Hur du hjälper teammedlemmar med utbrändhet: 6 sätt

Utöver de fysiska och psykiska hälsoeffekterna av utbrändhet kan det också leda till problem med rekrytering och personalbevarande, med hög personalomsättning i organisationen.

För att undvika en situation där utbrändhet blir så allvarlig att den skadar ditt team (fysiskt, psykiskt och emotionellt), finns här några vanliga tecken att vara uppmärksam på.

1. Minskad produktivitet

Om ett team upplever utbrändhet kommer det att återspeglas i deras resultat. Dessa tecken omfattar:

• Minskad produktion och effektivitet
• Uppgifter tar längre tid att slutföra än de borde
• Fler misstag eller fel

Om du märker att ett team plötsligt presterar sämre och det inte finns några andra problem (som begränsningar vad gäller tid, kostnad och omfattning), kan teamet uppleva utbrändhet.

2. Minskat engagemang

Även om ingen kan vara fullt fokuserad 100 % av tiden är de flesta projektteam i allmänhet engagerade i projektet och visar intresse för projektaktiviteterna. 

Om teamet däremot upplever utbrändhet kan du se ett minskat engagemang som tar sig följande uttryck:

• Bristande intresse för teammöten eller diskussioner
• Drar sig undan sociala interaktioner med teammedlemmar
• Minskat initiativtagande eller motvilja mot att ta på sig nya uppgifter
• Frånvaro eller oplanerad frånvaro från arbetet

Om medarbetarengagemanget i teamet var stort men du plötsligt märker att teamet inte längre är engagerat, kan orsaken vara utbrändhet på arbetsplatsen.

3. Fysisk och emotionell utmattning

Utbrändhet kan ta sig många uttryck, bland annat fysisk, psykisk och emotionell utmattning. Om du ser något av följande kan teamet uppleva utbrändhet:

• Synlig trötthet eller stress hos teammedlemmar
• Rapporter om sömnproblem eller fysiska hälsoproblem
• Emotionella utbrott eller ovanlig irritabilitet

Om du ser något av detta hos ditt team, eller märker en förändring i det emotionella välbefinnandet hos någon i teamet, kan det tyda på utbrändhet.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

4. Försämrad kvalitet på arbetet

Ditt projektteam består sannolikt av de bästa och mest kompetenta personerna – de är mycket skickliga och kapabla i sitt arbete. 

När du märker en betydande förändring i kvaliteten på deras arbete kan du därför överväga om utbrändhet är ett symtom på något av följande:

• En märkbar försämring av standarden på det levererade arbetet
• Missade deadlines eller hastigt utfört arbete

Ingen vill medvetet leverera arbete av dålig kvalitet, men om det finns andra faktorer som påverkar teamet (som utbrändhet) kan detta bidra till en övergripande låg kvalitet.

5. Isolering

Oavsett om ditt team använder ett agilt eller vattenfallsbaserat ramverk för projektleverans är kommunikation, medarbetarengagemang och samarbete avgörande för alla projekts framgång. 

Om påståendet nedan beskriver hur samarbetet i teamet ser ut kan utbrändhet bidra till denna brist på kommunikation och samarbete:

• Teammedlemmar arbetar isolerat i stället för tillsammans
• Brist på öppen kommunikation
• Minskad responsivitet

Om medlemmar i teamet upplever utbrändhet kan de uppvisa tecken på isolering.

Så hjälper du teammedlemmar med utbrändhet

Här är sex steg för att hjälpa dina teammedlemmar eller anställda som upplever utbrändhet.

1. Ta det på allvar

Utbrändhet och stress är verkliga problem. Anställdas psykiska hälsa är lika viktig som att hålla en projektdeadline eller slutföra en försäljning. Enligt Deloitte står psykisk ohälsa i Kanada i genomsnitt för 30 till 40 procent av alla anspråk på kortvarig arbetsoförmåga (STD) och 30 procent av alla anspråk på långvarig arbetsoförmåga (LTD). 

Det här är verkligt och påverkar din organisation. Även om det kanske inte är något du fysiskt kan observera hos ditt team, kan utbrändhet och den stress som förknippas med den vara psykisk och känslomässig. 

Att förbise eller avfärda tecken på stress och trötthet kan vara farligt för ditt team. Verkar teammedlemmar som vanligtvis är energiska tröga nuförtiden? Saknas det entusiasm i teamet? Du kan hjälpa till genom att ta detta och eventuella tecken, såsom avvikelser i beteenden eller vanor, på allvar och inte ignorera dem.

2. Bemöt dem med empati

Det är viktigt att teammedlemmarna känner att de har en ledare som förstår vad de går igenom. Att visa empati och förstå andras situation är viktigt för att hjälpa teammedlemmar att hantera utbrändhet. 

Försök att förstå hur du själv skulle kunna känna dig i deras situation (rädd, orolig, frustrerad) och hur det kan kännas att uppleva utbrändhet. Empati leder till en kultur där teammedlemmar öppet kan diskutera utbrändhet med sina ledare och där lösningar kan utvecklas.

3. Identifiera orsaken

Att förstå orsakerna till utbrändhet kan vara mycket värdefullt när det gäller att hjälpa teammedlemmar att hantera den. Orsaker kan vara:

• Orealistiska projekttidslinjer och en tung arbetsbelastning
• Otillräckliga projektresurser (ofta inte tillräckligt med resurser)
• Otydlig omfattning och otydliga krav från kunder och uppdragsgivare
• Konflikter inom teamet

När du försöker hantera och förebygga utbrändhet bland anställda i teamet är det viktigt att fokusera på problemets grundorsak och inte på symptomen.

4. Följ arbetsbelastningen noga

Ett sätt att hantera utbrändhet är att se till att teamets arbetsbelastning är balanserad och att teammedlemmarna inte utsätts för en alltför tung arbetsbörda.

Ett sätt att göra detta är att använda ett projekthanteringsverktyg som hjälper till med schemaläggning och resursplanering. 

En effektiv resurshantering kan bidra till att säkerställa att teammedlemmar eller resurser inte överbelastas eller utnyttjas för lite.

Att dessutom ha någon form av regelbundet statusmöte med teamet (eller ett dagligt avstämningsmöte om teamet arbetar agilt) kan hjälpa dig att följa teamets arbetsbelastning genom att synliggöra allas uppgifter och begränsningar.

5. Skapa en teamkultur som främjar balans mellan arbete och fritid

För att förebygga utbrändhet i teamet bör ledare sträva efter att skapa en kultur som främjar balans mellan arbete och fritid. Tidsplaner är viktiga, men det är även de anställdas välbefinnande, hälsa och trygghet. Detta är ett budskap som inte bara bör kommuniceras av organisationens ledning utan också omsättas i praktiken. 

Ett sätt att göra detta är att ha fasta kärnarbetstider och flexibla arbetsscheman där teammedlemmarna kan samarbeta. Det ger teammedlemmarna flexibilitet under dagen att planera sitt arbete som de själva vill eller boka in sådant som personliga möten och ärenden.

På samma sätt bör ledare planera aktiviteter som främjar en hälsosam balans mellan arbete och fritid. Sociala evenemang som picknickar utomhus eller andra sociala aktiviteter kan bidra till att förebygga utbrändhet. 

Organisationer kan också uppmuntra teammedlemmarna att ta ut betald ledighet (PTO) och ”koppla bort sig” från kontoret utan rädsla för att deras prestationer ska försämras. Många organisationer erbjuder resurser och stöd i form av hälso- och friskvårdsförmåner, såsom program för medarbetarstöd (EAPs). 

Arbetsgivare kan också tillhandahålla tjänster och andra förmåner som främjar hälsa och välbefinnande, såsom tillgång till rådgivning eller ersättning för träningsaktiviteter (och aktivt uppmuntra teamet att använda dem).

Om du är osäker på vilka förmåner som finns tillgängliga för medarbetare för att hjälpa till att förebygga utbrändhet kan du rådgöra med dina kollegor inom personalavdelningen.

6. Var öppen för feedback

För att förebygga och motverka utbrändhet måste ledare vara öppna för ärlig feedback från sitt team. De bör vara öppna för att höra om orsakerna till och symtomen på utbrändhet som teamet kan uppleva, utan att döma, och vara fast beslutna att vidta åtgärder för att hantera dem. 

Detta skapar inte bara en kultur där människor känner sig bekväma med att kommunicera med sina ledare, utan kan också skapa en kultur som stödjer balansen mellan arbete och privatliv.

På samma sätt bör medarbetare känna sig bekväma med att diskutera frågor som arbetsrelaterad stress och andra medarbetarupplevelser som kan bidra till utbrändhet med ledningen.

Misstag att undvika

Få inte panik! Bara för att ditt team kan uppvisa några av tecknen på utbrändhet betyder det inte att hela din värld håller på att rasa samman. Att förebygga utbrändhet i teamet kräver ett proaktivt och medvetet förhållningssätt. Här är några vanliga misstag att undvika:

1. Att ignorera tidiga varningssignaler

Att förbise eller avfärda tecken på stress och trötthet hos sig själv är dåligt, och det kan också vara farligt att ignorera dessa tecken hos andra. Var uppmärksam på de tecken på utbrändhet som nämns ovan i den här artikeln och vidta åtgärder för att hantera dem. 

Ett enkelt sätt att göra detta är att ha regelbundna avstämningar med ditt team (oavsett om detta görs på gruppnivå eller enskilt med teammedlemmar). Stäm av med dina medarbetare och fråga dem om deras stressnivåer och eventuella funderingar eller problem de kan ha med arbetsplatskulturen.

Var öppen för att lyssna! Detta är särskilt viktigt om ditt företag har vuxit snabbt—utbrändhet är ofta kopplad till snabb tillväxt och förändringar i en organisation.

2. Att inte hantera arbetsbelastningen

Att överbelasta teammedlemmar med för många uppgifter eller orealistiska deadlines är i allmänhet inte bra för projekt, eftersom det kan leda till utbrändhet, personalomsättning och problem med att behålla medarbetare i organisationen. För att bidra till att förebygga utbrändhet bör du sträva efter att balansera fördelningen av arbetet och schemalägga resurser på ett balanserat sätt i teamet. 

På samma sätt är det viktigt att alla förstår vilket arbete som ingår i projektet och vilket som inte gör det, för att hjälpa till att hantera arbetsbelastningen. Bristande tydlighet kring prioriteringar och omfattning kan leda till förvirring och överarbete.

3. Att försumma ledighet

Alla projekt har en tidsplan med ett start- och slutdatum. Arbetet med att nå slutdatumet i tid kan vara stressande för ett projektteam. Det kan vara mycket lätt för teammedlemmar att inte ta ut eller skjuta upp ledighet från arbetet genom PTO, eller till och med undvika att ta pauser under arbetsdagen. 

Projektledare bör uppmuntra en kultur av medvetenhet där det uppmuntras att ta pauser eller semester. All planerad frånvaro från arbetet (allmänna helgdagar, PTO och annan frånvaro, såsom dagar för psykisk hälsa eller egenvård) bör räknas in i den övergripande projektplaneringen. 

Detta bidrar till att teammedlemmarna känner att de verkligen kan ta ledigt och koppla bort arbetet. Om ledighet från arbetet ignoreras eller ogillas och gränserna mellan arbete och privatliv inte respekteras, kan vanor som arbete efter arbetstid eller att hoppa över semestern bli normen, vilket kan orsaka utbrändhet eller förvärra den.

4. Dåliga förebilder från ledningen

Du som projektledare och andra ledare inom organisationen spelar en roll i att förebygga utbrändhet i teamet genom att föregå med gott exempel. När ledare arbetar orimligt långa dagar eller inte tar pauser utgör det ett ohälsosamt exempel. 

Att inte föregå med gott exempel när det gäller en balanserad syn på arbete och privatliv är ett misstag som du bör undvika.

Kör inte slut på dig

Nu när du är förberedd på att upptäcka tidiga varningssignaler på utbrändhet och förebygga den i teamet kan du prata med dina teammedlemmar och se hur de mår. Det är aldrig för sent att ordna en kaffepaus för teamet eller en träff med frågesport.

Vill du få kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och bästa praxis? Gå med i vår medlemscommunity och få tillgång till över 100 mallar, prover och exempel, och få kontakt med hundratals andra digitala projektledare på Slack.