Så får du webbplatsinnehåll från kunder (med James Rose från Content Snare)

Läs utskriften:

Vi testar att skriva ut våra poddavsnitt med hjälp av ett datorprogram. Ha överseende med eventuella skrivfel eftersom roboten inte är korrekt till 100 procent hela tiden.

Ben Aston:

Väntar du fortfarande på att ditt webbprojekt ska lanseras? Låt mig gissa: du väntar på innehållet, eller så skickade kunden innehållet till dig men nu väntar du på att de ska skicka det innehåll som passar webbplatsen. Det är en utmaning för alla som arbetar med webbutveckling. Byråer känner alltför väl igen det här problemet, men det går att lösa. Ja, det finns ett bättre sätt att göra detta på, så fortsätt lyssna på podden för att förstå hur du kan slippa oändliga e-posttrådar, enorma bilagor och röriga Google Dokument, samla innehåll och filer på ett ställe och använda automatiska innehållspåminnelser med ett verktyg som vi ska prata om i dag.

Tack för att du lyssnar. Jag heter Ben Aston och är grundare av Digital Project Manager. Välkommen till DPM-podden. Oavsett om du är en erfaren projektledare, en digital producent eller något helt annat – kanske råkade du bara på något sätt bli ansvarig för att hantera projekt – ska du veta att du i dag, i dina hörlurar, har sällskap av tusentals andra i samma situation. De försöker göra sitt bästa för att starta, planera och leverera bättre projekt. Vi på DigitalProjectManager.com finns här för att hjälpa dig att bli en tryggare och skickligare projektledare. Vi finns också här för att knyta dig samman med andra som hanterar och leder projekt.

Om du verkligen vill utvecklas och ta dina kunskaper inom projektledning till nästa nivå kan du kolla in vår DPM-skola och se till att registrera dig för vårt pro-medlemskap så att du får tillgång till alla våra utvalda resurser. När du lyssnar på programmet får du dessutom gärna prenumerera och gå med i vår e-postlista på DigitalProjectManager.com för att hålla dig uppdaterad om allt som händer.

I dag har jag sällskap av James Rose. James är medgrundare av Content Snare, som vi ska prata om, och av Aktura Technology. Han var tidigare webbdesigner och försöker nu hjälpa designers och utvecklare att återfå sina liv, arbeta mindre och få bättre kunder. Hej, James.

James Rose:

Ben, det är fantastiskt att vara här. Bortsett från att jag just nu angrips av patogener som jag fick från en Uber-förare häromdagen.

Ben Aston:

Vad bra att du kunde vara med. Berätta vad du gör nu. Du driver din egen SaaS-produkt och dessutom en utvecklingsbyrå. Kan du berätta lite om dem?

James Rose:

Ja, vi har arbetat med programvara väldigt länge nu. Jag tror att vi grundade företaget 2010. Då byggde vi vår programvaruprodukt och började sedan utveckla programvara åt andra, ungefär som en typisk kund- och byrårelation. Det är vår utvecklingsbyrå, Aktura Technology. Vi bygger helt enkelt anpassade lösningar åt människor.

Under den processen byggde vi också många webbplatser. Som du antydde i inledningen är innehåll ett stort problem för många, och det var det även för oss. Jag nätverkade mycket med webbdesigners och det verkade vara ett stort problem för alla. Vid den tiden försökte vi hitta ett annat problem att lösa, eftersom programvara ligger oss varmt om hjärtat, och då föll allt på plats. Jag tänkte: ”Vi måste bygga något som hjälper oss med vår egen process för innehållsinsamling, och alla de här andra webbyråerna behöver också hjälp.” Så började Content Snare. I dag har vi en SaaS-plattform som hjälper människor att samla in innehåll från kunder i tid och utan alla förseningar, röriga bilagor och annat som vanligtvis följer med processen.

Ben Aston:

Kul. Vi återkommer till Content Snare om en liten stund. Men först vill jag gå tillbaka till hur du hamnade här, där du bygger ett SaaS-verktyg för att hjälpa byråer. Vilken bakgrund har du inom byråvärlden?

James Rose:

Det handlar egentligen bara om vår egen verksamhet. Till skillnad från dig började jag inte på en stor byrå. Jag var ingenjör och arbetade då med styrsystem och automation. Vi skrev i princip kod för industriella processer. Sedan gick det över till att vi faktiskt skapade programvaruprodukter. Content Snare är vår tredje produkt. Tidigare produkter har sålts vidare och så vidare. Det var där vi började.

Webbplatserna kom till eftersom alla antar att man kan allt om datorer om man arbetar med något som har med datorer att göra. Man säger att man arbetar med programvara och får svaret: ”Kan du bygga en webbplats åt mig? Och när du ändå håller på, kan du återställa data från min hårddisk och bygga en Uber-klon för valpar för 2 000 dollar?”

Så kom vi in på webbplatser. Många frågade oss om det. Vi hade byggt våra egna webbplatser tidigare, på den tiden då man skapade webbplatser för att få dem att ranka på Google och tjäna pengar på annonser. Vi hade viss erfarenhet och tänkte att vi kunde bygga bra webbplatser åt människor, eftersom många inte verkade ha särskilt bra relationer med sina webbutvecklare. Om vi gjorde ett bra jobb borde vi kunna skapa en bra byrå. Det var ungefär det som hände. Vi började med webbplatser och började sedan göra annat, som annonser på Facebook och Google, och gick faktiskt över till digital marknadsföring innan vi gick tillbaka till att bara arbeta med webbplatser. Vi ville fokusera på att vara bra på en enda sak. Så började vår byrå.

Ben Aston:

Snyggt. Och ni är en byrå utan kontor, eller hur?

James Rose:

Mm, precis.

Ben Aston:

För många som lyssnar och befinner sig i en liknande situation försöker de hantera distansteam och distansutvecklare som ofta är svåra att få tag på. Hur får ni distansarbete att fungera? Särskilt när man arbetar med utvecklare som kan vara svåra att få svar från – vilka tips har du?

James Rose:

Det är definitivt en pågående utmaning, och vi är inte färdiga med den än. Men det finns ett par saker. Jag tycker att många problem med utvecklare som försvinner eller inte svarar beror på att man anlitar konsulter. Jag minns inte vem som berättade det för mig, kanske James Schramko, men han anställde bara på heltid. När vi bytte till den modellen – även om vi inte följer den helt – blev många av våra utvecklare i praktiken heltidsanställda. De börjar vid sin egen klockan nio och går hem vid sin egen klockan fem. Vi är flexibla, men förväntar oss en hel arbetsdag varje dag om de inte berättar att något annat har dykt upp.

Att de förväntas arbeta för oss varje dag gör en enorm skillnad. Vi har nästan aldrig längre problem med att människor bara försvinner.

Ben Aston:

Vilken tur du har.

James Rose:

Vi har definitivt haft heltidsanställda som försvunnit. Jag minns en person som försvann i fyra dagar mitt under ett stort projekt. Jag frågade: ”Var var du?” Han svarade: ”Jag åkte upp i bergen och hängde där. Jag arbetade fortfarande med projektet, men hade inte tillgång till Slack.” Jag sade att det inte var okej och att han åtminstone måste meddela oss, så hade vi kanske kunnat planera runt det. Han arbetar inte hos oss längre.

Det är ungefär mitt svar till människor som inte vill göra så här: om du behöver tillgång till personer och vill att de ska vara där varje dag men de inte är det, så bör du gå vidare snabbt.

Ben Aston:

Du nämnde Slack som en kommunikationskanal för dig och ditt distansteam. Vilka andra verktyg använder ni för att hantera era projekt internt?

James Rose:

I dag är det nästan bara Jira. När vi byggde webbplatser använde vi Teamwork Projects. Vi har faktiskt lagt ned webbplatsdelen av företaget eftersom vi gjorde för mycket. Att ha programvarubyrån och Content Snare räcker gott, så vi stängde den delen. Teamwork Projects var ett mycket bra system för mindre projekt. Jag vet inte hur det fungerar i stora projekt, eftersom vi kör alla våra stora saker genom Jira och en klassisk Kanban-tavla. Där kan man skapa sprintar, tilldela personer och ha granskning av intressenter.

När vi flyttar funktioner genom processen kan det finnas ett steg för kollegial granskning, så att en annan utvecklare måste granska funktionen innan den går vidare. Det finns inbyggd affärslogik: om någon inte granskar koden kan den inte gå vidare till granskning av intressenten. Därefter måste kunden trycka på en knapp för att godkänna den, och först då kan den rullas ut till testservern. Efter testning kan den gå till produktionsservern. Det är alltså en ganska djupgående process för programvara. Jira är ett av få verktyg som låter dig bygga in alla dessa regler.

Ben Aston:

Ja.

James Rose:

Ungefär så.

Ben Aston:

Vilket kan vara irriterande.

James Rose:

Verkligen. Jag satte inte upp det. Jira är ett fruktansvärt verktyg. Jag säger inte att det är fantastiskt.

Ben Aston:

Nej, jag vet, men du har ändå rätt.

James Rose:

När det väl är—

Ben Aston:

Du har rätt. Det fascinerande med Jira är att människor antar: ”Okej, vi biter ihop och skaffar Jira.” Sedan skaffar man Jira och tänker: ”Vem kan konfigurera det här? Kan någon konfigurera det?” Samma sak händer när man skapar nya tavlor eller projekt. Det finns vanligtvis en person som vet hur man gör, och den personen är borta. Då stannar projektstarten.

Det bästa och värsta med Jira är arbetsflödena. Du kan definiera regler, och verktyget låter dig inte göra vissa saker. Du kan inte flytta ett kort förbi ett steg om det inte följer arbetsflödet. Det är oerhört frustrerande som projektledare. Men när det gäller att säkerställa att alla steg genomförs kan det vara väldigt kraftfullt.

James Rose:

Ja, det är frustrerande i vissa situationer, men det kan också hjälpa till att hantera processen. Vi pratade tidigare om att hantera distansutvecklare, och det är en ständig balansgång.

Ben Aston:

En sak jag vet att du är mycket intresserad av är produktivitetsknep. Du nämnde dina Zapier-siffror – du har automatiserat 9 000 uppgifter eller något sådant den här månaden. Våra projektledarlyssnare skulle säkert vilja veta vilka av dina Zaps vi kan kopiera. Vilka är dina favoriter och vad automatiserar du för att öka produktiviteten?

James Rose:

Det är en fantastisk fråga.

Ben Aston:

Du vet kanske inte ens det, eftersom allt är automatiserat och du har glömt att det ens finns.

James Rose:

Du har nästan rätt. Jag har faktiskt behövt gå igenom dem på sistone eftersom jag får den frågan ibland, särskilt eftersom jag håller på att spela in en kurs om hur jag använder Zapier. Jag har fått gå igenom dem och fråga mig vilka Zaps människor faktiskt kan använda.

För mig fungerar det vanligtvis åt andra hållet. Man måste veta hur Zapier fungerar, förstå vad som är möjligt, gå igenom verktygen man redan använder och se vilka arbetsflöden man kan utlösa eller vilka åtgärder man kan utföra. Med den kunskapen kan man bygga automatiseringar: ”När det här händer vill jag att den andra saken ska hända.”

Ett mycket enkelt exempel är att jag i Jira hade en automatisering som övervakade varje gång någon flyttade en funktion, en buggfix eller något liknande från en kolumn eller ett steg till ett annat. När det rullades ut till vår förproduktionsserver, precis innan det blev offentligt, samlade automatiseringen alla funktioner i en lista. Det är en sammanställning i Zapier som läggs in i Trello, eftersom jag använder Trello för att hantera min egen personliga att-göra-lista och mitt liv i stort.

Ett litet kort skapas med alla funktioner som har rullats ut under den senaste veckan. Jag kan snabbt gå igenom dem och sedan skapa en video om alla funktionerna. Det sparar mycket tid och jag behöver inte ens logga in i Jira. Jag ser bara vad som har lanserats och kan skapa en video som förklarar de nya funktionerna.

Ben Aston:

Det är fantastiskt.

James Rose:

Det finns också dokument. När du till exempel har intervjuats i min podd svarade du på många frågor om dig själv och sådant vi kunde prata om. Med Zapier kan man skapa mallbaserade dokument. Jag har ett arbetsflöde som duplicerar dokumentet och fyller i all information – ditt namn, uppgifter om din webbplats och annat – och lägger allt i ett dokument som jag kan använda som snabb referens under podden. Det sparar enormt mycket tid. Det är ofta små saker som dessa.

Ben Aston:

Om du märker att du kopierar och klistrar in något, borde du inte göra det. Det finns troligen ett sätt att få in informationen utan att du behöver göra något.

James Rose:

Dubbla registreringar är ett tydligt användningsområde. Om du skriver in samma information i flera verktyg är det uppenbart att det kan automatiseras. Men också när du ändrar något baserat på vad som har hänt i ett annat verktyg. Om du exempelvis har skickat ett e-postmeddelande till någon kanske du går till ditt CRM och flyttar personen till steget ”offert skickad”. Den typen av saker kan enkelt automatiseras med verktyg som Zapier.

Ben Aston:

Ja, definitivt. För oss gäller det vår utbildning i digital projektledning. Vi har kopplat ihop allt med Pipedrive och Google Sheets. När olika saker händer uppdateras allt överallt, så att vi slipper kopiera och klistra in eller ändra status på flera ställen när människor registrerar sig och betalar.

James Rose:

Precis. Ett bra användningsområde inom projektledning är översikter, instrumentpaneler och liknande. Många väljer projektledningsverktyg utifrån rapporteringsfunktionerna. Men ofta kan du skapa egna instrumentpaneler genom att samla all aktivitet i exempelvis ett Google-ark. Sedan kan du skapa egna översikter och rapporter som visar exakt vad du behöver veta varje dag.

Ben Aston:

Det är ett bra användningsområde. Kolla in det – jag kallar det Zapier och James kallar det Zapier.

James Rose:

Verkställande direktören kallar det Zapier, så jag håller fast vid det.

Ben Aston:

Okej, du vinner. Då pratar vi om Content Snare. Vi återgår till utmaningen för webbutvecklingsbyråer: att få innehåll från kunder, få rätt innehåll i tid och i rätt format. Det är en mardröm eftersom kunder ofta saknar interna resurser för textproduktion eller har en miljon andra saker att göra, vilket gör innehållet till den sista punkten på prioriteringslistan. Berätta om Content Snare. Det är ett arbetsflödesverktyg för innehåll, men vad innebär det egentligen?

James Rose:

Det började väldigt enkelt. Den ursprungliga idén var att eliminera e-posttrådarna. Du ber kunden skicka innehållet till startsidan, men kunden skickar bara en tredjedel eller hälften. De skickar en bild som är alldeles för liten och en logotyp på 16 pixlar. Allt kommer som bilagor som du måste ladda ned och lägga i en kundmapp. Sedan måste du be om nya bilder och förklara varför innehållet inte går att använda. Därefter skickar kunden något annat med rödmarkeringar: ”Kan du länka det här ordet till den här sidan?” Vi har alla varit med om det. Det är helt galet.

Vi får dessa e-posttrådar som blir så stora att de låser Gmail. Jag använder fortfarande Gmail i webbläsaren, och när trådarna blir över hundra meddelanden börjar Gmail gå mycket långsammare och fryser på min kraftfulla stationära dator. Det är vansinnigt. Det fanns ingen lösning, så jag började leta. Det enda jag ville var att ha allt på ett ställe och veta vad som var färdigt, vilket innehåll som behövde ändras och vad som inte var lämpligt.

Om vi till exempel bad om en rubrik till startsidan och den var för kort eller för lång kunde vi avslå den och säga: ”Det här är för långt. Kan du ändra det?” Vi kunde också ange en gräns, som högst 100 tecken.

Det var sådant vi hanterade, och det är därför vi byggde in det i produkten. Den första versionen var egentligen som ett formulär. Kunden fick tillgång via samma länk och kunde återkomma när som helst och fortsätta där han eller hon slutade. Inget behövde sparas manuellt; allt sparades automatiskt medan kunden skrev. Kunden kunde stänga webbläsaren, komma tillbaka senare och fortsätta där den slutade.

Den stora delen var automatiska påminnelser via e-post. Tidigare hade jag en avsatt tid varje vecka för att kontrollera vem vi väntade på och skicka meddelanden: ”Jag ser att du har gjort den här delen men inte den där. Kan du skicka den till oss?” Content Snare skickar uppföljningsmeddelandena åt dig. På en grundläggande nivå var det hela produkten.

Ben Aston:

Påminnelsefunktionen är särskilt kraftfull när den kommer från ett verktyg. Som projektledare kan vi jaga människor efter innehåll om och om igen utan att få det. Men när systemet skickar ett meddelande och säger: ”Det ska vara klart i morgon – bara en påminnelse”, blir det annorlunda.

James Rose:

Då kan kunden skylla på verktyget.

Ben Aston:

Ja.

James Rose:

Människor verkar vara uppdelade i två grupper. Vissa vill fortfarande skicka meddelanden manuellt och stänger av påminnelserna eftersom de vill att meddelandet ska komma från dem personligen och kunna ändra formuleringen varje gång. Andra säger: ”Det är fantastiskt för kundrelationerna eftersom jag kan skylla på verktyget.” Kunden har inte gjort arbetet, men verktyget skickar automatiskt ett meddelande. Så är det bara.

Ben Aston:

Vad finns i verktygets färdplan? Hur ser du att det utvecklas?

James Rose:

Det finns så mycket. Jag har antagligen fem års utveckling på färdplanen. Men vi har märkt att större byråer och företagskunder behöver mer arbetsflödesfunktionalitet. Vi har nyligen fått in några mycket stora företag, riktiga välkända varumärken. Det gjorde mig helt paff. Jag tänkte: ”Vad använder ni det här verktyget till?”

Det vi lär oss är att människor behöver mer stöd för arbetsflöden, till exempel flera samarbetspartner. Flera personer inom en organisation kan ansvara för olika delar av innehållet, olika sidor eller olika avsnitt på samma sida. Under de kommande månaderna måste vi fundera mycket på hur vi gör det enkelt, eftersom det alltid har varit vår grundidé: det måste vara extremt enkelt för kunderna.

Vår nästa stora lansering förändrar hur kunder matar in innehåll. Vi fokuserar på en sak i taget. Om bara ett innehållsstycke visas på skärmen åt gången blir det mindre överväldigande än ett traditionellt formulär. Den nya versionen handlar om att göra allt enkelt. Sedan kommer arbetsflödesfunktioner som kommentarer, ungefär som i Google Dokument, där du kan tagga personer i vissa delar av innehållet.

Det kommer att handla om samarbete, arbetsflöden och att involvera flera personer. Det blir ett stort åtagande, men vi kommer att få det att fungera.

Ben Aston:

När man arbetar med större företag är det en större utmaning. Du kanske samarbetar med ett marknadsteam, men de arbetar internt med intressenter. Då uppstår frågan: var hanterar de innehållet och var sker godkännandeprocessen innan det hamnar i ert verktyg?

James Rose:

Godkännande är en annan sak som ofta kommer upp. Just nu är innehållet i princip antingen godkänt eller inte godkänt. I framtiden måste vi lägga till arbetsflöden i flera steg, där en chef kanske måste godkänna det först, därefter verkställande direktören och sedan marknadsföraren.

Ben Aston:

Det är roligt, eller hur? Som projektledare kan det vara en av de mest frustrerande sakerna. Man tänker: ”Jag gör mitt jobb. Vi har gjort vår del och fyllt webbplatsen med platshållartext, och det ser fantastiskt ut.” Sedan väntar man bara på kunden: ”Ge mig det jag behöver.” Ibland handlar det om text, ibland om bilder eller video. Men utan innehåll är projektet inte färdigt.

När det gäller innehållsstrategi, hur den passar in i innehållsarkitekturen och hur verktyget hjälper byråer och kunder att bedöma vilket innehåll som behövs på vilka sidor och hur innehållshierarkin ska se ut – hur stöder ni det?

James Rose:

Just nu är det ganska enkelt. Strategin görs någon annanstans. Jag skulle inte kalla det ett komplett planeringsverktyg ännu. Det handlar främst om att definiera sidorna och vad som ska finnas på varje sida.

Ben Aston:

Just det.

James Rose:

En tidsbesparande funktion som många använder är att spara delar som mallar. Man kan spara en hel sida, delar av sidor eller hela innehållsbegäran som ska skickas till någon. Ett klassiskt exempel är det inledande frågeformuläret eller briefen. Vissa använder Content Snare för briefar eftersom de kan vara ganska omfattande. De skapar en mall, skickar den till kunden och låter kunden fylla i den under flera tillfällen, till skillnad från ett vanligt formulär.

Vissa sätter sig faktiskt tillsammans med kunden, med Content Snare framför sig, och bygger upp alla olika delar. Sedan skickar de det till kunden, som kan återkomma under de följande veckorna och fylla i det.

Planering är något jag har tänkt mycket på. Jag tror definitivt att vi kommer att bygga ett verktyg för webbplatskartor där man kan planera en hierarki av sidor. Men det beror på hur detaljerad man vill vara. Vissa skapar trådskisser i det skedet. Jag tycker inte att vi ska vara ett trådskissverktyg eftersom det redan finns många sådana. Därför tittar vi på integrationer med andra bra verktyg för trådskisser. Jag vet ännu inte exakt hur det kommer att fungera.

Ben Aston:

Content Snare fyller en lucka i processen. Du behöver material från kunden för att kunna lansera något. Om du vill slippa fram och tillbaka med e-post, miljontals Google Dokument och borttappade saker kan du prova contentsnare.com och se hur det fungerar i dina projekt. James, tack så mycket för att du var med i dag.

James Rose:

Ben, det har varit fantastiskt. Tack så mycket.

Ben Aston:

Jag undrar vad du använder för att hantera innehåll. Om du använder ett verktyg eller har en fantastisk process vill jag gärna höra om den. Kommentera inlägget nedan och berätta vad du använder och hur du hanterar det. Gå också till thedigitalprojectmanager.com och bli medlem. Där hittar du 3 000 personer i vårt Slack-team som har alla möjliga intressanta samtal om innehåll, utveckling och projektledning med hjälp av olika verktyg.

Kom och gå med i teamet. Om du tyckte om det du hörde i dag får du gärna prenumerera och ta ett par minuter för att lämna en recension. Vi vill gärna veta vad människor tycker. Tack för att du lyssnade, så hörs vi nästa gång.