Hantera intressentdynamik: Varför mötesstrategi spelar roll (med Laura Lussier från 10up)
Galen Low får sällskap av Laura Lussier, teknisk projektledare på 10up. Lyssna när de delar med sig av mötesstrategier och tips om hur man navigerar i komplexa och politiserade intressentmiljöer.
Höjdpunkter från intervjun:
- Laura Lussier beskriver sig själv som en nörd inom projektledning, med en särskild förkärlek för personalledning. Med en bakgrund inom psykologi och digital konst leder hon sina team och kunder med medveten tydlighet och effektivitet. Men hon älskar också att coacha och handleda andra i mjukkompetensernas dunkla konster. [0:58]
- För närvarande är hon teknisk projektledare på 10up, där hon använder agila scrum-metoder för att leverera storskaliga projekt inom digital innehållshantering. Utanför arbetet håller hon på att ta sin masterexamen i psykologi och skriver även romaner under en topphemlig pseudonym. [1:16]
- Laura mediterar en hel del, men hon är också en stor spelentusiast. Hon har spelat Final Fantasy 14 de senaste sju åren! [2:41]
- Laura producerade korta animerade filmer när hon gick på högskolan. Det var hennes yrke, men därefter hamnade hon inom teknik. Hon började främst som projektledare för byggen av WordPress-webbplatser. Det hon uppskattade med projektledning, och där hennes färdigheter verkligen kom till sin rätt, var att hon trots att hon är projektledare också är skribent. [4:21]
Jag leder ett projekt, men jag är också intresserad av människorna som deltar och av att se till att de har det de behöver för att faktiskt ge mig det jag behöver tillbaka, på ett mindre stressigt sätt.
Laura Lussier
- Vanligtvis anordnas möten eftersom beslutet inte kan fattas självständigt utan någon annan i rummet, eller för att det är för komplicerat att reda ut via e-post, där man bara kan skriva ner det. Vanligtvis är möten till för att reda ut saker eller presentera koncept för människor. [17:21]
- Oftast ska ett möte leda fram till ett mycket specifikt resultat eller en mycket specifik riktning. Det behöver faktiskt finnas en mötesstrategi bakom det. [18:06]
- Ibland kan man inte på djupet veta hur en person kommer att reagera, men att åtminstone veta varför personen är med på mötet och om personen är beslutsfattare – att bara förstå det hjälper. [19:55]
- När Laura vanligtvis deltar i ett möte med en kunds chef eller bara en viktig intressent brukar de kontrollera hur arbetet fortskrider eller helt enkelt vilja förstå situationen, eller så finns det något mycket specifikt som de som team och deras kund har beslutat. [21:56]
Som team kan vi rama in informationen på ett sätt som gör att den här personen kan fatta ett snabbt beslut.
Laura Lussier
- Vanligtvis skapar Laura, när hon förbereder sig inför ett möte, antingen en presentation, ett PowerPoint-dokument eller någon annan typ av material som är mycket lätt att gå igenom för den specifika målgruppen. [23:16]
- En projektledare vill inte vara den sista stödpunkten för någon auktoritet, särskilt inte för ämnesexperter. Projektledare kan redan fungera som ombud eftersom de bör känna till projektet tillräckligt väl för att kunna svara på något, men svaret bör komma ur ämnesexpertens perspektiv. [41:37]
Det handlar verkligen mer om att se det ur ett perspektiv av hur man försöker försäkra sina kunder om att man har rätt team på plats, vilket innebär att man behöver ge teamet vissa möjligheter att komma till tals.
Laura Lussier
- Som projektledare brukar Laura ta rollen som mötesledare. I stället för att bara låta obekväma tystnader uppstå lyssnar hon faktiskt på det som sägs, försöker förstå och klargör saker. Hon ber specifika personer att svara för att hjälpa till att driva samtalet framåt, och hennes roll är vanligtvis att skapa tydlighet. [43:50]
- I de flesta interaktioner med människor, bortsett från några riktiga rötägg som Laura har stött på tidigare, är de flesta faktiskt inte ute efter att sätta dit dig, även om de kan säga något som missförstås eller uppfattas som stötande eller liknande. [53:26]
Om gästen:
Laura började sin bana inom projektledning under studietiden som producent med ansvar för animerade kortfilmer på Art Institute of Los Angeles. På den tiden visste hon inte vad projektledning var eller att det kunde vara ett yrke. Det hon visste var att hon älskade att hjälpa mycket talangfulla människor att samlas och skapa fantastiska verk.
Efter högskolan utforskade hon den digitala världen som frilansande reklamtextförfattare fram till 2012, då hon fick jobb som projektledare på en WordPress-utvecklingsbyrå. Eftersom hon redan var bekant med WordPress efter att ha lanserat sitt frilansföretag lyckades hon väl i sin nya roll, där hon bytte fokus till att leda WordPress-utvecklare i stället för digitala konstnärer för att skapa vackra och effektivt byggda webbplatser. Det var under den här tiden som Laura verkligen förälskade sig i plattformen och dess förmåga att göra innehållsskapande så enkelt och intuitivt som möjligt för vanliga användare som henne själv.
År 2016 började hon på content26, en digital reklambyrå vars kärnverksamhet var att hjälpa tillverkare att konkurrera på shoppingjätten Amazon. Där fick hon sin första riktiga erfarenhet av företagskunder genom att hantera de digitala katalogerna för stora varumärken som Newell, Abbott, Unilever, Belkin och Coty.
Hennes två främsta höjdpunkter kom först med Newell, där hon ledde en omfattande uppdatering av den digitala katalogen som i genomsnitt omfattade 1 000 nya produktbeskrivningar per månad för åtta olika varumärken. Senast var det med Coty, där hon ledde ett team av annonsstrateger. Resultatet blev att kunden rapporterade en positiv nettoavkastning på sin e-handelsverksamhet inom tre månader från samarbetets början.
Det var på content26 som det Laura först lärde sig och uppskattade med projektledning fick sin fullbordan: att undanröja hinder för talangfulla människor så att de kan göra sitt bästa arbete. Laura tyckte om att vara den pelare som hennes team kunde förlita sig på, först som senior projektledare och sedan som chef för PMO-teamet. Hon hjälpte sina projektledare, skribenter, redaktörer, designers och strateger att fokusera på sitt bästa arbete medan hon hanterade alla små detaljer. Under hennes ledning såg hon till att alla rörde sig i rätt riktning. Denna drivkraft att hjälpa team att prestera så bra som möjligt är en passion och en kallelse som hon nu tar med sig till 10up.
På fritiden är Laura en passionerad läsare och tycker om att både skriva och teckna (hon kan även räkna!). Som tidigare animatör och digital konstnär kan du hitta henne när hon vässar sina teckningsfärdigheter på sin surfplatta eller arbetar på sin nästa urban fantasy-roman tillsammans med sin skrivpartner. Laura bor med sin man och två tokiga pälsbollar i delstaten Washington, men hittas oftare när hon utforskar Eorzeas landskap i Final Fantasy 14.
Min filosofi kring projektledare handlar verkligen om att kunna hålla projektet i rörelse och om den anda som innebär att undanröja hinder och skapa en bra miljö där era team och kunder kan arbeta.
Laura Lussier
Resurser från detta avsnitt:
- Gå med i gemenskapen för digitala projektledare
- Ta en titt på 10Up
- Ta en titt på Laura Espinosa
- Kontakta Laura på LinkedIn
- Följ Laura på Twitter
Relaterade artiklar och poddar:
- Om podden
- Artikel som visar Jag var dålig på att säga nej till intressenter tills jag upptäckte detta
- Artikel som förklarar vad som bör tas upp på ett projektstartsmöte?
- Video om att hantera webbplatsinnehåll + hur man får webbplatsinnehåll från kunder
- Podcast om har certifieringar inom projektledning någon betydelse inom det digitala området?
- Att lägga märke till glädje: att leda med människocentrerad projektledning
Läs transkriptet:
Vi testar att transkribera våra poddar med hjälp av ett program. Ha överseende med eventuella stavfel eftersom boten inte är korrekt till 100 procent hela tiden.
Galen Low:
Nåväl, där är du igen, på ett möte som håller på att spåra ur fullständigt. Någon vidarebefordrade inbjudan till en verkställande intressent utan att informera personen ordentligt, och nu har personen fastnat i ett sidospår som får din kunds motpart att framstå som dåligt förberedd. Ditt team vet inte hur de ska reagera.
Övriga intressenter börjar nervöst kontrollera sin e-post, och du försöker hitta ett artigt sätt att avbryta och styra tillbaka samtalet till ämnet, men utan resultat. Det ser ut som att beslutet inte kommer att fattas i dag trots allt, och det kan ta ytterligare tre veckor innan alla får in ett nytt möte i kalendern. Om det här är en situation du känner igen och du fortsätter lyssna, ska vi prata om hur man skapar en stabil mötesstrategi så att dina projekt bygger momentum och förtroende hos varje viktig intressent.
Tack för att du lyssnar. Jag heter Galen Low och arbetar med thedigitalprojectmanager. Vi är en gemenskap av digitala yrkesverksamma med målet att hjälpa varandra att utvecklas, bli säkra i sin kompetens och knyta kontakter så att vi kan leverera bättre projekt. Om du vill höra mer om det kan du gå till thedigitalprojectmanager.com.
Hej allihop. Tack för att ni hänger med oss i DPM-podden. Min gäst i dag är en självutnämnd projektledningsnörd med ett särskilt intresse för personalledning och en bakgrund inom psykologi och digital konst. Hon leder sina team och kunder med medveten tydlighet och effektivitet, men tycker också mycket om att coacha och handleda andra.
Den mjuka kompetensens mörka konster. För närvarande är hon teknisk projektledare på TenUp, där hon använder agila metoder med Scrum för att leverera storskaliga digitala innehållshanteringsprojekt. Utanför arbetet håller hon på att ta en masterexamen i psykologi och skriver dessutom romaner under en hemlig pseudonym.
I dag ska hon prata med oss om mötesstrategi och tips på hur man navigerar i komplexa och politiserade intressentmiljöer. Välkomna Laura Lussier.
Hej Laura.
Laura Lussier:
Hej allihop.
Galen Low:
Laura, när du och jag först fick kontakt ledde du ett enormt projekt med flera projektledare, samtidigt som du påbörjade din masterutbildning i psykologi och förberedde ett föredrag för ett organisationsomfattande möte. Jag vet att du beskriver dig själv som överambitiös, men var hittar du all denna energi?
Laura Lussier:
Det är en mycket bra fråga, eftersom jag faktiskt inte heller dricker kaffe, så jag vet inte riktigt.
Galen Low:
Så det är inte koffein.
Laura Lussier:
Inte koffein. Jag får faktiskt minst sju timmars sömn.
Galen Low:
Det är ett bra råd till våra lyssnare: den typiska projektledaren arbetar sent och sover inte särskilt mycket. Där har vi hemligheten alltså? Sov mer. Jag älskar det. När du behöver lugn, vad är din favoritkälla till lugn?
Laura Lussier:
Jag mediterar ganska mycket, så det hjälper mig. Men jag är också en stor spelare. Jag brukar koppla av genom att spela och har spelat Final Fantasy XIV de senaste sju åren.
Galen Low:
Jag är imponerad över att du har tid för spel på den nivån. Vi pratar inte om Candy Crush här, utan om en hel äventyrssaga.
Laura Lussier:
Nej, det var ett åtagande och jag blev indragen i det.
Galen Low:
Jag älskar det. Jag tycker att vi ska gå in på ämnet. Jag ser verkligen fram emot att prata om det här. Vi ska prata om det jag kallar intressentpolitik, mötesstrategi och hur man kan använda lite psykologi för att fördjupa relationerna och förstärka resultaten i sina projekt.
Jag vet att det låter som reklam, men det handlar egentligen om att leda människor och använda sin mjuka kompetens för att se till att alla samarbetar bra. Det är något som du och jag skulle kunna nörda ner oss i hela dagen, och det har vi faktiskt gjort tidigare. Den här gången spelar vi in det. Jag tänkte att vi kunde börja med att ge våra lyssnare lite bakgrund.
Kan du berätta lite om dig själv och hur du använder din unika bakgrund i din roll som teknisk projektledare?
Laura Lussier:
Jag halkade in i projektledning. Jag studerade det inte och försökte inte aktivt ta mig in i yrket. Jag var producent för en kort animerad film när jag gick på college. Det var mitt yrke och min passion, men därefter hamnade jag inom teknik och började främst leda webbplatsbyggen, bland annat WordPress-webbplatser.
Det jag älskar med projektledning och där mina färdigheter kommer in är att jag även är skribent. Jag skriver skönlitteratur vid sidan av och är mycket intresserad av människor och deras berättelser. Jag tycker om att se människor utvecklas och förstå varför de fungerar som de gör. Kombinationen av berättande, beteendepsykologi och projektledning ledde till frågan: Hur får jag vissa personer, som jag kan se har något på gång i bakgrunden, att lyssna på mig i fem minuter?
Hur får jag dem att tro på det vi försöker åstadkomma eller på problemet vi försöker lösa? I många av de miljöer jag kommer in i går jag på möten och märker att deltagarna är mycket stressade. Det är inte direkt den bästa miljön för samarbete. Därför ser jag på det så här: ja, jag leder ett projekt, men jag är också intresserad av människorna som är där och av att se till att de har det de behöver för att kunna ge mig det jag behöver tillbaka, helst på ett mindre stressigt sätt.
Galen Low:
Jag tycker verkligen om det. Det är något som ofta förbises. Vi pratar om alla artefakter man behöver för sitt projekt, sitt arbetsbeskrivningsdokument, sin statusrapport och sitt RACI-diagram, alltså allt det tekniska inom projektledning. Men så mycket av det vi gör handlar faktiskt om att leda människor.
Vi har våra team, våra intressenter, sponsorer, kunder och oss själva. Jag tycker om tanken på att skapa en miljö där människor inte är lika stressade när de kommer in, så att de kan samarbeta.
Du tycker också mycket om att handleda dina teammedlemmar och hjälpa dem att navigera i sin arbetsmiljö. Varför tycker du att det är så viktigt att ha mentorer som hjälper en att utveckla sin mjuka kompetens?
Laura Lussier:
Jag tycker att mentorskap är viktigt eftersom det vanligtvis inte finns någon formell utbildning för detta. Det är inte särskilt lättillgängligt eller uppmuntrat. I vår yrkesmiljö, särskilt inom teknik, förutsätts det ofta att om du arbetar här och är framgångsrik så kan du redan detta.
Om man ser någon som är lätt att samarbeta med avfärdas det ofta som en medfödd talang. Man tänker att personen bara har det. Men mycket handlar om övning och arbete bakom kulisserna som andra uppfattar som magi. Därför är det viktigt att det finns mentorer som vill lära ut mjuka färdigheter.
Galen Low:
Jag älskar det exemplet.
Laura Lussier:
Man inser det först när man ser ett exempel på ett fruktansvärt e-postmeddelande som skickats till en massa människor. Då tänker man: nej, det där är inte en medfödd färdighet. Det är det verkligen inte.
Galen Low:
Jag tycker att du satte fingret på det. Det är förmodligen svårt att skapa en klassrumsutbildning i mjuka färdigheter och lära ut den till 30 personer samtidigt. Men med en coach kan man öva, få råd i förväg och få återkoppling efter varje situation. På så sätt kan man bygga upp sin kompetens utan att behöva lära sig allt den hårda vägen.
Laura Lussier:
Inte den hårda vägen. Det måste fortfarande vara tillräckligt svårt för att fastna, men inte den katastrofalt hårda vägen.
Galen Low:
Precis. Låt oss tala om mötesstrategi och om att ha en strategi för viktiga interaktioner under ett projekt. Varför spelar det roll att ett intressentmöte eller någon annan viktig projektinteraktion går bra, bortsett från att man själv inte vill att det ska bli smärtsamt?
Laura Lussier:
Låt oss fokusera på möten där flera personer samlas. Vanligtvis hålls ett möte eftersom ett beslut inte kan fattas självständigt utan att någon annan är med, eller för att frågan är för komplicerad för att lösas via e-post. Möten ska oftast reda ut saker eller presentera koncept för personer som behöver godkänna dem.
Därför behöver det finnas en mötesstrategi. Om målet är att få person A att godkänna plan C måste du vara förberedd på plan B och kunna förklara varför alternativen inte är lika bra. Om du inte är förberedd kommer du inte att få det resultat du vill ha.
Som ett minimum bör du gå in i mötet med en mycket tydlig bild av vilket resultat du vill uppnå. Det behöver inte vara exakt hur du ska nå dit, men du måste veta vad målet är. Det kan vara så enkelt som att ett definitivt beslut ska fattas innan samtalet är slut.
Det är också viktigt att känna personerna i rummet. Är de företagsledare, slutanvändare eller beslutsfattare? Vad bryr de sig om? Varför är de inbjudna? Om någon av misstag eller medvetet har tagit med sin chef förändrar det hela mötesstrategin.
Galen Low:
Jag tycker om det perspektivet: mötet äger rum eftersom något behöver beslutas eller föras framåt. Man behöver inte nödvändigtvis en strategi för att tvinga en påverkare att välja alternativ B. Man behöver rätt information och måste presentera den på ett sätt som människorna i rummet kan förstå.
Laura Lussier:
När man förbereder ett möte med en chef eller en viktig intressent måste man förstå syftet. En chef eller verkställande person känner sällan till detaljerna i ditt projekt, även om du berättade om dem för två veckor sedan.
Därför skapar jag ofta en presentation eller något annat lättillgängligt material: här befinner vi oss, detta är problemet vi försöker lösa, här är den relevanta informationen och här är våra alternativ. Jag går aldrig in i ett möte och säger bara att detta är problemet. Jag presenterar informerade alternativ och vår rekommendation, samtidigt som jag tydliggör vad vi inte vet och varför vi behöver personens synpunkt.
Galen Low:
Det låter som att du först skapar sammanhang, sedan anpassar materialet efter en chefs perspektiv och slutligen använder mjuka färdigheter för att hålla samtalet fokuserat.
Laura Lussier:
Ja. Om jag har tillgång till information om personen kan jag undersöka hur personen tar till sig information. Om personen tycker om detaljerade analytiska rapporter kanske en förkortad version inte fungerar. Om personen föredrar diagram får jag skapa ett diagram.
Det handlar inte om att fjäska för chefen. Det handlar om att förstå att chefen talar franska medan jag talar tyska, och därför behöver jag översätta till franska.
Galen Low:
Jag tycker om den bilden. Det är en översättningsprocess.
Laura Lussier:
Det handlar också om effektivitet. Ju högre upp i organisationen man kommer, desto mindre tid har personerna. Om man vill avblockera ett projekt behöver man vara mycket effektiv.
Galen Low:
Det påminner mig om att möteshantering faktiskt är riskhantering.
Laura Lussier:
Korrekt möteshantering är faktiskt riskhantering.
Galen Low:
En annan viktig del är roller och ansvar under mötet. Ibland behöver rätt person leverera rätt budskap. Projektledaren kan fungera som facilitator, kalla på rätt ämnesexpert och se till att rätt information flödar mellan deltagarna.
Laura Lussier:
Ja. Jag brukar ta rollen som facilitator. Om två ingenjörer deltar och ingen vet vem som ska svara kan jag kalla på rätt person. Jag klargör saker, sammanfattar vad som sagts och ser till att diskussionen går vidare.
Jag förbereder också teamet om jag vet att någon i mötet kan vara svår eller ha en särskild agenda. Jag vill inte att teammedlemmarna ska reagera automatiskt på grund av stress. Jag vill att alla ska lyckas och framstå från sin bästa sida, inklusive kunden och de verkställande personer som deltar.
Galen Low:
Det handlar alltså om att skapa en miljö där människor känner sig lugnare och kan fokusera på problemet i stället för på sig själva.
Laura Lussier:
Precis. Jag har själv stark scenskräck. När mötet fokuserar på problemet minskar uppmärksamheten på den enskilda personen. Då försöker vi lösa något tillsammans i stället för att alla tittar direkt på mig.
Galen Low:
Vilka råd skulle du ge till personer som vill förbättra sin mjuka kompetens inom personalledning, mötesledning och strategisk kommunikation?
Laura Lussier:
Först och främst: förstå att de flesta människor inte försöker få dig på fall. Även om någon säger något som låter fel eller stötande är det oftast inte illvilligt.
Försök att se mer än din första reaktion på någons svar. Var nyfiken på hur andra människor arbetar och bearbetar information. Vissa personer kommunicerar visuellt och behöver bilder, medan andra skriver tusentals ord. Det betyder inte att någon försöker göra livet svårare för någon annan. Det betyder bara att människor kommunicerar på olika sätt.
Galen Low:
Jag tycker om det. Medvetenhet är det första steget: att förstå vem man kommunicerar med och hur personen kommunicerar.
Laura Lussier:
Det är ingen mörk konst. Vi ska avmystifiera den.
Galen Low:
Jag skulle gärna ha dig tillbaka så att vi kan prata om taktiker i själva mötet och om psykologin bakom att vara projektets ansikte och ledare. Men vi avslutar här för i dag. Tack så mycket för att du var med.
Laura Lussier:
Tack. Jag tycker verkligen om att göra det här. Tack allihop.
Galen Low:
Vad tycker ni? Är det självklart att ha en strategi för möten och viktig kommunikation, eller är det överdrivet? Berätta om möten som har spårat ur och om möten som gick riktigt bra. Vad gjorde dem framgångsrika?
Skriv i kommentarerna nedan. Om du vill lära dig mer och komma längre i ditt arbete kan du gå med i vår gemenskap genom DPM-medlemskap. Besök thedigitalprojectmanager.com/membership för att få tillgång till våra experter, vårt forum, våra mastermind- och mentorgrupper, vårt bibliotek med minikurser, våra direkta mentorsessioner, våra fråga-mig-vad-som-helst-sessioner med olika experter, e-böcker, mallar och mer.
Om du tyckte om det du hörde i dag, prenumerera och håll kontakten via thedigitalprojectmanager.com. Tack för att du lyssnade.
