Vad är digital projektledning? [Den ultimata guiden]
Det finns en brännande fråga inom den digitala projektledningsgemenskapen: I vår digitala värld i ständig utveckling, är digital projektledning en roll eller en färdighet?
Vad är digital projektledning?
Digital projektledning (DPM) handlar om att leda, planera, organisera, motivera och leverera webbaserade projekt; det handlar om att bygga saker i en digital värld, för en digital värld. Det handlar om att hantera projekt med digitala leveranser – data, pixlar, gränssnitt och skärmar.
Digitala projektledare använder webbteknik för att leverera allt från webbplatser till mobilappar, videor till spel, e-handel till e-post, kampanjer i sociala medier till VR, eller interaktiv annonsering till digital utomhusreklam. Det handlar om att leverera projekt i en uppkopplad värld online där varumärken och organisationer interagerar direkt med kunder.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Digitala leveranser är det som gör att ett projekt kräver digital projektledning snarare än någon annan typ av projektledning.
Dessa leveranser och de kreativa arbetsflöden som används för att skapa dem (ofta av en byrå, studio, internt webbteam eller i en konsultmiljö) har gett upphov till en typ av projektledare som använder ett annat tankesätt, en annan kompetensuppsättning och andra verktyg för att leverera digitalt.
Den digitala projektledningsmetoden
- Tankesätt: DPM:er är värdedrivna, agila och iterativa och fokuserar på att maximera värdeleveransen snabbt och effektivt.
- Kompetensuppsättning: Hårda färdigheter spelar roll, men mjuka färdigheter styr. Emotionell och social intelligens är avgörande för samarbete, och DPM:er måste agera som strategiska ledare.
- Verktyg: Vi hanterar fler projekt och leveranser med mindre pengar och tid, och vi fokuserar på att utnyttja verktyg och teknik för att driva effektivitet.
Digital projektledning: en roll, en färdighet eller båda?
Den växande samarbetsinriktningen hos många organisationer är drivkraften bakom den här frågan. Frestelsen är förstås att spara pengar och reducera det till enbart en kompetensuppsättning och sätta en teammedlem med god kommunikationsförmåga som projektledare.
Vi måste erkänna vår egen partiskhet här, men gång på gång återkommer vi till samma definitiva svar: digital projektledning är mer än bara en kompetensuppsättning – det är en viktig roll som kräver ett tankesätt för att sammanföra alla intressenter i ett visst projekt och uppnå optimala resultat som annars inte hade kunnat uppnås.
Vi befinner oss på den unika platsen mitt i spindelnätet och skannar ständigt i alla riktningar, samtidigt som vi använder våra verktyg och vår teknik för att känna av och reagera på vibrationer från alla de olika trådarna. Som den centrala informationshubben tolkar vi sedan dessa signaler och översätter vad de betyder för det övergripande resultatet, nätets övriga delar och kunden själv.
Och vi håller alltid utkik efter problem och projektrisker som skulle kunna slita hål på nätet och försena projektet.
I grund och botten är helheten större än summan av delarna; utan tvekan är digital projektledning en otvivelaktigt kritisk roll.
Vad är arbetsbeskrivningen för en digital projektledare?
Galen Low, medgrundare av The Digital Project Manager, uttryckte det bäst en dag i ett informellt telefonsamtal: DPM:er samlar in, bearbetar, översätter och kommunicerar för att leverera ett projekt i tid och inom budget.
DPM:er specialiserar sig på att få saker gjorda, och med det menar vi att se till att alla i teamet har de resurser, den tid och de färdigheter de behöver för att utföra sitt arbete.
Om det fortfarande låter lite vagt, låt oss bli mer specifika. Jag bad Mackenzie Dysart, professionell projektledare (PMP) och certifierad Scrum Master, att berätta hur en typisk projektlivscykel ser ut för henne:
- Omfattning och förväntningar: Att förstå projektets omfattning och de digitala produkter som ingår, samt vad som såldes (vilket faktiskt kan vara något annat!)
- Interna och externa uppstarter: Att fastställa kundens föredragna system för projekthantering och kommunicera dina metoder och ramverk för projekthantering, träffa projektteamet, fastställa projektschemat och avgöra viktiga mätvärden för projektets framgång.
- Dagliga avstämningsmöten: Att dagligen stämma av med teamet och ledningen för att säkerställa att alla ligger i fas, utvärdera resurs- och tidshanteringen samt kommunicera dessa uppdateringar mellan team och ledning.
- Budgetrapporter och planeringslogistik: Att följa upp och kommunicera budgetuppdateringar, planera för schemalagda semestrar och ledigheter samt hantera oförutsedda problem i relation till den övergripande budgeten, tidsplanen och omfattningen.
- Att få kundens godkännande och gå live: Att inhämta slutligt godkännande och lansera den minsta gångbara produkten på marknaden för utvärdering
- Att hantera problem och optimera för bästa prestanda och resultat: Att utvärdera prestandan och leda förbättringar av produkten i realtid.
När du ser den här uttömmande listan börjar du undra: Varför skulle någon lansera någon form av digital produkt utan en digital produktchef vid rodret?
En digital projektledare har många namn
Människor älskar att komplicera enkla saker, och jobbtiteln DPM är ett perfekt exempel. En digital projektledare kan kallas något annat beroende på vilken bransch du arbetar i eller vilken byrå du arbetar för.
Du kan anställas som webbprojektledare, logistikprojektledare, digital producent, teknisk projektledare – listan fortsätter. Mackenzie Dysart säger att en DPM ibland också tar på sig rollen som strateg, även om det i de flesta fall inte är ett utmärkande kännetecken för rollen.
Vad är då ett utmärkande kännetecken? Logistisk akrobatik. Vi talar om funktionell logistik (projektets omfattning, tidsplaner, prissättning, vem som gör vad och när, med mera) och, kanske ännu viktigare, emotionell logistik.
”Den ’kommando- och kontrollstyrda’ ledarstilen blir mindre effektiv i vår arbetsvärld, vilket gör det möjligt för ledare och projektledare från ’den nya skolan’ att vara mer empatiska och människoorienterade”, säger Galen Low.
Människor är inte maskiner – de har mycket på gång och vi är inte bara drönare. Det är en mycket känslig balans mellan mänsklighet och allt annat.
Den observationen återspeglas i en aktuell rapport om jobbens framtid från World Economic Forum, som identifierade en växande global efterfrågan på emotionell intelligens och andra sociala färdigheter.
Mjuka färdigheter som konfliktlösning inom projekt, förhandling, mentorskap, delegering, utbildning, beslutsfattande och teambuilding blir snabbt mycket värdefulla egenskaper hos arbetssökande i allmänhet. Det innebär att skickliga projektledare kan komma att bli ännu viktigare nyckelspelare inom det digitala området och tillföra ännu mer värde.
Läs mer om trender inom projekthantering och DPM:s framtid.
Verktyg för digital projekthantering jämfört med egenskaper
Flexibilitet är det mest värdefulla verktyget i din verktygslåda för projekthantering. Okej, flexibilitet är kanske mindre ett verktyg och mer en egenskap, men det är den bästa egenskapen en DPM kan ha.
De faktiska verktyg du använder är inte alltid upp till dig. Ditt jobb är att anpassa dig till de arbetsflöden som kunden arbetar med för att skapa en projektplan och driva leveranserna framåt.
Vem som helst kan följa Scrum, Kanban, vattenfallsmodellen eller agila system för projekthantering, men det som skiljer ett framgångsrikt digitalt projekt från ett katastrofalt är att ha en DPM som ständigt utvecklar sina färdigheter inom projekthantering.
Varför? Därför att snabbhet är viktigt inom det digitala området.
”Traditionell projektledning har all den här tiden och utrymmet för att hantera korrigeringar. Det digitala utrymmet är mycket snabbare. Du måste vara smidig”, säger Mackenzie Dysart. ”Det är många frågor, svar och beslut som fattas inom ett begränsat utrymme på några timmar”, inte dagar eller månader. Men det iterativa arbetssättet inom digitala projekt är spännande, både för kunden och användaren.
Vi itererar eftersom vi kan – det är programvara och den är enkel att ändra – men också eftersom användarna kräver det, konstaterar Galen Low. Användarna har inte bara vant sig vid stegvisa förbättringar, utan vill också ha ett direkt inflytande över vilka dessa förbättringar är.
Det är den här återkopplingsloopen som gör digital projektledning till ett så spännande område; ”produkten kommer att förbättras medan den finns i mina händer”, säger han.
Digital projektledning jämfört med digital marknadsföring
Okej, du har alltså precis lanserat en digital produkt: Du har byggt upp hela teknikbasen åt din kund, kodat den komplett med anpassad CSS och HTML och en förbättrad användarupplevelse, inom budget och enligt tidsplan. Webbprojektet eller appprodukten är redo att driva trafik och innehåll med digitala engagemangsmodeller som redan är inbyggda.
Så … det var allt, eller hur? Då var det klart!
Nej, inte på långa vägar. Det finns en hel annan livscykel att ta hänsyn till här, nämligen optimering och digital marknadsföring.
Med andra ord är digital marknadsföring ofta nästa fas i det digitala projektet, efter att det har levererats. Den faller perfekt inom ramen för din digitala projektledning, eftersom du nu leder genomförandet av engagerande sociala medier- och marknadsföringskampanjer för din kund. Den här nästa fasen kan kräva specialiserad programvara för projektledning inom digital marknadsföring eller programvara för projektledning inom marknadsföring.
Låt oss ändra synen från omkostnad till värdeskapande investering
Digitala projektledare kommer vanligtvis sist, säger Mackenzie Dysart och tillägger att de normalt börjar på nya projekt först efter att ett företag har upplevt en viss tillväxt. Det beror på att rollen ses som en omkostnad, snarare än som den värdeskapande funktion den faktiskt kan vara redan från början.
Jag tror inte att många av organisationerna är uppbyggda för att vara digitala. Särskilt under pandemin var många företag tvungna att anpassa sitt digitala utrymme. Plötsligt blev digitala byråer ryggraden i många av dessa organisationers verksamheter, eftersom webbplatsen var deras butikslokal.
Hon har rätt. En rapport från International Project Management Association visade att endast 30 procent av organisationerna, när pandemin precis hade tagit fart, ansåg att deras förmåga att hantera organisatoriska förändringar faktiskt var effektiv. Det innebär att fler organisationer i dag plötsligt vänder sig till projektledare för att driva förändringsinitiativ, vilket oftast innebär digitala omställningar.
Den förändringen gick snabbt och var i viss mån framtvingad, vilket resulterade i en skrämmande mängd organisationer som anställer DPM:er utan att fullt ut förstå komplexiteten i arbetet, projektet och/eller den exakta rollen för en digital projektledare.
Här är ett bra exempel från ett Reddit-inlägg: Personen som skrev inlägget är medgrundare till en icke namngiven liten digital byrå som vill anställa en DPM för att frigöra medgrundarens tid och leverera fler projekt med högre kvalitet.
Problemet är, säger skribenten, att ”alla frågor som jag googlade efter inför intervjuer med projektledare [verkar] antingen vara för allmänna, för öppna eller så är det oklart vilket svar som är bra/dåligt/utmärkt”.
De förklarar sedan att de redan har ett litet urval av kandidater och letar efter intervjufrågor eller tester för att sålla fram de 5 procent bästa av de sökande. De vill ge specifika frågeformulär till ”sin HR-chef med alternativ för bra/dåligt/utmärkt, så att ingen extra erfarenhet/kunskap [ska] behövas för att upptäcka ett bra/dåligt svar”.
De vill också ha något som endast de 5–15 procent bästa ens kan besvara, och de vill att det ska vara ”så snabbt och kort som möjligt”.
Vid det här laget viner varningssignalerna i orkanstyrka. Och som du kan föreställa dig var svaren på Reddit inte nådiga.
Problemet är att den här situationen inte är ett undantag.
DPM:er är ökända för att vara undervärderade och överbelagda, säger Dysart.
Vid ett tillfälle drev jag 23 projekt för 14 kunder samtidigt och … vid den tidpunkten innebär det att du inte ens kan lägga mer än en dag i månaden på varje projekt”, förklarar hon.
Ironiskt nog blir en bra projektledare sällan uppmärksammad. När de verkligen stöttar teamet märker teamet knappt att de finns; allt det viktiga insamlandet, sammanställandet, översättandet och kommunicerandet pågår tyst i bakgrunden för att förhindra att problem över huvud taget uppstår.
Ingen lägger märke till en brand som aldrig uppstår. Men kanske börjar kunderna, i takt med den digitala marknadens föränderliga utveckling, inse det verkliga värdet av förebyggande arbete.
Rekommenderade programvaruverktyg för digitala projektledare
Digitala projektledare behöver digitala samarbetsverktyg för att få igång sina projekt och följa dem hela vägen i mål. Med rätt programvaruverktyg kan du hålla koll på projektbudgeten, vem som arbetar med vad samt statusen för leveranser och uppgifter.
Här är mina val av den bästa projekthanteringsprogramvaran på marknaden, som du kan använda som utgångspunkt för att hitta ett verktyg som passar dig.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Vad händer nu?
Medan vi digitala projektledare fortsätter att utbilda kunderna om vårt verkliga värde behöver vi ta ledningen när det gäller kompetensutveckling och uppgradering. Det bästa sättet att göra det är att gå med i The Digital Project Managers medlemscommunity. Du får möjlighet att nätverka och knyta kontakter med dina kollegor samt tillgång till våra mallar, exempel och modeller för viktig projektdokumentation.
