Så hjälper du projektteam att omfamna och lyckas med projektpresentationer

Läs transkriberingen:

Vi testar att transkribera våra poddar med hjälp av ett datorprogram. Ha överseende med eventuella stavfel eftersom boten inte har rätt 100 procent av gångerna.

Galen Low: Det är presentationsdag. Allt är igång och det mesta går ganska bra. Nåja, det går okej. Okej, egentligen går det ungefär lika bra som en bilkrasch i slow motion.

Ravin läser från bilderna igen. Florence ser ut att mumla för sig själv mer än att demonstrera den nya personaliseringsfunktionen. Och du – du glömde dina anteckningar någonstans på tåget och har improviserat.

På mottagarsidan är stämningen bland intressenterna … förvirrad. Otålig. Oengagerad. Den goda nyheten är att det snart är över och att vi alla kan låtsas som att det aldrig hände.

Men så är det inte alls. Projektet fortsätter, nästa sprintgenomgång är om två veckor och även om du hoppar av just nu väntar fortfarande många affärspresentationer på dig.

Om du har gett upp och accepterat att projektpresentationer med ditt team är dömda att bli plågsamma och oundvikliga avbrott mellan projektarbetet, fortsätt lyssna.

Vi ska prata om hur du får ditt team att lyckas med projektpresentationer samtidigt som ni lägger mindre tid på förberedelser.

Hej allihop, tack för att ni lyssnar. Jag heter Galen Low och arbetar med The Digital Project Manager. Vi är en gemenskap av digitala yrkesverksamma med uppdraget att hjälpa varandra att bli skickligare, tryggare och mer sammankopplade, så att vi kan förstärka värdet av projektledning i en digital värld. Om du vill höra mer om det kan du gå till thedpm.com/membership.

Okej, i dag pratar vi om den mörka konsten att presentera projektarbete och om hur projektledare kan hjälpa sina projektteam att rama in sitt arbete på ett sätt som ledande intressenter förstår, utan att lägga massor av tid på förberedelser.

Med mig i dag har jag Renaud Taburiaux, tidigare projektledare på byrå, författare och respekterad presentationscoach för yrkesverksamma på alla nivåer i en organisation – från tekniska arkitekter till företagsledningen.

Renaud, stort tack för att du är med mig i dag.

Renaud Taburiaux: Tack för att jag fick komma. Jag ser fram emot att prata med din gemenskap och din publik om det här svåra ämnet som gör många av oss väldigt stressade.

Galen Low: Jag är glad att du nämnde det, eftersom det här är ett avsnitt där du och jag samlades och sa: här är några viktiga ämnen kring presentationer.

Vi tog med dem till vår gemenskap och fick in några frågor från medlemmarna – sådant de kämpar med när det gäller att presentera projektarbete, presentationer i allmänhet, att tala inför publik och affärs- och yrkeskommunikation i stort. Tack för att du förberedde dig med mig i förväg så att vi kunde få med några av dem här.

Sedan fick vi dessutom ett helt hav av andra frågor, som vi kommer att besvara inom vår gemenskap. Det ser jag verkligen fram emot.

Renaud Taburiaux: Ja, det är riktigt bra frågor. Man kan se att många kämpar med det här ämnet. Därför är det bra att människor inte är rädda för att be om hjälp när de inte vet hur de ska göra. Det är väldigt uppmuntrande.

Galen Low: Verkligen. Gemenskapens kraft.

Okej. Jag vill börja med min stora fråga. Den viktigaste frågan som på sätt och vis sammanfattar allt detta för mig är: Varför är presentationer så viktiga inom projektledning, och om de är så viktiga – varför lärs de då inte ut?

Renaud Taburiaux: Okej, varför är det viktigt? Jag tror att projektledare i din gemenskap, men även alla typer av chefer, ofta måste leda utan formell auktoritet. Det har vi gjort i många år. Vi känner till det. För att leda utan auktoritet måste du påverka och övertyga människor, särskilt i dag.

Det blir allt mer deltagarbaserat. Du tvingar inte människor att göra sitt jobb eller följa backloggen och liknande. Du måste övertyga dem om att göra det och visa värdet bakom. Det är mer deltagarbaserat och sker i större skala. Vi har ofta enorma team. Vi kanske talar om SAFe-metodik, där hundratals personer arbetar med samma applikation.

Därför måste du övertyga människor, inte bara en och en. Det måste fungera i stor skala. Och ofta sker det på distans. Det är inte längre förvånande att arbeta med människor i Indien, Kanada eller Brasilien. Att övertyga och påverka är alltså centralt i ditt arbete. Presentationer är ett av de viktigaste verktygen för det. Återigen, inte en person i taget utan många samtidigt. Därför är det viktigt att lyckas med presentationen, men det är inte alltid din enda uppgift.

Du har annat att göra. Därför är det bra att inte slösa tid och att vara så effektiv som möjligt när vi förbereder presentationerna.

Galen Low: Jag gillar att du tog det dit, för i mitt huvud tänkte jag på en presentation – att stå och leverera i ett styrelserum.

Du talar med din verkställande sponsor eller en grupp intressenter. Men det är inte bara det, eller hur? Att presentera är egentligen att dela en idé och få människor att ställa sig bakom den. De som säger ”jag hatar att stå framför ett rum och presentera” presenterar faktiskt varje dag som projektledare.

Vi presenterar idéer för vårt team. Vi använder påverkan och ledarskap för att samarbeta och föra fram idéer till varandra. Jag gillar verkligen att du tog det dit. Det hade jag inte ens tänkt på.

Renaud Taburiaux: Du måste hjälpa dem närmare målet, det du försöker uppnå, men alla känner inte till det.

Alla har inte samma överblick och kunskap som en projektledare eller personalansvarig. Du har en verklig överblick över vad alla gör. De behöver ha en gemensam vision för att kunna arbeta effektivt. Så ja, vi presenterar varje dag. Det behöver inte handla om bilder. Jag nämnde inte bilder alls när jag talade om presentationer.

Det handlar verkligen om att dela en idé, dela budskap och berätta en historia. Det kan se ut på många sätt, men vi gör den här typen av presentationer varje dag.

Galen Low: Jag gillar det. Det tar också udden av den ”formella” presentationen. Precis. Det är bara som all annan presentation du gör varannan dag – samma färdigheter används.

Renaud Taburiaux: Ja. I slutändan är det bara en presentation. Även om du ska presentera för företagsledningen är det bara en presentation. Dina bilder och hur du presenterar kommer inte ensamma att avgöra om du lyckas med det du försöker åstadkomma. Du kan alltid återhämta dig genom diskussionen, mer interaktion och samtal enskilt och så vidare.

Stressa inte upp dig för mycket över presentationer. Som du säger gör vi dem ofta väldigt officiella. Vi skriver gärna modeord i manus och liknande. Det behöver inte vara så. Det måste vara människa till människa. Bilder övertygar inte människor. Människor övertygar människor. Behåll perspektivet. Det är bara en presentation.

Galen Low: Jag gillar det.

Jag vill återkomma till själva färdigheten. Det här var ett hett ämne i vår gemenskap och berörde verkligen en öm punkt. Du och jag pratade i förberedelserummet om utbildningsdelen, och under min resa har väldigt få personer faktiskt satt sig ner med mig och lärt mig att presentera idéer på ett bra sätt. Ändå har det hela tiden varit en förväntan.

Jag tänker bara: varför är det så?

Renaud Taburiaux: Det finns många orsaker, men det är rättvist att säga så. Det är en förväntan. Jag brukar jämföra det med att skriva e-post. Vi antar att människor vet hur man skriver e-post, men vi ser varje dag att människor inte vet hur man skriver korta och raka mejl. I stället blir det väggar av text där huvudbudskapen försvinner någonstans, eftersom de inte ens vet vad de vill fråga.

Vi antar, skulle jag säga, att det lärs ut på universitetet. Men egentligen lär man sig inte särskilt mycket om affärspresentationer där. På universitetet lär du dig akademiska presentationer. Det lärs också ut på vissa företag, men ofta på ett dåligt sätt. Jag kommer inte att få många nya vänner här, men när läraren är komiker är det bra för framförandet, självförtroendet, rösten och stresshanteringen. Men det är inte en affärspresentation. De berättar inte hur du strukturerar ditt budskap eller vilka kognitiva bias du bör undvika eller utnyttja. Vi lär oss om det, men på fel sätt.

En sista sak: det är inte alltid ditt fel. Det finns också många dåliga exempel. När du ser vad ledningen och företagsledningen presenterar – allmöten och liknande – eller vad kommunikations- och HR-avdelningen presenterar, borde de veta bättre. Men ofta är det fruktansvärt.

De läser det som redan står på bilden. De ägnar sig åt någon sorts karaoke. De vet inte riktigt vad de vill säga. Du förstår vad jag menar. Vi borde se upp till dem när det gäller kommunikation. De borde inte förvänta sig att projektledare och andra ska vara bättre än de själva. Det är deras jobb att kommunicera, övertyga och påverka.

Och eftersom de själva inte heller är utbildade, eller antar att de redan kan, hamnar vi här. Jag skulle säga att presentationer sällan lärs ut, och när de gör det lärs de ut dåligt.

Galen Low: Jag gillar det.

Renaud Taburiaux: Jag kommer inte att få många nya vänner här, men …

Galen Low: Det jag gillar är passionen som kommer fram. Jag tänkte att vi kanske kunde zooma ut lite, eftersom det tydligt är något du har mycket erfarenhet av, en tydlig åsikt om och brinner för – och det faktiskt inte behöver vara så här.

Hur blev du så intresserad av presentationer och kommunikation i en affärskontext? Vilket var ögonblicket som fick dig att inse att fler team behöver fokusera på den här färdigheten och få mer stöd?

Renaud Taburiaux: Det byggde ganska mycket på en händelse. Jag började min karriär på byråer 2010, tror jag, på en kommunikationsbyrå i New York eller Paris.

Där var allt vi gjorde perfekt. Det var smart, roligt och tydligt. Vi hade designers. Alla visste vad de skulle säga eller göra. Sedan flyttade jag efter ungefär fem år till en företagsmiljö. Det var en chock, eftersom jag insåg att kommunikation nästan är ett skällsord där.

Människor tycker inte om att göra det. När de säger ”han ansvarar för kommunikationen” blir reaktionen ungefär: ”Jaha, det där är politik, eller så får någon som inte vet hur man gör sköta kommunikationen.” Jag upptäckte att många inte ens försökte kommunicera bra. De undvek det.

Och jag pratar inte bara om presentationer, utan om kommunikation i allmänhet. Det som verkligen störde mig var att vissa försökte igen och misslyckades fullständigt. De lade otaliga timmar på att förbereda bilder och manus, och resultatet blev fruktansvärt. Det var hemskt för dem. De var stressade.

De visste inte vad de skulle säga. Det var hemskt för publiken. Det var verkligen inte ett bra sätt att använda någons tid. När jag kom till företagsvärlden tog jag allt jag kunde från byråarbete, projektledning, UX-design och andra områden jag arbetat inom och försökte tillämpa det på mina egna presentationer.

Det var så jag skapade mitt ramverk, som jag använder i dag och kallar ”Presentationssprinten”. Det hjälper mig att snabbt förbereda effektfulla presentationer. Om jag återgår till din fråga om varför jag brinner så mycket för detta, är svaret att det är frustrerande. Det är frustrerande att människor slösar tid på presentationer som inte behövs eller som är för långa.

Vi har bättre saker att göra än att lägga timmar på våra bilder. Ärligt talat är det slöseri med tid. Vi skulle vara mycket gladare om alla presentationer vi gjorde var korta, tydliga och snabba att förbereda. Därför stör det mig varje dag jag ser en presentation, eftersom jag arbetar med coachning inom kommunikation i allmänhet.

Det handlar alltså inte bara om presentationer. Jag möter detta i många verkliga affärsprojekt. Det plågar mig att se den här typen av slöseri och dålig kommunikation. Vi kan enkelt göra bättre. Vi behöver inte slösa bort det. Det är därför jag brinner för frågan. Förlåt om det blev för mycket.

Galen Low: Nej, det är fantastiskt. Det exemplet är så insiktsfullt, för vi började med att vissa människor inte bryr sig.

Kommunikation är ett skällsord, men när du är den som faktiskt bryr dig och försöker, utan vägledning, lägger timmar på det och misslyckas – samtidigt som andra inte heller uppskattar situationen – blir det oerhört frustrerande. Jag kommer också från byråvärlden och antar att jag på sätt och vis var bortskämd.

Ingen utbildade mig, men jag fick mycket vägledning från mentorer eftersom vi tog historieberättande på stort allvar. Det handlade om att presentera värdet av arbetet, eftersom kunden betalade för det. Därför togs det på allvar. Men tanken att större delen av kommunikationen i en organisation faktiskt är dålig, utan någon tydlig ribba eller standard, är viktig.

Och även om du vill bli bättre är det svårt, eftersom det i princip är de blinda som leder de blinda. Du lämnas ensam i skogen för att försöka förbättra dina presentationer eller din kommunikation utan någon vägledning.

Renaud Taburiaux: Ja. Många kanske inte ser den ansträngning du lägger ner.

Om du inte vet exakt hur du ska göra en kort, tydlig och snabb presentation blir du snabbt omotiverad. Vi talade om Toastmasters i förberedelserummet. Jag går på Toastmasters och ändå är mina presentationer fortfarande förvirrande. Det är fortfarande en vägg av text på bilden.

Jag vet inte hur jag ska göra. Det lilla steg du tar skapar inte mycket värde om du inte vet vilket steg du ska ta eller åt vilket håll du ska gå. Det kan enkelt åtgärdas om du tar ett steg i taget, men vi vet inte hur. Som du sa tidigare har ingen berättat för oss hur man gör. Så ja, frustrationen är verklig.

Det är verkligen irriterande.

Galen Low: Det var en upplysande sak i förberedelserummet, och jag vill ta upp den här också. Du nämnde Toastmasters och jag sa att många i min gemenskap är intresserade av Toastmasters och vill bli bättre presentatörer.

Du nämnde att det lär en att presentera sig själv, men inte nödvändigtvis hur man strukturerar sitt budskap, navigerar bland publikens eller sina egna bias. Det är bara en pusselbit. Det är bra, men det är inte allt.

Renaud Taburiaux: Det är viktigt. Det ger dig övning. Om du inte får möjlighet att presentera i ditt arbete, officiellt på scen eller inför människor, kan du bli ringrostig och får ingen möjlighet att misslyckas och lära dig. Misslyckas på ett tryggt sätt, skulle jag säga.

Så det är bra, men det är bara den sista delen – framförandet, hur du presenterar. Det handlar inte om varför, alltså budskapet, och inte om vad, alltså bilderna. Det handlar om att tala inför en publik om något. Det är viktigt, men jag tvivlar på att det är det de flesta yrkesverksamma behöver just nu för att bli bättre, åtminstone i början.

Galen Low: Låt oss gå vidare. Du har nämnt presentationssprinten och jag är nyfiken. Kan du berätta lite om ditt sätt att se på projektpresentationer? Kanske kan vi ta ett exempel från projektledning. Vad är ett exempel på en projektpresentation som kan vara viktig, och hur skulle du använda ditt ramverk, presentationssprinten, för att göra den så effektfull som möjligt?

Renaud Taburiaux: Absolut. Som projektledare handlar det om publiken, vilken påverkan du vill ha och vilket mål du har. Du gör många presentationer för att få ett godkännande: en budget, en färdplan eller ett nytt projekt. Du kanske vill motivera. Då talar vi om allmöten och ledningsgrupper.

Det är lite annorlunda. Du går mindre in på detaljer och mer in på en inspirerande vision, ett uppdrag och liknande. Du kan också vilja lugna dina intressenter genom att visa vad du gjorde under sprinten eller verksamhetsgenomgången. Det finns alltså många typer av presentationer.

För mig är sättet att göra det enkelt. Det finns tre steg som vi alla känner till: tänk, bygg och leverera. Tänk handlar om varför. Varför presenterar du? Vilka är dina budskap? Vilka är åhörarna? Du måste tänka innan du bygger. Det är en viktig regel som vi alla glömmer. Vi skyndar ofta till PowerPoint eller Google Presentationer och börjar skapa bilder utan att veta vad vi vill säga.

Vi fokuserar på att göra bilder i stället för att skapa mening. Därför ska du verkligen fokusera på detta ”varför”. När du vet varför och har en grundstruktur samt ungefär vilket innehåll du vill dela, bygger du. Byggfasen omfattar manus, innehåll och bilder. Det är själva vadet du ska presentera.

Slutligen har du leveransen. Vi talade om Toastmasters. Det handlar om hur du presenterar, att tala inför publik och även om interaktion, stresshantering och kroppsspråk, eftersom det är en fysisk aktivitet att tala, gå och röra sig. Allt detta måste du lära dig.

Det roliga för mig, när jag jämför byråprojektledning med företagsvärlden, är att vi vet hur man gör den här typen av trestegsprocess. Vi talar om agilitet och UX-design med arbetsflöden, men vi förbereder presentationer enligt vattenfallsmodellen. Vi lägger timmar på dem.

Sedan, när allt är perfekt, delar vi det med någon annan. Så fungerar det inte. Du ska arbeta iterativt och stegvis. Först gör du en översikt, sedan delar du den med kunden eller sponsorn. Därefter arbetar du vidare med innehållet och till sist med designen.

Det är det ramverk jag vill att människor ska använda. Tänk innan du bygger, arbeta långsamt, be om feedback tidigt och förbered hur du ska leverera. Förbered hur du ska interagera, hantera stress och hantera frågor. Det finns mycket att tänka på.

Tänk, bygg, leverera. Vi gör redan allt detta. Du behöver bara tillämpa det du redan kan på presentationssprinten.

Galen Low: Jag gillar det.

För att spela djävulens advokat: i början talade vi om att lägga mindre tid på förberedelser. Vissa som lyssnar kanske tänker att det låter bra, men också att det låter som mer tid än de lägger nu. Hur sparar sprintformatet tid?

Renaud Taburiaux: Det är en helt rimlig fråga. Det kan verka skrämmande, men du behöver inte lägga mycket tid. Om du känner ditt budskap och din publik behöver du inte ha en tre timmar lång workshop. På en minut kan du besvara frågorna.

Det finns ungefär åtta eller nio frågor att besvara innan du öppnar PowerPoint. Det kan ta tio minuter. Problemet är att vi inte gör det utan skyndar till byggfasen. Där slösar vi mycket tid, eftersom vi inte vet vad vi vill säga.

Om du gör alla steg snabbt får du större effekt än om du hoppar över dem. När du redan vet vad du vill säga blir byggandet enkelt. Om du har presentationens struktur på ett papper, en whiteboard eller en digital arbetsyta tar det kanske en eller två timmar att skapa bilderna, om du vill göra dem mer avancerade.

Men du har snabbt en minsta användbara presentation som du kan börja presentera och få feedback på. Du lägger mycket mindre tid och undviker redan investerade kostnader. Om du lägger tid på att finslipa en presentation och den sedan inte passar helheten, eller din chef säger att den är dålig, har du lagt två timmar på ingenting.

Det kan kännas som många steg, men det är bara tre. Du behöver inte lägga mycket tid på varje steg. Om du rusar till byggfasen slösar du tid. Om du inte förbereder leveransen slösar du bort den påverkan du kunde ha haft, eftersom du inte vet vad du ska säga.

Du blir stressad och vet inte hur du ska hantera svåra frågor som du hade kunnat förbereda dig på. Så ja, jag förstår att det kan kännas skrämmande, men det är bara tre steg: tänk, bygg, leverera. Gör alla tre, även snabbt, så blir resultatet bättre.

Galen Low: Det är faktiskt väldigt lätt att känna igen sig i. När du pratade tänkte jag att om jag hade fått en krona för varje bild jag skapat och sedan kastat bort skulle jag vara väldigt rik nu.

Det ligger något i det. Jag tror att vi gillar presentationsmaterial eftersom det ibland känns som tänkande. Särskilt byråmänniskor, som ofta vill ha slagkraftiga budskap. Sedan ser man företagsbilden – PowerPoint-bilden – som en roman komprimerad till en enda bild med så många ord i åtta punkters text.

Det tog lång tid att skapa den. Sedan säger någon: ”Vi behöver inte den bilden.” Den hamnar i bilagan och kastas senare bort.

Renaud Taburiaux: Vad som är ännu värre är när någon säger att vi inte behöver bilden och tar bort den. Tänk om ingen säger något och du till slut presenterar den bilden.

Galen Low: Ja, och då tar tiden slut innan du hinner med det viktiga.

Renaud Taburiaux: Precis. Om du vill lägga tid på din presentation, lägg tiden på att öva. Det är ärligt talat där du får störst effekt. Men det gör vi inte. Vi skriver allt eftersom någon kanske skickar en mall och säger att du måste använda den.

Det finns ett textfält. Då skriver jag allt jag ska säga och ägnar mig åt karaoke. Det känns tryggt och som riktigt arbete, men det är ett sätt att undvika det svåra arbetet med att stanna upp och tänka på vad du vill säga.

Det är svårt om du aldrig har gjort det. Därför är det enklare att kopiera och klistra in en bild från en annan presentation och hoppas att det fungerar. Det gör det kanske, men förmodligen inte.

Galen Low: Jag håller helt med.

Renaud Taburiaux: Jag har aldrig sett en dåligt förberedd presentation som gått bra. Den är oftast hemsk, både för talaren och publiken. Det ska inte vara en situation där den ena vinner och den andra förlorar. Alla ska vinna.

Galen Low: Ja, verkligen.

Jag undrar om vi kan gå djupare in på det tredje steget, leverera. Det är lätt att tänka ”jag dyker upp och gör det”, men för dig innebär leverans att tänka på hur du ska framföra det, öva och repetera. Jag undrar om vi kan ta det till en teamsituation, eftersom många av de presentationer du nämner inte är solouppdrag. Det finns ofta flera presentatörer och flera ämnen som ni måste förbereda tillsammans.

Många som lyssnar har säkert hört ordet repetera. Jag älskar att repetera och prioriterar det, men jag vet att Danny och jag – men du har rätt – det kanske inte är en populär åsikt.

Renaud Taburiaux: Nej.

Galen Low: Det är smärtsamt och tar mycket tid. Många som lyssnar skulle säga: ”Om jag försöker lägga mindre tid på förberedelser låter det som att jag just lade till mer tid för repetition med teamet.” Hur arbetar du med leveranssteget tillsammans med teamet så att ni känner er förberedda utan att sitta inlåsta i ett rum i 36 timmar?

Renaud Taburiaux: Jag ska svara på två sätt. Först om själva förberedelsen av leveransen och sedan om hur man hjälper andra att förbereda sig när det är ett team.

Det är två olika aspekter. Om du lägger mycket tid på att repetera gör du förmodligen inte rätt. Jag tycker om en fullständig repetition. Börja från början och gå hela vägen till slutet utan att stanna. Oftast stannar människor så snart de inte vet vad de ska säga och börjar om. Då repeterar de aldrig den andra delen.

Det är bättre att säga att manuset inte är färdigt och att man har en idé om vad man vill säga, och sedan göra alltihop. Jag brukar säga att presentationen ska vara högst 20 eller 30 minuter. Om den är längre tappar du ändå publiken.

Säg att det är 20 minuter. Repetera en presentation på 20 minuter en gång. Fråga sedan dig själv och de personer som deltar som testpublik: Vad gjorde jag rätt? Vad kan jag förbättra till nästa gång? Nästa gång kan vara nästa repetition eller den riktiga presentationen inför publiken.

Då behöver du 20 minuter plus 10–20 minuters feedback och diskussion efteråt. Det är allt. Problemet är att vi inte repeterar. Många gör en genomläsning. De går igenom bild för bild och säger vad de ska säga, men de säger aldrig orden högt.

När du säger dem högt låter det dåligt, och det är normalt. Du vet inte vilka ord du ska använda, hur övergångarna ska låta eller på vilka ord du ska lägga betoningen. Du vet inte när du ska göra en paus för att visa att ett budskap är viktigt. Det gör vi inte.

Du måste alltså repetera och misslyckas privat så att du kan lyckas inför publiken. Gör en fullständig repetition från början till slut. Om du tappar bort dig eller inte vet vad du ska säga är det ditt problem. Improvisera som du skulle göra på dagen. Du ser direkt vad som fungerar och inte fungerar.

Sedan använder du resten av tiden till att justera. Om du kan göra en ny repetition nästa dag är det bra, men undvik för många repetitioner på samma gång eftersom det är utmattande. Du märker att det blir lättare och bättre ju mer du repeterar, och då känner du dig tryggare.

Du vet exakt vilka ord du ska använda och vilka som inte känns rätt eller låter för skrivna. Vi skriver inte som vi talar. När du skriver ett manus kommer vissa meningar att kännas konstiga. Genom att repetera högt märker du det.

Fram till dess att du har repeterat är allt en hypotes: hur lång tid det tar, vad du ska säga och hur delarna hänger ihop. Du vet inte förrän du repeterar. Därför är det bättre att repetera privat eller med medverkande än inför publiken.

Galen Low: Jag gillar verkligen att fortsätta hela vägen från början till slut, eftersom jag varit med i förberedelser där vi aldrig kom längre än till första delen. Vi skrev om, itererade och började om, men visste inte hur helheten skulle fungera. Jag gillar också övergångar.

När vi hade ont om tid under mina byrådagar och inte kunde repetera brukade vi bara öva övergångarna. Alla hade sin tidslucka, och det var där det ofta blev riktigt stelt: en kollega skulle gå upp på scen och tala om något annat.

Man visste inte hur man skulle lämna över stafettpinnen.

Renaud Taburiaux: Det är värre än så, eftersom det handlar om övergången mellan två talare, men många har problem med övergången mellan två bilder eller två budskap. I stället för en berättelse med tio kapitel har de tio enskilda berättelser. De visar en bild, talar om den och tror sedan att de är klara. Därefter visar de nästa bild.

Det är det bästa sättet att tappa publiken.

Galen Low: Ja.

Renaud Taburiaux: Du bör skapa förväntan kring vad som kommer. Tala om bilden och säg sedan: ”Och det leder oss till …” och gå vidare till nästa bild. De här små övergångarna är enkla, men de förändrar hela stämningen och känslan i presentationen.

Det känns som en sammanhängande berättelse. Jag förstår varför du berättar det här nu och inte för tre bilder sedan, eftersom det finns en logik.

Galen Low: Om vi går tillbaka till det vi började med – att ta med människor för att föra något framåt – är det egentligen syftet.

Det handlar inte om att läsa en bild och försöka minnas vilka ord som hör till den, utan om att ta människor mot ett mål. Det är motiverande, inte högläsning.

Renaud Taburiaux: Ja, så är det alltför ofta. Jag brukar säga att affärspresentationen inte finns till för att informera utan för att förändra. Det är inte utbildning. Du ska inte bara visa backloggen för nästa sprint. Berätta hur delarna hänger ihop, varför ni gör det och varför det är viktigt. Vilken påverkan får det för användaren eller kunden? Du måste gå från en punkt till en annan tillsammans med dem.

Om syftet bara är att säga att detta är backloggen och detta är prioriteringen kan du skicka ett mejl. Du behöver ingen presentation. Du slösar med din tid, publikens tid, deras uppmärksamhet och energi. Alla är utmattade efteråt och vet inte vad du sa. Skicka ett mejl i stället.

Galen Low: Jag gillar att du säger att tiden tillsammans är värdefull, nästan helig. Den kan uppfattas som en plikt och vara obekväm och skrämmande, men tiden tillsammans är värdefull, särskilt i ett projekt.

Renaud Taburiaux: Jag brinner för detta. Vi måste se presentationer som något värdefullt. Det är inte en självisk handling att presentera. Du är där för att lösa ett problem för publiken. Kanske behöver du få budgeten godkänd, men vad får de som ska godkänna den ut av presentationen?

Tänk ur deras perspektiv. Då ser du alltid att presentationen finns där för att skapa värde. När den skapar värde blir du mindre stressad. Du ramar troligen in presentationen ur publikens perspektiv i stället för ditt eget.

Då får den större genomslag. En presentation är samtidigt ovärderlig och mycket dyr. Den är ovärderlig eftersom du tar publikens tid, uppmärksamhet och energi – sådant du inte kan ge tillbaka.

Om tio personer deltar i en timslång presentation har du inte förlorat en timme, utan tio timmar. Det är dyrt i dagens organisationer. Gör kortare presentationer och färre presentationer om du kan. Allt behöver inte vara en presentation.

Gå rakt på sak och fokusera ur publikens perspektiv. Då skapar du värde och känner dig tryggare. Det löser många problem.

Galen Low: Jag gillar det mycket.

Renaud Taburiaux: Jag tror inte att jag svarade på din fråga om hur man hjälper andra. Vill du gå dit eller göra något annat?

Galen Low: Jag tänkte att vi kunde fokusera lite på en teamsituation där vissa inte känner sig lika trygga. De kan vara väldigt rädda för att presentera, eftersom alla inte känner sig bekväma med det. Alla har inte en bakgrund från byråvärlden, där historieberättande var centralt.

Många projektledare i min gemenskap hamnar i situationer där de presenterar som ett team och någon i teamet inte känner sig bekväm. Frågan vi fick var: Hur förbereder och coachar man teammedlemmar som inte tycker att presentation är deras styrka? De kan vara skickliga tekniker, specialister, analytiker eller utvecklare, men fortfarande hålla på att hitta sin röst som experter.

Hur kan en projektledare eller teamledare hjälpa sina medpresentatörer att glänsa?

Renaud Taburiaux: Det är en bra fråga. Som projektledare, produktledare eller personalansvarig hjälper du ofta andra att göra sina presentationer. Först kan du inte hjälpa någon som inte vill ha hjälp.

Det är grundläggande inom coachning. Om någon inte bryr sig och inte vill ha din åsikt ska du inte ge den. Du kommer ändå inte att övertyga dem. Det sparar tid för alla.

Om du måste hjälpa någon ska du inte ge feedback. Det är mitt viktigaste råd. Ställ frågor, eftersom du kanske inte betraktas som presentationsexpert. Du kanske själv inte är särskilt bra på det. Men ditt perspektiv är viktigt. Du ska inte tala om för dem vad de ska göra, utan hjälpa dem att komma fram till vad de ska göra.

Ha en coachande hållning. När någon säger att de vill visa sin presentation frågar du innan du tittar på bilderna: Vem är publiken? Vad försöker du uppnå med presentationen?

När ni sedan går igenom den kopplar du regelbundet tillbaka: Du säger detta, men hur stöder det budskapet du gav mig nyss? Det är inte en retorisk fråga utan en verklig fråga. Kanske finns det en koppling som du inte ser. Låt dem själva förklara kopplingen.

Ofta säger de: ”Du har rätt. Det är inte riktigt det jag vill säga. Det blev för mycket. Jag tar bort det.” Du har inte sagt något, utan bara ställt frågor. Om du vill hjälpa dem att se ur publikens perspektiv frågar du: Är det här akronymen känd för dem? Vad vill du att de ska minnas?

Ställ alltid frågor. När något är rörigt och inte betyder något kan du fråga: Vad försöker du säga? Ofta får du svaret: ”Vi använder bara ChatGPT för att rätta vår kod.”

Då säger du: Säg det. Det är det du ska säga. Du talar med människor. Du behöver inte använda fina ord som du själv knappt förstår, eftersom publiken förmodligen inte heller gör det.

Säg det enkelt, på samma sätt som du skulle säga det till en kollega eller vän. Fråga vad de vill säga. Ställ återigen en fråga.

Galen Low: Jag gillar pendelrörelsen. Många av teamen i min gemenskap består av tekniska personer. Deras jargong ligger på ena sidan, och de tänker att publiken inte förstår. Sedan svänger de åt andra hållet och börjar använda säljande presentationsspråk och stora adjektiv.

Men kopplingen du nämnde är viktig. Om du inte frågar hur något hänger ihop med nästa sak kan kopplingen vara självklar för personen eftersom det är deras vardag. De tänker: ”Självklart hänger det ihop med lanseringen.” Då frågar man: ”Visste inte du det?”

Jag gillar tanken på att förstå vad publiken vet och inte vet och var man behöver förenkla.

Renaud Taburiaux: Det är mycket svårt. Det är kunskapens förbannelse. Du är så insatt att allt känns självklart. En vd kan säga i ett allmöte att det är självklart att vi gör detta för aktieägarvärdet och strategin. De har talat om det i tre år.

Det är självklart för dem eftersom de arbetar med det hela dagarna. En utvecklare som arbetar med Python eller en teknisk arkitekt som arbetar med sin modell vet mycket om sitt område, men publiken gör inte det. Vi vet inte förrän vi får ett externt perspektiv och någon i en coachande roll ställer frågan.

Ibland är kopplingen uppenbar. De behöver bara förklara den enkelt, men de vet inte att de behöver göra det förrän vi frågar.

Galen Low: Jag gillar det. Jag gillar också frågorna i början. Alltför ofta säger man: ”Visa presentationen så ger jag feedback.” Men innan du börjar: För vem är den? Vad försöker vi uppnå? Det skapar sammanhang och ger alla ett ramverk för att ställa frågor och bygga empati.

Renaud Taburiaux: När jag coachar människor under repetitionen bjuder vi in en testpublik. Jag vill vanligtvis ha någon som känner till projektet och någon som inte känner till något. Jag försöker få testpubliken så lik den slutliga publiken som möjligt.

Jag vill göra repetitionen framför utvecklaren, men säger i början att detta är en fullständig repetition och att de inte ska avbryta. Vi går från början till slut. Jag ber dem sätta sig in i publikens situation. I dag är du inte inköpschef. Du är kunden från det här företaget. Du är upptagen och vet inte mycket om projektet, eller så kan du mycket om tekniken. Det hjälper dig att formulera feedbacken.

Ibland vill de ge feedback: Vad fungerade och vad kan förbättras? För att kunna svara måste du veta vem presentationen är till för och vad den ska uppnå. Vi hoppar ofta över det och säger: ”Visa bilden, gå igenom den.” Det är inte så det fungerar.

Galen Low: Och ”okej” är rätt ord. Det är okej.

Renaud Taburiaux: Det är bra. Men låt mig stanna vid det, eftersom vi måste komma ihåg att framsteg är viktigare än perfektion.

Du kan inte säga till någon som är stressad och dålig på detta att det är fruktansvärt och måste göras om från början. Det demotiverar och hjälper dem inte att förstå vad de ska förbättra. Ge dem något litet. Vi gör mängder av presentationer, alldeles för många om du frågar mig. De får fler möjligheter att förbättra sig nästa gång.

Börja med en sak. Det är mycket text på bilden. Behöver de verkligen all text? Nej. Låt dem tänka att de kan ta bort den. Det är tillräckligt bra för den här presentationen. Du kommer inte att rädda mänskligheten med en presentation i taget, men du kan bli bättre med en presentation i taget.

De små stegen och den lilla förbättringen på en procent byggs samman tills du blir trygg, självsäker och effektfull utan att slösa tid. Ibland är okej bra. Du behöver inte göra bilderna perfekta varje gång.

Amatörmässiga bilder kan kännas bättre eftersom de är mer autentiska för talaren.

Galen Low: Jag gillar verkligen det. Om en teammedlem inte känner sig trygg är det mest demotiverande man kan göra att kräva perfektion eller kasta allt och börja om. Men kärnan i en bra presentation är inte perfektion. Det handlar om vad vi försöker göra när vi går tillbaka till budskapet och publiken.

Även om du säger fel ord från manuset kan du ändå få fram idén. Du för projektet framåt och hjälper samtidigt presentatören att förbättras stegvis. Ingen blir den bästa talaren över en natt, men man blir bättre och bättre.

Renaud Taburiaux: I tänkfasen, den första fasen – tänk, bygg, leverera – har jag skapat en arbetsmall med tio frågor att besvara innan du öppnar programmet. Några av de första frågorna är förstås: Vem är publiken? Vad är målet? Vilka budskap vill du framföra?

Om du gör det kan du fortfarande leverera budskapet även om projektorn eller skärmen slutar fungera. Samma tre budskap kan du säga i en hisspitch, vid lunch eller i en halvtimmespresentation. Men om du inte vet vad du vill säga, vilka huvudbudskapen är och vilken berättelse du försöker berätta, blir du vilse när något går fel.

Du tänker att du inte minns den delen av manuset. Egentligen ska budskapen redan vara memorerade eller internaliserade. Det är därför det är så viktigt att tänka innan du börjar bygga.

Galen Low: Jag gillar ordet internalisera i stället för memorera. Jag har lyssnat på vissa låtar sedan jag var barn men kan fortfarande inte texten.

Renaud Taburiaux: Vilka då? Nu sätter jag dig på prov.

Galen Low: Weezer-albumet Blue Album. Jag lyssnade på det när det kom och har gjort det regelbundet sedan dess. Jag vill inte avslöja hur många år det gått, men om du ber mig memorera något stänger jag av. Jag memorerar inte, men jag internaliserar.

När jag presenterar skriver jag oftast ett manus och kokar sedan ner det till punktlistor. Därefter försöker jag internalisera punktlistorna så att jag vet vad de betyder, inte varje ord.

Vi talade också om reservplaner när tekniken inte fungerar. När jag arbetade på en konsultbyrå fick de verkställande direktörerna utbildning i presentationer utan bilder. Behöver man verkligen presentationsmaterial? Blir presentationen bättre utan det? Det var ett intressant koncept, särskilt för någon från byråvärlden som tänker i bilder.

Renaud Taburiaux: En bild är ofta användbar för att visualisera. När du visar siffror eller resultat från en sprint eller ett kvartal behöver du ofta en bild, eftersom det är svårt att följa många siffror muntligt. Om du har tre punkter kan du lägga dem på en bild med en titel. Det räcker.

Det visuella skapar redundans i hjärnan. Du minns både det du hör och det du ser. Bilder är viktiga, men det är inte det presentationen handlar om. Du måste internalisera budskapet. Med eller utan bilder kan du sedan framföra det.

Galen Low: Jag gillar tanken på bilder som referens för publiken, inte för dig som presentatör.

Renaud Taburiaux: Du ska egentligen inte behöva dem för att veta vad du ska säga. Men om de hjälper dig att inte glömma något och gör dig tryggare är det helt okej. Det är bara en affärspresentation, inte en slutlig examen där du måste kunna svara på allt.

Du kan återkomma till publiken senare och fördjupa vissa ämnen. Det är okej att använda bilderna som stöd för dig själv.

Galen Low: Det är inte Broadway och inte en senatsutfrågning.

Renaud Taburiaux: Nej, precis.

Galen Low: Det är din affärspresentation och den för saker framåt.

Renaud Taburiaux: Om någon inte känner sig trygg, påminn dem om att det bara är en presentation. Sänk förväntningarna.

Om du kan prata med en människa och dela ditt budskap är det okej. Om du glömmer vissa punkter spelar det ingen större roll. Du vet vad du vill säga, men publiken vet inte vad du hade tänkt säga. Om du hoppar över en punkt är det ingen katastrof.

Om du tänker att du är där för att hjälpa publiken sjunker stressen dramatiskt. Om du dessutom repeterar hela presentationen högt en eller två gånger är du redo.

Jag har coachat många tekniska personer. De är ofta dåliga på att presentera, men efter några vanliga presentationssprintar fungerar det bra. De trivs, är glada och ser fram emot det. De är inte längre stressade utan ser fram emot att dela med sig, eftersom de får bra feedback och kan skapa värde för människorna de talar med.

Galen Low: Jag gillar verkligen det. Om vi går tillbaka till början frågade jag varför presentationer är så viktiga och varför de inte lärs ut.

Du tog det till att vi presenterar hela tiden när vi samarbetar med kollegor och delar idéer. Att stå framför ett rum med bilder på väggen är bara en annan version av samma samtal. Vi överbelastar presentationen med för mycket press.

För dem som lyssnar och tänker att deras team behöver bli bättre på affärskommunikation och presentationer – vad är det bästa första steget för att förbättra kulturen kring affärskommunikation?

Renaud Taburiaux: Jag är partisk, men jag skulle säga att man ska använda ramverkets tre steg. Du behöver inte köpa något. Tänk innan du bygger. Bygg långsamt och be om feedback tidigt. Förbered hur du ska leverera.

Gör det för all kommunikation, även e-post och videor du ska spela in. Tänk alltid innan du bygger, bygg långsamt och be om feedback. Vänta inte till sista minuten. Förbered hur du ska leverera och skicka det, oavsett format.

Om du gör detta ligger du långt före. Du sparar otaliga timmar på att utforma och förbättra sådant som inte är användbart. Tillämpa de tre reglerna och följ de tre stegen.

Kom ihåg att du måste föregå med gott exempel. Be inte teamet göra något du inte gör själv. Börja smått. Framsteg före perfektion. Nästa gång kan du försöka skriva ner de tre budskap du vill att publiken ska minnas och återge efter presentationen.

Vad sa han? Han sa detta. Om du gör bara det blir resten av förberedelserna mycket enklare. Nästa gång kan du se hur du förbättrar bilderna, använder färre ord och minskar det visuella bruset. Börja smått, men börja nu.

Galen Low: Jag gillar det. Det är iterativt.

Renaud Taburiaux: Precis. Det är sådant vi gör i våra projekt. Vi arbetar i sprintar, en i taget. Vi får feedback, användargranskningar och testar. Men vi gör inte det för presentationer.

Tillämpa det du redan gör bra på dina presentationer.

Galen Low: Nu faller allt på plats. Presentationssprinten – namnet på din bok.

Renaud Taburiaux: Ja. Vid slutet av sprinten säger jag sprint eftersom den ska vara kort och fokuserad. Vi vill inte slösa tid.

Förberedelsen tar högst några timmar. Du är medveten om vilket steg du tar och gör ett steg i taget. Därför är det en sprint. Men det är också en sprint eftersom du börjar om. Efter leveransen går du tillbaka till tänkfasen och gör en genomgång.

Vad kan jag göra bättre nästa gång? Skriv ner det. Nästa gång du har en presentation tittar du på det igen. Vad sa jag att jag skulle förbättra?

Vi gör inte det eftersom vi inte alltid ser poängen med genomgångar och retrospektiv. Men det är viktigt att ta några minuter efter presentationen, slappna av och minska stressen.

Hur gick det? Hur kändes det? Har vi några mått på hur bra det gick? Vad kan vi göra bättre nästa gång? Om vi skulle göra om både förberedelsen och presentationen, vad skulle vi göra annorlunda?

Det är därför det är en sprint. Du återkommer till den, precis som i agilitet. I slutet av sessionen, sprinten eller iterationen frågar du: Vad gör vi i nästa sprint?

Galen Low: Jag älskar det.

Renaud Taburiaux: Och du fortsätter … ja, vi kan sluta nu.

Galen Low: Jag har många frågor från vår gemenskap. Vi kommer att besvara dem där, eftersom vi inte har tid i dag. Men för dem som lyssnar och inte tillhör vår gemenskap – var kan de läsa mer om boken och ditt arbete?

Renaud Taburiaux: Boken finns på Amazon och på presentation-sprint.com. Verktygen i boken – arbetsmallen, arbetsflödet och checklistan – kan laddas ner på presentation-sprint.com. Allt är gratis.

Du behöver inte köpa boken för att börja. Försök förbättra din presentation. Om du senare vill fördjupa dig i struktur, stresshantering och fler tips finns det mer material. Börja med att ladda ner verktygen och checklistan. Du kan också ladda ner det första kapitlet på presentation-sprint.com.

Kontakta mig om du vill att jag håller en kort presentation för ditt team. Jag vill gärna sprida kunskap om den här metoden och det här ramverket. På webbplatsen hittar du min LinkedIn och min e-postadress. Börja smått och börja nu.

Galen Low: Jag gillar det. Jag lägger alla länkar i programanteckningarna nedan.

Renaud, stort tack för att du var med i dag. Det här var väldigt roligt.

Renaud Taburiaux: Tack så mycket för att jag fick komma. Jag tror att vi har mycket gemensamt tack vare vår bakgrund inom projektledning. Vi delar många frustrationer och dåliga vanor, så jag är glad att vi kan hjälpa din publik att bli bättre.

Galen Low: Ja, det har varit terapeutiskt. Tack.

Okej allihop, där har ni det. Om ni vill delta i samtalet med över tusen likasinnade projektledningsentusiaster, kom och anslut till vår gemenskap! Gå till theDPM.com/membership för att läsa mer. Om ni gillade det ni hörde i dag, prenumerera gärna och håll kontakten på thedigitalprojectmanager.com. Tack för att ni lyssnade och vi hörs nästa gång.