Kan psykologi göra dig till en bättre projektledare?

Läs utskriften:

Vi testar att skriva ut våra poddavsnitt med hjälp av ett program. Ha överseende med eventuella stavfel eftersom boten inte har rätt 100 % av tiden.

Galen Low: Projektpersonligheter. Vi har förmodligen alla något som dyker upp i huvudet när de här två orden kombineras. Kanske hade du ett smeknamn för den där intressenten som aldrig kunde bestämma sig, eller så spelade du Buzzword Bingo varje gång kontoansvarig presenterade teamets arbete. Kanske hade du en stor fest den där gången då din annars känslokalla projektsponsor log lite och sa: ”Bra jobbat allihop”.

Det är roligt, men här är poängen: som projektledare är det vårt jobb att navigera bland dessa personligheter. Det är en central del av vår kompetens. Det är den omätbara faktor som får oss att lyckas eller misslyckas med att leverera projekt framgångsrikt.

Så varför lärs det inte ut i formell projektledarutbildning? Går det att lära sig?

Om du någon gång har haft svårt att navigera bland egenheterna och nyanserna hos de olika personer som är involverade i dina projekt, fortsätt lyssna.

Vi ska göra en djupdykning i organiska sätt att utveckla ett människocentrerat förhållningssätt till intressenthantering genom att hämta insikter från samhällsvetenskaperna, våra egna livserfarenheter och även populärkulturen, så att dina projekt känns mindre som en Dilbert-serie och mer som en scen ur Cool Runnings.

Tack för att du lyssnar. Jag heter Galen Low och arbetar med The Digital Project Manager. Vi är en gemenskap av digitala yrkesverksamma med uppdraget att hjälpa varandra att utveckla kompetens, bygga självförtroende och skapa kontakter så att vi kan leda våra projekt med mening och genomslag. Om du vill höra mer om det kan du besöka thedigitalprojectmanager.com.

Hej allihop – tack för att ni hänger med oss i DPM-podden.

Min gäst i dag är en erfaren programledare inom IT som brinner för att förena samhällsvetenskap och teknik. Med en PMP-certifiering, en CSM-certifiering och en masterexamen i humaniora arbetar hon nu med kvalitativ forskning och analys samt rådgivning inom projektledning och teknikstrategier för småföretag på Capterra.

Utanför arbetet tävlar hon i hoppning och älskar bra psykologiska skräckfilmer.

Välkomna Olivia Montgomery. Hej, Olivia!

Olivia Montgomery: Hej, och tack Galen för att jag fick komma. Jag är verkligen glad över att vara här. DPM har varit en resurs som jag har vänt mig till under större delen av min karriär, så jag är väldigt glad över att få vara en del av det.

Galen Low: Fantastiskt att ha dig här. Jag är så glad att höra att du är ett fan. Det är roligt att vi faktiskt upptäckte att vi har något annat gemensamt, nämligen film.

Du berättade att du innan ditt liv som projektledare faktiskt ville bli filmfotograf?

Olivia Montgomery: Det ville jag. Jag älskar filmer och tycker om att förstå hur de skapar en stämning och hur de är filmade. Jag älskar det verkligen.

Galen Low: Jag älskar det. Jag har en examen i filmvetenskap och innan jag ville bli projektledare ville jag redigera filmtrailrar. Det var mitt drömjobb.

En liten fågel berättade också att du hanterar ett av de mest komplexa men samtidigt mest organiserade kalkylblad hon någonsin sett. Ser du dig själv som ett Excelproffs?

Olivia Montgomery: Proffs? Jag vet inte, men Excel är förmodligen mitt favoritprogram någonsin.

Jag vet att det låter konstigt, men inget annat program har kommit i närheten av att kunna hantera så mycket data och hjälpa mig på samma sätt. Det snabbar helt enkelt upp saker. Jag använder det ibland även för kvalitativ dataanalys, inte bara kvantitativ. Det är fantastiskt och jag älskar det. Det finns ingen ersättare.

Galen Low: Jag håller helt med dig. Jag känner att det speglar hur våra hjärnor faktiskt är strukturerade. Jag menar inte det ur ett vetenskapligt perspektiv, men vissa dagar tänker jag i kalkylblad och drömmer i kalkylblad. Det finns något tröstande med ett kalkylblad.

Olivia Montgomery: Ja, absolut. Det bästa.

Galen Low: Gud välsigne kalkylblad.

Okej, låt oss börja. En sak som du och jag har pratat om på sistone är det breda spektrumet av personligheter som är involverade i moderna IT-program. Det är viktigt att inte bara ha starka projektledningskunskaper utan också mycket god människokännedom för att effektivt skapa resultat.

Men till att börja med, kan du berätta lite om den professionella versionen av dig själv? Ville du bli projektledare när du var ung, som jag?

Olivia Montgomery: Nej, bli inte chockad, men det ville jag inte. Jag drömde om att bli professor i engelska. Det var alltid det jag ville göra, därav min bakgrund. Men jag ville också bli gymnast och delta i OS som ryttare.

Projektledning fanns inte på min radar, inte ens under universitetstiden. Mitt steg in i projektledning och till och med IT gick ganska snabbt efter universitetet. Jag tog ett jobb där jag skrev texter för ett betalningshanteringsföretag som också utvecklar bokföringsprogram och heter Shift4.

Deras programvaruutvecklingsteam arbetade enligt Scrum, så jag lärde mig vad Scrum är, hur team arbetar tillsammans och vad JIRA är.

Och jag älskade det. Jag tyckte verkligen om min erfarenhet där. Därefter började jag arbeta som konsult och samlade in användarkrav, skrev kvalitetssäkringsskript och fortsatte utvecklas därifrån.

Galen Low: Jag älskar det. Det är nog inte många som kan säga att deras tidigare arbetsgivares vd just nu svävar i rymden.

Olivia Montgomery: Det är ganska häftigt.

Galen Low: I dag arbetar du som forskningsanalytiker på Capterra, vilket kanske inte låter särskilt projektledningsinriktat, men faktiskt är det. Hur ser din vardag ut och vad tycker du bäst om i din nuvarande roll?

Olivia Montgomery: I min tidigare roll ledde jag IT:s projektkontor. På Capterra har jag gått från en operativ projektledarroll till en rådgivande roll. I vardagen undersöker jag och pratar med ledare för små och medelstora företag om deras teknik- och programvaruproblem för att förstå vad de behöver hjälp med.

Därefter utformar jag en forskningsmetod som ofta omfattar enkäter med användare, andra ledare för små och medelstora företag samt IT-medarbetare och IT-chefer. Sedan analyserar jag data och skriver en rapport. Det jag verkligen uppskattar med Capterra är att vi kan publicera rapporterna kostnadsfritt för alla som vill läsa dem.

Galen Low: Det är fantastiskt. Den typen av data och rapportering var tidigare bara tillgänglig för organisationer med mycket stora budgetar. Men data är så viktigt för att fatta beslut och utveckla alla branscher.

Olivia Montgomery: Jag försöker alltid kombinera bästa praxis från min operativa erfarenhet. Det handlar inte bara om dataanalys och torra rapporter. Jag försöker visa vad vi kom fram till och samtidigt hämta insikter från mina egna erfarenheter av att kämpa för budgetar, få saker godkända och hantera intressenter.

Galen Low: Jag älskar att du både är forskare och praktiker.

Olivia Montgomery: Absolut.

Galen Low: Låt oss göra en snabb sammanfattning. Många förenklar snabbt personligheterna i ett ekosystem av intressenter inom ett större IT-program. Intressenthantering handlar om att samla unika och olika personligheter, förena konkurrerande prioriteringar och navigera bland ett brett spektrum av känslor.

Vad menar du med samhällsvetenskap, och hur hänger samhällsvetenskap ihop med intressenthantering?

Olivia Montgomery: Vi arbetar med människor. Särskilt inom IT försöker vi få programvara och teknik att fungera för människor, inte robotar. Människor är komplicerade. De har olika värderingar och drivkrafter. Med min bakgrund inom språk och litteratur har jag lärt mig att olika karaktärer vill ha olika saker.

De reagerar olika på olika saker, och man måste veta hur man ska kommunicera utifrån hur de bäst tar emot information. Man kan inte behandla alla likadant, eftersom projektet sannolikt blir misslyckat och kanske även karriären.

Galen Low: Borde samhällsvetenskap få en mer central plats i teknisk projektledning och i hur projektledare utbildas?

Olivia Montgomery: Absolut. Dina affärsintressenter är ofta chefer med MBA-utbildning eller marknadschefer som har befordrats. Men de som faktiskt utför arbetet har studerat datavetenskap och arbetar med IT, kod och maskiner. Det är mycket olika människor som måste samarbeta.

Med hög emotionell intelligens och en bakgrund inom samhällsvetenskap kan du fungera som bron mellan dem, och projektledare är perfekt lämpade för den rollen.

Galen Low: Hur använder du din bakgrund inom samhällsvetenskap när du arbetar med IT-projekt? Använder du ramverk eller personlighetsbedömningar?

Olivia Montgomery: Jag tycker att det är viktigt att inte psykoanalysera alla. Jag är inte legitimerad psykolog och det kan bli obekvämt i arbetsmiljöer. Jag försöker arbeta organiskt. Studier av språk och litteratur tränar flexibilitet i tänkandet. Det hjälper dig att lyssna inte bara på vad någon säger utan också på hur de säger det, vad de väljer att säga och vad de väljer att inte säga.

Alla värderar olika typer av information och olika projektresultat. Man måste kunna hantera och balansera det. Min samling av referenser från böcker och karaktärer hjälper mig att snabbt relatera till människor genom att lyssna på hur de talar.

Galen Low: Jag älskar hur organiskt ditt förhållningssätt är. Många vill ha ett ramverk som placerar alla i olika fack, men poängen är egentligen att se varje person som individ.

Olivia Montgomery: Personlighetsbedömningar har absolut sin plats. Jag har varit INFJ sedan jag gjorde testet första gången i gymnasiet, men det betyder inte att det är allt jag är. Det hjälper framför allt med självinsikt, inte nödvändigtvis med hur man professionellt relaterar till andra.

Galen Low: Kan du ge exempel på hur du använder detta i projektledning?

Olivia Montgomery: Ett tydligt område är kravinsamling. Det är en personlig kontakt med många olika intressenter: chefer, avdelningsledare, användare, utvecklare, ingenjörer, testare och arkitekter. Man måste kunna skapa kontakt, få människor att öppna sig och känna sig trygga samt vara tydlig med vad man behöver från dem.

Ett annat område är möten som framförande. Där samlas alla personligheter och man måste vara effektiv med tid och kommunikation. Förberedelserna avgör om mötet blir framgångsrikt.

Galen Low: Hur skapar du förutsättningar för ett lyckat möte?

Olivia Montgomery: Jag förespråkar starkt att man tydligt kategoriserar och namnger mötestypen. Är det ett beslutsmöte, en arbets session eller en statusuppdatering? Skriv det i mötestiteln och ange mötets mål. Berätta även för varje deltagare vilken roll och vilka förväntningar de har.

Det gör det också lättare att avgöra vilka som faktiskt behöver delta. Det tar bara några minuter att skriva mötets mål och tydliggöra deltagarnas roller, men det är en god vana.

Galen Low: Vad händer under själva mötet när någon pratar för lite eller drar sig undan?

Olivia Montgomery: Det är en varningssignal. Sätt inte press på personen och tvinga dem inte att prestera på det sätt du vill. Möt dem där de befinner sig. Det kan handla om missförstånd, osäkerhet, arbetsbelastning eller något personligt. Följ upp efter mötet och ta reda på vad som pågår.

Mötet är inte den enda möjligheten att få information eller fatta beslut. Det är bara ett sätt. Var uppmärksam på olika personligheter och skapa en mer jämlik upplevelse i arbetskommunikationen.

Galen Low: Vilka råd har du till projektledare som inte känner att emotionell intelligens är deras starka sida?

Olivia Montgomery: Börja med att erkänna svagheten och kompensera för den genom att ta hjälp av någon som är bra på området. Var inte rädd för att rekrytera personer med bakgrund inom samhällsvetenskap. De behöver inte ha en examen i datavetenskap.

Hitta också en mentor med hög emotionell intelligens. Läs böcker, se filmer och tv-serier och utsätt dig för olika sätt att tala och relatera till andra. Det ger dig fler erfarenheter och referenser att använda.

Galen Low: Jag älskar det. Många fiktiva karaktärer bygger på verkliga mänskliga egenskaper. Genom att vara uppmärksam kan man lära sig något som går att använda i yrkeslivet, även när man läser eller tittar för nöjes skull.

Olivia Montgomery: Tv, film och böcker låter dig möta erfarenheter du själv aldrig har haft. Du kan se varför ett samtal gick dåligt och fundera över hur du själv skulle kunna hantera en liknande situation.

Galen Low: De här insikterna är mycket värdefulla. Vi måste vara bron och översättaren mellan människor, förstå vad de säger och inte säger och navigera bland mänskliga nyanser. Det är den emotionella intelligensens sida av intressenthantering.

Olivia Montgomery: Projektledare vallar inte bara katter. Det kan kännas så, men det är en konst. Det kräver mycket arbete, nyanser, balans och översättning.

Galen Low: Olivia, det har varit fantastiskt att ha dig med i programmet. Tack för att du deltog. Bör samhällsvetenskap få en större plats i projektledarutbildningen? Vilka tips har du för att tillämpa samhällsvetenskap i intressenthantering?

Om du vill utveckla dina färdigheter som strategisk projektledare kan du gå med i vår gemenskap!

Besök thedigitalprojectmanager.com/membership för att få tillgång till en stödjande gemenskap som delar kunskap, löser komplexa utmaningar och formar framtiden för vårt yrke – tillsammans.

Från robusta mallar och månatliga utbildningar som sparar tid och energi till det kollegiala stöd som erbjuds via diskussionsforum, gemenskapsevenemang och mastermind-grupper. Att vara en del av vår gemenskap innebär att ha över tusen personer på din sida när du utvecklar din karriär inom digital leverans. Om du uppskattade det du hörde i dag kan du prenumerera och hålla kontakten på thedigitalprojectmanager.com

Tills nästa gång – tack för att du lyssnade.