvis har du redan tagit fram en mall för en kommunikationsplan för projektet som kan fungera som din ledstjärna för tydlig kommunikation. Dina projekt kommer att gå smidigare om du bara kommunicerar med de personer som behöver vara involverade.
I situationer där det finns en lång lista med externa intressenter bör du utse en enda kontaktperson på kundsidan som ansvarar för att vidarebefordra projektkommunikation och förfrågningar till rätt personer.
Ta del av dessa tips om hur du skickar projektkommunikation vid rätt tidpunkt och till rätt personer:
- I stället för att lägga ut uppdateringar till teamet varje gång något händer under dagen kan det ibland vara mer fördelaktigt att publicera en kort sammanfattning i slutet av dagen och undvika att överösa allas inkorgar med aviseringar hela dagen.
- I stället för att låta teamet lyssna på ett helt samtal med kunden om återkoppling som de inte deltog i bör du peka ut de tidpunkter i mötesinspelningen eller utskriften som är relevanta och tagga dina kollegor i enlighet med detta. Utvecklingsteamet behöver kanske inte lyssna på samma avsnitt som ditt kreativa designteam. Genom att lägga ett par extra minuter på att markera de områden som specifika teammedlemmar behöver gå igenom gör du alla andras arbetsdag enklare och minskar tiden som läggs på att gå igenom möten i sin helhet.
- Skicka inte e-post (eller meddelanden via andra chattappar eller andra kommunikationskanaler) i slutet av dagen på en fredag och förvänta dig att få svar samma dag. Tänk på ditt team och dina intressenter och planera kommunikationen noggrant så att den har större chans att ses och tas emot väl av mottagarna.
7. Dokumentera nästa steg om det finns några
Att dokumentera nästa steg och åtgärdspunkter och göra denna information tillgänglig på en central plats är avgörande för projektets hälsa och övergripande tidsplan. Låt inte denna information bara finnas i ditt huvud eller i dina privata anteckningar. Som projektledare är en del av ditt arbete att fånga upp åtgärdspunkter genom anteckningar och informera teamet i god tid när de uppstår.
Se till att åtgärdspunkterna inte lämnas öppna för tolkning. Åtgärdspunkter ska vara direkta och tydligt tilldelade rätt person i teamet, utan utrymme för gissningar om vad uppgiften innebär eller när den ska vara klar. Dessa åtgärdspunkter ska läggas till som en uppgift i projektledningsprogramvaran och tilldelas rätt teammedlem som ansvarar för att slutföra uppgiften.
| DÅLIGT | BÄTTRE | VARFÖR |
|---|---|---|
| Revidera startsidan. | Revidera startsidan med följande ändringar senast kl. 12.00 EST nu på torsdag: -Uppdatera sidhuvudsbilden med den nya bild som kunden har tillhandahållit (bifogad)-Uppdatera texten i avsnittet ”Om” på sidan med den nya text som kunden har tillhandahållit (bifogad) | Den som tilldelats uppgiften kanske inte har full förståelse för vad ”revidera startsidan” innebär, så det är bättre att inkludera detaljer. Det ursprungliga exemplet innehöll inte heller något förfallodatum eller någon tid. Även om kunden inte ger dig ett förfallodatum bör du ange ett tydligt förfallodatum för ditt team så att inget hamnar efter. |
När åtgärdspunkter inte dokumenteras och delas tydligt med lämpliga teammedlemmar kan projektets tidsplan hamna ur kurs, vilket även kan påverka budgeten negativt.
Håll ditt team på rätt spår genom att så snart som möjligt tilldela åtgärdspunkter som uppstår till följd av regelbundna möten, avstämningar, telefonsamtal och annan kommunikation. Ange alltid ett förfallodatum och minska risken för gissningar som kan uppstå inom teamet.
8. Standardisera och mallanpassa din kommunikation där det är lämpligt
Om du regelbundet skickar samma typer av kommunikation bör du skapa mallar för de olika typerna av meddelanden och kommunikation som du skickar och se till att de följer professionell e-postetikett. På så sätt är de redo att användas och fyllas i när du skickar meddelanden och e-post till dina teammedlemmar.
Här är några exempel på projekthändelser som kan utlösa behovet av att mallanpassa kommunikation som ofta skickas ut för ett projekt:
- Detaljer i mötesinbjudningar: Spara en textfil som du enkelt kan kopiera och klistra in och som innehåller de vanliga avsnitt du brukar ta med i mötesinbjudningar. Jag rekommenderar starkt att du tar med avsnitt om mötets syfte, mötets resultat och resurser.
- Interna och externa projektstatusuppdateringar: Formatera teamets kommunikation och statusuppdateringar med den information som är viktigast för teamet.
- Mötessammanfattningar: Detta kan inkludera avsnitt för mötesdatum, tid, deltagare, en länk till mötesinspelningen och utskriften, ett sammanfattningsavsnitt samt ett avsnitt om nästa steg.
- Förfrågningar om åtgärdspunkter: Skapa mallar för förfrågningar om åtgärdspunkter som du skickar till kunder via e-post. Detta kan inkludera den ansvariga personen, uppgiften och förfallodatumet, med en formatering som enkelt kan kopieras och klistras in så att du inte behöver justera formateringen när du kopierar den till brödtexten i ditt e-postmeddelande.
- Introduktion av kunder eller teammedlemmar: Det är mycket sannolikt att du introducerar och välkomnar kunder och teammedlemmar på liknande sätt varje gång du startar ett nytt projekt eller tar in en ny teammedlem.
- Projektmallar: Uppfinn inte hjulet på nytt varje gång du behöver konfigurera ett nytt projekt i ditt projekthanteringssystem. Gör dig själv och ditt team en tjänst och skapa en projektmall.
- Uppgiftsinformation: Avsnitt att överväga är specifikationer för leveransen, process, bakgrundsinformation och länkade resurser.
9. Var konsekvent
Det kanske låter som en klyscha, men konsekvens är verkligen avgörande. Om du är oförutsägbar och inkonsekvent i dina kommunikationsmetoder kommer ditt team och dina kunder att märka det, och det kommer inte att tas emot väl.
Det är viktigt att du skickar projektkommunikation med en liknande frekvens och med konsekvent formatering och konsekventa metoder. Dina kollegor och kunder kommer att märka det, och de kommer att börja lära sig var de kan hitta information från dig och vad de kan förvänta sig när de arbetar med dig.
Du kommer sannolikt att träffa dina kunder och teammedlemmar många gånger under ett projekts livscykel. Tänk på de kontaktpunkter du har med alla och fundera på om det finns några sätt att förbättra din kommunikation och göra den mer konsekvent överlag.
Finns åtgärdspunkter alltid med längst ned i dina e-postmeddelanden till en kund, med fetstil och färgkodning? Publicerar du alltid mötesanteckningar för det interna teamet på samma ställe och med samma formatering varje gång?
Svaren på dessa frågor varierar beroende på teamets och kundernas önskemål, och det kan finnas tillfällen då du behöver ändra dina kommunikationsmetoder. Om du gör några större förändringar i hur du skickar och delar projektkommunikation med dina team bör du informera dem om detta så att de vet vad de kan förvänta sig.
Vad händer härnäst?
Har du några andra bra kommunikationsstrategier eller tips för att förbättra kommunikationsförmågan som du vill dela med dig av? Bli medlem och delta i samtalet i Slack med hundratals andra digitala projektledare. Du får också tillgång till över 100 mallar, exempel och modeller för viktiga projektdokument.
