5 tips för att hantera flera projekt

Läs transkriptet:

Vi testar att transkribera våra poddsändningar med hjälp av ett datorprogram. Ursäkta eventuella stavfel eftersom roboten inte har 100 procents precision.

Galen Low Jag minns när jag kom till min första dag på mitt nya jobb som projektledare och var ivrig att lära mig mer om det där ena projektet som jag skulle arbeta med. Men det var inte bara ett projekt. Det var sex. Och den entusiasmen förvandlades snabbt till rädsla.

Hur sjutton skulle jag hålla alla bollar i luften? Jag var inte utbildad för det här!

Med tiden insåg jag att detta inte var ett undantag för projektledare, utan normen. Och det handlade inte bara om att hantera flera projekt, utan också om stressen och överväldigandet som följde med det.

Så om du är en av alla projektledare som, precis som jag, letar efter ett pålitligt sätt att jonglera flera pågående projekt, fortsätt lyssna. Vi kommer att gå igenom fem tips för att hantera flera projekt effektivt, så att du kan sluta offra kvällar och helger.

Hej allihop, och tack för att ni lyssnar. Jag heter Galen Low och arbetar med The Digital Project Manager. Vi är en gemenskap av digitala yrkesverksamma med målet att hjälpa varandra att utvecklas, bli säkrare och knyta kontakter, så att vi kan förstärka värdet av projektledning i en digital värld. Om du vill höra mer om det kan du gå till thedigitalprojectmanager.com.

I dag pratar vi om hur du kan öka din kapacitet som projektledare och inte bara överleva, utan faktiskt trivas i en miljö där du hanterar flera parallella projekt.

Med mig i dag har jag den enda och unika Elizabeth Harrin, grundare av Rebel’s Guide To Project Management och författare till flera böcker, bland annat ”Managing Multiple Projects”, ”Engaging Stakeholders on Projects”, ”Customer-Centric Project Management” och flera andra välrenommerade böcker om projektledning.

Elizabeth, det är fantastiskt att ha dig med i programmet i dag.

Elizabeth Harrin Tack så mycket för att du bjöd in mig. Det är roligt att vara här.

Galen Low Det är en ära. Jag har följt dig och är lite av ett fan av Rebel's Guide, som tidigare hette Girl's Guide to Project Management. Jag älskar det du gör och ser fram emot att komma igång.

Elizabeth Harrin Jag ser fram emot att höra dina frågor. Jag tror att det här blir riktigt bra.

Galen Low Jag vill verkligen grilla dig om att hantera flera projekt, men jag vill börja från början. Jag tänkte att vi kunde orientera oss lite och ge våra lyssnare lite sammanhang.

Många känner dig som grundaren av Rebel's Guide to Project Management, som tidigare hette Girl's Guide to Project Management. Kan du berätta lite om varför du startade det och vart Rebel's Guide är på väg?

Elizabeth Harrin Absolut. Du nämnde att vi bytte namn, och det gjorde vi i januari i år. För lyssnare som hör det här är det alltså början av 2022. Under många år hette det Girl's Guide to Project Management.

Jag startade det eftersom jag alltid har älskat att skriva. När jag började skriva om projektledning fanns det inte särskilt många webbplatser eller bloggar som pratade om kvinnors erfarenheter av att vara projektledare. Det fanns tidskrifter, konferenser, webbplatser och annat, men om man tittade på namnen under artiklarna eller på vilka som satt i panelerna och stod på scenerna var det huvudsakligen män.

Det stämde inte med min erfarenhet av att arbeta med projektledning. Jag arbetade i ett team som bestod av minst 50 procent kvinnor, förmodligen fler. Jag tänkte att jag hade något att säga om projektledning. Naturligtvis har jag aldrig talat för alla kvinnor, men jag tänkte att jag kunde dela med mig av min erfarenhet av att vara kvinna och arbeta med projektledning.

Det var egentligen så det började. Bloggen blev en plats där jag kunde prata om mitt jobb, rollen och hur det var att ha projektledning som karriär. Det fanns även en annan anledning. Ungefär när jag startade bloggen skrev jag också min första bok. Jag läste någonstans att författare borde ha en plattform och att alla borde ha bloggar.

Så jag tänkte att det kanske kunde vara en bra marknadsföringsmetod att starta en blogg, både för att öva på att skriva och för att få ut texter.

Galen Low Det är faktiskt en väldigt bra inkubator. Du har skrivit flera böcker, medan jag inte har skrivit någon, men min förståelse är att det är ett enormt åtagande att skriva en hel bok. Var bloggen också ett sätt att utveckla innehåll, utöver att fungera som marknadsföring?

Elizabeth Harrin Inte för den här boken, men för tidigare böcker, ja. Jag har börjat med ett ämne eller tagit delar av artiklar som jag skrivit och utvecklat dem vidare. Men man skulle bli förvånad.

För någon som älskar att skriva är det ett enormt arbete att skriva en bok. Det handlar om över 60 000 ord. Samtidigt pratar jag just nu med personer som går utbildningar och måste skriva uppsatser på 12 000 eller 15 000 ord, och de är helt överväldigade av det.

Jag tror faktiskt att det är svårare att skriva något kort när man har många ord att arbeta med. Om man måste skriva något riktigt koncentrerat är det svårare. Det vet du från att redigera blogginlägg på Digital Project Manager. Om man måste hålla sig inom ett visst ordantal är det svårt.

Men ja, jag testar några av mina idéer på bloggen.

Galen Low Jag älskar den idén, och du nämnde din nya bok Managing Multiple Projects. Jag måste fråga: varför är det ett så viktigt ämne för dig? Det är ju ett enormt åtagande. Vad fick dig att skriva en hel bok om det?

Elizabeth Harrin Jag antar att det berodde på att det inte fanns något annat. Det började med att jag gjorde en undersökning och frågade människor vad de arbetade med och vad de gjorde, ungefär som vanliga läsarundersökningar för att ta reda på vad som skulle vara värdefullt för bloggens läsare. Att hantera flera projekt verkade vara något som alla gjorde.

Jag började tänka att ingen hade lärt mig hur man gör det här, men jag gjorde det ändå. Och jag vill gärna tro att jag är ganska bra på det – att hantera allt och hålla alla bollar i luften. Därför satte jag ihop en sex månader lång utbildning med en grupp deltagare som träffades och tog upp ett nytt ämne varje månad, med fokus på en aspekt av att hantera flera projekt. Jag tänkte att människor kanske skulle tycka att det var intressant, och tillräckligt många anmälde sig för att det skulle vara värt det.

Sedan höll jag utbildningen ytterligare två gånger. Till slut insåg jag att när man tänker på hur jag lärde mig projektledning och på hur dagens utbildningar i projektledning lär ut ämnet, så lär vi oss att hantera ett projekt från början till slut. Sedan kommer man till arbetsplatsen och upptäcker att livet inte fungerar så. Första dagen på jobbet får man sex saker att göra: ett projekt som redan är halvvägs, en kund som förväntar sig att man ska börja något nästa månad och så vidare.

Det verkliga livet handlar inte om att hantera ett enda projekt från början till slut, möjligen om man arbetar med något enormt. För de flesta av oss som arbetar i ett digitalt team, på en byrå eller i en företagsmiljö jonglerar vi mer än en sak åt gången. Därför motsvarar inte sättet som projektledare lär sig att hantera sin arbetsbelastning hur de faktiskt måste arbeta i verkligheten.

Jag tyckte att det fanns en stor lucka där och ville undersöka hur man kan arbeta smartare.

Galen Low Jag älskar verkligen den observationen. När jag utbildades fick jag höra: här är det här projektet, och i det här projektet ska du göra så här. Sedan började jag på min första digitala byrå och fick veta att det fanns tolv pågående projekt på olika platser i processen.

Dessutom kom tre nya projekt in. Kan du hjälpa till med dem? Och dessutom skulle vi hantera support och underhåll. För många innebär verkligheten i jobbet att hantera en stor mängd projekt, inte ett enda projekt som man kan fokusera på.

Elizabeth Harrin Precis. Från dag ett misslyckas man, eftersom man tror att man ska fylla i alla dokument, delta i alla möten, engagera intressenter och göra den här riskhanteringen. I verkligheten går all tid åt till möten, brandsläckning och att lösa allt som hamnar på skrivbordet varje dag.

Många jag pratar med säger: ”Jag vet inte om jag gör rätt.” Du skulle göra rätt om du hade tillräckligt många timmar på dagen. Det jag försökte göra var att samla några av de strategierna. Det är inte bara mina idéer, utan också den forskning jag samlade in, undersökningarna jag gjorde och fallstudierna jag tog fram.

Citat och berättelser som människor delade med mig hamnade också i boken. Förhoppningsvis fungerar den som en guide till hur man undviker att drunkna i allt arbete.

Galen Low Jag tycker om den nåd som finns i det. Man kommer in och tror att man ska använda varje teknik och metod man har lärt sig, perfekt och med stor noggrannhet. Om man inte gör det känner man att man misslyckas. Men ibland kan det kännas som att man trampar vatten, och ändå är det faktiskt ett sätt att lyckas.

Elizabeth Harrin Precis. Ibland är det det bästa man kan göra.

Galen Low I boken och i våra samtal har du delat fem tips med mig – fem tips för att hålla huvudet över vattenytan och inte bara göra det, utan också förvandla situationen till något där man trivs. Kan du gå igenom de fem tipsen?

Elizabeth Harrin Det första är att planera utifrån milstolpar och sedan lägga milstolparna ovanpå varandra, så att du får en övergripande milstolpeplan för flera projekt. För det andra ska du vara uppmärksam på beroendena mellan projekten, eftersom de förmodligen överlappar mer än du tror. För det tredje ska du skapa styrning för flera projekt, så att du kan effektivisera rapporteringen och alla möten du måste ha.

Den fjärde punkten är att skapa hantering av flera intressenter och se över kommunikationskanalerna så att du samlar allt. Slutligen ska du bli riktigt bra på att hantera din egen tid effektivt.

Galen Low Det här är stora och bra tips. De kanske är lättare att säga än att göra, men du har samlat många tekniker och råd från din gemenskap och din erfarenhet.

Låt oss gå igenom dem en i taget. Vi kan börja med de två första: att planera efter milstolpar och lägga dem ovanpå varandra, samt att vara uppmärksam på beroenden mellan projekt. Vad innebär det att planera efter milstolpar när man arbetar med flera parallella projekt, och varför bör man göra det?

Elizabeth Harrin Om du har många projekt och fem eller sex projektscheman kan det vara bra att ha alla detaljer, men det är svårt att hålla ordning på alla detaljer när mycket händer samtidigt. Milstolpeplanering hjälper dig att se helheten.

Du kan fortfarande behöva ditt detaljerade schema, men om du också har en lista över de stora sakerna som händer och de viktigaste aktiviteterna kan du se milstolparna för alla olika projekt. Det hjälper dig att hantera din tid, eftersom du ser när de stora stegen sker och vad som kommer härnäst i alla projekt.

Jag brukar skapa ett kalkylblad med projekten längst upp och datumen längs sidan, eller tvärtom. Jag brukar ha datumen längst upp så att det liknar ett Gantt-schema, med projekten längs sidan.

Sedan skriver jag saker som projektstart, stort möte med intressent, användaracceptanstest börjar, projektavslut, granskning och revisor kommer i rutorna. Det är inget du behöver dela med någon annan, men när du grupperar de stora sakerna för alla projekt får du en bild av hur ditt liv kommer att se ut under de kommande månaderna. Då kan du planera bättre.

Om två projekt börjar samtidigt kanske du kan säga: ”Kan vi skjuta upp projektstarten med två veckor? Kan jag tidigarelägga något annat så att jag inte behöver starta två projekt samma vecka?” Om två projekt avslutas samtidigt kanske ni kan kombinera dem och ha två projektavslutningsmöten tillsammans.

Kan ni lämna över mötesanteckningarna eller stänga projekten och lämna över leveranserna under ett möte i stället för två? Genom att titta på alla scheman tillsammans kan du lära dig mycket, men om de är mycket detaljerade skulle du aldrig kunna se helheten.

Galen Low Hundra procent. Jag älskar att verktyget kan vara så enkelt. Jag trodde först att man behövde öppna ClickUp eller Asana och skapa en överlagrad vy av alla projektplaner, med all teknik och alla kostnader det innebär. Men ett enkelt kalkylblad med datum och en överblick över vad som sammanfaller kan räcka.

Ibland har man inget val och livet kommer helt enkelt att se ut så. Men det hjälper dig att förbereda dig. Ibland leder det också till ett samtal, vilket jag verkligen gillar. Det gäller inte bara projektledare, utan även team som arbetar med parallella projekt.

Om allt ska lanseras samtidigt kommer allas liv att bli mycket svårare. Därför tycker jag om att det ger framförhållning och minskar risken för överraskningar.

Elizabeth Harrin Det är precis det man försöker undvika: överraskningar. Man försöker jämna ut framtiden där det går genom att vara medveten om vad som väntar. Chefer säger ofta: ”Låt oss starta det här projektet, det har precis godkänts.” Men de förstår inte alltid vad vi gör från dag till dag eller vilka konsekvenser ett ja i dag får.

Om vi kan synliggöra informationen och förklara att alla blir lyckligare om vi väntar tio dagar, kanske de är öppna för det. Det är inte så att de vill överbelasta oss; de saknar bara insyn.

Galen Low Jag tycker att det är viktigt att den här planen inte behöver vara särskilt avancerad. Den detaljerade planen är ofta projektledarens område, eftersom inte alla vill titta på ett extremt detaljerat Gantt-schema med alla beroenden.

Men när man sitter med teamet, intressenterna eller sponsorn och visar ett enkelt kalkylblad med de viktiga datumen blir informationen lättare att ta till sig. Man kan säga: ”Här finns en risk. Om vi startar två projekt samtidigt kanske vi blir överbelastade. Om vi förskjuter dem kan det här hända.” Jag tycker om den detaljnivån.

Elizabeth Harrin Det kan vara mer avancerat, till exempel i ClickUp eller Asana, men du kan också göra det på tio minuter i en anteckningsbok.

Galen Low Hur brukar du hålla det uppdaterat när projekt pågår och saker förändras?

Elizabeth Harrin Man måste hålla det flexibelt. Alla projekt förändras. Om du har skapat ett detaljerat månadsschema måste allt uppdateras, men om du bara har en enkel översikt är det ganska lätt att göra ändringar och se konsekvenserna.

Vi har inte alltid kontroll över detta. Om saker förändras eller en leverantör blir försenad fortsätter livet, går långsammare eller snabbare. Därför är synlighet det viktigaste. När jag vet vad som väntar kan jag planera måltider, ordna barnomsorg, beställa mat och förbereda andra små saker som annars stressar oss i vardagen.

Som projektledare planerar vi framåt hela tiden. Ju mer vi kan förbereda i förväg, desto lugnare och mer motståndskraftiga kan vi och våra team vara.

Galen Low Det är en viktig poäng. Vissa tänker bara på flera projekt som en arbetsfråga, men när man planerar hur livet kommer att se ut påverkas även familj, fritid och andra ansvarsområden. Det är därför man kanske inte vill samla alla milstolpar under samma vecka.

Elizabeth Harrin Vi pratar numera mer om integration mellan arbete och privatliv än om balans mellan arbete och privatliv. Balans är svårt, men om du kan integrera arbetet med hur du vill leva och med dina värderingar blir du lyckligare. Vi tillbringar så mycket tid på jobbet att det måste vara en plats där vi känner att vi gör vårt bästa, inte en plats där vi ständigt drunknar.

Galen Low Nästa tips handlar om beroendehantering. Vilket är det vanligaste beroendet som förbises när man hanterar flera projekt?

Elizabeth Harrin Jag tror att det handlar om resurser. Människor kan inte göra allt samtidigt. Om samma person arbetar i flera projekt finns det en tendens att planera projekten var för sig och tänka att allt ordnar sig. Men plötsligt är personen överbelastad.

Därför är det viktigt att ha koll på vilka resurser du bokar till projektet och vilka personer som behöver bidra. Det kan påverka tidsplanen. Om du behöver en viss person och ingen annan har samma kompetens har du kanske inget val, men du måste åtminstone vara medveten om det.

Det finns också beroenden till andra människors projekt. Projektledare är ofta bra på att hantera beroenden inom sitt eget projekt, men när något du gör matar in i någon annans projekt, eller när du inte kan gå vidare innan någon annans projekt är klart, måste beroendena mellan projekten hanteras noggrant.

Särskilt när det inte ligger inom din kontroll att be det andra teamet arbeta snabbare. Då behöver du hantera relationen med den andra projektledaren och se till att alla förstår vad som krävs.

Galen Low Hur gör du rent praktiskt för att samordna beroenden mellan projekt som du kanske inte har kontroll över?

Elizabeth Harrin Det handlar egentligen om att prata med människor. Vi har regelbundna möten med projektteam och projektledare där vi säger: ”Jag arbetar med det här och har de här personerna i min resursgrupp. Vem annan kanske behöver dem?”

Det handlar om att förstå vad resten av företaget gör och vilka projekt de andra projektledarna leder. Man behöver alltid ha verksamhetssammanhanget i åtanke: Om jag gör detta, vem kan påverkas? Vad händer i portföljen? Om jag ändrar detta, måste någon annan göra om sitt arbete?

Det handlar om att vara uppmärksam, omtänksam och aktivt söka information. Du kan lägga tio minuter med varje projektledare i början av projektet och fråga om ditt arbete får några konsekvenser för dem. Om det finns en portföljchef eller PMO-chef kan de ofta svara direkt.

När du väl är medveten om beroendena kan du planera runt dem.

Galen Low Vad gör man när det blir svårt och två projekt behöver samma person under samma period?

Elizabeth Harrin Då måste organisationen kunna prioritera projekten. Vilket projekt har högst prioritet? Helst bör man inte ha en enda kritisk person som är en felkälla, men organisationer har sällan människor som sitter sysslolösa.

I en byråmiljö måste man fråga vilken kund som är viktigast och vilken deadline som kan flyttas utan konsekvenser. Om man upptäcker konflikten tidigt kan man bestämma vilket projekt som ska gå först. Det kan vara projektet som är redo först, eller det som faktiskt är viktigast.

Det här är en av de största utmaningarna med att hantera flera projekt: organisationer ger oss inte alltid den information vi behöver för att lyckas. Om portföljen är prioriterad finns det däremot mindre utrymme för diskussion. Något måste vara prioritet ett och något annat hamnar längre ner.

Galen Low Jag tycker att tydlighet hjälper. Även om ett projekt har mindre budget kan det vara strategiskt viktigt eller ha hög synlighet. Om man tilldelar det en prioritet kan man fatta beslut utifrån den, även om samtalet ibland blir obekvämt.

Elizabeth Harrin Projekten är viktiga för någon, annars skulle vi inte arbeta med dem. Men när man jämför projekt med varandra finns det vanligtvis någon senior person i organisationen som kan fatta beslutet. Om två projektledare inte kan enas kan en kundansvarig, PMO-chef eller chef göra det.

Galen Low Har du något exempel på ett projektberoende som du själv har missat och lärt dig av?

Elizabeth Harrin Jag har gjort många misstag. Förmodligen handlar det om IT-projekt, eftersom jag har arbetat större delen av min karriär med IT-projektledning. Det kan finnas möjliggörande arbete som måste göras, till exempel en nätverksuppgradering eller en starkare wifi-signal i en viss del av byggnaden.

Det är sådant man ser som grundläggande uppgraderingar, infrastruktur och möjliggörande arbete – inte det mest glamorösa. Men det är ofta sådant som glöms bort.

Galen Low Precis. Det gäller både mänskliga beroenden och tekniska beroenden som man inte har kartlagt ännu. Det kan likna en renovering där man öppnar en vägg och upptäcker att ledningarna måste bytas ut.

Elizabeth Harrin Det behöver inte vara svårt. Det kan vara en lista eller något i dina anteckningar. Varje beroende kan vara en risk. När det är synligt kan du då och då kontrollera dina antaganden: gäller detta fortfarande och ligger vi fortfarande i fas?

Galen Low Det återkommande temat är att dokumentationen inte ska vara så omfattande att den blir svår att uppdatera. Den ska kunna uppdateras snabbt och vara synlig för de personer som behöver se den.

Nästa tips handlar om styrning av flera projekt. Vad innebär det och hur ser det ut i praktiken?

Elizabeth Harrin Styrning är det lager av kontroll och översyn som ser till att projektet gör rätt saker. Det kan handla om granskningar vid olika beslutspunkter och om att få projektet godkänt när det går från ett steg till nästa.

Det kan innebära mycket dokumentation, möten och rapporter som visar vad som har gjorts och säkerställer att sponsorn, ledningen och styrgruppen känner sig trygga med att projektet hanteras på rätt sätt.

När jag har hanterat flera projekt har de ofta haft samma sponsor eller åtminstone tillhört samma övergripande område. För mig innebär styrning av flera projekt att kombinera projektrapporter och styrgrupper och att prata med projektsponsorer om alla projekten samtidigt. I vissa fall kan man även kombinera riskstyrning och riskrapportering.

Om du har flera stora projekt med samma styrgrupp kan projektledarna presentera sina projekt efter varandra under samma mötesdag. Det fungerar inte för alla projekt, men där det fungerar minskar det antalet rapporter och möten.

Galen Low Det är intressant, eftersom många lär sig projektledning som om varje projekt vore helt fristående. I verkligheten börjar man ofta arbeta med flera parallella projekt direkt. Man bygger alltså färdigheter i portfölj- och programhantering redan från början genom att se sambanden mellan projekten.

Elizabeth Harrin Precis. Om du arbetar på en byrå med olika kunder kanske det inte går att kombinera projekten. Men om fyra projekt gäller samma kund kan du presentera dem på ett sammanhållet sätt. För kunden är det en relation, även om det för dig är fyra separata projekt.

Det finns en verksamhetsmässig fördel och mindre administrativt arbete om du grupperar dem. Du kan fråga sponsorn om du får använda samma rapportmall för alla projekt, så att kunden ser hur allt utvecklas på samma sida.

Jag kan inte tänka mig att någon chef skulle säga: ”Nej, ge mig fler rapporter att läsa.”

Galen Low Jag tycker om det. Även i en byråsituation kan en projektledare ha ett projekt för en kund medan en annan projektledare har ett annat. Genom att prata med varandra kan man kanske skapa gemensam styrning, samarbeta kring statusrapportering och minska kundens administrativa börda.

Elizabeth Harrin Om lyssnarna ska ta med sig en sak om styrning är det att anpassa den så att den blir enkel och smart. Fastna inte i exakt vad läroböckerna säger. Lite kreativitet kan spara mycket tid och göra att du skapar mer värde för sponsorn.

Galen Low Vad är bra och dåliga exempel på styrning av flera projekt?

Elizabeth Harrin Att kunna kombinera rapporter är ett bra exempel. Intressenter uppskattar färre dokument och det känns mindre byråkratiskt. Samtidigt måste modellen fortfarande passa organisationens regler, policyer och beslutsramverk.

Om du förenklar så mycket att allt bara blir en trafikljusindikator i tre celler på ett kalkylblad har du gått för långt.

Galen Low Var bör någon börja om de inte har tänkt på någon styrningsmodell alls?

Elizabeth Harrin Börja med att skapa en styrgrupp eller projektstyrelse som du kan rådgöra med och som kan hjälpa till med beslut. Det är din eskaleringspunkt.

Skapa rapporter, även om organisationen inte värdesätter rapportering särskilt högt. Rapporterna hjälper dig själv och gör det möjligt att visa vad du har åstadkommit. Styrning handlar i grunden om transparens och ärlighet kring hur projekten går, att undvika projekt som ser gröna ut på ytan men är röda under ytan, och att be om hjälp när du behöver den.

Galen Low Jag har aldrig hört uttrycket vattenmelonprojekt.

Elizabeth Harrin Det kommer du att använda hela tiden nu. Det är ett bra uttryck.

Galen Low Nästa tips handlar om hantering och kommunikation med flera intressenter. Hur definierar du det?

Elizabeth Harrin Det handlar om att samordna kommunikationen och intressentengagemanget mellan alla projekt. I en undersökning för min bok frågade jag om människor kombinerar projektmöten när det är meningsfullt, och ungefär en tredjedel gör inte det.

Det innebär att många kan spara tid genom att kombinera möten och använda ett möte för att behandla flera frågor. På samma sätt som du kan kombinera projektscheman och styrning kan du fundera på vad du kan göra med intressentgruppen och kommunikationen. Kan du skicka en gemensam briefing i stället för tre?

Projekt genomförs genom människor. Om du har flera saker på gång måste du ofta göra avvägningar. Du kan inte alltid genomföra all kommunikation och allt engagemang på det sätt du önskar. Genom att vara proaktiv och undvika att överbelasta människor med möten och meddelanden bygger du bättre relationer.

Galen Low Jag gillar att effektiviseringen gäller alla – inte bara projektledaren utan även team, intressenter och organisationen. Vi kan minska onödig administration och kombinera sådant som faktiskt hör ihop.

Elizabeth Harrin Det handlar också om att kombinera informationsförfrågningar. Om någon annan redan har samlat in nästan samma information behöver du kanske inte be människor om den igen. Fråga dig vem som redan kan ha informationen och hur du kan minska påverkan på andra.

Tänk också på utbildning och förändringar. Om flera projekt påverkar samma team kan det bli för mycket förändring på en gång. Människor arbetar ofta med flera projekt precis som du gör, och ditt projekt är inte nödvändigtvis högst upp på deras agenda.

Galen Low Vilken kommunikation bör man kombinera och vilken bör man inte kombinera?

Elizabeth Harrin Det handlar om att göra smarta val. Möten kan kombineras om det är samma personer, så länge hälften av deltagarna inte sitter uttråkade. Projektrapporter kan kombineras, liksom nyhetsbrev, meddelanden på intranätet och information i Slack.

Men om du lägger för många ämnen i samma e-postmeddelande svarar mottagaren ofta bara på det första. Därför kan en bra regel vara ett ämne per e-postmeddelande.

Galen Low Har du varit med om att kommunikationen har gått fel?

Elizabeth Harrin Ja. Jag hade en projektsponsor och arbetade med två saker åt honom. Vi hade separata möten i kalendern. En dag kom jag förberedd för projekt ett, och han frågade plötsligt vad som hände med den andra saken.

För honom var jag projektledaren som hanterade allt. För mig var han sponsor för det ena projektet och sponsorn för det andra. Jag hade delat upp det i huvudet, medan han såg allt som samma arbete. Efter det såg jag till att alltid vara förberedd på frågor om alla delar jag arbetade med åt honom.

Det lärde mig att människor ofta ser sitt arbete som en helhet, inte som separata fack. Det behöver vi också göra.

Galen Low Det leder oss till det sista tipset: att hantera sin egen tid effektivt. Vad innebär effektiv tidshantering för dig när man arbetar med flera projekt?

Elizabeth Harrin Det innebär att vara smart i sitt arbetssätt och inte vara rädd för att bryta mot reglerna. Gör inte exakt samma projektledningsprocess för varje projekt utan leta efter sätt att spara tid.

Vad kan du återanvända? Vad kan du effektivisera? Hur kan du ta bort arbete i stället för att duplicera det? Vad kan du göra en gång och använda igen? Det kan vara en process, en checklista, en leverans eller ett sätt att arbeta.

Det finns ingen trollstav som får arbetsbelastningen att försvinna. Ofta handlar det om vilken inställning man har till arbetet.

Galen Low Det är viktigt. Det som tidigare kanske uppfattades som lathet – att återanvända en statusrapportmall – är egentligen effektivitet. Om man alltid börjar från noll för att varje projekt ska bli perfekt kan det leda till arbetsveckor på 60 eller 80 timmar.

Hur kan projektledare undvika långa arbetsdagar och uppoffringar i privatlivet?

Elizabeth Harrin Det handlar om att bestämma vad du är beredd att acceptera. Om tre lanseringar under en vecka händer en gång på fem år och du vet att det är ett undantag kanske du bara gör det. Men om det blir en vana och kulturen bygger på ständig brandsläckning och arbete på helger är det giftigt.

Du behöver förstå vad som är viktigt för dig, vilka värderingar du har och vad du är beredd att ge. Människor befinner sig också i olika livsfaser. Jag lade mer tid på karriären när jag var yngre och inte hade lika många andra ansvarsområden. Nu har jag familj och är bättre på att sätta gränser.

Jag kommer till slutet av arbetsdagen och slutar. Det tog lång tid att förstå att det är okej.

Jag minns en man jag arbetade med som alltid var kvar när jag gick hem. Jag trodde att han arbetade extra timmar och tänkte att jag borde vara mer som honom. En dag behövde jag stanna sent. Då tog han fram en tidning, gjorde en kopp te och satte sig ner.

Jag insåg att han inte alls arbetade extra. Det var vinter och han ville inte stå på stationen i kylan och vänta på tåget. Han läste tidningen tills tåget nästan skulle gå, sprang till stationen och hoppade på.

Man dömer ofta sig själv utifrån vad andra gör och sätter gränser baserat på vad man tror att andra gör. Ofta har man fel. Om du vill gå hem, gå hem.

Galen Low Jag älskar det. Vi ska inte anta att den som arbetar sent nödvändigtvis arbetar mer eller bättre.

Elizabeth Harrin Projektledning är ett arbete med toppar och dalar. Det finns intensiva perioder och lugnare perioder. Vi vet att lanseringar kan innebära högre arbetsbelastning, men vi måste också kunna koppla bort arbetet och komma tillbaka utvilade nästa dag.

När man arbetar med internationella team finns det alltid någon som arbetar. Därför måste man bli bekväm med att stänga av och inse att det är värdefullt både för dig och organisationen att du kommer tillbaka fräsch nästa dag.

Galen Low Har du något särskilt tidshanteringstips för livet?

Elizabeth Harrin Var snäll mot dig själv och förstå att dagen bara har ett begränsat antal timmar. Mer taktiskt kan du schemalägga e-post så att den skickas när mottagaren sitter vid sitt skrivbord. Titta på människors kalendrar och hitta en tid då de faktiskt är tillgängliga.

Jag planerar också mina måltider. Jag använder mina projektledningskunskaper för att planera maten, vilket kanske låter lite sorgligt men är väldigt effektivt. Det som stressar mig mest är att ha arbetat en hel dag och sedan tänka: ”Vad ska vi äta?” Att ha planerat veckan är en räddning.

Galen Low En produktbacklogg med måltidsidéer.

Elizabeth Harrin Ja, precis. Jag har en anteckningsbok.

Galen Low Mitt barn börjar snart i förskoleklass och då måste vi börja göra luncher varje dag. Det blir ännu ett projekt att hantera.

Elizabeth, tack så mycket för att du var med och delade med dig av din kunskap. Det har varit väldigt insiktsfullt att få ditt perspektiv och din erfarenhet, sammanfattade i ett så begripligt ramverk och i din bok.

Om människor vill veta mer om dig och boken Managing Multiple Projects, vart ska de gå?

Elizabeth Harrin De kan gå till min webbplats, elizabeth-harrin.com/mmp. Där finns all information och länkar till det jag arbetar med.

Galen Low Och hur kan man lära sig mer om Rebel's Guide to Project Management?

Elizabeth Harrin Gå till rebelsguidetopm.com. Där finns länkar till Facebook och andra sociala medier.

Galen Low Du skriver böcker, gör poddsändningar, driver grupper, har ett heltidsjobb och är förälder. Det ger dig verkligen trovärdighet inom just det här ämnet: att jonglera många saker, även kallat att hantera flera projekt.

Tack igen, Elizabeth. Det här var väldigt roligt.

Elizabeth Harrin Tack för att jag fick vara med. Det har varit roligt att prata med dig.

Galen Low Vad tycker du?

Är hantering av flera projekt en färdighet som måste byggas genom erfarenhet och tid? Eller kan rätt verktyg och tekniker hjälpa dig att skapa den organiserade inställning som krävs för att inte bli överväldigad?

Berätta en historia: Hur många parallella projekt har du hanterat som mest, och hur höll du ordning på allt?

Lämna dina tankar i kommentarerna nedan!

Om du vill utveckla dina färdigheter som strategisk projektledare, kom och gå med i vår gemenskap!

Besök thedigitalprojectmanager.com/membership för att få tillgång till en stödjande gemenskap som delar kunskap, löser komplexa utmaningar och formar framtiden för vårt yrke – tillsammans.

Från robusta mallar och månatliga utbildningstillfällen som sparar tid och energi, till kollegialt stöd via vår Slack-kanal, våra evenemang och mastermind-grupper: som medlem får du över tusen personer på din sida när du navigerar din karriär inom digital projektleverans.

Om du tyckte om det du hörde i dag kan du prenumerera och hålla kontakten på thedigitalprojectmanager.com.

Tack för att du lyssnade. Vi hörs nästa gång.