Upphandlingshantering: Den kompletta guiden för projektledare
Var passar projektledare in i processen för inköpshantering? Den påverkar våra projekt, och ändå är det ofta inte vi som hittar de leverantörer som ska arbeta med våra projekt. Den är också en stor riskkälla – vad händer med ditt projekt när utvecklaren du upphandlade försvinner från jordens yta?
Jag heter Shash Roy och har arbetat inom projektledning i 20 år. Jag har undervisat i inköpshantering under de senaste 10 åren, och jag har sett hur detta ämne inte är särskilt populärt i de flesta diskussioner om projektledning, trots att det är mycket viktigt i projekt.
Jag kommer att tala om inköpshantering i projekt ur projektledarens perspektiv och gå igenom hur bristande hantering kan leda till risker och problem.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vad är inköpshantering?
Inköp innebär att införskaffa varor eller tjänster från en extern leverantör. I ett projekt kan du behöva köpa in hårdvara, programvara eller ytterligare resurser eller teammedlemmar med särskilda kompetenser.
Inköpshantering är processen att hitta, anlita och samarbeta med leverantörer i den omfattning som krävs för det specifika projektet.
Projektledare tenderar ofta att förbise detta område och drabbas därefter av förseningar i inköpen. Tänk på ett korthus: om ett kort faller, faller resten automatiskt. Om inköpen inte får tillräcklig uppmärksamhet kommer projektet därför att försenas.
Varför är det viktigt för projektledare att förstå inköp?
Inköpsprocessen börjar med att man identifierar att ett inköp behövs och därefter samordnar med inköpschefen eller inköpsavdelningen. När du har fått klartecken att genomföra ett inköp för ditt projekt ska du upprätta en inköpsplan med en tidsåtgång som är specifik för inköpet. Om du till exempel behöver en ytterligare utvecklare bör du ta hänsyn till hur många timmar, dagar eller veckor du behöver deras hjälp och när de ska börja och avsluta sitt arbete i projektet.
När inköpsplanen har integrerats i projektplanen och delats med intressenterna skapas en komplett bild av projektets tidslinje. Inköp bör inte behandlas isolerat eller som en separat aktivitet. Ofta betraktas inköp inte som en av projektaktiviteterna, vilket kan orsaka projektförseningar.
När projektplanen (med den integrerade inköpstiden) har delats med olika intressenter (både interna och externa) ska du tydliggöra förväntningarna mellan projektteamet och inköpsteamet. Transparens skapar förtroende för projektet och bidrar till en positiv atmosfär. Regelbundna intressentmöten (både interna teammöten och statusmöten med kunden) hjälper till att följa hur inköpen fortskrider.
Vilka risker är direkt kopplade till inköp?
Vi ska tala om några risker som är inneboende i inköpsprocessen och som kan påverka projektplanen. En risk som uppstår på grund av förseningar i inköpen är förmodligen den vanligaste risken i projekt.
Några verkliga situationer kan vara en försening i inköpet av hårdvara, att ny eller uppgraderad programvara inte är kompatibel eller att konfigurationen är svår, eller att viktiga resurser lämnar projektet under en kritisk period.
Som projektledare måste du därför förutse alla dessa potentiella situationer och lyfta fram dem som risker redan i början av projektet. Dessa risker ska listas i projektets styrdokument och delas med alla intressenter.
Inköp under projektets hela livscykel
Följande stycken går igenom projektets fem faser, hur projektledare och inköpsteam kan samarbeta under hela processen och vem som ansvarar för vad.
Initiering
Identifiera vilken typ av inköp som behövs för projektet: hårdvara, programvara eller resurser. Fördelen med att identifiera dem på förhand är att du kan vara transparent mot alla projektintressenter, så att de förstår inköpens betydelse och de tillhörande riskerna.
Under detta initieringsskede tilldelas projektledaren projektet och börjar med att studera arbetsbeskrivningen. Arbetsbeskrivningen innehåller en omfattningsbeskrivning som beskriver vad som behöver göras. Kom ihåg att detta inte är ett enmansjobb!
Projektledaren identifierar upphandlingen och validerar detta med kunden. Detta sker troligen under uppstartsmötet med kunden, vilket säkerställer en god kommunikation med projektgruppen och alla projektintressenter (kom ihåg att projektgruppen också är en del av projektintressenterna). Upphandlingen identifieras även i projektstadgan.
När upphandlingen har identifierats är det ett bra tillfälle att:
- Förstå upphandlingsprocessen i organisationen
- Lära känna upphandlingsansvarig och andra upphandlingsspecialister på upphandlingsavdelningen
- Starta upphandlingsprocessen. Många organisationer behöver att ett inledande formulär fylls i. Det kan innebära att formulären laddas ned från en gemensam portal eller något liknande SharePoint.
- Fastställa kommunikationskanaler, frekvens och förväntningar tillsammans med upphandlingsavdelningen eller den upphandlingsansvariga.
- Förstå övergripande tidsramar för upphandlingen. Hur lång tid tar den här typen av upphandling? Kommunicera detta till projektintressenterna.
Planering
När projektet går vidare till planeringsfasen kommer kunden att vilja känna till projektstrategin i detalj. Hur kommer du att hantera projektet? När får jag se leverablerna? Vilka är förväntningarna?
Typiska planeringsaktiviteter inom projektledning kommer att genomföras i detta skede. När projektledaren tar fram tidsplanen kommer hen även att ta fram tidsramarna för upphandlingen inom projektets tidsplan. Detta är en strategi där alla vinner, eftersom du genom att inkludera upphandlingens tidsramar i projektets tidsplan inte bara skapar transparens i upphandlingshanteringen utan också får hjälp att komma ihåg milstolparna och de viktigaste aktiviteterna som rör upphandlingen.
För många projekt som kräver upphandling bör projektledare inkludera en plan för upphandlingshantering som en del av projektledningsaktiviteterna. Ibland är denna plan för upphandlingshantering ett fristående planeringsdokument (som planen för kommunikationshantering eller planen för kvalitetshantering) eller så finns den som ett underavsnitt i den övergripande projektledningsplanen.
Som projektledare uppmuntrar jag dig alltså att planera upphandlingarna parallellt med alla andra områden i projektet. Därför skulle en projektledare:
- Förbereda planen för upphandlingshantering
- Infoga tidsramarna för upphandlingen i projektets tidsplan
- Dela detta med kunden och förklara (vid behov)
- Be upphandlingsansvarig eller upphandlingsavdelningen att delta i viktiga statusmöten
I detta skede tar upphandlingsteamet hand om upphandlingsdokumenten, såsom inköpsorder, inköpsrekvisitioner, upphandlingsavtal och annat.
Genomförande
När upphandlingarna har planerats genomförs de. Kom alltid ihåg att upphandlingen kan genomföras innan projektets genomförandefas. Du kan till exempel behöva Java-utvecklare och kanske inte kan påbörja projektets genomförandefas förrän upphandlingen av Java-utvecklarna har slutförts.
När du slutför planeringen bör du ta fram en färdplan för projektets flöde, som gör alla involverade medvetna om milstolparna och leverablerna. Upphandlingsprocessen kommer också att starta, och den upphandlingsansvariga kommer att ha börjat kontakta leverantörer och underleverantörer. Du som projektledare kommer att ha ständig kontakt med den upphandlingsansvariga.
Som projektledare behöver du inte detaljstyra upphandlingarna (det är den upphandlingsansvarigas jobb), men projektets tidsplan hjälper dig att hålla koll på upphandlingsaktiviteterna. Upphandlingsansvariga tar också hand om sådant som avtalshantering, leverantörshantering eller hantering av leverantörer samt att upprätthålla leverantörsrelationen.
Den upphandlingsansvariga kommer att involvera projektledaren i beslutet om urvalskriterierna för att välja leverantör. Kom ihåg att denna diskussion skulle ha ägt rum under planeringsfasen och troligen skulle fortsätta under statusmötena.
Projektledarens upphandlingsrelaterade aktiviteter under genomförandefasen skulle omfatta:
- Hantera projektplanen och följ upp upphandlingens milstolpar
- Träffa upphandlingschefen (i enlighet med kommunikationsförväntningarna)
- Besvara upphandlingsrelaterade frågor som upphandlingschefen ställer
- Ge kunder och alla andra intressenter statusuppdateringar om upphandlingen (tillsammans med alla andra aktiviteter)
Relaterad lyssning: Så bygger du långsiktig lojalitet med virtuella underleverantörer
Övervakning
Som projektledare behöver du känna till upphandlingsuppgifterna. Kom alltid ihåg att projektuppföljning är det viktigaste för dig, men upphandlingsavdelningen hanterar flera upphandlingar och kommer att planera din upphandling utifrån detta. Det kan orsaka frustration och oro. Kom ihåg att inte trampa upphandlingschefen på tårna.
Målet är att behålla lugnet, hantera förväntningar och noggrant följa upp projektplanen och andra identifierade tidsramar. Du säkerställer god vilja, leverans enligt plan (förhoppningsvis) och ett projekt som följer planen. Detta bidrar också till kundens stöd, och genom denna uppföljning kan du hålla kunden uppdaterad om både projektets tidsplan och upphandlingens tidsplan.
När det gäller risker bör en potentiell försening av upphandlingen redan ha registrerats som en risk, så du bör även övervaka detta kontinuerligt.
Avslutning
När upphandlingen har mottagits och implementerats i ditt projekt anses upphandlingen vara slutförd. PMBOK 6.0 anger inte uttryckligen att upphandlingar ska avslutas, eftersom allt tekniskt sett avslutas när vi genomför projektavslutningen. Men det här är ett bra tillfälle att fundera över vilka lärdomar vi har dragit och vad vi kunde ha gjort bättre.
Vad händer nu?
Jag hoppas att den här artikeln var användbar och att den gav en förståelse för hur du hanterar upphandlingar i ditt projekt!
Om du vill läsa mer om upphandlingar och projektledning i stort kan du prenumerera på nyhetsbrevet från The Digital Project Manager.
