Så lyckas du börja på ett nytt jobb inom projektledning
Att börja på ett nytt projektledningsuppdrag är lika spännande som nervöst. Du har hittat ett jobb inom projektledning, klarat intervjun galant och har gjort jobbet tidigare, så varför är du så nervös? Att börja på ett nytt företag kan innebära en hel del utmaningar när du lär dig hur allt fungerar.
När jag började på Roboboogie hade jag redan fem års erfarenhet av projektledningsområdet. Även om min erfarenhet av att leda helt distansbaserade team och av att hantera projekt på en byrå med över 60 personer definitivt hjälpte mig att lyckas, var det fortfarande en utmaning att komma in i arbetet och lära mig processerna i det här mindre teamet.
Det finns inte särskilt många resurser där ute för att dela kunskap när man börjar på en ny tjänst inom projektledning. För att hjälpa dig att komma in i arbetet tidigare och imponera på cheferna kommer här fem tips som hjälper dig att komma igång på nolltid.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Här är var du ska börja om du försöker komma igång som projektledare utan tidigare erfarenhet.
1. Lyssna & lär
De första veckorna kan vara en virvelvind. Du ska träffa dina nya kollegor, försöka att inte gå vilse på väg till toaletten och genast glömma din nya e-postadress … det är mycket att ta in. Dessutom behöver du sätta dig in i de befintliga processerna för projektledare.
Även om grunderna i projektledning är desamma på de flesta företag kan sättet man driver ett projekt genom dess livscykel variera från team till team. Det är viktigt att aktivt lyssna på den kollega som går igenom processen med dig och att ställa frågor ofta. Det är en av de projektledarskapsfärdigheter du behöver utveckla, eftersom varje teammedlem spelar en viktig roll i att slutföra projektet.
Även om det här kan verka vara grundkursen i att börja på ett nytt jobb är det dubbelt så viktigt för projektledare att snabbt ta till sig den här informationen. Som projektledare är du dirigenten för projektet, och om du är osäker på hur processen fungerar blir du din värsta mardröm: ett hinder.
2. Förstå dina kunder
När du lär dig hur allt fungerar på ditt nya kontor är det också ett utmärkt tillfälle att lära dig mer om den eller de kunder du kommer att arbeta med.
Nöjda kunder skapar nöjda projekt, så se till att ställa frågor om deras team, deras arbetssätt och det bästa sättet att kommunicera effektivt med dem (om du även kommer att ansvara för kundkommunikationen). Föredrar de fasta veckomöten eller skulle de hellre ha korta dagliga uppdateringar? Är e-post deras föredragna kommunikationsmetod eller vill de hellre diskutera saker per telefon? Svaren på de här frågorna beror på storleken och typen av projekt du kommer att leda, men det är bra att ha dem i åtanke när du börjar.
Det är också en god idé att avsätta tid för att verkligen sätta sig in i och undersöka företaget. Ta reda på mer om deras tjänsteutbud och konkurrenter. Den här kunskapen kan förbereda dig inför samtal om trender & idéer med det kreativa teamet när du kommer in i arbetet.
3. Lär känna ditt team
Precis som det är viktigt att lära känna kunden är det också viktigt att lära känna ditt team. Om du förstår de bästa arbetssätten och processerna som hjälper varje teammedlem att vara produktiv, så som de beskrivs i en personalhandbok, blir det mycket enklare att driva ditt projekt. Om du tar dig tid kort efter att du har börjat på din nya tjänst inom projektledning för att prata med dina nya kollegor får du inte bara en bättre bild av hur de arbetar, utan visar också att du är intresserad av dem som personer och inte bara som arbetskamrater.
Ett snabbt och enkelt sätt att avsätta tid för att prata med dina kollegor är att bjuda ut dem på kaffe eller lunch. Prata om vilka roliga saker eller evenemang det finns att göra i staden nära kontoret. Ni kan även prata om vad som fick dem att börja på företaget.
Ett annat bra sätt att lära dig hur ditt nya team arbetar är att ta ett par extra minuter efter ett möte. Fråga särskilt de kreativa teammedlemmarna hur de avsätter tid för sitt arbete, så att ditt nästa möte eller din nästa avstämning med dem inte stör den tiden. Skapartid och chefstid skiljer sig markant åt, så om du förstår hur ditt kreativa team arbetar kommer det att förbättra både projektets process och teamets övergripande arbetsmoral avsevärt. När teamet förstår att du vet hur de arbetar bäst och att du vill stötta dem i det, kan de komma att leverera bättre arbete.
4. Ta initiativ
När du följer din 30-60-90-dagarsplan kanske din faktiska arbetsbörda ännu inte är särskilt full av konkreta projektledningsuppgifter. Ta vara på möjligheten att visa ditt driv och leta efter projekt eller uppgifter där du kan hjälpa till. Det kan vara något så enkelt som att mata in data eller till och med uträtta ett ärende åt kontoret.
Gör dina nya teammedlemmar medvetna om att du är redo och tillgänglig för att hjälpa till med allt de behöver hjälp med. Kanske behöver de ett extra par ögon på ett e-postmeddelande för att säkerställa att grammatiken är korrekt, eller på en design som har stagnerat. Att göra dig tillgänglig är ett bra sätt att visa att du är självgående och kan så småningom även leda till nya möjligheter utanför projektledning som du kan lägga till i din arsenal av projektledningsfärdigheter.
5. Verktygsskolan
Enligt en vitbok från Winterberry Group från 2015 använder den genomsnittliga byrån 12 verktyg för att hantera sina processer, och vissa byråer använder upp till 30 verktyg. Även om du kanske har god kännedom om resurser som du har använt tidigare finns det ingen garanti för att din nya arbetsplats kommer att använda dem.
En fråga jag gärna ställer under intervjuer är vilka verktyg byrån använder för att hantera sina projekt. Det är ett utmärkt tillfälle att lära sig mer om de typer av projekt som företaget brukar arbeta med (utveckling kontra UX och design). På så sätt ligger jag steget före om jag får ett erbjudande och kan använda tiden fram till min första arbetsdag till att bekanta mig med deras verktyg.
Om du inte känner till den här informationen när du börjar på ditt nya jobb behöver du inte oroa dig. Kommer du ihåg steg ett? Lyssna och lär. Bekanta dig med verktygen som företaget använder och gör sedan lite efterforskningar för att se om de utnyttjas till fullo. Om du till exempel inte har undersökt lösningar för programvara för resurshantering kan de förändra spelplanen när det gäller att effektivt fördela och följa upp resurser.
Finns det funktioner som inte används för närvarande men som skulle kunna spara tid åt teamet? Vad sägs om ett alternativt verktyg som skulle kunna ersätta två verktyg?
Det är viktigt att notera att företagets storlek kan avgöra om det är möjligt att helt byta ut eller lägga till ett verktyg. Nystartade företag kan erbjuda större flexibilitet när det gäller att använda olika verktyg, medan mer etablerade företag kan behöva låta alla typer av förändringar gå genom flera instanser innan de försöker införa dem.
Om ditt nya projektledningsjobb är på ett större företag kan du prata med din närmaste chef för att undersöka möjligheten att använda verktyget i liten skala (på team- eller projektnivå), i stället för att driva frågan om en förändring för hela företaget.
Sammanfattning
Att börja på ditt nya projektledningsjobb kan överlag vara både spännande och överväldigande. För att göra övergången enklare och snabbare komma in i arbetet på det nya jobbet bör du komma ihåg:
- Lyssna och lär: Ta till dig så mycket information du kan.
- Förstå dina kunder: Ställ frågor och lägg verkligen tid på att lära dig mer om din(a) kund(er).
- Lär känna ditt team: Lär känna dina nya kollegor och vad som motiverar dem.
- Ta initiativ: Ta chansen att lära dig nya färdigheter och hjälpa till på arbetsplatsen.
- Verktygsskolan: Fräscha upp dina kunskaper om allt som företagets verktyg kan göra och undersök kanske även möjligheten att införa några nya.
Vad tycker du?
Har du egna tips som har hjälpt dig att snabbare komma in i arbetet? Funderar du på att sluta på ditt nuvarande jobb och behöver råd? Berätta för oss i kommentarerna.
