Att hitta den perfekta samordningen mellan drift och PMO

Läs transkriberingen:

Vi provar att transkribera våra poddar med hjälp av ett datorprogram. Ha överseende med eventuella stavfel eftersom boten inte har rätt 100 procent av tiden.

Galen Low: Det har hänt igen. Efter flera veckor av total frånvaro från projektet har din COO precis skickat ett hårt formulerat mejl till dig och teamet om hur besvikna de är på projektets framsteg och hur arbetet genomförs. Nu skyndar sig alla för att uppfylla nya förväntningar som de tidigare inte visste att de hade gått med på. Det är känslosamt och frustrerande. Och faktiskt försenar det projektet.

Är det helt enkelt så här det fungerar? Eller finns det ett sätt att få drift och projektledning att arbeta helt samordnat?

Om du har haft svårt att skapa tydlighet och förtroende mellan projektledare och driftteam, fortsätt lyssna. Vi ska gå igenom exakt hur man hittar den perfekta samordningen mellan driftteammedlemmar och projektledare, så att alla arbetar utifrån samma plan och samarbetar för att utveckla verksamheten på ett sätt som hela teamet kan dra nytta av.

Hej allihop, och tack för att ni lyssnar. Jag heter Galen Low och arbetar med The Digital Project Manager. Vi är en gemenskap av digitala yrkesverksamma med uppdraget att hjälpa varandra att utveckla våra färdigheter, bygga självförtroende och skapa kontakter, så att vi kan höja värdet av projektledning i en digital värld. Om du vill höra mer om det kan du gå till thedigitalprojectmanager.com.

I dag pratar vi alltså om att hitta den perfekta samordningen mellan drift och PMO och vilken påverkan det kan ha på företagskulturen och resultatet. Med mig i dag har jag ingen mindre än Alyson Caffrey, ägare och operativ chef för Operations Agency, baserat i Nashville, Tennessee.

Hej, Alyson!

Alyson Caffrey: Hej, Galen! Tack för att jag fick komma.

Galen Low: Det är fantastiskt att ha dig med i programmet. Roligt att träffa dig igen, som alltid. Och först och främst, grattis till att ha utsetts till en av 2022 års främsta byråcoacher av våra goda vänner på Parakeeto. Det är verkligen spännande.

Alyson Caffrey: Tack så mycket. Jag blev faktiskt lite överraskad, men framför allt väldigt smickrad.

Galen Low: Allt jag vet om dig och allt jag har hört om dig – ditt rykte föregår dig. Så jag blev inte förvånad när jag såg dig på den listan.

Alyson Caffrey: Tack så mycket.

Galen Low: Där nämns ditt företag, Operations Agency, och jag undrar om du kan berätta lite om Operations Agency och vilka typer av organisationer ditt team hjälper.

Alyson Caffrey: Ja. Operations Agency heter precis vad det är: en driftbyrå. Jag vet att många tänker att drift omfattar allt – att det handlar om att få ordning på saker bakom kulisserna – och det gör det förstås också. Men det vi gör på Operations Agency är att analysera verksamheter och verkligen samarbeta med ägarna för att skapa en operativ plan som hjälper dem, ger deras kunder bättre resultat och gör det möjligt för teamet att arbeta mer effektivt.

Vanligtvis börjar vi arbeta med tjänsteleverantörer. Det är antagligen vår största målgrupp, eftersom jag upplever att tjänsteleverantörer ofta har störst problem med övergången från att vara frilansare till att bli företagare. Det är utmanande att samtidigt upprätthålla kvalitet, bibehålla vinstmarginaler och utveckla verksamheten om ägaren själv befinner sig mitt i leveransen och allt som hör till. Därför hjälper vi verkligen till att överbrygga det gapet.

Galen Low: Det är verkligen häftigt. Och ja, jag kan absolut relatera till det utifrån min egen yrkesbakgrund. Jag har arbetat med många byråer som drivs av sina ägare. De startade som entreprenörer, ensamma eller med ett litet team, och fortsatte sedan att leverera arbetet samtidigt som de behövde förstå vad affärsdrift innebar. Det är något jag måste lära mig nu för att kunna utveckla verksamheten.

Alyson Caffrey: Ja, absolut. Jag tror att det ofta blir något de hamnar i som känns onaturligt för dem. Operations Agency föddes ur ett behov. Folk började komma till mig och säga: Kan du snälla hjälpa mig med det här? Det är inte mitt språk.

Och jag respekterar verkligen det. Jag respekterar när någon vet att detta är en svaghet och att det är något de måste arbeta med som företagare för att verksamheten ska kunna blomstra.

Galen Low: I dag är det faktiskt lite dumt att försöka vara allt för alla. Det finns områden där vi kan lära oss av personer som har gjort det tidigare och sedan bygga vidare därifrån. Det tycker jag är fantastiskt.

Berätta lite om vad som ledde fram till Operations Agency.

Jag känner dig som en tuff entreprenör, företagskonsulten och vargen. Men jag undrar om du kan ge lyssnarna en snabb introduktion till vem du är i arbetslivet och privat, samt vad som ledde dig till att skapa Operations Agency från första början.

Alyson Caffrey: Jag började faktiskt direkt efter universitetet som chefsassistent på ett helt nytt företag. Det var ett företag som drevs av ägaren, med många rörliga delar, och det fanns egentligen bara fyra kärnpersoner i teamet. Under de två år jag var där växte verksamheten kraftigt.

Jag gick från att vara chefsassistent åt vd:n till att bli driftchef för ungefär tio till femton anställda. Vi hade ett helt säljteam och ett helt marknadsföringsteam och växte ganska snabbt. När det sedan blev dags för en naturlig förändring i mitt liv flyttade vi, och jag gick skilda vägar med företaget.

Efter några veckor kom ett par personer som jag hade lärt känna genom företaget till mig och frågade: Kan du göra för mig det du gjorde för honom? Jag svarade: Jag antar det.

Jag skapade Operations Agency utifrån ett behov. Jag minns att jag satt uppe klockan ett på natten och tänkte att jag måste skapa ett förslag till min allra första kund och att jag ville att de skulle uppfatta mig som seriös.

Jag köpte mitt domännamn och skapade ett väldigt snyggt förslag i Better Proposals. Jag ville verkligen att de skulle tänka att jag var legitim, eftersom han själv var legitim. Han sade att han behövde hjälp med att utveckla sin drift, och jag ville säkerställa att jag var rätt person för uppgiften.

Jag tror att det är viktigt att gå igenom mycket av det där, eftersom man får en djup förståelse för vad som krävs för att driva ett företag. Därför uppmuntrar jag alltid mina nya kunder.

Galen Low: Det är en enorm poäng. Som projektledare känner jag mig ibland separerad från driften, även om jag vet att jag är en del av den. Mitt jobb och anledningen till att min roll finns är att genomföra planen. Men ibland tappar jag faktiskt bort vad projektet gör för driften.

Vad tycker du är det viktigaste sättet på vilket ett projektledningsteam stöder driften?

Alyson Caffrey: Jag tycker att det bästa sättet är att uppfylla standarderna. Om vi skapar en standard för en tjänsteleverans är projektledarens uppgift att uppfylla kraven för leveransen. Det påverkar i grunden många olika delar av verksamheten.

Kunden stannar längre, vilket ökar intäkterna. Kunden kanske rekommenderar oss vidare om upplevelsen varit riktigt bra. Vi kan utveckla verksamhetens återkommande månadsintäkter. Därför är detta direkt kopplat till både drift och ekonomi.

Jag tycker att vi måste visa PMO-team vad det innebär för verksamheten att leverera ett projekt på rätt sätt. Jag tittar alltid på hur mycket tid projekten överskrider planen. Om vi kan få avvikelsen under en dag kan företaget växa. Vi kan ta fler kunder och skapa bättre, utbildningsbara sätt att leverera projekten.

Galen Low: Det är skillnaden mellan det vardagliga arbetet och de större stegen framåt som ska utveckla verksamheten. Som projektledare kan jag känna mig separat från driften, men jag är egentligen en del av den. Projektledare kan lätt tappa bort vad projektet gör för verksamheten.

Alyson Caffrey: Projektledning finns under båda dessa områden. Därför blandas sakerna ofta ihop, och jag tycker faktiskt att de bör hänga ihop. Projekt kan finnas inom marknadsföring, försäljning, leverans, personal och nästan alla andra delar av verksamheten.

Det viktiga är att projekt har en avgränsad omfattning, med ett startdatum, ett slutdatum och ett tydligt resultat. Projektledaren är ofta den som håller ihop allt och ser till att helheten fungerar.

Galen Low: Jag tycker att det viktigaste är att se projektledaren som en förändrings- och tillväxtagent, inte bara som någon som ska hålla arbetet inom budget och tidsplan. När projekt levereras utan överskridanden kan verksamheten behålla kunder, förbättra marginalerna och växa.

Alyson Caffrey: Precis. Om en projektledare vill tjäna mer kan vi titta på hur mycket projekten överskrider planen. Byråer får ofta betalt baserat på tid, så när projekt slutförs i tid påverkar det resultatet direkt. Det innebär att vi kan betala medarbetarna mer och skapa bättre balans mellan arbete och privatliv.

Galen Low: Vad är då det viktigaste sättet för driftteamet att stödja projektledarna?

Alyson Caffrey: Framför allt genom tydliga regler för hur projekt ska hanteras. Om driften är otydlig kring hur ett projekt ska uppdateras eller vilken information som behövs bör man så tidigt som möjligt tydliggöra nyckeltal och data.

Det finns inget tydligare sätt att säga vad man förväntar sig än att beskriva det konkret och sedan följa upp siffrorna tillsammans varje vecka eller varannan vecka.

Projektledaren behöver veta vad som förväntas, hur kommunikationen ska ske, vilken budget som finns och vilka resurser som står till förfogande. Om driftteamet bara säger att projektet ska vara klart i slutet av månaden utan att skapa en återkommande uppföljning uppstår problem.

Då kan någon plötsligt komma tillbaka till projektverktyget och fråga var allt finns, trots att de inte varit involverade på två månader. Det leder till stress, konflikter och missförstånd. Det är ett driftproblem, inte projektledarens fel, om ingen har berättat var informationen ska placeras.

Galen Low: Det är en vanlig utmaning. Det bästa sättet för ett driftteam att stödja projektledare är att faktiskt stödja dem: ge tydlighet, skapa en återkommande rytm, tillhandahålla information och samla in information.

Alyson Caffrey: Jag ser tre stora områden: regler och standarder, kommunikation samt synlighet i data. Vi måste kommunicera effektivt och konsekvent, inte bara när något går fel. Om vi träffas regelbundet och inget är fel kan vi också berömma teamet, vilket är viktigt för moralen.

Datat hjälper oss att se om standarderna fungerar. Om standarden säger att en ny kund ska introduceras inom 24 timmar men datan visar att det är omöjligt måste vi ändra standarden eller arbetssättet. På samma sätt kan data visa om teamet behöver mer utbildning.

Galen Low: Data behöver inte vara skrämmande. Den hjälper oss att ha en konkret diskussion i stället för att bara prata om känslor och gråzoner. Det behöver inte vara den perfekta siffran. Det räcker att kunna följa något, undersöka det och göra justeringar för att nå de resultat alla vill uppnå.

Alyson Caffrey: Börja med några få mätvärden: hur lång tid leveransen tar, hur många revideringar som krävs och om projektet håller budgeten. Se sedan på de bakomliggande orsakerna. Data kan ses som ryska dockor: det finns en stor övergripande siffra och mindre datapunkter inuti som förklarar den.

Använd projektverktygets rapporter när det är möjligt. Kontrollera vilka system ni redan har, till exempel tidrapporterings- eller ekonomiverktyg, och undvik att be teamet rapportera samma information på flera ställen.

Galen Low: Hur får man projektledare som arbetar på sitt eget sätt att följa standardiserade projektleveransrutiner?

Alyson Caffrey: Det kan vara utmanande, särskilt med en erfaren projektledare som har uppnått goda resultat. Börja med en öppen dialog: Hur kan vi hjälpa dig att uppnå ännu bättre resultat? Vad fungerar redan bra och vilka problem ser du?

I stället för att tvinga på någon förväntningar bör man komma överens om hur arbetet ska fungera. Ta vara på de delar av projektledarens arbetssätt som skapar värde och bestäm tillsammans vilka standarder, rapporter och kommunikationssätt som behövs.

Om personen däremot konsekvent vägrar att samarbeta och möta driftteamet halvvägs kanske personen inte passar organisationen. Det är aldrig enkelt att bemanna om, men det är viktigt att förstå vilka som är investerade i verksamhetens långsiktiga utveckling.

Galen Low: Det är en bra övergång till min sista fråga. Vilka råd har du till organisationer som vill förändras men inte är övertygade om att de behöver ta in någon som du för att skapa standarder och ett stort steg framåt?

Alyson Caffrey: För det första kan jag inte vilja förändring mer än du själv vill den. Förändringen kommer ofta när problemen blivit akuta, men det är bättre att arbeta proaktivt innan allt går sönder.

Om teamet fortfarande fungerar bra kan ni börja själva med tydliga regler, återkommande möten, synliga data och klara förväntningar. Men det kan vara värdefullt att låta någon utifrån titta på verksamheten och peka ut sådant ni själva inte ser.

Om benet är brutet, ring mig. Men även innan dess kan en kollega, vän eller extern operatör hjälpa er att se hur arbetet rör sig och vilka delar som behöver förstärkas.

Galen Low: Jag tycker särskilt om tanken på ett datakort och en återkommande rytm där projektledare träffar driftteam. Statusmöten handlar inte bara om relationen till kundens projektledare. Om vi inte regelbundet diskuterar data och förväntningar uppstår lätt en situation där någon plötsligt dyker upp och säger att allt är fel.

En tydlig struktur från driften gör det möjligt att förstå hur projektet stärker verksamheten, hur det bidrar till tillväxt och hur det kan skapa bättre livskvalitet för medarbetarna.

Alyson Caffrey: Vi har pratat om många roliga saker i dag.

Galen Low: Det har vi verkligen. Förhoppningsvis tyckte lyssnarna att samtalet var givande.

Och återigen: Alyson Caffrey från Operations Agency. Leta upp henne. Det finns mycket att prata om, och vi skulle kunna fortsätta i timmar, men vi gör nog ett nytt avsnitt i stället.

Alyson Caffrey: Absolut.

Galen Low: Tack så mycket för att du var med i programmet. Vi hörs förhoppningsvis snart.

Vad tycker du? Samarbetar dina projektlednings- och driftteam på bästa möjliga sätt? Eller präglas kulturen mer av en nödvändig vapenvila? Vad skulle hända med verksamheten och organisationskulturen om du kunde maximera samordningen mellan drift och PMO? Berätta vad du tycker i kommentarerna nedan!

Om du vill utveckla dina färdigheter som strategisk projektledare kan du gå med i vår gemenskap. Besök thedigitalprojectmanager.com/membership för att få tillgång till en stödjande gemenskap som delar kunskap, löser komplexa utmaningar och formar framtiden för vårt yrke – tillsammans.

Från robusta mallar och månatliga utbildningstillfällen som sparar tid och energi till stöd från andra medlemmar genom diskussionsforum, gemenskapsevenemang och mastermind-grupper innebär ett medlemskap att du har över tusen personer på din sida när du utvecklar din karriär inom digital leverans.

Om du tyckte om det du hörde i dag kan du prenumerera och hålla kontakten på thedigitalprojectmanager.com

Tills nästa gång – tack för att du lyssnade.