Så använder du AI för att anpassa dina statusrapporter efter målgruppen

Läs utskriften:

Vi provar att skriva ut våra poddar med hjälp av ett datorprogram. Ha överseende med eventuella stavfel, eftersom roboten inte har rätt 100 procent av tiden.

Galen Low: Hej allihop och tack för att ni lyssnar. Jag heter Galen Low och kommer från The Digital Project Manager. Vi är en gemenskap av digitala yrkesverksamma med uppdraget att hjälpa varandra att bli skickligare, säkrare och mer sammankopplade, så att vi kan förstärka värdet av projektledning i en digital värld. Om du vill höra mer om det kan du gå till thedigitalprojectmanager.com/membership.

I dag pratar vi om komplexiteten i att kommunicera effektivt med olika grupper av intressenter och om huruvida generativ AI kan användas för att anpassa projektstatusuppdateringar som ska skickas till den hyperaktiva chefen, den oengagerade vice vd:n och den hökögda systemarkitekten – allt med ditt namn på.

Med mig i dag har jag Devin Mahoney, cybersäkerhetsexpert samt grundare och vd för programvarustartupen QTalo. Devin har en mycket intressant bakgrund. Han började som anställd nummer tio på Kyrus Tech, där hans division bidrog till att generera 60 procent av företagets intäkter och hjälpte startupbolag som Carbon Black och Red Canary att bli vad de är i dag. Därefter fortsatte han att vägleda andra verksamheter som Randori och fokuserar nu på sin egen plattform, vars mål är att göra projektkommunikation enklare.

Devin, tack för att du är med i dag!

Devin Mahoney: Galen, jag är så glad över att vara här. Tack för att du bjöd in mig.

Galen Low: Jag är så glad att vi fick kontakt. Vi är faktiskt lite fans av varandra. Jag vet att du har lyssnat på den här podden och jag följer ditt nyhetsbrev. Det kändes helt enkelt logiskt att vi skulle ta kontakt och samarbeta. Jag ser verkligen fram emot att gå på djupet.

Devin Mahoney: Jag också.

Galen Low: Vi har pratat lite och under vårt senaste samtal nämnde du att du, som en del av din forskning för din produkt som fokuserar på projektstatusuppdateringar, har pratat med 200 projektledare om statusrapportering och annan projektkommunikation – men särskilt om statusrapportering.

Jag tänkte att det är ganska unikt, eftersom statusrapportering inte alltid är det hetaste samtalsämnet när man pratar med projektledare. Samtidigt är det väldigt intressant och viktigt. Jag undrar därför: under dina samtal med de här 200 projektledarna, vilken är den mest framträdande och återkommande smärtpunkt kring statusrapportering som människor hela tiden återkommer till?

Devin Mahoney: Du har en bra poäng, Galen. Det är inte många av oss som bryr sig så här mycket om statusrapportering, men det var fascinerande eftersom allt vi pratade med projektledare om började med en statusrapport. De kunde inte göra budgeten förrän de hade gått igenom statusen. De kunde inte planera resurser förrän de hade gått igenom statusen.

De kunde förstås inte prata med ledningen förrän de visste projektets status. Jag har därför ägnat mycket tid åt att tänka på status, och det finns två stora smärtpunkter som vi hör om om och om igen. Den första är verktygsspridning. Projektledare går igenom mängder av verktyg för att få fram de insikter de behöver till statusrapporter och allt annat.

De tittar i Jira, Asana och Notion, men också i Slack och e-post. Det andra problemet är att kunskapen är utspridd överallt, särskilt när team arbetar på distans. All den här kunskapen finns i alla dessa olika verktyg. Det här är de stora smärtpunkterna vi ser när människor ska skapa statusrapporter.

Galen Low: Jag känner verkligen igen mig i det. För mig finns det två steg i statusrapporteringen. Det första steget är precis det du beskriver: att samla ihop allt. Det är en övning, nästan som en skattjakt. Man tänker: Okej, vilka verktyg måste jag gå igenom den här veckan för att hitta den där konversationen där någon sa det där, och hur ser budgeten ut, och allt annat? Det blir som ett slags kreativt montage som måste sättas ihop. Och det kräver mycket arbete.

Sedan kommer det andra steget, där man måste vara väldigt ärlig mot sig själv. Man kanske tänker att projektet går ganska bra. Därefter samlar man all information och inser att man måste kommunicera den till personer som kommer att granska den noggrant, till personer som kanske inte står nära projektet men kommer att ställa många frågor, och till personer som är trötta på att få statusuppdateringar varje vecka och kanske inte ens läser dem.

Man måste fråga sig: Är det här verkligen en tydlig bild? Jag har samlat in allt från alla möjliga håll och från alla mina olika verktyg. Är det korrekt? Är det rätt? Berättar jag rätt historia? Och när den historien når fram, hur kommer människor att känna inför den?

Devin Mahoney: Galen, jag älskar din liknelse med sorgens olika stadier, där slutet är acceptans.

Galen Low: Det här är alltså projektets faktiska läge. Det ligger verkligen över budget. Statusrapportering kan vara en smärtsam process. Jag tror att vi i de kretsar där jag rör mig faktiskt pratar om statusrapportering, statusuppdateringar och kommunikation med intressenter – eller så är vi helt enkelt nördar på det sättet.

Men jag tror aldrig att jag har träffat någon som sagt: Jag älskar att göra det här. Det här är min favoritdel av projektledning – att samla information från alla verktyg och berätta historien för en grupp människor som förmodligen kommer att granska den noggrant eller reagera negativt.

Devin Mahoney: Projektledare är ledare. Vi är ledare. Det här är hur vi utövar vårt ledarskap: genom statusrapporter och genom att ge människor rätt åtgärd tillsammans med rätt information.

Galen Low: Jag älskar det. Säg det igen.

Jag tror att AI är på väg att förändra statusrapporteringen. Den kan hjälpa oss att samla information från flera verktyg, identifiera vad som är viktigt och anpassa samma projektbudskap för olika målgrupper. Men vi måste fortfarande använda vårt omdöme för att avgöra vad som är korrekt, relevant och lämpligt att kommunicera.

Devin Mahoney: AI kommer, vare sig vi tycker om det eller inte. Vi kan lika gärna ta till oss den, eftersom den kommer att göra många saker bättre för oss.

Mer specifikt kommer den att göra det möjligt för oss att höja nivån på den kommunikation vi har med våra intressenter. Vi är här för att skapa förtroende och kommunikation. Vi kan ta AI:s sammanfattning, kontrollera och verifiera det den säger och sedan förutse våra olika intressenters behov. På så sätt kan vi ställa mer insiktsfulla frågor, hjälpa företaget framåt och återgå till att leda företaget från vår egen position.

Galen Low: Det jag tycker bäst om med ditt angreppssätt är att det är kommunikationsinriktat. Det handlar inte bara om att samla in data, utan om att förstå vad informationen betyder och hur den ska kommuniceras till olika människor.

Devin Mahoney: Det är en mycket fruktbar grund för insikter, så jag är verkligen entusiastisk över vart vi är på väg.

Galen Low: Innan vi avslutar, finns det något mer du vill dela med dig av till vår publik om statusuppdateringar, kommunikation, missförstånd och hur projekt fungerar?

Devin Mahoney: Jag har pratat med många chefer och med många personer som inte är projektledare. Det jag vill säga till alla är att projektledare arbetar för att hjälpa människor och team att lyckas.

Men vem hjälper dem som hjälper andra? Projektledare förbises ofta när saker går bra. Därför får vi inte alltid de verktyg vi behöver för att arbeta mer effektivt. Jag är personligen entusiastisk över hur AI kan hjälpa oss att skapa de verktygen och lösa det här problemet. En investering i ett effektivt verktyg för projektledare ger resultat genom alla team som de hjälper och stöttar.

Galen Low: Det tycker jag verkligen om. Många av våra framgångar som projektledare är faktiskt ganska osynliga. Därför får vi inte alltid det stöd vi behöver. Jag gillar tanken på att hjälpa projektledare att berätta historien om det värde de skapar genom sin kommunikation och att visa att arbetet är mer än att bara skriva några ord i ett mejl och skicka det till intressenterna.

Devin, tack så mycket för att du var med i dag. Det här har varit väldigt roligt.

Devin Mahoney: Galen, tack för att du bjöd in mig. Det har varit väldigt roligt att prata om det här.

Galen Low: Då har ni hört det. Som alltid: om du vill delta i samtalet med över tusen likasinnade projektledningsförespråkare kan du gå med i vår gemenskap. Besök thedigitalprojectmanager.com/membership för att läsa mer. Och om du tyckte om det du hörde i dag kan du prenumerera och hålla kontakten på thedigitalprojectmanager.com.

Tills nästa gång – tack för att du lyssnade.