Budgetkris: Att hantera begränsade medel och champagnesmak på en saftbudget
Välkommen till Budgetkrasch. I den här pågående serien går vi igenom projektbudgetar och uppskattningar samt de utmaningar som följer med dem. Oavsett om budgeten är stor eller liten finns det en berättelse bakom varje budget, och vi delar dessa berättelser för att hjälpa dig att lösa dina egna budgetutmaningar.
I den här utgåvan berättar vi hur Christina Sookram, projektledare i vår gemenskap, hanterade att ha (nästan) noll pengar för ett projekt åt ett välkänt mjukvaruföretag. Projektet gick ut på att uppmuntra studentutvecklare att bygga appar för företagets plattform.
Här är vår redaktörs intervju med Christina: läs om hur hon genomförde projektet trots budgeten och ta del av hennes viktigaste lärdomar om att samarbeta med intressenter och skapa realistiska förväntningar kring budgetar.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vilken var budgeten?
18 000 dollar planerade, 4 000 dollar tillhandahållna.
Vad gick projektet ut på?
Studenter vid högskolor och universitet är en outnyttjad marknad för utvecklare och skapare.
Projektet jag ledde gick ut på att planera och genomföra en kampanj för att öka antalet studentutvecklare som skapade mobilapplikationer. Det här var ett fantastiskt projekt eftersom programmet jag arbetade inom hade flera högskolor och universitet som partner.
Engagemanget hos dessa partner var stort. Projektet skulle dock bli utmanande eftersom studentutvecklargemenskapen specifikt var en grupp som man inte hade engagerat. Relationsbyggande var avgörande. Fanns det något sätt att uppmuntra fler studenter att utveckla mobilappar?
Organisationen jag arbetade inom vid den tiden anordnade en tävling för mjukvaruutvecklare som skulle bygga appar för deras plattform.
Min organisation (och specifikt en av organisationens högsta chefer) var projektsponsor. Tävlingens vinnare skulle tillkännages vid deras årliga konferens för mjukvaruutvecklare.
Eftersom detta var ett fantastiskt utbildnings- och nätverksevenemang presenterades en idé för sponsorn: att erbjuda studenter som skickade in sina appar till plattformen registreringspass så att de kunde delta kostnadsfritt i konferensen.
På konferensen skulle studenterna kunna få en smartphone och en surfplatta som en del av sitt tävlingspris.
Vilken var utmaningen?
Den största utmaningen vi hade var vår budget. Låt mig omformulera det – vår största utmaning var att vi hade planerat projektet med en budget i åtanke, men sedan fick veta efter att planeringen var klar att vi var tvungna att minska budgeten drastiskt. Vi hade små eller inga medel tillgängliga för att genomföra projektet.
Va? Ingen budget? Vad menar du – hur kan man ha ett projekt utan budget?
Här blir det hela mer komplicerat. Organisationen jag arbetade inom genomgick ett mycket svårt (och offentligt) program för organisatorisk omstrukturering. Finansieringen av portföljer, program, projekt och initiativ begränsades (eller försvann) inom hela organisationen.
När vi satte ihop budgeten baserade vi den på budgeten för ett liknande projekt från föregående år. Utifrån dåtidens resekostnader och kostnaden för vissa av våra utgifter ansåg vi att budgeten var tillräcklig och realistisk för den omfattning vi hade fått.
Vi antog att vi skulle få genomföra projektet med den budget vi hade planerat. Ursprungligen hade projektet följande budget:
| Post | Kostnad | Kommentar/Anteckningar |
|---|---|---|
| Registreringspass till konferensen för studentutvecklare | 5 pass à 900 dollar = 4 500 dollar | För att uppmuntra studenter att utvecklas skulle pass till en konferens delas ut |
| Utställningsmonter på utvecklarkonferensen | 2 000 dollar | Inkluderar monter och profilprodukter |
| Surfplattor och smartphones som priser | 5 000 dollar | Interna kostnader för använda hårdvaruenheter (inte externa detaljhandelspriser) |
| Resor för 2 medarbetare till utvecklarkonferensen i San Francisco | 6 000 dollar | Inkluderar flyg, hotell och marktransport |
| Reserv för oförutsedda kostnader | 500 dollar | Eftersom man alltid bör ha en buffert i en budget |
| Totalt | 18 000 dollar | Priser/kostnader gäller omkring 2010, när projektet initierades och planerades |
18 000 dollar är mycket pengar för ett företag som försöker eliminera kostnader och genomgår en omstrukturering. Vi ombads att minska budgeten och ta bort allt som inte var nödvändigt.
Eftersom budgeten redan var stram (och realistisk enligt projektteamets bedömning) framförde jag mina farhågor till vår sponsor. De kände också pressen att minska andra driftskostnader för projekt inom vårt större program. Även om de förstod vår oro uppmuntrade de teamet att leta efter innovativa lösningar.
Vilken var din lösning?
Desperata tider kräver desperata åtgärder. I det här fallet bestämde vi oss för att använda strategin ”be, låna eller stjäl” för att se om vi kunde få intern hjälp från vår sponsor och våra intressenter.
Kom ihåg att projektets intressenter påverkas positivt eller negativt av ditt projekt. De har ett intresse av att se projektet lyckas. Därför bör projektledare inte vara rädda för att kommunicera med sina intressenter och fråga om de kan hjälpa till.
Hur behövde du vara kreativ i planeringen eller genomförandet av projektet?
Strategin att ”be, låna och stjäla” kan låta bra i teorin, men de flesta av oss kan nog konstatera att det sannolikt inte är en särskilt bra idé i en professionell arbetsmiljö.
En projektledare bör föregå med gott exempel för sitt team och andra inom organisationen genom att uppträda på ett etiskt sätt. På samma sätt bör man sannolikt undvika beteenden och aktiviteter som kan skada relationer och skapa misstro.
Det är här en projektledare behöver förlita sig på sina diplomatiska förhandlingsfärdigheter och sin förmåga att övertyga andra att avstå från något de har, till ömsesidig nytta.
För att göra detta behövde jag identifiera vad intressenterna hade som jag behövde och vad jag kunde ge dem i gengäld för deras egen nytta (samtidigt som jag spenderade så lite pengar som möjligt).
Utifrån min budget skapade jag följande matris som förberedelse inför möten med intressenterna:
| Vad behöver jag? | Vem har det? (Vilken intressent bör involveras?) | Vad kan jag erbjuda? | Hur gynnas intressenten? |
|---|---|---|---|
| Konferensbiljetter för studenter | Evenemangsteamet | Försöka uppmuntra professorer/lärare att delta i konferensen med sina studenter till fullt deltagarpris | Evenemangsteamet får fortfarande personer som registrerar sig till evenemanget. Möjlighet att få några professorer från skolor att delta |
| Utställningsmonter på konferensen | Försäljnings- och marknadsföringsteamet | Vi behöver inte nödvändigtvis en hel monter (ett bord i en större utställning skulle fungera för att locka studenter/fakultetsmedlemmar till den större utställningen) | Ökad total trafik till huvudmontern och viss kostnadsdelning |
| Surfplattor och smarttelefoner | Utvecklarupplevelseteamet | Engagerade utvecklare (studenter) som kommer att använda hårdvaran för att skapa mobilappar för plattformen | Fler mobilappar för plattformen och exponering mot en ny och outnyttjad utvecklargemenskap |
| Resekostnader för personal | Sponsorn | Personal kan hjälpa till med andra uppgifter/stötta evenemangsteamet vid behov | Extra hjälp på plats under konferensen minskar behovet av att anlita lokal tillfällig personal |
| Reservfond | Sponsorn | Egentligen inget att erbjuda i utbyte. Detta är en post som bör användas vid behov | Befriar sponsorn från att behöva granska ändringsbegäran (sparar sponsorns tid) |
Med denna matris som grund bokade jag möten med var och en av intressentgrupperna för att fråga om de kunde tillhandahålla de saker vi behövde utan kostnad (eller dela kostnaderna med oss för att minska vår budget).
Slutförde du projektet i tid och inom budget?
Även om jag inte var Förenta nationernas generalsekreterare behövde jag använda mina diplomatiska påverkansfärdigheter som projektledare gentemot intressenterna för att be och övertyga dem om att försöka ge oss det vi behövde kostnadsfritt.
Förutom mina förhandlingsfärdigheter krävde detta också andra viktiga färdigheter för projektledare—lyssnande och empati.
Genom att träffa vart och ett av intressentteamen individuellt kunde jag lära mig mer om deras mål, och det enda mål vi alla hade gemensamt var att vi ville öka antalet mobilapputvecklare på plattformen.
Mitt team hade tillgång till en outnyttjad marknad (studenter) och inflytelserika personer (lärare vid högskolor/universitet). Efter förhandlingarna med våra intressenter kunde vi minska vår budget till följande:
| Post | Ursprunglig budget | Uppdaterad budget | Kommentarer/anteckningar |
|---|---|---|---|
| Konferensbiljetter för studentutvecklare | 5 biljetter @ $900 vardera = $4,500 | $0 | Konferensbiljetterna för 5 studenter tillhandahölls av evenemangsteamet |
| Utställningsmonter på utvecklarkonferensen | $2,000 | $500 | Försäljnings- och marknadsföringsteamet kunde ge oss utrymme i huvudutställningen. De $500 täcker kostnaderna för profilmaterial. |
| Surfplattor och smarttelefoner som priser | $5,000 | $0 | Utvecklarupplevelseteamet donerade vänligen hårdvaran eftersom de höll med om att studenter behöver hårdvara för utveckling och testning. |
| Resor för 2 anställda till utvecklarkonferensen i San Francisco | $6,000 | $3,000 | Sponsorn gick med på att tillhandahålla mer finansiering för att täcka kostnaden för en av de anställda, vilket bidrog till att minska resebudgeten |
| Belopp för reserv | $500 | $500 | Reservbeloppet behölls |
| Totalt | $18,000 | $4,000 | Kostnadsbesparing på $14,000 (cirka 78 % kostnadsminskning) |
Vi kunde inte minska vår budget till $0, men en minskning med 78 % genom att helt enkelt prata med våra intressenter hjälpte verkligen.
Genom att dessutom samarbeta med evenemangsteamet kunde vi få en registreringsrabatt om några högskolor och universitet ville skicka en grupp studenter och lärare (vilket var ett incitament för lärare att uppmuntra fler studenter).
Vi kunde slutföra projektet i tid med några fantastiska resultat (konkreta i form av studentutvecklade appar, men även immateriella, som att skapa nätverksmöjligheter för studenter).
Fanns det några delar av projektet eller specifika utmaningar som höll dig vaken om nätterna?
Ja! Hela projektet! 😑
Mer specifikt var det utmaningen att driva ett sådant här projekt (som i slutändan hade som mål att utveckla en verksamhet och nå en outnyttjad marknad) samtidigt som organisationen genomgick en betydande nedskärning.
Även om vår sponsor förblev engagerad i projektet var vi mycket medvetna om att någon annan (och mer senior) i organisationen lätt kunde besluta att projektet inte var en prioritet och lägga ner det.
Att hantera projekt med begränsade budgetar och resurser är en verklighet som många projektledare möter någon gång under sin karriär, men att försöka genomföra ett projekt samtidigt som man hotas av en eventuell nedläggning är något helt annat.
På samma sätt fanns det alltid en rädsla för att intressenterna inte skulle se fördelarna med vårt projekt och i slutändan inte ge något stöd. Du bör alltid be om hjälp, men det finns ingen garanti för att människor kommer att ge den.
När du ser tillbaka, finns det något du skulle ha gjort annorlunda (bortsett från att ändra projektets begränsningar)?
I efterhand tror jag att jag skulle ha haft ett mer brutalt ärligt samtal med vår sponsor om hur mycket pengar och stöd vi faktiskt hade för projektet. Om vi var tvungna att slutföra projektet med mycket begränsade resurser, var projektet då verkligen en prioritet för verksamheten?
Ångrar du något när det gäller hur projektet utvecklade sig?
Ingenting. Vi gjorde det vi var tvungna att göra under mycket svåra omständigheter och lyckades nå fram till några utmärkta resultat.
Det är olyckligt att verksamheten genomgick en omstrukturering (som mitt projektteam och jag) inte hade något inflytande över, men vi lyckades ändå nå våra mål.
Eftersom vi dessutom var tvungna att involvera våra intressenter behövde vi också bygga starka relationer som utvecklades till vänskapsrelationer. Det är något jag definitivt inte ångrar med det här projektet.
Vilka är de mest effektiva metoderna & verktygen för att hantera den här typen av utmaning?
Eftersom vi var tvungna att involvera våra intressenter var vår plan för intressentengagemang (särskilt vårt intressentregister och vår RACI-matris) mycket användbar. På samma sätt var det avgörande att ha ett agilt tankesätt och vara öppen för förändringar för att kunna leverera projektet framgångsrikt.
Dessutom finns det en viktig aktör bakom kulisserna, nämligen ett projektledningsverktyg med ekonomisk uppföljning. Att hantera en budget handlar främst om att ständigt uppdatera den och fatta beslut om hur man ska gå vidare. Att använda programvara eller en specialiserad version av den, som projektledningsprogramvara som integreras med QuickBooks, kan bidra till att effektivisera den ekonomiska uppföljningen och säkerställa budgetjusteringar i realtid när man hanterar oväntade begränsningar.
Vilka råd skulle du ge till en annan PM som stötte på samma problem?
Två råd jag skulle ge andra projektledare som befinner sig i en liknande situation är:
1. Var inte rädd för att be om hjälp
Vi tog en chansning när vi frågade våra intressenter om de kunde hjälpa oss. De kunde lätt ha sagt nej.
Att lägga ner lite förberedelsearbete på att exakt förbereda vad du ber om och ha ett bra svar när någon frågar ”vad får jag ut av det?”, kommer att göra stor skillnad för att hjälpa dig att få sådant till ditt projekt som du kanske inte hade kunnat få annars. Du vet aldrig om du inte frågar.
2. Ha ett ärligt samtal med din sponsor om budgetförväntningarna
Du kan inte förvänta dig champagne med en Kool-Aid-budget. På samma sätt kan sponsorn och andra intressenter inte förvänta sig att ett projekt genomförs och når sina mål om tillräckliga resurser inte finns tillgängliga. Din sponsor kanske kan tillhandahålla ytterligare stöd (eller be andra om hjälp).
I värsta fall kan din sponsor fatta beslutet att projektet inte kan genomföras med de tillgängliga resurserna och avbryta det innan det ens har börjat. Även om det kan verka hårt innebär det åtminstone att du och ditt projektteam vet vilka resurser ni har att arbeta med, vilket stöd som finns tillgängligt och vilken prioritet projektet har.
Vill du bidra med en egen besvärlig budgetsituation? Kontakta redaktören här.
Läs mer om projektbudgetar och kostnadsuppskattningar här.
