Så väljer du rätt volontäruppdrag för att utvecklas i din projektledarkarriär

Läs transkriptet:

Vi testar att transkribera våra poddavsnitt med hjälp av ett datorprogram. Ha överseende med eventuella stavfel eftersom roboten inte är korrekt 100 procent av tiden.

Galen Low: Hej allihop, tack för att ni lyssnar. Jag heter Galen Low och arbetar med The Digital Project Manager. Vi är en gemenskap av digitala yrkesverksamma med uppdraget att hjälpa varandra att utveckla våra färdigheter, bli tryggare och skapa kontakter, så att vi kan öka värdet av projektledning i en digital värld. Om du vill höra mer om det kan du gå till thedigitalprojectmanager.com/membership.

Okej, i dag fortsätter vi samtalet om volontärarbete och hur man väljer rätt volontärroll för att få den projektledningserfarenhet som tar en dit man vill. Och en liten förvarning: ibland är de bästa rollerna för att få erfarenhet av projektledning inte projektledarroller alls.

Med mig i dag har jag två drivna personer från den internationella projektledningsvärlden, Yasmina Khelifi och Mayte Mata Sivera. Yasmina är senior projektledare inom telekombranschen, poddare och engagerad bloggare. Mayte är chef för en projektledningsenhet inom detaljhandeln och även en flitig föreläsare. Tillsammans har de precis publicerat en bok om just det här ämnet. Den heter Volontärresan till projektledarskap.

Yasmina, Mayte – stort tack för att ni är här i dag.

Mayte Mata Sivera: Tack för att ni bjöd in oss.

Yasmina Khelifi: Tack så mycket, Galen.

Galen Low: Jag sa det i introduktionen, men jag vill förtydliga för lyssnarna.

Vi har haft ett par avsnitt om volontärarbete. Anledningen till att jag fortsätter att återkomma till ämnet är att det är så viktigt i de samtal jag har med människor. Det handlar om moment 22: alla vill ha erfarenhet av projektledning, men för att få erfarenhet av projektledning måste man redan ha erfarenhet av projektledning.

Vad kan jag göra för att ta mig ur det? Hur kan jag få ett bra fotfäste i min karriär som projektledare? Ofta är svaret att volontärarbete faktiskt är ett utmärkt sätt att bygga erfarenhet som gör att du blir uppmärksammad och kan få de rollerna.

Hittills har vi pratat om volontärarbete för att få erfarenhet av projektledning. Men i dag tänkte jag att vi kunde öppna upp ämnet lite, sätta ett internationellt perspektiv på det och prata om den närliggande erfarenhet man kan få. Det handlar inte bara om att leta efter volontäruppdrag som projektledare, eftersom de förmodligen är färre än man tror. Det handlar också om hur vi väljer rätt möjlighet för att få rätt färdigheter – sådana som för karriären framåt och gör att vi inte fastnar i moment 22.

Jag tänkte börja direkt med en fråga till er båda: Vilken är den mest oväntade volontärroll ni har haft, som sedan hjälpte er att utveckla en färdighet som blev avgörande i karriären?

Mayte Mata Sivera: Jag tar den här, eftersom jag brinner för volontärarbete. En av mina första möjligheter när jag flyttade till Utah var att arbeta som volontär för TEDxSaltLakeCity.

Det är ett lokalt TED-evenemang. Alla tänker: ”Herregud, Mayte arbetar som volontär där.” Ja, jag var projektledare. Vi hade många möten och många tidsplaner, men min första praktiska uppgift dagen före evenemanget var att fylla vattenflaskor. Jag tillbringade två eller tre timmar i ett rum med att rengöra flaskor, fylla dem med vatten och förbereda dem för deltagarna.

Jag tog många bilder eftersom jag ville minnas det. Det var viktigt för mig eftersom jag gjorde det tillsammans med en annan person. Vi knöt ett starkt band, och hon hjälpte mig att lära känna själva evenemanget dagen därpå. Men min första praktiska aktivitet vid ett evenemang var alltså att fylla vattenflaskor. Det spelar ingen roll om aktiviteten är stor eller liten – du kommer att lära dig något genom att göra den.

Särskilt om du gör den med glädje och ett öppet sinne.

Galen Low: Jag älskar det, eftersom det också handlade om relationen till människorna omkring dig. Det spelade egentligen ingen större roll vad du gjorde. Jag föreställer mig att de flesta av dina projekt och ditt dagliga arbete inte går ut på att rengöra och fylla vattenflaskor. Men redan möjligheten att knyta band till någon, lära sig om evenemangen och utveckla förmågan att utforska något nytt – vad säger du om det?

Mayte Mata Sivera: Det var 3 000 flaskor. 3 000 vattenflaskor på två eller tre timmar. Det var roligt, kan man säga.

Galen Low: Vilken var den viktigaste färdigheten du fick med dig?

Mayte Mata Sivera: Förutom att öppna och rengöra flaskor …

Yasmina Khelifi: Tålamod, förmodligen.

Galen Low: Jag tänkte säga uthållighet. Ja, envishet.

Mayte Mata Sivera: Nej, jag tycker att det lärde mig att bli helt fokuserad på deltagarnas upplevelse.

Jag ville verkligen att deltagarna skulle ha färskt vatten. Jag insåg hur viktigt det är att ge service åt andra människor och att de små sakerna spelar roll. När vi delade ut vattenflaskorna blev människor väldigt glada, eftersom de slapp köpa vatten. Det blev nästan som en souvenir med företagets logotyp.

Det hjälpte mig verkligen att utvecklas i volontärgruppen.

Galen Low: Jag älskar det. Att förstå att sådant som verkar litet faktiskt spelar stor roll. Det kan man ta med sig överallt.

Yasmina, hur är det med dig? Har du några intressanta volontärberättelser?

Yasmina Khelifi: Min berättelse är kanske mindre dramatisk än Maytes, men du pratade om att lära sig nya saker. Det var också det jag upptäckte genom volontärarbete, något som jag blev väldigt engagerad i. Jag behövde skapa grafik för sociala medier. För mig var det helt nytt, eftersom det inte är mitt område. Jag arbetar inte med kommunikation i mitt vanliga arbete. Jag är projektledare, så jag arbetar med kommunikation, men inte med företagskommunikation.

Därför behövde jag lära mig. Det var helt nytt och jag kände mig inte särskilt bekväm i början, men någon behövde göra det eftersom grafikern hade slutat. Jag tänkte: ”Okej, varför inte prova?” Vi hade ett program, så jag tänkte att vi kunde testa det.

Det fanns mallar som vi kunde anpassa. Samtidigt kunde vi hjälpa andra att komma in i arbetet, eftersom grafikern hade använt särskilda tekniska verktyg som inte alla behärskade. Det blev också ett sätt att dela kunskap inom gruppen.

Galen Low: Jag gillar verkligen den kommunikationsvinkeln. Jag älskar berättelser, särskilt volontärberättelser där man först tänker: ”Jag vet inte hur man gör det här. Jag är rädd för att försöka. Ingen annan finns här, så jag måste göra det.” Och sedan lär man sig. Det är en stor färdighet i sig.

Jag gillar också kommunikationsperspektivet. Du satte dig inte bara ner och tänkte: ”Jag gör lite grafik och sedan är uppgiften klar.” Du funderade på varför det var viktigt, hur det kunde förbättra ditt sätt att kommunicera och hur du kunde utvecklas.

Du arbetar kanske inte i Photoshop eller Canva varje dag, men nu har du åtminstone självförtroendet att kliva fram när någon behöver skapa grafik för sociala medier. Du vet att du kan lära dig programvara och att du förstår kommunikation.

Du kan räcka upp handen och säga: ”Jag tar det här.” Jag tycker att det är en mycket intressant och användbar färdighet.

Yasmina Khelifi: Precis. Och något som också är viktigt – vilket vi säkert återkommer till – är att jag inte gjorde det ensam. Jag ingick i ett projektteam. Andra kunde ge mig återkoppling, hjälpa och stötta mig, så att jag kunde rätta till och förbättra resultatet.

Galen Low: Jag gillar tryggheten i det, och gemenskapen. Det finns säkert volontäruppdrag där man placeras ensam och förväntas leverera något perfekt, men i många fall finns det en särskild förståelse eftersom du är volontär.

Vi betalade dig inte för att du redan var expert. Du erbjöd dig att göra det, vi behövde stöd och vi visste att du skulle lära dig. I slutändan gör vi så gott vi kan. Det är ett fantastiskt sätt att lära sig en ny färdighet utan samma press som i andra sammanhang.

Jag tänkte zooma ut lite. Ni har samarbetat och skrivit en bok om volontärarbete, vilket på många sätt är något ovanligt. Jag ser inte särskilt många böcker om volontärarbete, trots att ämnet är så viktigt. Vad motiverade er att börja er volontärresa, och vad fick er att skriva en bok om den? Det är inget litet arbete.

Yasmina Khelifi: För mig började volontärresan eftersom jag behövde fler utmaningar utanför arbetet. Jag kunde inte riktigt formulera det då, men i efterhand förstod jag det. Jag kom ihåg att en utbildare inom PMP hade sagt att man kunde arbeta som volontär i sin lokala avdelning. Då tänkte jag: ”Varför inte prova?”

När det gäller boken ville jag försöka ge människor svar på de frågor jag själv hade när jag började. Jag visste ingenting och hade många frågor, men jag vågade inte ställa dem.

Galen Low: Det är en resa höljd i mystik.

I den kultur jag kommer från säger man: ”Du borde volontärarbeta.” Men sedan kommer frågan: ”Okej, vad gör jag nu?” Många fastnar faktiskt redan på steg ett. Hur hittar jag rätt möjlighet? Vad kan jag förvänta mig? Vilka mål har jag? Det finns inte så mycket samtal om det. Därför uppskattar jag verkligen att ni ville besvara de frågorna på ett sätt som når många människor.

Mayte, hur började din resa och varför är volontärarbete viktigt för dig?

Mayte Mata Sivera: Min resa började verkligen när jag flyttade till Utah.

Jag var mellan två jobb och kände ingen. Jag letade efter en plats där jag kunde känna att jag hörde hemma och träffa människor. Jag hade inga vänner och kände mig vilsen. Jag behövde ett nätverk och stöd. Då hittade jag TEDxSaltLakeCity och den lokala PMI-avdelningen. Jag tyckte om TED:s uppdrag och värderingar, och eftersom jag hade tagit min PMP-certifiering tänkte jag att PMI kunde vara en plats där jag träffade människor med liknande tankesätt.

När det gäller boken ville jag dela med mig av kunskap. Det har jag alltid velat göra. När jag studerade undervisade jag andra och hjälpte dem att öva på mitt språk. Boken blev ett fint sätt att visa andra hur man kan göra detta på rätt sätt.

Det var en mycket givande erfarenhet att kunna dela allt detta. Boken är inte en memoar om hur jag fyllde vattenflaskor eller skapade grafik. Den kan hjälpa många att förstå värdet i sådana erfarenheter och använda färdigheterna på arbetsplatsen.

Galen Low: Jag gillar verkligen det. Allt verkar också kretsa kring gemenskap: att dela kunskap och vara tillsammans.

Människorna man träffar är en annan viktig del. Det handlar om nätverkande. De kan hjälpa dig att utvecklas eller upptäcka möjligheter som du aldrig hade hittat på egen hand.

Mayte Mata Sivera: Ja, vi håller fortfarande kontakten. Hon flyttade till en annan delstat, men vi skickar fortfarande meddelanden på födelsedagar och liknande. Det är ett kommande evenemang på måndag, och jag ska gå dit för första gången som deltagare efter att ha arbetat som volontär där i sex år. Jag är lite nervös. Jag vet inte hur det känns att vara deltagare. Jag kanske sitter hela tiden, eller så springer jag bakom scenen om jag ser något jag kan hjälpa till med.

Jag har köpt mina biljetter och ska umgås med alla som deltagare.

Galen Low: Fantastiskt. Nu kan du bedöma vattenflaskorna.

Mayte Mata Sivera: Ja, jag hoppas att de har sådana den här gången.

Galen Low: Jag vill säga till lyssnarna att jag var väldigt frestad att försöka få med hela er bok i det här poddavsnittet. Det var helt enkelt för mycket. Jag lägger en länk i programanteckningarna, och ni har generöst gett våra lyssnare rabatt. Jag lägger in koden där också. Vi ska se till att ni kan få tag på boken, eftersom jag håller med om grundtanken: vi bör dela kunskap. Det ska inte vara något hemligt, utan något som människor har tillgång till så att alla kan vinna på det.

Jag vill byta ämne lite. När vi förberedde det här insåg jag att jag utgår från ett mycket nordamerikanskt perspektiv. Där ses volontärarbete ofta som en förväntad övergångsritual. Ibland hjälper det en att komma in på universitet eller få ett arbete. Men volontärarbete betraktas faktiskt olika i olika regioner och kulturer.

Ni intervjuade många människor från hela världen om deras erfarenheter. Vilken intressant insikt fick ni om hur volontärarbete fungerar i olika regioner och kulturer?

Yasmina Khelifi: Du har rätt. Mitt team och jag intervjuade över 100 volontärer och genomförde även undersökningar för att få verkliga data utöver våra erfarenheter och berättelser. Syftet var inte att göra en formell studie av exakt hur volontärarbete uppfattas i olika kulturer.

Jag kan tala om min egen franska kultur. När jag gick i skolan värderades volontärarbete inte alls i utbildningen. Vid den första anställningsintervjun kunde man säga: ”Jag har arbetat som volontär i en projektorganisation.” Svaret blev ungefär: ”Jaha, och?” I Frankrike är människor mycket fokuserade på examina och yrkeserfarenhet. Det kanske har förändrats nu när världen blivit mer global.

I boken intervjuade vi bland annat en person från Argentina. Han berättade att människor blev mycket förvånade när han började arbeta som volontär. De frågade: ”Varför ska du arbeta gratis?” Den inställningen var inte självklar.

I Frankrike var min bild dessutom att volontärer oftast var pensionärer. När de gick i pension tänkte de: ”Jag måste göra något och hålla mig sysselsatt.” Därför började jag volontärarbeta ganska sent jämfört med dig, Galen.

Galen Low: Det är verkligen intressanta perspektiv. Man måste också räkna med att träffa människor som inte försöker göra samma sak som man själv. Alla är inte där för att bli projektledare. De kan vara där för att de var uttråkade eller ville hjälpa till.

En arbetsgivare kanske inte bryr sig om volontärarbete, eller så gör den det. Men det viktiga är ofta erfarenheten och hur du beskriver den. Du har inte bara läst om något – du har faktiskt gjort något. Även i Frankrike, där man fokuserar på meriter och erfarenhet, hör volontärarbete hemma i erfarenhetskategorin.

Hur hittar man då rätt möjlighet? Vad gör en volontärroll till rätt val och hur kan en blivande eller nuvarande projektledare hitta möjligheter som stämmer överens med målen?

Yasmina Khelifi: I vår bok, Volontärresan till projektledarskap, försöker vi hjälpa människor att hitta rätt volontärroll. Vi börjar med att be dem identifiera sina SMART-mål. Vad vill du lära dig? Vad vill du uppnå? Det är ett steg.

Det är också viktigt att förstå vilka roller som finns. När jag började volontärarbeta visste jag ingenting om de olika rollerna. Därför beskriver vi roller som bidragsgivare, projektledare, styrelsemedlem och global volontär. Tillsammans med Mayte tog vi även fram en modell som vi kallar volontärmodellen. Den hjälper läsaren att koppla ihop SMART-målen med volontärrollerna.

Mayte Mata Sivera: Något jag vill påminna lyssnarna om är att hitta något som verkligen ger glädje. Volontärarbete ska inte bara vara ännu en punkt på att-göra-listan: tvätta, gå ut med hunden, handla. Det ska också belöna dig och ge dig glädje.

Vi lever i en värld med problem på jobbet och kanske utmaningar i familjen. När du fyller i modellen ska du därför komma ihåg att lämna plats för ett leende. Om det ger dig glädje och du brinner för ämnet har du hittat något värdefullt.

Galen Low: För många människor är volontärarbete något förväntat eller en plikt – en ruta som ska kryssas i. Men det behöver inte vara så. Att hitta något som faktiskt gör skillnad i en fråga du bryr dig om blir en helt annan upplevelse. Relationerna du bygger blir förmodligen också mer intressanta och långvariga.

Det kan hända att svaret inte är: ”Jag vill bli projektledare inom programvara, så jag måste hitta ett volontäruppdrag som projektledare inom programvara.” Du kanske i stället hittar en sak du bryr dig om, träffar människor från programvarubranschen eller utvecklar färdigheter som hjälper dig att nå målet. Det behöver inte vara bokstavligt.

Yasmina Khelifi: Det Mayte sa om glädje är mycket viktigt. Jag har arbetat som volontär i olika avdelningar och ibland sett människor som absolut ville bli styrelsemedlemmar. De ville ha titeln bredvid sitt namn, men när de väl fick rollen blev de flaskhalsar eftersom de inte hade tid. De förstod inte att de behövde engagera sig, fatta beslut och ge återkoppling.

Det är frustrerande att samarbeta med sådana personer. Man måste välja en roll som man faktiskt har tid att utföra. Det är en investering. Även om du arbetar utan lön investerar du tid. Du måste veta vad du vill få ut av den tiden och se till att den betyder något för dig.

Galen Low: Att välja en roll man har tid för är verkligen viktigt. Man arbetar kanske gratis, men tid är fortfarande en resurs. Man investerar tid, måste avsätta tid och behöver veta vart den tiden ska föra en.

Jag vill återkomma till vad jag tror blir avsnittets titel: det är inte alltid erfarenhet av volontärarbete inom projektledning som hjälper dig som projektledare. Vi har talat om att fylla vattenflaskor och skapa grafik. Hur tar man den erfarenheten och beskriver den i sin profil, sitt CV eller en anställningsintervju? Hur översätter man den till något användbart för att bli projektledare?

Mayte Mata Sivera: Sedan dess har jag blivit mer uppmärksam på detaljer. Jag behövde placera flaskorna rätt. Jag ville inte att någon skulle säga: ”Det här vattnet har läckt.” Det finns alltid något att lära sig.

Yasmina Khelifi: Mayte hade redan mycket empati, men volontärarbetet hjälpte henne också att få nya perspektiv på andra människors arbete. Om någon i ditt team ska fylla vattenflaskor under ett evenemang vet du hur mycket arbete det faktiskt kräver.

Det hjälper dig att utveckla andra perspektiv och att lära dig nya saker. Du tränar på att säga: ”Nu gör jag något helt annorlunda. Jag kanske inte är särskilt bra i början, men jag accepterar att göra misstag och lära mig längs vägen.”

Galen Low: Ibland behövs ett utifrånperspektiv för att förstå hur en erfarenhet kan översättas till något som hjälper dig att nå dina mål. Man kan fråga någon annan vad de tycker att man fick med sig.

Yasmina, hur skulle du beskriva din erfarenhet av grafisk design ur ett projektledarperspektiv?

Yasmina Khelifi: Jag blev mer uppmärksam på bilder och på budskapet i presentationerna. Jag fick också större självförtroende när jag skapade bilder och presentationer. Vid ett tekniskt evenemang gjorde jag till exempel en liten affisch. Det krävdes inte, men jag tänkte att jag kunde göra den själv. Den satt i hallen när människor anlände.

Volontärarbete innebär att lära sig nya saker och träffa nya människor. Nätverkande var också något kulturellt för mig. Jag visste inte riktigt vad nätverkande betydde. När man volontärarbetar träffar man människor, pratar naturligt och gör något tillsammans. Man lär sig att snabbt lära känna människor.

Mayte och jag hade arbetat tillsammans i ungefär två år innan vi träffades personligen. Vi skrev artiklar, höll webbinarier, gjorde en podd och fick idén till boken – allt virtuellt. Varför? För att vi var en del av en gemenskap.

Galen Low: Jag älskar det. Jag insåg inte hur lång den resan varit. Ni hade inte träffats ansikte mot ansikte förrän förra året.

Mayte Mata Sivera: Vi träffades på en projektledningskonferens och kramade äntligen varandra. Vi hade haft alla dessa videosamtal och arbetat med utmaningen att vara åtta timmar ifrån varandra. Det hjälpte oss också att samarbeta bättre med distansteam. Det är alltid en lärorik erfarenhet.

Galen Low: Jag älskar det.

En annan sak jag tänker på är varumärken. Mayte, du nämnde TEDx. Ibland är vi väldigt imponerade av stora namn. Men när man bryter ner det handlar det om de små detaljerna som skapar en bra upplevelse. TED står för hög produktionskvalitet och genomtänkta lösningar. Det är en helhetsupplevelse.

Oavsett vilken roll du hade förstod du pressen att leverera en fantastisk upplevelse. Det handlar om vattenflaskor, att visa människor till deras platser och många andra saker. Att arbeta på den nivån är en intressant del av volontärerfarenheten.

Mayte Mata Sivera: Varje liten sak bidrar till framgången. Man inser att man måste vara uppmärksam på detaljer. Ibland uppstår situationer med hög press: det börjar regna, människor ska flyttas från lunchen utomhus eller så måste ett piano flyttas och man undrar vem som kan hjälpa till.

Det är sådana små saker och pressade situationer som lär dig att bli smidigare och mer anpassningsbar. Sedan hjälper det dig att bli en bättre projektledare.

Galen Low: Jag älskar den där anpassningsförmågan när saker inte går enligt plan. Projekt fungerar inte alltid perfekt. Vi behöver färdigheter som inte alltid står i en lärobok: att vara flexibel, bygga nätverk, samarbeta och åstadkomma något bra.

Mayte Mata Sivera: Jag älskar det här samtalet. Det verkar som att ni också brinner för ämnet, och jag har verkligen roligt.

Galen Low: Jag har också roligt. Jag har förmodligen aldrig arbetat som volontär, men efter det här samtalet ångrar jag det. Det fanns säkert många möjligheter att använda min tid mer produktivt tillsammans med andra i stället för att försöka göra allt ensam.

Jag är helt övertygad nu. Alla tips ni har delat med er av är fantastiska. Jag kommer absolut att länka till boken nedan. Yasmina och Mayte är dessutom mycket synliga, åtminstone i mitt LinkedIn-flöde. Om du vill följa vad de gör rekommenderar jag att du följer dem. Ni har alltid något på gång och delar mycket kunskap. Tack så mycket för att ni ville vara med.

Mayte Mata Sivera: Tack.

Galen Low: Då var det klart. Som alltid: om du vill delta i samtalet med över tusen likasinnade projektledningsentusiaster kan du gå med i vår gemenskap. Besök thedigitalprojectmanager.com/membership för att läsa mer. Om du tyckte om det du hörde i dag, prenumerera gärna och håll kontakten på thedigitalprojectmanager.com. Tack för att du lyssnade, och på återhörande.