Artificiell intelligens & framtiden för projektledning (med Dennis Kayser från Forecast)

Läs utskriften:

Vi testar att skriva ut våra poddavsnitt med hjälp av ett datorprogram. Ursäkta eventuella stavfel eftersom boten inte är korrekt till 100 procent hela tiden.

Ben Aston: Tack för att du lyssnar. Jag heter Ben Aston och det här är podcasten Digital Project Manager från thedigitalprojectmanager.com.

I dag har jag sällskap av Dennis Kayser, och i dag ska vi diskutera artificiell intelligens inom projektledning. Kommer våra jobb som projektledare att tas över av projektledarbotar? Det får vi reda på, så fortsätt lyssna.

Dennis, berätta först lite om dig själv. Var befinner du dig och vad gör du?

Dennis Kayser:

Hej. Tack för att jag fick komma, Ben. Vi är ett nystartat företag baserat i Köpenhamn i Danmark. Vi är ett riskkapitalfinansierat företag. Vi arbetar med en mängd olika saker. I morse hade vi en stor träff med 80 personer som kom för att lyssna på vad vi hade att säga om hela framtiden för projektledning och AI, och hur det kommer att påverka hela projektledaryrket som vi ser det. Det är en av sakerna.

Ben Aston:

Kul. Hjälper du till att organisera projektledarträffen?

Dennis Kayser:

Ja. Jag driver faktiskt några träffar. Som företag arrangerar vi några träffar som ett sätt att ge tillbaka till gemenskapen, så att vi kan dela idéer med andra projektledare på andra företag och utbyta idéer, bästa praxis och tankar om vart hela yrket är på väg.

Ben Aston:

Kul. Jag vet att du uppenbarligen driver Forecast, men bortsett från Forecast och träffarna, gör du något annat också?

Dennis Kayser:

Det här med arbetet tar förstås upp det mesta av min tid. Jag försöker åka mycket skidor när jag kan. Jag försöker springa mycket när jag kan och sedan försöker jag cykla mycket när jag kan. Jag försöker hålla mig aktiv.

Ben Aston:

Trevligt. Bra saker. Berätta lite om att du nu driver Forecast, så ska vi prata lite om det först. Hur kom det sig att du började driva det här riskkapitalfinansierade nystartade företaget och skapa projektledningsprogramvara? Hur gick det till?

Dennis Kayser:

Jag brukade arbeta för IBM, så jag har sett massor av stora och små projekt som både gått bra och mycket dåligt av olika anledningar. Vanligtvis beror det inte på att personerna som arbetar med projekten inte gör ett bra jobb eller inte är intelligenta, utan helt enkelt på att saker snabbt blir väldigt, väldigt komplexa, särskilt inom digitala projekt. Det gör det svårt att hantera dem dagligen. När vi lärde oss av det och tittade på alla olika produkter på marknaden hittade vi egentligen inget som var tillräckligt enkelt och som verkligen kändes vettigt. Ur vårt perspektiv pågår fortfarande mycket av samma saker på marknaden: många system som kräver omfattande manuell datainmatning. Vi försöker minska det och ta bort allt det tråkiga med att vara projektledare, så att de kan fokusera på det roligare – att vara kreativa, innovativa och liknande.

När vi startade fanns det många som sade att det var en hemsk idé, men lyckligtvis har vi bevisat att de hade fel och visar nu att vi faktiskt kan göra stor skillnad på den nuvarande marknaden.

Ben Aston:

Berätta om produktens utvecklingsresa. Började den som du hoppades? Har allt varit framgångsrikt från början?

Dennis Kayser:

Vi startade företaget för ungefär tre år sedan och byggde en produkt som var mycket mer inriktad på stora företag och mycket mer lik de andra produkterna på marknaden. Vi kom fram till att det faktiskt var en dålig idé. Jag och några av mina medgrundare har bakgrund inom datavetenskap, och vi funderade på om vi kunde göra detta på ett smartare och mer intelligent sätt. AI ligger helt rätt till för det här. Det finns så många saker som kan automatiseras med AI inom just det här området, och vi undrade varför ingen gjorde det.

Vi startade om hela företaget förra året och byggde en helt ny produkt. Vi tog in pengar från riskkapitalister och har nu kunder över hela världen, så det är ganska intressant.

Ben Aston:

Bra saker. Berätta då lite om Forecast. Ge oss din hisspresentation av Forecast för dem som ännu inte har tittat på det eller vet vad det handlar om.

Dennis Kayser:

Absolut. Forecast är en AI-driven lösning för resurs- och projektledning. Vi försöker hålla saker och ting väldigt, väldigt enkla, utan att göra dem för komplexa så att människor faktiskt vill använda dem. Vi vill automatisera så mycket som möjligt av det tråkiga arbetet och samtidigt låta dig integrera med de bästa metoderna och dina favoritprodukter. Du får en helt synkroniserad lösning, oavsett om det gäller fakturering, Slack, Google Drive eller vad du än vill ansluta. Vi gör det väldigt enkelt och du får en helhetsbild av vad som händer.

Ben Aston:

Bra. Låt oss prata om AI en stund. För personer som inte vet vad AI är, vad är AI?

Dennis Kayser:

AI är ett mycket brett ämne. Den AI vi använder lär sig i grunden av allt som händer. I det här fallet lär den sig av projekt. Den lär sig exempelvis om saker vanligtvis tar längre eller kortare tid för en viss kund, om era budgetar är helt fel och om vi över tid upptäcker att något vanligtvis tar längre tid. AI:n uppfattar det och hjälper dig faktiskt att förbättra situationen. När vi lär oss saker kan det till exempel visa sig att Ben är långsam på Java men väldigt snabb på HTML. AI:n upptäcker det och hjälper dig att prioritera arbetet, så att du inte behöver sitta manuellt och flytta runt allt.

Ben Aston:

Bra. Ökar systemet automatiskt eller nästan magiskt människors tilldelningar för vissa saker och försöker i bakgrunden göra någon form av resursutjämning? Sätter ni prioriteringar utifrån att maximera intäkter eller antalet fakturerbara timmar? Hur vet systemet vad som är prioriterat?

Dennis Kayser:

För det första gör vi faktiskt ingenting automatiskt, eftersom det ofta förvirrar människor mer än det hjälper dem. I stället hjälper vi till och rekommenderar saker som du kan göra för att förbättra din plan. Vår typiska kärnmålgrupp är exempelvis en byrå eller ett reklam- och konsultföretag – en verksamhet som vill maximera sina timmar. De vill ha hög beläggning men också försäkra sig om att de faktiskt arbetar med projekt för de kunder som är bra kunder. Du skulle bli förvånad över hur många webbyråer som bygger alla dessa fantastiska projekt åt kunder men som i slutändan inte tjänar pengar på dem, eftersom de inte har kontroll över vad som faktiskt händer och vad de levererar.

Ben Aston:

Okej. Det fattar alltså inte beslut åt dig utan ger bara förslag. Om Dan arbetar med HTML kommer det förmodligen att gå bra, men om du sätter mig på något annat kanske jag är lite långsammare. Jämför det uppskattningar med faktiskt utfall för vissa tilldelningar, så att man måste vara ganska detaljerad när det gäller resursfördelning och vad människor exakt arbetar med?

Dennis Kayser:

Det var faktiskt viktigt för oss att man kan använda det på den detaljnivå man vill. Du behöver inte vara särskilt detaljerad. Du kan vara det om du vill, men många företag vill inte besväras med alla detaljer. Systemet lär sig i grunden av många olika aspekter. Det lär sig vilka kunder som är bäst för dig och vilka personer som är mest effektiva på olika saker. Hur fyller vi schemat för människor på ett optimalt sätt så att de varken får för lite eller för mycket att göra? Det finns faktiskt inget värre än den typ av projektledare som överbelastar dig med saker, så att du blir extremt stressad i två veckor och sedan måste vara hemma sjuk en vecka. Det fungerar inte heller. Det handlar om att balansera allt.

Ben Aston:

Smart. När ni skapade den här artificiella intelligensen och alla dessa regler, baserade ni dem på era egna interna projekt eller hur skapade ni algoritmerna för att avgöra vad som är smart att föreslå?

Dennis Kayser:

Vi byggde hela AI-lösningen från grunden. Jag har några mycket duktiga personer med avancerade examina inom både maskininlärning, AI och datavetenskap. Vi samlade in stora mängder projektdata från många olika företag, lade in den i en stor databas och tränade sedan maskinen på materialet. När du skapar ett nytt konto i Forecast kommer du snabbt igång, eftersom du börjar med en grunddatauppsättning som just nu består av ungefär 5 000 eller 6 000 projekt och mer än tre miljoner timmars arbete. Det är redan en ganska omfattande datamängd.

När du börjar arbeta i systemet justerar det sig efter hur du arbetar. Det lär sig och hämtar information från ditt företag, vilket blir unikt för just dig. På så sätt blir systemet bättre ju mer du matar in i det.

Ben Aston:

Trevligt. Vart ser du att detta är på väg? Just nu använder ni artificiell intelligens för att förbättra uppskattningar, budgetar, arbetsplaner och resursfördelning. Vad är slutmålet? Är det att göra projektledning överflödig, eller hur passar projektledning ihop med artificiell intelligens? Om en maskin kan fatta alla rätta beslut åt oss, vilken roll ser du då för projektledaren? Hur tror du att rollen kommer att utvecklas?

Dennis Kayser:

Jag tror definitivt inte att projektledaren någonsin kommer att sakna ett jobb. Jag ser det mer som ett hjälpmedel som tar bort allt det tråkiga arbetet för projektledaren. I stället för att behöva lägga några timmar varje dag eller vecka på att pilla med en resursplan, varför inte ha ett system som hjälper dig att planera detta, så att du kan använda tiden till att prata med kunden, hjälpa till att utveckla projektet eller göra något annat som ligger mer på den kreativa, mänskliga sidan? Vi vill ta bort allt det tråkiga och göra arbetet roligare.

Om man blickar framåt tror jag att en av sakerna vi arbetar med just nu är det vi kallar en AI-assistent. Det ska vara en assistent som du kan ställa frågor om dina projekt till eller be göra saker åt dig, och sedan utför den uppgiften. Det är som att ha en mänsklig projektassistent, men en superkraftig sådan eftersom den vet allt som händer och har full insyn i allt: alla kunder, alla projekt och alla medarbetare.

Ben Aston:

Det är verkligen häftigt. Jag läste en artikel för ett par veckor sedan om något liknande. En intressant utmaning för projektledare är att så mycket av vår tid går åt till att besvara frågor där människor helt enkelt inte vet var de ska hitta informationen. Till exempel: vilket jobbnummer har det här? Var ska jag registrera mina timmar? Hur mycket spenderade vi på det projektet förra året där vi gjorde en bannerkampanj åt någon? Att kunna ha någon form av …

Dennis Kayser:

Jag håller helt med. Tänk om du bara kunde fråga en assistent: vilka är mina fem mest riskfyllda projekt i dag? Vilka bör jag vara orolig för? Det skulle vara en enorm hjälp i det dagliga arbetet, och du skulle slippa sitta och bläddra igenom alla dessa listor med olika saker. Du frågar helt enkelt AI:n och får direkt veta exakt det du behöver veta.

Ben Aston:

Arbetar ni med att integrera detta via Slack? Jag såg något liknande där man kunde ställa frågor via Slack. Bygger ni även in det i systemet så att man kan ställa frågor till andra verktyg?

Dennis Kayser:

Vi bygger faktiskt in det i andra verktyg. Du kan använda Slack om du vill. Det är inget problem. Du kan ansluta det till Slack och använda Slack som gränssnitt om det är det du vill göra. Vi tillhandahåller också vårt eget gränssnitt i programmet, så att du kan ställa frågor där. Slackboten frågar egentligen bara vår tjänst. I slutändan känner den till allt eftersom vi ansluter dina system. Därför kan du ställa många avancerade frågor som du normalt inte skulle kunna ställa utan en person som faktiskt känner till allt.

Ben Aston:

Jag tror att det skulle förbättra livet för resursansvariga, som ofta får ta emot alla dumma frågor, eller för en projektledare som hela tiden flyttar runt resurser. Det borde inte kräva att någon gör det när det kan hanteras av artificiell intelligens. Man skulle kunna säga till systemet: mitt projekt har blivit försenat en vecka, flytta alla mina resurser en vecka och börja nästa måndag i stället för den här måndagen. Det borde inte behöva gå via den resursansvarige. Så mycket av detta bygger på manuella processer – till och med att öppna ett nytt jobbnummer eller skapa en veckovis statusrapport. Om man bara kunde skriva ett kommando och få den skapad vore det fantastiskt.

Dennis Kayser:

Ja, jag håller helt med, och det är det vi vill göra. Vi vill automatisera det tråkiga så att du kan fokusera på det roliga. Jag hade ett kundmöte i går med en av våra kunder och hon sade: ”Wow, ni sparar två eller tre timmar om dagen åt mig som annars bara går åt till att flytta runt resurser.” Det visar att det är värdefullt att kunna hjälpa människor på det sättet, så att hon kan använda de två timmarna till något roligare än att sitta och dra och släppa personer på en tidslinje.

Ben Aston:

Det är fantastiskt. Har du fått någon annan intressant återkoppling om hur Forecast har hjälpt människor på sätt som du inte förväntade dig?

Dennis Kayser:

Det här kommer kanske att låta lite tråkigt, men egentligen är det inte särskilt oväntat eftersom vi fokuserar mycket på att prata med våra kunder. Vi har en mycket nära dialog med alla våra kunder för att säkerställa att vi bygger sådant som hjälper dem dagligen. Vi tar den återkopplingen på stort allvar. Vår UX-designer har vanligtvis fem till tio sessioner med kunder varje vecka, en timme per session, där hon samlar in återkoppling om hur det är att använda produkten, hur smidig den är, vad som inte fungerar och hur vi bör åtgärda det.

Ben Aston:

Bra. Bortsett från projektledarassistenten, vad mer väntar för Forecast? Var ser du produkten om fem år? Ni har byggt ert projektledarbotsystem – vad händer sedan?

Dennis Kayser:

Det är faktiskt viktigt att vi inte breddar oss för mycket. Vi vill inte bli ännu ett stort företagssystem som är mycket svårt att använda. Det är mycket viktigt för oss att hålla saker enkla och göra det lätt för nya användare att komma igång. Ibland hamnar man i ett läge där man bara lägger till fler och fler funktioner, och vi är mycket medvetna om att undvika det eftersom vi inte kan passa alla. Vi vill se till att vi passar våra idealkunder. På produktsidan handlar det definitivt om att göra AI:n riktigt, riktigt fantastisk. Det är inte enkelt och faktiskt en ganska stor uppgift. Sedan vill vi ansluta till så många system som möjligt, så att du kan använda det du gillar utan problem, och ge dig fler AI-drivna insikter så att du bättre kan förstå din verksamhet och förbättra den på ett mer automatiserat sätt.

Ben Aston:

Bra. Bortsett från Forecast är jag nyfiken på att höra vad du har i din verktygslåda när du utvecklar produkter. Vad använder ni för att hantera produktutvecklingen och projekten inom den?

Dennis Kayser:

Vi använder definitivt vår egen produkt, eftersom något annat inte skulle vara särskilt meningsfullt. Det är lite av en klyscha, men vi använder vår egen produkt för att utveckla produkten just nu. Det är mycket viktigt för oss, för om man bygger en produkt utan att själv använda den är något fel. Förhoppningsvis bygger man en produkt som man själv vill använda. Utöver det använder vi alla Googles verktyg. Vi använder Slack mycket, det är väldigt viktigt för oss. Vi gör en hel del med Slack. Vad mer använder vi? Jag tror inte att vår verktygsuppsättning är särskilt omfattande på projektledningssidan. Vi försöker hålla oss till så få verktyg som möjligt.

Ben Aston:

Använder ni inte Jira eller Trello för uppgiftshantering eller något sådant?

Dennis Kayser:

Nej, vi använder vårt eget system för det. Vi har alla funktioner vi behöver. Vi vann faktiskt nyligen över en kund från Jira. Problemet med komplicerade produkter är att man till slut får många människor som aldrig använder dem eftersom de är svåra och irriterande att använda. Vi försöker undvika det.

Ben Aston:

Ja. Jag tror att den stora utmaningen är att göra det möjligt för människor att utföra sitt bästa arbete utan att kväva kreativiteten. Jira kan vara fantastiskt – det är i praktiken en projektledningsstandard eftersom det är mycket robust och gör det möjligt att vara väldigt detaljerad inom utveckling. Man får mycket kontroll, men även om utvecklare gillar det hatar alla andra det.

Dennis Kayser:

Precis.

Ben Aston:

Det finns en balans mellan om man ska använda Trello fram till utvecklingen och när man ska börja använda Jira. Det viktiga är att ha ett system som alla tycker om och kan enas om, och som gör allt man behöver.

Dennis Kayser:

Det är vårt mål.

Ben Aston:

Ja. Jag kan växla mellan Kanban och Scrum—

Dennis Kayser:

Visa Gantt-schemat för kunden om det är det du behöver, och allt sådant, men utan att göra det för svårt. Det är faktiskt roligt, för jag pratade med en vän häromdagen och han berättade att hans fru hade fått jobb som digital projektledare och nu höll på att lära sig Jira. Det var verkligen inte roligt och krävde en hel del gin. Det var ungefär hans sammanfattning.

Ben Aston:

Ja. Det kan vara lite komplicerat. Tack så mycket för att du var med oss, Dennis. Det har varit fantastiskt att ha dig här.

Dennis Kayser:

Tack. Tack för att jag fick komma. Det är alltid roligt att prata om sådant vi brinner för.

Ben Aston:

Fantastiskt. Om du vill bidra till samtalet om artificiell intelligens inom projektledning kan du läsa artikeln på thedigitalprojectmanager.com och även ansluta dig till oss på Slack. Vi har en gemenskap av digitala projektledare som diskuterar alla möjliga intressanta saker om projektledning. Gå till gemenskapsdelen på thedigitalprojectmanager.com och delta i samtalet där. Tack för att du lyssnade, så hörs vi nästa gång.