10 bästa metoderna för samarbete för att förbättra teamets prestation
Världsekonomiskt forum säger att världen går från konkurrens till samarbete för att kunna innovera och växa.
Förändringstakten ökar, och samarbete är nyckeln för digitala projektteam som vill hänga med, innovera och skapa värde för kundupplevelsen. Att kunna samarbeta effektivt kommer att vara avgörande för digitala organisationer, eftersom det bokstavligen handlar om att överleva eller gå under!
10 bästa metoder för effektivt teamsamarbete
När jag frågade Miros AI om bästa metoder för samarbete fick jag följande svar. Låt oss utforska dessa på några mer praktiska sätt.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
1. Fastställ teamets normer
Att skapa en teamöverenskommelse eller fastställa normer behöver inte vara ett komplicerat arbete.
Jag arbetade till exempel nyligen med ett IT-team kring strategisk planering. Vi hittade en mall för en övning kring teamnormer som innehöll både personliga och yrkesmässiga aspekter. Under varje workshop fokuserade vi i 15 minuter på att bara fylla i den här teamytan.
Vi kunde använda den här aktiviteten som en isbrytare under varje möte, och när vår strategiska planering var klar hade vi dessutom en teamöverenskommelse att visa upp – vilket var ett bra sätt att skapa goda relationer mellan teammedlemmarna!
2. Investera i effektiva verktyg för teamsamarbete
Distansarbetande team kräver en komplex uppsättning förutsättningar för att samarbetet ska fungera effektivt – oavsett om alla arbetar tillsammans i realtid eller inte. Om det distansarbetande projektteamet och/eller kunden samarbetar över tidszoner kan det innebära att de behöver kunna arbeta asynkront, vilket medför ytterligare komplexitet som inte krävs för distanssamarbete.
Vi behöver ta hänsyn till de kommunikationsverktyg och verktyg för teamsamarbete som vi använder – allt från Slack, meddelanden, Microsoft Teams, Zoom, Asana och Confluence till synkrona och asynkrona överväganden kring tidszoner, fildelning, videosamtal eller videokonferenser samt fysiska möten.
Verkligheten är att det inte finns en enda perfekt teknik som fungerar för alla team eller alla interaktioner. Team behöver prova olika samarbetsverktyg eller programvaror för projektsamarbete och tekniker, och sedan iterera. Om ditt team använder Slack kan ni överväga en projektledningsprogramvara som integreras med Slack.
3. Visa respekt
Jag tycker att det bästa sättet att visa detta är att ha möten som respekterar människors tid. Börja i tid, planera en agenda och avsluta i tid! Även om det kan låta enkelt kan jag inte räkna antalet möten där dessa principer inte tillämpas.
En gång hade jag en meditationslärare som hävdade att det är att stjäla när man är sen eller försenad! När allt kommer omkring, vad har någon av oss egentligen, och vår mest begränsade resurs är tid.
4. Lyssna och ställ frågor
Hur många gånger låter vi en eller två personligheter dominera möten, antingen genom sin titel eller genom sin personlighet? I en samarbetsinriktad miljö behöver vi använda tekniker som säkerställer att alla blir hörda. När allt kommer omkring, om de deltar i mötet har vi bjudit in dem för deras kunskap och/eller expertis!
Det kan vara så enkelt som att upprätthålla teamnormer om att bara ha ett samtal åt gången, eller att använda tekniker som tysta brainstorming-sessioner.
5. Var öppen för olika perspektiv
Det kan innebära allt från att olika avdelningar och team finns representerade till att olika tankestilar och kompetenser används. Detta är oerhört viktigt när man samarbetar om man vill få återkoppling, dela kunskap eller engagera gruppen för att uppnå gemensamma mål.
Exempelvis behöver ett möte som hålls för att utveckla lösningar för ett nytt projekt eller åtgärda ett problem innehålla olika perspektiv för att säkerställa att lösningarna faktiskt kommer att hantera problemet och vara genomförbara.
Viktiga sätt att göra detta på kan vara att se till att du bjuder in en person från varje berört område eller att låta små undergrupper från mötet arbeta tillsammans för att lösa problemet och sedan presentera resultatet för gruppen.
6. Ge konstruktiv feedback
När människor samarbetar – oavsett om det handlar om brainstorming, samskapande, beslutsfattande eller andra aktiviteter – kan deras engagemang både underlätta och försvåra kommunikationen! God praxis sträcker sig här från mötesregler (t.ex. att det inte finns några dåliga idéer under brainstorming) till teamregler, som att svara människor med ”ja, men” i stället för ”nej”.
7. Sätt realistiska tidsfrister
Nyckeln till produktivt teamarbete är att upprätta en handlingsplan (delegera ansvar) som tydligt beskriver teamets mål och, framför allt, fastställer en tidsfrist för när det ska vara slutfört.
Det är viktigt att inte falla i fällan att formulera en storslagen vision med ett otydligt datum (dvs. utveckla en strategi senast under fjärde kvartalet). Att göra den specifik och genomförbar inom en bestämd tidsram är en beprövad strategi för att hålla tidsfrister (dvs. strategins utkast kommer att vara tillgängligt för granskning av teamet vid vårt nästa projektmöte om två veckor).
8. Prioritera uppgifter
I våra snabbföränderliga organisationer förändras saker hela tiden – både inom och runt våra projekt. Framgångsrika team prioriterar inte bara uppgifter i sina arbetsflöden, utan återkommer också kontinuerligt till de aktuella prioriteringarna och säkerställer att de fortfarande ingår i projektets omfattning och skapar värde. I samarbetsarbete är det lika viktigt att ta bort aktiviteter som att lägga till dem. Kom ihåg: när allt är en prioritet är ingenting en prioritet.
9. Planera in regelbundna möten
Teammöten kan verkligen hjälpa ett projektteam att komma in i en rytm. En mötesagenda gör mötena mer effektiva när hela teamet kommer in i en regelbunden takt. Jag rekommenderar att projektteamets ledare skapar en standardagenda för en veckovis avstämning. Här är min rekommenderade agenda:
Mall för agenda för veckovis teamavstämning
- Finns det några problem med våra viktiga datum?
- Finns det några problem med vår indata – förseningar eller kvalitet på det som tagits emot?
- Finns det några problem med våra resultat – förseningar eller kvalitet?
- Hur löser vi dessa problem?
- Grundorsak
- Utvärdering av lösning
- Handlingsplan
- Kommunikationsplan
- Vad har levererats den här veckan – fira framgångarna!
Med en standardagenda kommer teamet in i en regelbunden takt och de kommer förberedda.
När ni dessutom kommer in i den rytmen kan ni antingen effektivisera mötet för att förkorta det eller ändra fokus till problemlösning – vilket i båda fallen respekterar människors tid!
10. Delegera ansvar
Lägg inte värdefull mötestid på att utveckla lösningar för ett specifikt problem som inte hela gruppen behöver vara involverad i. Jag rekommenderar inte att dela upp team i silor, men alla behöver inte vara involverade i allt.
Om ni till exempel samarbetar kring initiativ för att lansera programvara eller en webbplats bör ni se till att de grupper som ansvarar för olika delar förbereder sin del av planen och tar med den tillbaka till gruppen.
De är experter inom sitt område – dra nytta av den expertisen och låt sedan teamet samarbeta för att integrera planens olika delar.
4 vanliga hinder för samarbete
Nu när vi förstår vad vi ska göra för att stärka teamets samarbete, vilka saker bör vi se upp med som kan sabotera samarbetet? Mina fyra främsta skulle vara:
- Egon: Kommer du ihåg vårt tidigare samtal om konkurrens? Om människors egon eller tävlingsinstinkter står i vägen kan du försöka införa mötesnormer och teamstadgar.
- Mötesöverbelastning: Det är verkligen svårt att vara kreativ och samarbeta när människor går från möte till möte till möte! Planera in tid för pauser mellan mötena och använd några lära-känna-övningar för att få igång kreativiteten före den centrala samarbetsaktiviteten.
- Brist på förtroende: Vissa företagskulturer har fortfarande en konkurrensinriktad miljö, och det kan finnas en stel hierarki och tydliga auktoritetsnivåer. Detta kan hämma samarbete och kreativitet på arbetsplatsen. I sådana fall bör du främja en samarbetskultur med aktiviteter som inte upplevs som hotfulla och bygga vidare på dem inom projektgruppen. Testa några roliga teambuildingaktiviteter och retrospektiv och bygg vidare på det!
- Bristande kommunikation: När man arbetar i samarbetande team är mer kommunikation alltid bättre än mindre. Kommunikationsförmågan varierar naturligt mellan tvärfunktionella team, så det är bäst att fastställa normer och processer för hur effektiv teamkommunikation ska se ut. Vissa team har nytta av att gå samarbetskurser som lär ut praktiska ramverk för att förbättra kommunikationen, lösa konflikter och arbeta samordnat i olika grupper.
Vad händer nu?
Jag hoppas att dessa bästa metoder för tvärfunktionellt samarbete kan hjälpa dig att få ut mer av teamets insatser! Om du upplever mötesöverbelastning, möten där egon kämpar om uppmärksamheten eller en allmän brist på förtroende inom projektet, kan du prova en av dessa tekniker för att få igång ett mer framgångsrikt samarbete.
För fler bra insikter om projekt, prenumerera på nyhetsbrevet från The Digital Project Manager!
