Gör dina statusrapporter användbara (med Robyn Reynolds)

Läs transkriberingen:

Vi testar att transkribera våra poddar med hjälp av ett datorprogram. Ursäkta eventuella stavfel, eftersom boten inte har rätt 100 % av gångerna.

Ben Aston:

Tack för att du lyssnar. Jag heter Ben Aston och det här är podden Digital Project Manager. Den här podden presenteras av Clarizen, ledande inom programvara för företagsbaserad projekt- och portföljhantering. Besök Clarizen.com för att läsa mer. I dag har jag sällskap av Robin Reynolds, en av våra DPM-experter på Digital Project Manager och rådgivare för Kära DPM, där vi svarar på frågor från digitala projektledare. Robin, tack så mycket för att du är med igen.

Robin Reynolds:

Hej Ben. Jag är så glad över att vara tillbaka. Jag tycker alltid om att prata med dig.

Ben Aston:

Toppen. Har du någon gång hamnat i knipa eftersom du var ganska säker på att du gjorde ett riktigt bra jobb med att hålla kunden uppdaterad om allt i projektet, men sedan slår katastrofen till och alla mejl, meddelanden och sms som du trodde att du hade skickat till kunden om projektet verkar ha försvunnit på ett magiskt sätt? Det, mina vänner, är anledningen till att ni behöver en statusrapport. I dag pratar vi alltså om de fruktade statusrapporterna. Är de verkligen nödvändiga? Och om de är det, vad ska vi ta med i dem? Hur kan vi göra dem mindre besvärliga och vad kan vi göra för att faktiskt göra dem användbara?

Om du ännu inte har träffat Robin vill jag presentera henne ordentligt. Robin bor precis längre ner på vägen från mig – eller det tycker jag åtminstone om att tänka – och hon bor i Portland och gillar emoji-symboler, listor och valpar. Vi ska prata mer om det om en stund, men som en av våra DPM-experter kommer Robin också att medverka i vår kommande kurs, som heter Mastering Digital Project Management. Om du inte vet vad jag pratar om och behöver utbildning i projektledning, ta en titt.

Det är en intensivkurs på sju veckor som innehåller interaktiva videosessioner, veckovisa lektioner, uppgifter, gruppdiskussioner och även möjligheten att delta i coachningssessioner. Gå till digitalprojectmanagerschool.com och anmäl dig. Vi har bara några platser kvar.

Robin, du har nyligen bytt jobb. Berätta om ditt nya arbete.

Robin Reynolds:

Ja, jag håller precis på att avsluta mina första veckor på det så kallade nya jobbet, och det har varit helt fantastiskt. Jag arbetar nu för 10Up och i grunden hjälper vi till att göra webben bättre genom att omsorgsfullt skapa webbplatser och verktyg för innehållsskapare.

Det som är riktigt roligt med 10Up är att alla arbetar på distans – hundra procent av oss. Vi arbetar bland annat med AMC, NBC Universal och Time Inc.

Ben Aston:

Kul. Om alla arbetar på distans, vilken tidszon arbetar du i? Är det bara Nordamerika eller även andra länder?

Robin Reynolds:

Som tur är är vi organiserade i olika grupper och team. Jag tillhör tekniskt sett ett team som helt arbetar efter Stillahavstid. Sedan finns det ett europeiskt team och så vidare.

Vissa dagar har jag kanske ett möte lite tidigare än jag skulle vilja, men det händer ganska sällan.

Ben Aston:

Kan du byta team om du tänker: ”Vänta, jag skulle vilja åka till Europa över sommaren”? Kan man byta team?

Robin Reynolds:

Det roliga är att en av våra teamledare precis gjorde det. Nu är hon i Europa, har sitt livs bästa tid, reser runt och leder samtidigt sitt team.

Ben Aston:

Där ser man. Det låter ganska häftigt. Vilka typer av utmaningar finns det när alla arbetar på distans hela tiden?

Robin Reynolds:

Jag arbetade på distans även på mitt tidigare jobb, men det som är fantastiskt med 10Up är att alla verkligen uppmuntras att arbeta inom sina egna tidszoner. Vi förespråkar också starkt att använda Zoom som videoverktyg. Det är väldigt bra för att arbeta med kunder och hålla kontakt med teamet, eftersom video är det som förväntas – inte bara telefon.

Ben Aston:

Det är alltså inte bara ett frivilligt tillägg.

Robin Reynolds:

Precis.

Ben Aston:

Och människor gör faktiskt det? Det fungerar verkligen?

Robin Reynolds:

Hittills, ja. Absolut. Men jag är fortfarande i början och är den nya personen. Just nu försöker jag acceptera att jag inte kan allt och verkligen lära mig, lyssna, lära känna mina team och kunder samt bygga de relationerna.

Ben Aston:

Finns det något du har upptäckt när du gått in i den nya rollen som du tänker att du verkligen behöver bli bättre på?

Robin Reynolds:

Jag tror att det handlar om att acceptera att man har gjort jobbet tidigare. När man börjar i en ny roll uppstår ofta lite bluffsyndrom, och man tänker: ”Herregud, har jag gjort det här förut?” Och svaret är: ”Ja, självklart – det är bara en annan miljö.” Jag tror att det gäller att bli säkrare på att äga sina projekt.

Ben Aston:

Det är så sant. När man börjar på en ny plats tänker man plötsligt: ”Herregud, jag vet inte hur någonting fungerar här.” Hur får man resurser till sitt projekt? Vilka verktyg använder ni?

Robin Reynolds:

Vi använder en kombination av 10 Thousand Feet och vårt eget schemaläggningsverktyg. Med hjälp av de två fungerar allt bra och jag brukar få de resurser jag behöver till mina projekt. Vi planerar också mycket flera månader framåt så att vi kan undvika konflikter i god tid.

Ben Aston:

Det låter väldigt vuxet. Vilka typer av projekt arbetar du med?

Robin Reynolds:

Jag kan inte berätta exakt vilka kunderna är, men jag kan säga att det är en blandning av avtal för löpande webbunderhåll samt fullständiga omdesign- och ombyggnadsprojekt med WordPress.

Ben Aston:

Låt oss prata om statusrapporter. Har du skrivit din första statusrapport på 10Up ännu?

Robin Reynolds:

Det har jag. Vi har ett eget format och arbetssätt för det, precis som varje byrå, företag och person kan ha sitt eget sätt.

Ben Aston:

Varför tycker du att statusrapporter är värda att göra?

Robin Reynolds:

Ingen tycker om statusrapporter eller att skapa dem. Det är ofta den värsta delen av jobbet. Det är inte särskilt glamoröst och ses ofta som något man måste göra trots att ingen kommer att läsa det.

Men de är mycket viktiga. De bästa projektstatusrapporterna skapar ansvarstagande och ägarskap i teamet. De hanterar problem, minskar risker och säkerställer framför allt att projektet håller kursen mot sina mål.

För kunder skapar de värde eftersom de ger kunden förtroende för att pengarna används för att leverera projektet. De kan också få kunden att se bra ut inför sina chefer, eftersom rapporten kan skickas vidare till olika intressenter.

Slutligen kan statusrapporter verkligen rädda dig när något går snett, eftersom du har ett dokumenterat spår. Du kan säga: ”Ja, vi lyfte den här risken till dig, här är vår åtgärdsplan och här är vad vi har gjort för att rätta till den.”

Ben Aston:

Vad är det viktigaste att ta med?

Robin Reynolds:

Jag håller med om att en statusrapport bör vara så enkel som möjligt. Det viktigaste är projektnamn, kundnamn, projektets vision eller sammanfattning, projektets hälsoläge, tidsåtgång eller hur projektet fortskrider i förhållande till tidsplan och budget.

Du bör också ta med vad som nyligen har slutförts i projektet. Jag brukar länka till alla nyligen slutförda uppgifter och sedan hänvisa till projektledningsverktyget om det delas med kunden.

Därefter bör du ta med vad du planerar att slutföra härnäst. Det ger kunden en förvarning om kommande prioriteringar och möjlighet att säga att något inte längre är prioriterat eller att något annat ska lyftas fram.

Slutligen ska statusrapporten innehålla problem och hinder. Där lyfter du potentiella risker och försöker hitta åtgärder tillsammans med kunden under statusgenomgången.

Ben Aston:

Hur mycket detaljer är tillräckligt?

Robin Reynolds:

Jag ser till att mina projektstatusrapporter inte tar mer än ungefär 20 minuter. Den första tar förstås lite längre tid. Jag använder också tiden till att reflektera över projektet och säkerställa att jag förstår läget.

Ofta gör jag ett första utkast tidigt på morgonen eller dagen innan jag ska skicka rapporten. Jag skriver ner alla idéer, tankar och anteckningar och går sedan tillbaka och tar bort allt överflödigt för att göra rapporten mycket kortfattad.

Kan du säga det enklare? Kan du bara länka till uppgiften? Diskutera sedan saken i ett samtal. Försök inte lösa alla problem i statusrapporten – identifiera dem, hänvisa vidare och diskutera.

Ben Aston:

Jag tycker att statusrapporten också är ett viktigt verktyg för oss, så att vi kan hålla fingret på projektets puls, omvärdera riskerna och fundera på vad vi har gjort och vad vi behöver göra nästa vecka.

Robin Reynolds:

Absolut. Om man tänker i termer av RACI ansvarar projektledarna för att skapa statusrapporten, medan teamet och kunderna ansvarar för att hålla sig informerade, läsa den och lyfta frågor eller be om förtydliganden.

Ben Aston:

Gör era statusrapporter! När du har skapat rapporten, vad gör du med den?

Robin Reynolds:

Jag försöker att inte skicka dem på fredagseftermiddagar, eftersom det nästan garanterar att ingen läser dem. Jag brukar skicka dem mitt i veckan, kanske efter ett internt möte på tisdagen och till kunden på onsdagen.

När jag skickar rapporten försöker jag leverera den under ett statusmöte med kunden eller teamet. Jag kan skicka den före samtalet eller under samtalet, dela skärmen och gå igenom allt tillsammans med dem. Sedan följer jag upp med rapporten och åtgärdspunkterna.

Statusrapporten är inte till för att läsa högt för kunden. Den fungerar som en ram för dialogen: vad vi har gjort, vad vi ska göra, var vi befinner oss i tidsplanen och om vi ligger före eller efter.

Ben Aston:

Har du några tips för att se till att kunden faktiskt läser statusrapporterna?

Robin Reynolds:

Ett statusmöte hjälper. Det viktigaste är också att aldrig missa en statusrapport. Se till att du alltid är punktlig och förberedd och att rapporten innehåller substans. Den ska spegla arbetet ni gör, vara tydlig och fri från fel.

Be alltid kunden och teamet om återkoppling på statusrapporterna. Det som verkar självklart för dig kan vara oklart för andra, och de kan föreslå att en annan del ska tas med.

Ben Aston:

Tack, Robin. På Robins artikel hittar du ett exempel på en statusrapport samt en mall som du kan ladda ner. Gå dit och börja skapa statusrapporter.

Innan vi avslutar vill jag prata kort med Robin om avdelningen Kära DPM. Robin, du rådde nyligen någon att säga upp sig. Var det klokt?

Robin Reynolds:

Det låter väldigt drastiskt när du formulerar det så, men personen beskrev en mycket svår situation där hon hade problem på jobbet och inte fick det stöd, den ledning eller det mentorskap som behövdes för att utvecklas i rollen.

Det handlade om att söka en ny möjlighet, men också om att inte säga upp sig utan planering. Under tiden kan man rikta sin energi och frustration åt annat håll, dokumentera incidenter och kontakta HR om det behövs.

Ben Aston:

Allvarliga saker. Det var inte du som skrev frågan, Robin?

Robin Reynolds:

Nej.

Ben Aston:

Om du har en fråga som du gärna vill ställa anonymt, gå till resursdelen på Digital Project Manager och leta efter Kära DPM. Där kan du ställa vilka frågor du vill.

Robin, tack så mycket för att du var med. Det har varit fantastiskt att ha dig här.

Robin Reynolds:

Tack Ben. Det här var roligt.

Ben Aston:

Om du vill delta i samtalet om statusrapporter eller ställa en fråga till Kära DPM, gå till thedigitalprojectmanager.com och se till att du också ansluter till vårt Slack-team. Besök resursdelen för att hitta fler än 1 000 andra projektledare som pratar om sådana här saker.

Ben Aston:

Tack för att du lyssnade. Vi hörs nästa gång.