10 frågor om projektinitiering att ställa före projektstart
Som projektledare, om det är en sak vi alla vet säkert så är det att ingenting är säkert. Att hantera förändringar och oväntade variabler hör till jobbet – men kanske är en av de största utmaningarna du kommer att möta som projektledare att kastas in i ett projekt som redan pågår. Du kanske precis har börjat på ett nytt jobb och blir insatt i ett pågående projekt, eller så slutade en annan PM plötsligt och du tar över deras plats.
Nedan har jag beskrivit 10 frågor om projektinitiering som alla projektledare måste ställa när de kastas in i ett nytt projekt. Oavsett om projektet redan befinner sig i genomförandefasen eller fortfarande är i ett tidigt skede av initieringsfasen, är den här listan bara en utgångspunkt och den ersätter inte officiell PM-utbildning.
Men de här grundläggande frågorna kan hjälpa dig att styra mot lugnare vatten när tiden är knapp! Naturligtvis kan frågorna anpassas efter projektets eller kundens unika förutsättningar och ställas personligen på ett möte, virtuellt via e-post eller per telefon.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Oavsett hur du gör bör du dokumentera svaren så att du kan återkomma till dem senare eller dela dem med teamet och projektets intressenter vid behov.
10 frågor om projektinitiering att ställa innan ett projekt startar
1. Vad är det egentligen vi ska leverera?
Ett projekt kan ha en övergripande leverans: en webbplats, ett program, ett evenemang eller en varumärkesdesign. Men de flesta projekt består av flera faser eller delar som ska slutföras i en viss ordning.
All dokumentation, inklusive omfattningsbeskrivning eller arbetsbeskrivning, avtal, projektstyrdokument och projektplan, bör innehålla en tydlig lista över varje del som teamet förväntas leverera.
Ett exempel på projektomfattning (säg för att bygga en webbplats) kan innehålla:
- projektuppstart
- innehållsstrategi
- trådramar
- designomgång 1
- designomgång 2
- designomgång 3
- utveckling
- inmatning av innehåll
- testning
- lansering
- support
Även om projektet är en ”webbplats” är det ditt ansvar som projektledare att hålla koll på alla projektleveranser och rörliga delar för att säkerställa att de slutförs i rätt ordning, i tid och enligt specifikationerna.
Be din chef, ditt team eller kunden bekräfta att du har hela listan över leveranser och projektuppgifter och att inget saknas. Se också till att ta reda på vad som har slutförts, vad som pågår och vad som återstår.
2. Vad ska vi INTE leverera?
Det är lika viktigt att veta vad som INTE ingår i projektet som vad som faktiskt ingår. Det här är ett av de enklaste sätten att undvika omfattningsglidning, förvirring och extraarbete.
I det enkla webbplatsprojektet från punkt 1 tillhandahåller ditt företag till exempel en innehållsstrategi, men betyder det att ni också skriver all text och tillhandahåller fotografier, videor eller illustrationer/visuellt material som hör till? Se till att fråga varje intressent om de kommer att tillhandahålla den här typen av material eller om de vill lägga till det i projektets omfattning.
Det finns naturligtvis också en medelväg, där du kanske rekommenderar en annan byrå eller ett partnerföretag som kan tillhandahålla vissa ytterligare tjänster. Oavsett vilket är det oerhört viktigt att tidigt fastställa vem som ansvarar för alla delar av projektet, så att du två veckor före lanseringen inte hamnar i ett läge där du måste förklara för kunden att du trodde att DE skulle tillhandahålla texten medan de antog att DU skulle göra det.
Om projektets tidigare PM redan har gått igenom detta med kunden kan det vara ett bra tillfälle att fråga igen, stämma av och se om kunden har ändrat sig eller om det här kan vara ett tillfälle att sälja fler tjänster.
3. Finns det en tidsfrist?
De flesta projekt har tidsfrister, och tro det eller ej är det bra. Att ha en konkret tidsperiod inom vilken ni måste slutföra ett projekt hjälper teamet att hålla fokus, förhoppningsvis ser det till att kunden också håller fokus och hjälper dig att planera fördelningen av tid och budget.
När du kommer in i ett nytt projekt bör du fråga dina intressenter om deras tidsfrister. Det kan finnas en fast tidsfrist på grund av en produktlansering, ett evenemang eller en budgetbegränsning. (Jag kallar detta en ”absolut tidsfrist”.) Ibland upptäcker du att tidsfristerna kan vara lite mer flexibla, till exempel ”vi vill gärna ha detta klart någon gång i sommar”. Oavsett vilket bör du som projektledare tidigt fastställa när den verkliga tidsfristen är, så att du kan planera bakåt därifrån.
Det här är också ett bra tillfälle att kontrollera utvecklingen mot din tidsplan – fram till dess att du kom in i bilden, låg ditt team då i fas för att bli klart före tidsfristen? Om ja, toppen! Om inte, har du här möjlighet att bedöma vad som är fel och åtgärda det för att komma tillbaka på rätt spår.
4. Vad är måttstocken för projektets framgång?
Det här är en av de viktigaste projektledningsfrågorna att ställa i början av varje projekt. Projektmålet kan verka enkelt, till exempel att bygga och lansera en ny webbplats. Men var inte rädd för att gräva lite djupare.
Fråga dina kunder och intressenter vad de egentligen försöker uppnå med det här arbetet. Vill de öka kännedomen om varumärket? Säkerställa en framgångsrik projekt- eller produktlansering? Skaffa fler användare? Öka intäkterna? Få kunden att vara öppen med varför de påbörjar det här projektet, och håll det målet eller projektets syfte i fokus i era diskussioner. Att veta hur framgång verkligen kommer att se ut kan hjälpa ditt team att behålla fokus och fatta viktiga beslut under hela projektets livscykel.
Att komma in i projektet halvvägs genom dess livslängd innebär också att det här är ett bra tillfälle att fråga intressenterna om deras vision eller mål har förändrats sedan projektstarten, och hur du mest effektivt kan hjälpa dem att nå alla sina mål.
5. Vem är egentligen kunden?
Om du arbetar på en byrå är jag säker på att detta har hänt dig. Jag vet att det har hänt mig fler gånger än jag kan räkna! När du vinner ett projekt har du kontakt med en eller kanske ett par personer, men när arbetet väl har påbörjats börjar plötsligt andra personer dyka upp från ingenstans för att lämna synpunkter och fatta beslut.
Jag klandrar inte kunder för att de låter många kockar vara med i köket – det kan handla om internpolitik, eller så vill den ursprungliga samarbetspartnern kanske få en andra (eller tredje, fjärde eller femte) åsikt om arbetet så att de inte ensamma behöver ansvara för slutproduktens framgång. När allt kommer omkring måste vi komma ihåg att dina kunder i många fall investerar mycket tid och förtroende i ditt team och har rätt till en viss grad av delaktighet i arbetet.
Oavsett orsaken anser jag personligen att du kan hantera detta ibland frustrerande fenomen med ”fler och fler kunder” genom att helt enkelt fråga redan från början: ”Vems åsikt är viktig? Finns det ytterligare intressenter som kommer att involveras för att lämna synpunkter längre fram?”
På så sätt kan du inte bara vara förberedd på tumultet om det skulle uppstå, utan också vid behov varsamt påminna din primära kund om att hon gick med på att du endast skulle ta emot synpunkter från 2–3 personer, och att du nu när 10 personer kommer med sina egna åsikter kanske står inför en omfattningsglidning.
6. Vem är kontaktpersonen?
Den här frågan kan verka överflödig om du redan arbetar med ett till synes engagerat projektteam, men det är oerhört viktigt att fastställa vem som är projektets HUVUDSAKLIGA kontaktperson vid nödsituationer och för slutgiltiga beslut.
Och en extra projektledningsfråga: ta reda på vilken kommunikationsmetod personen föredrar. E-post? Kontorstelefon? Mobiltelefon? Det sista du vill behöva oroa dig för om något går snett i ett projekt är vem du ska kontakta och om personen ens kommer att läsa ditt e-postmeddelande.
7. Vem utför arbetet?
De flesta projektfrågorna på den här listan är sådana som du kommer att ställa till dina kunder eller intressenter, men den här frågan är oerhört viktig och handlar helt och hållet om ditt interna team. Kanske ansluter du till ett projekt där du redan känner formgivarna, utvecklarna och så vidare, eller så har du precis börjat på ett nytt företag där du inte känner en enda person!
Oavsett vilket bör du så snart du bemannas på projektet se till att rätt personer arbetar med uppgiften. Har alla de färdigheter som krävs för att slutföra arbetet i tid och inom budget? Behöver någon i teamet ytterligare utbildning eller stöd? Har du tillsatt alla roller som behövs och undersökt möjligheten att anlita entreprenörer eller frilansare om du behöver extra hjälp? Om så är fallet är det viktigt att överväga strategier för hur du ska hantera entreprenörer för att säkerställa att deras arbete överensstämmer med projektets mål.
8. Vem är målgruppen för arbetet?
Ofta tänker vi inom projektledning på varje projekt som om det hade två uppsättningar intressenter – kunden eller personen som beställer arbetet, och teamet eller personerna som utför arbetet. Men det finns vanligtvis en tredje och ibland tyst grupp av intressenter – målgruppen, konsumenten, mottagaren eller användaren som kommer att interagera med, köpa eller ta del av arbetet när det är färdigt.
Målgruppen för ditt arbete är oerhört viktig. Vissa projekt ger möjlighet att genomföra enkäter eller undersökningar för att lära sig mer om konsumenten i andra änden av ditt projektarbete, men om så inte är fallet kan du fortfarande ställa den här frågan till kunden, ditt team och dig själv: vem bygger vi det här för, och vad är viktigt för dem? Svaren på dessa projektledningsfrågor kommer utan tvekan att hjälpa dig att hålla fokus på vad du verkligen försöker åstadkomma.
9. Har det här gjorts tidigare?
Även det mest innovativa, unika och anmärkningsvärda arbetet i vår bransch bygger vanligtvis vidare på eller hämtar inspiration från något som har gjorts tidigare. Det finns ingen anledning att skämmas för att se vad som redan har gjorts inom området eller av liknande organisationer när du får i uppdrag att genomföra ditt nya projekt!
Att fråga dina intressenter (kunder OCH interna team) vilka andra projekt som har genomförts tidigare och som ditt team kan inspireras av eller lära sig från är ett utmärkt sätt att få alla entusiastiska inför det kommande arbetet, få nya idéer och hålla koll på konkurrenterna. Jag tycker om att be kunder visa mig exempel på produkter eller projekt som inspirerar dem, så att mitt team vet vad vi ska sträva efter och förhoppningsvis kan överträffa förväntningarna.
10. Vad kan komma i vägen?
Tro det eller ej, men jag tror att det här kanske är min favoritfråga att ställa när jag börjar ett nytt projekt. Det kan verka lite rörigt att gå igenom alla potentiella problem som ni kan möta som team när ni ger er in i det här arbetet, men jag tycker att det att tillsammans på ett ansvarsfullt sätt identifiera potentiella hinder för framgång inte bara är en övning i ödmjukhet – att erkänna att något förr eller senare kommer att gå fel – utan också verkligen kan hjälpa er att vara förberedda när det ögonblicket kommer.
Förhoppningsvis har du redan skyddat dig mot vanliga fallgropar – bemanning, tidsplan, budget, tekniska specifikationer och så vidare – men vad mer kan komma i vägen för att allt ska ske enligt planen? Samla teamet och fråga dina intressenter vad de ser som potentiella hinder för framgång – eller vilka hinder som redan har uppstått – och försäkra sedan alla om att du som PM är informerad om dessa problem och redo att hantera dem om de skulle dyka upp igen.
Eftersom saker kan komma i vägen, eller hur?
Vad tycker du?
Finns det några viktiga frågor som vi inte nämnde? Berätta för oss i kommentarerna. Vi rekommenderar också att du tittar på vår lista med frågor att ställa till kunder under ett förberedande möte inför ett projekt.
Hör mer från Joanna i hennes podcastavsnitt här!
Och om du letar efter ännu fler användbara insikter kan du läsa den här artikeln: Vi har makten: Så påverkar DPM:er arbetssätt
