Piffa upp din agila resa (med Alexa Huston från Crema)

Läs transkriberingen:

Vi testar att transkribera våra poddar med hjälp av ett program. Ursäkta eventuella skrivfel eftersom boten inte är korrekt till 100 procent hela tiden.

Ben Aston:

Oavsett om du är en ”agilist”, ett hängivet Scrum-fan eller kanske en lite mer försiktig ”agilare”, finns det alltid sätt att arbeta ännu bättre agilt. Ett sätt är att göra dina möten eller ceremonier mer effektiva. Därför ska vi i dag prata om sprintplanering, dagliga ståmöten, sprintgranskningar och sprintretrospektiv för att ge dig insyn i hur du kan genomföra dem bättre och göra ditt agila arbetssätt mer effektivt.

Tack för att du lyssnar. Jag heter Ben Aston och det här är The Digital Project Manager Podcast. Den här podden presenteras av Clarizen, ledande inom programvara för företagsomfattande projekt- och portföljhantering. Besök clarizen.com för att läsa mer. I dag har jag sällskap av Alexa, en av våra egna DPM-experter på The Digital Project Manager.

Alexa är fantastisk. Du hittar henne i vår DPM-skola som vi driver just nu, och i september lanserar vi dessutom en ny kurs i DPM-skolan. Om du inte har anmält dig än kan du kolla in den. Alexa arbetar på Crema i Kansas City. Alexa, tack för att du är med i programmet igen.

Alexa Huston:

Tack för att du bjöd tillbaka mig.

Ben Aston:

Härligt. Alexa, du är före detta projektledare, så det är kontroversiellt att vi pratar med en före detta projektledare, men berätta lite om vad du gör.

Alexa Huston:

Ja. Jag hoppas att jag inte är alltför kontroversiell, eftersom övergången från digital projektledare till affärsutveckling skedde ganska organiskt. Jag arbetar på en byrå som bygger skräddarsydda webb- och mobilappar, och jag arbetade mycket med att utveckla affärer genom internförsäljning till de kunder jag arbetade med.

När jag därför såg tillbaka på 2017 och funderade på vad som låg framför mig var jag osäker. Jag pratade med personen inom affärsutveckling som jag arbetade med, och han sa: ”Du borde komma och arbeta med mig i säljteamet.” Jag tänkte: ”Det låter roligt och annorlunda.” Jag känner mig dessutom väl rustad för det tack vare de projekt jag har lett långt innan dess. Det är roligt att fortfarande få vara en del av DPM-gemenskapen, och det håller mig skärpt.

Ben Aston:

Du är alltid välkommen, Alexa. Men jag är nyfiken. Föreställ dig att du är företagets vd. Det här är en intressant fråga oavsett om man är projektledare eller arbetar med nya affärer: vad håller dig vaken om nätterna när det gäller företagets framtid? Vad är det som bekymrar dig?

Alexa Huston:

Menar du företaget jag arbetar på?

Ben Aston:

Ja. När du tänker på den digitala framtiden och vart den är på väg.

Alexa Huston:

Det är intressant. Vi växer snabbt. Jag säger ”vi” eftersom jag är en del av företaget, men nu säger jag ”jag” eftersom jag i det här scenariot är vd. Vi anställer mycket medvetet, och det som skulle hålla mig vaken är att se till att de personer vi måste anställa lite snabbare än vanligt fortfarande passar in i vår kultur.

De behöver ha rätt kompetenser, men också rätt gruppdynamik och samarbetsstil som gör att vi kan fortsätta vara vi. Det skulle nog hålla mig vaken, för det finns många talangfulla människor där ute, men kulturen är så viktig för ett företags framgång. Här på Crema värnar vi verkligen om den. Det skulle oroa mig.

Ben Aston:

Ja, det är svårt. Att anställa bra människor, men inte bara bra människor utan människor som passar in, är knepigt.

Alexa Huston:

Precis. Och kopplat till din fråga om teknik förändras den verkligen så mycket och så snabbt. I det här hypotetiska scenariot skulle balansen mellan experimenterande också hålla mig vaken. Vi är en väldigt experimentell grupp, men vi vill inte nödvändigtvis vara först med att testa något i ett kundprojekt. Hur belönar och uppmuntrar vi experimenterande och uppfinningsrikedom? Hur säkerställer vi samtidigt att vi alltid levererar högsta möjliga kvalitet?

Ben Aston:

Ja.

Alexa Huston:

Så är det.

Ben Aston:

Och kopplat till det finns frågan om vilken häst man ska satsa på när det finns så mycket ny teknik. Ur ett digitalt perspektiv, hur tänker du kring den digitala framtiden och vart den är på väg? Ska man satsa på maskininlärning eller artificiell intelligens?

Alexa Huston:

Eller ärenden och vad det nu är som är det nya heta-

Ben Aston:

Ja, eller röststyrning.

Alexa Huston:

Det var ett bättre sätt att formulera det jag just sa.

Ben Aston:

Men jag vill vända frågan tillbaka till dig. Du är inte längre vd, utan Alexa. Vad är svårt? Vilka utmaningar möter du i din nuvarande roll?

Alexa Huston:

Bra fråga. Just nu står jag inför utmaningen att utveckla en utåtriktad strategi. Vi är ganska bra på att bygga vår verksamhet genom rekommendationer och mun-till-mun. Det är bra, men inte alltid särskilt hållbart.

Jag försöker därför hitta en strategi för att bygga upp medvetenhet högre upp i försäljningstratten. Jag är egentligen ingen marknadsförare, men det spelar ingen roll. Jag försöker bara tänka på vilka våra kunder är, var de kan finnas och var jag behöver vara. Var behöver vårt budskap finnas?

Jag vill också se till att budskapet är konsekvent för alla. Många på byrån arbetar med detta. Eftersom vi växer måste vi se till att vårt budskap till omvärlden stämmer överens med vilka vi är i dag.

Det får inte spegla vilka vi var för tre år sedan, när vi var en tredjedel eller en fjärdedel så stora. Det har varit intressant. Särskilt i säljrollen vill jag vara säker på att jag konsekvent förmedlar samma budskap och använder rätt ton med människor.

Jag vill också uttrycka det verkliga värdet av att arbeta med teamet. Jag arbetar med några av de mest talangfulla människor jag känner, och jag försöker inte sälja in oss här. Jag säger bara att jag arbetar med fantastiska människor som utvecklas och skapar fantastiska produkter. Jag vill att vi ska ha en bra strategi för att få ut det budskapet till den värld som behöver höra det.

Ben Aston:

Ni arbetar alltså med fantastiska produkter tillsammans med fantastiska människor. Kan du berätta om något av det ni arbetar med?

Alexa Huston:

Jag hoppas att andra byråmänniskor kan känna igen sig, eftersom vi inte får prata om en del av det häftigaste vi gör. Det är lite tråkigt. Men några intressanta saker som är på gång är att vi bygger många marknadsplatser med två sidor. Att skapa en upplevelse där två unika användargrupper kan arbeta tillsammans är vår kärnkompetens. Jag tror att jag pratade om detta i en annan podd; jag får déjà vu. Vi har byggt många plattformar för rekrytering, och arbetar fortfarande med sådant.

Vi måste se till att arbetssökande får en bra upplevelse i ena änden, medan rekryterarna i den andra änden kan navigera på plattformen, administrera rätt uppgifter och följa upp med rätt personer.

Det är ganska roligt. Men det finns så mycket mer jag önskar att jag kunde berätta om. Jag har inte ens behörighet att prata om det. Jag kan inte ens-

Ben Aston:

Topphemligt. Det är alltid det roligaste.

Alexa Huston:

Ja.

Ben Aston:

Jag är nyfiken på din utveckling. Projektledare är ibland osäkra på vad nästa steg är. Det finns ledarspåret, där man leder projektledarteamet, men du har gått in i affärsutveckling. När du blir stor, vad vill du då bli?

Alexa Huston:

Det är en bra fråga. Jag vill bli en grym mamma. En mamma som min egen mamma. Jag vill ha barn, men jag vill också fortsätta arbeta och stanna kvar inom teknikområdet. Det är något jag brinner för och är glad över att vara en del av.

Jag kan bara föreställa mig hur annorlunda det kommer att se ut om fem år. Men jag vill också bilda familj. Det har jag alltid varit engagerad i, och jag försöker bara väga när rätt tidpunkt är.

Ben Aston:

Vad arbetar din mamma med?

Alexa Huston:

Min mamma är personlig assistent åt en miljardär.

Ben Aston:

Oj.

Alexa Huston:

Ja. Hon fick jobbet i början av året. Det är en mycket unik och märklig roll. Jag hälsade på henne för ett par veckor sedan, och han har många olika affärsverksamheter. En av dem var en snabbserverad bisonrestaurang i Omaha, Nebraska. Ni borde kolla in den.

Ben Aston:

Oj.

Alexa Huston:

Ja. Det är ett mycket intressant jobb. Innan dess arbetade hon som korrekturläsare och juridisk assistent i många år. Hon gjorde ett fantastiskt jobb med att kombinera karriär och familj.

Ben Aston:

Se så välbalanserad du blev, Alexa.

Alexa Huston:

Det är tack vare min-

Ben Aston:

Bra jobbat, Alexas mamma. En hälsning till Alexas mamma. Förutom din mamma, vad inspirerar dig? Vem mer inspirerade dig?

Alexa Huston:

Det finns så många fantastiska och inspirerande saker där ute. På senare tid har jag intresserat mig för inredning och för att styla mitt eget hem. Jag återupplivade nyligen mitt Pinterest-konto efter ungefär sex år, och har fördjupat mig i så många vackra saker.

Det inspirerar mig verkligen. Något jag försöker uppnå hemma, och som även spiller över på arbetet, är att förenkla ett utrymme och rensa bort sådant som inte behövs. Det är också så jag försöker kommunicera med mina potentiella kunder och teamet här. Hur kan jag förenkla budskapet?

Eller hur kan jag ta bort röran omkring mig, oavsett om det är fysisk eller mental röra?

Ben Aston:

Det tycker jag är bra. Jag borde be dig komma över och titta på mitt kontor just nu. Min fru sa till mig i dag: ”Varför står ditt skrivbord mitt i rummet?” Jag svarade: ”För att det är det enda rummet är till för.” Vi har alltså en diskussion om en strategi för skrivbordets placering. Pinterest, är det fortfarande en grej?

Alexa Huston:

Jag antar det. Det är roligt att du säger det, för jag trodde att det var dött och borta. Men sedan jag började använda det igen älskar jag det. Det är bättre än någonsin, och det finns så många vackra och estetiskt tilltalande saker där. Jag tycker särskilt om det ur ett heminredningsperspektiv.

Jag hjälper också min vän med hennes kommande bröllop. Ur ett bröllopsplaneringsperspektiv är det verkligen bra. Det är en fantastisk gemenskap där.

Ben Aston:

Där ser man. Jag brukade spara bilder där, men precis som du slutade jag. Kanske blir 2019 året då jag börjar igen.

Alexa Huston:

Man vet aldrig.

Ben Aston:

Förutom Pinterest, och även om vi inte behöver hålla oss till arbetslivet: har du nyligen hittat eller använt något som fått dig att tänka ”herregud, det här är fantastiskt, jag måste berätta för alla”?

Alexa Huston:

Ja, faktiskt. Det knyter an till temat enkelhet. Det finns ett verktyg som heter Notion. Har du hört talas om det?

Ben Aston:

Nej.

Alexa Huston:

Det är fantastiskt. Det är ungefär som en wiki, lite som Google Dokument och väldigt flexibelt, ungefär som en Asana-yta.

Ben Aston:

Okej.

Alexa Huston:

Det har en väldigt enkel design som du kan anpassa till vad som helst. Gränssnittet är snyggt, och de har en bra webbapp, mobilapp och Mac-app. Jag rekommenderar det till alla. Många frågar var de ska skriva ned sina att-göra-listor, men egentligen spelar det ingen roll. Svaret är: där du kan hitta dem.

Ben Aston:

Ja.

Alexa Huston:

Men Notion är ett bra ställe för uppgiftslistor och reseplanering. Du kan använda det både professionellt och privat, beroende på vad du behöver det till. Så kolla in Notion.

Ben Aston:

Där har vi det. Notion-appen. Snyggt. Då går vi vidare och pratar om din artikel. För dem som inte har läst den ännu skrev Alexa för ett tag sedan ett fantastiskt inlägg om projektretrospektiv. Nu fortsätter vi den diskussionen.

Alexa har skrivit en ny artikel om agila möten som vi kan använda för att driva projekt bättre. Vi vill alla arbeta effektivare och bli bättre på att genomföra agila projekt. Scrum är ganska föreskrivande när det gäller agila metoder och vilka möten man bör ha.

Faktum är att de kallas ceremonier. Alexa, vad tycker du om det? Det är möten, men inom Scrum kallar vi dem ceremonier. Varför tror du att det är så?

Alexa Huston:

Det är intressant. Någon får gärna faktagranska mig, men jag tror att man kan kalla dem ceremonier och att det är synonymt med ett möte eller en aktivitet. Du vet?

Ben Aston:

Ja.

Alexa Huston:

Jag försöker se på processer som processer, där Scrum är något annat än agilt. Jag försöker ha ett mer anpassningsbart synsätt. Jag vill inte att något av detta ska låta föreskrivande, för det är inte meningen. Grundidén är enkel, men svår att bemästra och få rätt. Man kan inte följa ett recept och få exakt det avsedda resultatet utan att ändra vissa saker.

Jag förstår varför du frågar, men jag har svårt att-

Ben Aston:

Ja.

Alexa Huston:

köra fullt ut med Scrum, eftersom jag inte tror att ett fullskaligt Scrum är realistiskt för de flesta saker. Man måste anpassa det efter sin kultur, sin organisation och sitt projekt.

Ben Aston:

Men du har gått Scrum Master-utbildningen, eller hur?

Alexa Huston:

Ja. Jag blev certifierad förra året.

Ben Aston:

Det intressanta när man går en certifierad Scrum Master-utbildning är kanske att de kallas ceremonier eftersom de är mer än bara tre saker.

Scrum är verkligen föreskrivande. På Scrum Master-kursen är det mycket tydligt: här är rollerna, här är artefakterna och här är ceremonierna. Man måste göra de här sakerna för att det ska vara Scrum.

Alexa Huston:

Det är en bra poäng. Det är väldigt mycket enligt regelboken, och jag förstår varför. För att förstå det ordentligt måste man följa manualen, så att säga.

Ben Aston:

Ja.

Alexa Huston:

Man måste kunna det utan och innan för att kunna avgöra när man ska anpassa det. Hela poängen med ceremonierna är att skapa bra arbete som går att förutsäga, granska och anpassa. Det är hela poängen med Scrum.

Så du har rätt: det är mycket föreskrivande när man går kursen. Jag rekommenderar den verkligen. Den kräver inte en enorm investering i tid eller pengar, men hjälper till att förklara hela historien om varför Scrum används och hur man kan införa det.

Jag skrattar eftersom det uppenbarligen är utvecklat för programvaruutveckling, men kursens lärare berättade att han använder det hemma med sina barn. Han har en Scrum-tavla för andra uppgifter och sådant. Det är väldigt intressant.

Ben Aston:

Intressant. Vad är det de itererar kring, livet?

Alexa Huston:

Att hålla rummet städat?

Ben Aston:

Ja. Men ceremonierna, eller de agila möten vi ska prata om, är inte exklusiva för Scrum, eller hur? Det var därför jag började med att säga att vi alla vill arbeta agilt. Scrum är en agil metod.

Vi ska prata om sprintplanering, ståmöten, sprintgranskningar och sprintretrospektiv. Vi sätter ordet ”sprint” framför allt, men de behöver inte vara exklusiva för Scrum.

Alexa Huston:

Nej, det är en bra poäng. Jag är glad att du tar upp det, eftersom kärnan i artikeln, podden eller vad någon än läser på nätet inte ska skrämma bort dem från att prova bara för att Scrum nämns.

Det kan ha konnotationer som får någon att avstå. Tanken är att detta kan användas av alla slags agila team, eller i alla projekt som skulle kunna dra nytta av de här mötena.

Ben Aston:

Bra. Då pratar vi om mötena. Ge oss en snabb sammanfattning av vad sprintplanering handlar om.

Alexa Huston:

Sprintplanering beskriver nästan sig själv. Man planerar det arbete som ska genomföras under sprinten, alltså den tidsperiod som ni har bestämt att ni ska arbeta inom. Syftet är att se till att alla är förberedda på att få rätt saker gjorda.

Det beror på många saker. Det kräver att teamet har en tillgänglig arbetsbacklogg som är tydligt definierad av produktägaren och de intressenter som behöver bidra. Därefter behöver arbetet prioriteras utifrån vad som måste göras.

Sprintplaneringsmötet finns för att teammedlemmarna ska kunna förhandla och säga: ”Jag tror att jag kan få detta gjort utifrån de här variablerna och kraven. Det tar jag på mig.” Teamet kommer överens, och på så sätt skapar man en sprintbacklogg och ett sprintmål.

Hela tanken med den här tiden tillsammans är att alla ska kunna enas om att vi under de kommande två veckorna, om det är sprintens längd, helst ska få de här sakerna gjorda.

Det finns ungefär två delar i mötet. Först granskar man allt som finns i produktbackloggen. Teamet avgör sedan vilka av alla möjliga saker som ska flyttas in i sprinten och arbetas med under den.

Ben Aston:

Vad har du för erfarenhet av det? I din artikel skriver du att man kanske bör avsätta så mycket tid för sprintplanering som en timme per sprintvecka. För en tvåveckorssprint skulle det alltså bli två timmars sprintplanering.

Brukar sprintplaneringen i praktiken övergå i en diskussion om omfattning eller krav?

Alexa Huston:

Ja, det kan den.

Och för att förtydliga tror jag, även om jag kan ha fel, att det är två gånger sprintens längd i timmar. Om sprinten är två veckor lång bör mötet alltså inte vara längre än fyra timmar. Det behöver inte vara fyra timmar, men det kan vara det, eftersom två veckor ger gott om tid att identifiera vad som kan genomföras.

Ben Aston:

Så det är ett fyra timmar långt möte?

Alexa Huston:

Ja.

Ben Aston:

Berätta hur du hanterar det.

Alexa Huston:

Det handlar återigen om vad som måste finnas på plats i förväg, vilket av någon anledning inte alltid är fallet. Om varje punkt i backloggen innehåller acceptanskriterier, krav och en definition av klart skulle mötet fungera mycket bra i en idealisk värld.

Då ska man kunna öppna ärendet, titta på det medan produktägaren går igenom det, och låta utvecklingsteamet ställa frågor. Det klargör frågor och antaganden så att alla får en bra förståelse av vad det innebär.

Det kan definitivt svälla, och det är svårt. Jag är nyfiken på om du har några knep för att föra processen framåt, eftersom den kan leda till en situation där definitionen saknas. När jag har upplevt det har jag försökt markera det för senare och kanske inte ta in det i sprinten.

Om det är verksamhetskritiskt går vi tillbaka och ser till att vi kan hantera det senare, antingen i ett senare sprintplaneringsmöte eller inför sprintplaneringen genom att ha förberedande möten som säkerställer att backloggpunkten är redo.

Om det är verksamhetskritiskt måste vi lösa det. Om det inte är det kan vi ge det mer tid för att få en tydligare definition. Jag vet att kriterier ändras hela tiden, så det kan bli knepigt.

Ben Aston:

Av alla dessa möten tror jag att sprintplaneringen är det viktigaste. Den är också svårast att leda bra, eftersom produktbackloggen, alltså listan över det som ska göras, måste vara ganska väl definierad av projektledaren eller den som bestämmer vad som ska skapas.

I sprintplaneringen tar man dessutom dessa punkter och bryter ned dem i uppgifter. Det är sprintplaneringsmötet: man tar en punkt från backloggen, flyttar in den i sprinten och bryter ned den i uppgifter.

Om punkten är för tvetydig och definitionen av ”klart” inte är tydlig kan allt falla samman i en timslång diskussion om en enda punkt som egentligen är ganska obetydlig. Projektledarens roll är att se till att produktbackloggen är så väl definierad som möjligt i förväg.

Man måste också vara medveten om hur många berättelsepoäng den är värd och hur lång tid man tror att den kommer att ta. Ibland finns en frestelse att börja arbeta fram själva lösningen under sprintplaneringen, när det egentligen bara behövs en nedbrytning av de uppgifter som ska göras i sprinten.

Tricket är att bedöma diskussionen rätt utan att över- eller underarbeta den. Annars kan man flytta in något i sprinten och sedan upptäcka att utvecklaren inte vet vad som ska göras. ”Men vi gick ju igenom det under sprintplaneringen.” Det är en svår balans.

Alexa Huston:

Det håller jag med om. Det är det viktigaste mötet, men också det svåraste att få rätt varje gång. Jag uppmuntrar alla att bryta ned saker i mindre delar. Om det finns en större punkt i produktbackloggen kan man dela upp den i användarberättelser, skissa på dem, lägga till buggar och annat som är redo.

Förhoppningsvis har man en bra bild av teamets hastighet. Vi går inte in på det i artikeln, men det finns mycket information om det. Man bör ha en grundläggande hastighet som visar vad teamet vanligtvis klarar av under en sprint.

Om man känner till den kan den hjälpa till att avgöra hur mycket man faktiskt kan ta in. Ett annat tips som jag tidigt glömde att tänka på var att ta hänsyn till om någon är ledig eller om det finns helgdagar och semestrar.

Om ni ska förbereda er inför en stor sprintgranskning där intressenter ska delta, eller där andra chefer kommer att vara med, måste ni planera in tid för repetition. Det kräver mycket framförhållning och eftertanke. Ju bättre förberedd man är inför sprintplaneringen, desto bättre blir det för alla.

Ben Aston:

Hur får du teamet att enas om hur mycket de ska ta in i sprinten? Min erfarenhet är att människor vill ta på sig så få uppgifter som möjligt. Hur får du dem att förbinda sig och vara ambitiösa?

Alexa Huston:

Jag har också varit med om sprintplaneringsmöten där vi tagit på oss för mycket. Vi har fantastiska teammedlemmar, men ibland underskattar de en punkt och det är svårt för mig att alltid avgöra det eftersom jag inte har hela den tekniska bakgrunden. Jag får bara en magkänsla.

Jag kan fråga: ”Är du säker? Det här är en ganska stor punkt.” Det jag försöker göra är att regelbundet stämma av under mötet. Man behöver inte vänta till slutet och fråga om alla är överens. Ha återkommande avstämningar.

Säg: ”Okej, vi tar med den här. Känns det bra för alla? Bra. Då går vi vidare.” Fortsätt känna av var teamet befinner sig. Olika personer kan ha olika åsikter. Låt dem förklara sina tankar på båda sidor av argumentet.

Ben Aston:

Det är en balans. Det är fantastiskt om man når slutet av sprinten och kan säga: ”Vi gjorde allt som fanns i sprintbackloggen.” Man kan alltid ta in fler saker i sprinten.

Men om man inte har gått igenom sprintplaneringen med hela teamet måste man göra en miniplan för att definiera den nya punkten. Det är en svår balans. Låt oss tala om något som fler kanske känner till.

När folk säger ”låt oss arbeta agilt” menar de ofta helt enkelt ”låt oss ha ett dagligt ståmöte”. För vissa är det själva sinnebilden av agilt. Är det okej?

Agilt arbete handlar om att samarbeta, och ett dagligt ståmöte är ett bra sätt att göra det. Hur håller du ståmötena meningsfulla, värdefulla och fräscha när alla bara säger: ”Jag fortsätter med det jag arbetade med i går”?

Om ingen har några hinder uppstår frågan om varför man hade mötet. Vilka tips har du för att hålla ståmöten fräscha, användbara och meningsfulla?

Alexa Huston:

Det är en bra fråga. Jag har varit med på ståmöten där det inte funnits mycket innehåll och tänkt att vi måste få fram mer information, eftersom mötet är värdefullt. Jag har också varit med på ståmöten där jag behövt bromsa människor.

Det ska inte vara ett statusmöte där man går igenom punkt för punkt och lägger för mycket tid på en uppgift. Vi måste säkerställa att inget står i vägen för teamet när det ska nå det övergripande sprintmålet.

För att hålla det fräscht kan man ibland dra ett par skämt, vilket vissa uppskattar. Man kan också återställa förväntningarna och påminna om varför mötet finns. Om någon i teamet inte delar särskilt mycket information kan man uppmuntra personen att berätta mer.

Vi har experimenterat med Duke Bot, ett asynkront verktyg för ståmöten via Slack. Jag rekommenderar det inte alltid, eftersom det finns ett stort värde i att faktiskt träffas och bygga kamratskap, även genom videosamtal.

Men om man vill genomföra dem asynkront ger det teamet mer flexibilitet. Man kan ange när informationen ska lämnas in. Duke Bot samlar all information i verktyget, så man kan gå tillbaka till den och har skriftliga rapporter.

Man kan skapa rapporter över allas ståmöten. Om man behöver mer information kan det vara ett intressant sätt att få fram den, eftersom den inte bara försvinner ut i tomma intet. Det man säger är en sak, men när man skriver ned det fångas det upp.

Ben Aston:

Det är bra. Du nämnde att man ska påminna om varför vi gör detta. Om någon ger en slarvig uppdatering kan man prata med personen efteråt och säga: ”Kan du förbereda mer detaljer inför morgondagens Scrum?”

Det handlar inte bara om status, utan om en pulskontroll. Vi vill synliggöra hinder som kan dyka upp längre fram. Det kräver att människor tänker, och det vill vi att de ska göra.

Låt oss tala om sprintgranskningar. Det är där vi visar det vi har gjort under sprinten. Brukar ni göra dem direkt med kunden eller först internt? Hur hanterar ni sprintgranskningsprocessen?

Alexa Huston:

Traditionellt bjuder vi in kunderna till hela processen. De deltar i sprintplaneringen och förbereder backloggpunkter tillsammans med produktägaren. De kan också delta i ståmötena. När det är dags för sprintgranskningen brukar de därför vara med.

De är en del av alla andra delar av processen. Ibland genomför man en stor lansering där fler deltagare behövs, till exempel externa intressenter, andra chefer eller medlemmar från andra utvecklingsteam.

Men jag tror inte alltid att det är det bästa sättet att använda tiden. Jag pratade nyligen med någon som måste delta i varje sprintgranskning för varje Scrum-team varannan vecka. Det tar hela hennes arbetsdag, vilket inte känns relevant eller genomtänkt.

Vår erfarenhet är att det är ett fantastiskt sätt för teamet att visa vad som har gjorts. Arbetet måste uppfylla kriterierna och definitionen av klart. Det är inte ett forum där man försvarar arbetet, utan en visning där frågor kan ställas och nya saker kan bli backloggpunkter.

Som Scrum Master eller projektledare är det viktigt att vara närvarande och ta in allt. Om något behöver läggas till i backloggen senare måste man se till att det dokumenteras och hanteras vid ett senare tillfälle.

Ben Aston:

Jag kan förstå hur det känns att sitta igenom en hel dag med Scrum-granskningar. Ibland är definitionen av klart inte tillräckligt tydlig och saker börjar demonstreras trots att de uppenbarligen inte är färdiga.

Då tänker man: ”Det här är slöseri med allas tid.” Ett sätt att göra sprintgranskningen effektivare är att ha tydliga kriterier för vad klart innebär. Det måste vara fullständigt kvalitetssäkrat och fungera innan vi försöker få det godkänt.

Det är här förberedelserna blir viktiga. Om ni behöver avsätta tid för att förbereda sprintgranskningen ska ni göra det. Om ni vill ha en halv dag för att gå igenom allt, lägg in den i schemat.

Alexa Huston:

Se också till att det stämmer överens med alla andras behov och de milstolpar som finns i projektet. Det är aldrig roligt att tvinga fram en sprintgranskning när några eller alla punkter inte är helt färdiga. Det rekommenderar jag inte.

Ben Aston:

Det är faktiskt deprimerande.

Alexa Huston:

Det är verkligen tråkigt. Förhoppningsvis demonstrerar teamet saker under arbetets gång tillsammans med kvalitetssäkringsteamet och kunderna, kanske även med andra intressenter. Innan sprintgranskningen börjar bör alla helst känna att vi kommer att lyckas riktigt bra.

Ben Aston:

Låt oss beröra den sista ceremonin, som egentligen inte officiellt är en ceremoni: retrospektivet. Du har pratat om det tidigare, men ge oss en snabb sammanfattning.

Alexa Huston:

Jag låter som ett stort fan av sprintretrospektiv, men de är fantastiska. De är egentligen inte en ceremoni. Om man börjar införa agilt arbete, eller vill bli ett mer agilt team, är detta ändå ett bra ställe att börja på, tillsammans med dagliga ståmöten.

När sprintgranskningen är över och alla utanför teamet har gått, kan man se tillbaka och fråga: ”Vad gick bra? Vad kunde ha gått bättre? Vad kan vi göra annorlunda för att förbättra oss?” Det finns alltid utrymme för förbättring.

Jag vill inte att någon ska tro att allt kommer att fungera perfekt varje gång. Det kommer det förmodligen inte att göra, och det är okej. Retrospektivet ger teamet möjlighet att samlas, vara ärligt och verkligen fira framgångarna.

Om teamet har genomfört något svårt och ändå fått det att fungera ska vi fira det. Det är fantastiskt att lyfta fram människors samarbete, problemlösningsförmåga och flexibilitet på ett positivt sätt.

Men det kommer sannolikt också upp saker som behöver hanteras. Förhoppningsvis finns det konkreta åtgärder som teamet kan vidta för att förändra situationen. Som Scrum Master eller projektledare behöver man fånga upp allt detta: framgångar, misslyckanden och möjligheter.

Man måste se till att människor vet om något leder till en konkret åtgärd, att de hålls ansvariga och att hela teamet är överens. Jag har varit med om retrospektiv där någon haft ett verkligt och legitimt förslag.

Men det kanske inte är något som hela teamet behöver fokusera på. Då kan man samla in det och arbeta vidare bakom kulisserna med vad det betyder för personens roll. Retrospektivet finns till för att produktteamet ska kunna genomföra konkreta förbättringar.

Ben Aston:

Jag gillar verkligen det du säger. Det handlar om stegvisa förbättringar. Därför tycker jag om din poäng: om man är ny inom agilt arbete och tänker ”jag arbetar inte särskilt agilt, men vill bli mer agil”, är retrospektivet en utmärkt plats att börja på.

Agilt arbete handlar i grunden om att iterera och genomföra stegvisa förbättringar. Vi vet inte fullt ut vilket arbetssätt som är bäst. Tillsammans med det dagliga ståmötet är retrospektivet ett bra sätt att införa agila delar i arbetssättet.

Alexa Huston:

Det håller jag med om.

Ben Aston:

Alexa, tack så mycket för att du var med-oss. Tack för att du var med oss. Det har varit fantastiskt att ha dig här i dag.

Alexa Huston:

Tack för att du bjöd in mig.

Ben Aston:

Som jag sa i början medverkar Alexa, en av våra DPM:er, i vår kommande kurs att bemästra digital projektledning. Om du inte vet vad jag pratar om, men vet att du behöver projektledarutbildning och komma ikapp inom agilt arbete, ceremonier och möten, kan du kolla in vår sexveckorskurs.

Den innehåller interaktiva videor, veckolektioner, uppgifter, gruppdiskussioner och coachningssessioner. Gå till digitalprojectmanagerschool.com och anmäl dig innan kursen blir full.

Om du vill bidra till samtalet vi har haft i dag om Scrum-ceremonier kan du kommentera inlägget. Gå sedan till resurssektionen på digitalprojectmanager.com och vidare till resurssektionen, där du hittar många intressanta samtal. Men tills nästa gång: tack för att du lyssnade.