Den viktiga guiden till projektportföljhantering (PPM)

PPM genomförs bäst med hjälp av PPM-verktyg eller programvara för hantering av projektportföljer i företag, beroende på organisationens storlek och behov.

Vad är projektportföljhantering?

Projektportföljhantering innebär centraliserad hantering av ett eller flera projekt för att uppnå strategiska mål. Det är ett sätt att överbrygga gapet mellan strategi och genomförande genom att säkerställa att organisationen framgångsrikt väljer ut, prioriterar och genomför projekt.

Här är den viktigaste skillnaden mellan projekt- och portföljhantering:

• Projektledning innebär att tillämpa kunskaper, färdigheter, verktyg och metoder på projektaktiviteter för att uppfylla angivna krav i enskilda projekt
• PPM fokuserar på att välja vilka projekt som ska genomföras utifrån om de stödjer verksamhetens mål

I större företagsorganisationer kallas detta hantering av företagsprojektportföljer.

Vilken roll har en projektportföljchef?

En projektportföljchefs roll är att övervaka organisationens projektportfölj, och därför är rollen en viktig del av strategisk planering och genomförande. Projektportföljchefen hanterar en eller flera portföljer, bedömer projektens överensstämmelse med de strategiska målen och fastställer prioriteringar (vilket ofta är en stor utmaning).

Projektportföljchefer ingår i projektledningskontoret (PMO), som ansvarar för att fastställa arbetsflöden och standarder för organisationens portfölj. PMO kan också avgöra vilka projektmetoder en organisation använder.

Varför är projektportföljhantering viktigt?

När portföljhantering inom projektledning genomförs på rätt sätt hjälper den organisationer att:

• Identifiera den potentiella avkastningen på ett projekt. PPM gör det möjligt för företag som vill investera i nya projekt (som ofta konkurrerar med och är relaterade till varandra) att förutse risker och fatta ett välgrundat beslut om projektet ska genomföras eller inte.
• Kommunicera effektivt i hela organisationen. PPM säkerställer att tvärfunktionella parter som deltar i projekten har samma bild, vilket minskar risken för oenighet.
• Få stöd från intressenter för projekt genom att hjälpa dem att förstå det bredare sammanhanget och bättre hantera och minska projektrisker.

Anta till exempel att din byrå har 50 pågående projekt. Tidsplanerna överlappar varandra, för att inte tala om kunderna och de teammedlemmar som har tilldelats projekten. Ni genomför vissa projekt för att hålla verksamheten igång, andra för möjligheten att vinna utmärkelser och ytterligare andra som innovationssatsningar.

Men som byråägare, programchef eller projektchef, hur vet du om du fokuserar dina team och deras projekt på rätt saker? Du undrar:

• Är det här projektet en bra idé? Om inte, vad borde vi göra i stället?
• Vilka projekt bör vi prioritera?
• Hur kan vi använda våra resurser så effektivt som möjligt?
• Hur kan vi genomföra de här projekten parallellt och lönsamt?

Av dessa skäl är en certifiering inom portföljhantering ett sätt att säkerställa att du arbetar enligt bästa praxis. Kunskaperna du får genom ett sådant program hjälper dig att öka dina framgångar som portföljchef och kan ge dig tillgång till mer seniora tjänster.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Viktiga mål med projektportföljhantering

PPM har två huvudmål:

• Att maximera de fördelar ett företag får från de projekt det genomför. Detta innebär att endast välja projekt som skapar värde, med hänsyn till deras strategiska överensstämmelse med företagets mål, den arbetsinsats som krävs för att genomföra projektet och tillgängliga resurser.
• Att skapa balans i hela projektportföljen genom att säkerställa en lämplig blandning av projekt med hög respektive låg risk samt långsiktiga respektive kortsiktiga projekt. Genom att etablera en optimal projektmix får företaget bättre förutsättningar att uppnå sina operativa och finansiella mål.

Processen för projektportföljhantering: 5 faser

Ett strategiskt portföljhanteringssystem kräver en process för portföljhantering. Här är stegen i en robust PPM-process. Du kan också använda AI inom projektportföljhantering tillsammans med dessa steg.

1. Skapa en inventering och fastställ en strategi

Identifiera först projekten i projektportföljen, inklusive potentiella projekt, genom att samla in viktig projekt- och organisationsinformation. Kategorisera projekten utifrån var de befinner sig i projektets livscykel, inklusive slutförda och avslutade projekt.

Identifiera sedan företagets strategiska mål och affärsmål för att bedöma om de projekt du har valt överensstämmer med dessa mål. Ställ dig frågor som ”hur mycket kommer detta att kosta företaget?”, ”hur kommer detta att gynna oss?” och ”krävs detta projekt för tillväxt och överlevnad?” som en del av ditt ramverk för projektprioritering.

2. Analysera din projektportfölj

Analysera därefter styrkorna och svagheterna i din projektportfölj. Utvärdera varje projekt individuellt utifrån planerade milstolpar, uppskattad ROI, rapporteringsschema och resursfördelning.

Ställ frågor som följande när du genomför denna analys:

• Är något av dessa projekt duplicerat?
• Kan vi slå ihop några av våra befintliga projekt för att effektivisera arbetet?
• Finns det några projekt som vi bör stoppa helt?
• Hur sannolikt är det att detta projekt lyckas?
• Vilka risker förväntar vi oss vid genomförandet?
• Vilka projektfördelar förväntas?

3. Säkerställ överensstämmelse med strategiska mål

Genomför därefter en överensstämmelseanalys för att avgöra om de projekt du beslutar att genomföra överensstämmer med företagets strategiska initiativ. Några av dina vägledande principer bör omfatta följande:

• Graden av strategisk överensstämmelse mellan portföljen och företaget. Du behöver en balans mellan tillväxtmöjligheter på kort sikt, långsiktiga mål och strävan efter långsiktig innovation.
• Fördelningen av projekt, inklusive projektens antal och karaktär, överensstämmer med de strategiska målen på ett ekonomiskt rimligt sätt.
• Sannolikheten att slutprodukten kommer att ge den förväntade avkastningen.
• En utvärdering av tillhörande risker. Det är viktigt att bedöma risker inte bara ekonomiskt utan även utifrån projektschemat, projektets omfattning, resurser och teknik.

4. Hantera din projektportfölj

Därefter kommer processens hanteringsdel. Nu behöver du omvärdera projektportföljen för att fatta välgrundade beslut om eventuell omfördelning av budget och resurser. Är det till exempel rimligt att högpresterande medarbetare arbetar med mindre kritiska projekt?

Du kan behöva prioritera projekt i din portfölj utifrån information som du kom fram till under tidigare faser av PPM-processen. Du kan också behöva schemalägga om projekt baserat på den omprioriteringen.

Samarbete är självklart helt avgörande innan du fattar dessa beslut, för att säkerställa att du till slut får rätt portfölj. I slutändan bör din portfölj ha en hälsosam blandning av risk och avkastning samt uppfylla interna krav.

5. Testa och anpassa

Slutligen ska du testa och anpassa. Det finns ingen garanti för att du får din PPM-process rätt direkt, och du bör faktiskt inte förvänta dig det. Du kommer att behöva anpassa och göra förändringar i realtid.

Vad anpassning innebär skiljer sig mycket åt för varje företag, vilket det också bör göra, men det är en god idé att testa din nya portfölj med några intressenter och samla in återkoppling efter behov.

Vilka är mognadsstadierna för en PPM-implementering?

Organisationer vaknar inte bara upp en dag med en färdig företagsstrategi, en projektportfölj som överensstämmer med den strategin och en välfungerande uppsättning processer som stödjer den. Det krävs arbete för att implementera PPM framgångsrikt. 

Här är de mognadsstadier som en organisation vanligtvis går igenom när det gäller PPM-implementering:

1. Upprätta den inledande processen. I detta skede ägnar sig organisationen främst åt projektgenomförande på ad hoc-basis. Om den följer några PPM-processer är dessa processer inte dokumenterade.
2. Skapa en strukturerad process och en uppsättning standarder. Vid denna tidpunkt har organisationen beslutat att den skulle dra nytta av PPM och börjar dokumentera vissa av sina styrningsprocesser.
3. Dokumentera repeterbara styrningsprocesser. Fortsätt arbetet med att dokumentera befintliga processer så att de kan tillämpas i hela projektportföljen.
4. Följ en styrd PPM-process. Organisationen tillämpar PPM-processer i hela företaget och övervakar även resultatmått för att följa portföljens hälsa.
5. Optimera PPM-processen. Samla in och tillämpa lärdomar för att kontinuerligt kunna förbättra organisationens PPM.

Tips för att lyckas med projektportföljstyrning

När portföljen har lanserats kan det vara svårt att se vad nästa steg är. Här är några tips för att nå framgång:

• Prioritera en korrekt identifiering av risker och tillhörande åtgärdsstrategier (dvs. riskhantering)
• Var inte rädd för att avsluta projekt om de inte längre överensstämmer med företagets strategi
• Ge arkitekter, IT-planeringsteam och C-suite möjlighet att anpassa genomförandet efter affärsstrategin
• Förenkla tid- och uppgiftshanteringen för projektmedlemmarna och se till att de har frihet och flexibilitet att registrera uppgifts- och tidsdata efter behov
• Prioritera datanoggrannhet och åtkomst till data. En fördröjning i att få tillgång till data kan begränsa din förmåga att fatta beslut samt din förmåga att uppfylla regulatoriska krav
• Använd rätt verktyg för att hålla kursen och förenkla processen. Om projektteamet till exempel får frihet och flexibilitet att registrera uppgifts- och tidsdata kan det förbättra noggrannheten i dina mått för portföljens resultat.

Lyssna på detta podcastavsnitt om hur du optimerar projektportföljstyrning för mer information:

Vanliga utmaningar inom PPM

Här är några utmaningar som projektportföljansvariga behöver vara uppmärksamma på:

• Konkurrens om resurser inom portföljen: Projektportföljansvariga måste besluta vilka resurser som ska tilldelas vilka projekt, och det finns ofta inte tillräckligt med resurser för alla.
• Motstånd mot förändring inom organisationen: Portföljer medför förändringar i organisationer, och portföljansvariga måste vara drivande i dessa förändringar för att få med sig teamet och andra intressenter.
• Uppföljning och mätning av resultat: När många projekt pågår samtidigt kan det vara svårt för portföljansvariga att hålla koll på individuella resultat och på portföljens resultat som helhet.
• Efterlevnad av branschregler och standarder: Portföljansvariga måste säkerställa att varje projekt i portföljen följer reglerna och bestämmelserna inom sin bransch, vilket kan hindra snabbhet och effektivitet.
• Skalning i takt med att organisationen växer: När organisationen växer och utökar sin portfölj måste projektportföljansvariga anpassa sina processer och system för att hantera ytterligare resurser och projekt.

Fördelar med projektportföljhantering

PPM erbjuder många fördelar, bland annat:

• Bättre beslutsfattande: Med tillgång till rätt data och mätvärden kan projektportföljansvariga fatta bättre beslut om vilka projekt som ska genomföras och hur de ska genomföras.
• Möjligheten att prioritera projekt med högt värde: PPM gör det möjligt att analysera och prioritera de projekt som skapar störst värde för organisationen och de som för er närmare era organisatoriska mål.
• Minskad risk för överutgifter: Oavsett hur framgångsrikt ett projekt kan vara kan det drabbas av överutgifter. PPM hjälper ett företag att se var resurser är överallokerade och stoppa överutgifter i ett tidigt skede.
• Effektivare förändringshantering: PPM eliminerar ineffektivitet, vilket gör att organisationen kan fokusera på lämpliga strategier för att uppnå organisatoriska mål. PPM gör också ett företag mer flexibelt och bättre på att anpassa sig till förändringar med minimalt besvär eller avbrott.
• Mycket effektivt projektgenomförande: Med en effektiv PPM-strategi kan ett företag omstrukturera och förbättra sina metoder för portföljhantering och projektgenomförande som en del av en större process för att förändra företagets operativa eller strategiska inriktning.
• Ökad sannolikhet för framgångsrik projektleverans: PPM inför standarder, processer och bästa praxis (fastställda utifrån data om vad som fungerar och inte fungerar) som är konsekventa i alla projekt.

PPM-verktyg för ökad effektivitet

Verktyg för projektportföljhantering innehåller funktioner för:

• Instrumentpaneler för att följa portföljens framsteg, lönsamhet och om leveranser sker i tid
• Automatiseringar som hjälper dig att se till att du får meddelanden om rätt saker
• Gantt-scheman för att följa arbetsbelastningar och beroenden samt identifiera flaskhalsar
• Andra funktioner för arbetshantering, med fokus på att hantera flera projekt samtidigt

Många PPM-programvaror erbjuder också appar och datorversioner, integrationer så att du kan ansluta dem till befintliga verktyg samt mallar för snabb konfiguration.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. monday AI Workspace — Bästa PPM-verktyget för anpassningsbara arbetsflöden
2. 2. Prism PPM — Bäst för PMO-ledd scenarioplanering med hypotetiska resursalternativ
3. 3. Kantata — Bäst för hantering av hela portföljens livscykel
4. 4. Zoho Projects — Bäst för att följa tidslinjer för projektportföljer
5. 5. Office Timeline — Bäst för att skapa visuellt tilltalande projekttidslinjer direkt i PowerPoint
6. 6. Planview AdaptiveWork — Bästa programvaran för företagsarbete och projektportföljhantering
7. 7. Planview Vantage — Bästa PPM-verktyget för produktutvecklings- och IT-team
8. 8. Tempo Portfolio Manager — Bästa PPM-verktyget med ett enkelt och lättanvänt gränssnitt
9. 9. Ravetree — Bästa PPM-verktyget för samarbetsbaserade uppdateringar i realtid
10. 10. Acuity PPM — Bästa lättviktiga verktyget för projektportföljhantering

Om du inser att du inte behöver alla avancerade funktioner i ett PPM-verktyg finns det enklare verktyg för projekthanteringsprogramvara som hjälper dig att hantera uppgifter och team som sträcker sig över flera projekt.

Play Video