Quanto custa o software de gestão de tarefas?
Os preços variam com base em funcionalidades como integrações, automação, limites de utilização e níveis de serviço: Selecione todos os elementos que melhor se adequam às necessidades da sua equipa para ver o custo total antes de efetuar a compra
O custo inicial muitas vezes não reflete a despesa total: Tenha atenção a complementos como armazenamento adicional ou suporte premium, que podem aumentar os preços
Concentre-se no ROI e na escalabilidade, não apenas no preço anunciado: Certifique-se de que o software pode acompanhar o crescimento da sua equipa e proporcionar valor a longo prazo
Escolher software de gestão de tarefas pode ser complicado, sobretudo quando tem de percorrer um labirinto de níveis de preços e funcionalidades. Muitas vezes, nem sequer consegue encontrar informações claras sobre os preços online.
Este guia é para si se for comprador, responsável financeiro ou diretor de departamento envolvido no orçamento ou nas compras. Quer esteja a avaliar software de gestão de projetos para a gestão do trabalho, quer esteja à procura de aplicações que correspondam às necessidades da sua empresa, este guia foi concebido para ajudar.
Vou explicar-lhe os intervalos de custos habituais, os modelos de preços e aquelas incómodas taxas ocultas. Além disso, partilharei dicas para avaliar o ROI, para que possa tomar decisões informadas.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Calculadora de custos do software de gestão de tarefas da DPM
Quer calcular rapidamente o custo médio de um software de gestão de tarefas? Experimente a nossa calculadora de custos:
Que fatores influenciam os preços do software de gestão de tarefas?
Quando escolhe um software de gestão de tarefas, compreender o que determina o custo — como o número de utilizadores, os modelos personalizados ou as funcionalidades adicionais de controlo de tempo — pode ajudá-lo a evitar surpresas e a planear melhor o seu orçamento. Eis uma análise do que deve considerar:
| Fator | Como afeta os preços |
| Níveis de utilizadores | Os preços aumentam frequentemente de acordo com o número de utilizadores; adicionar mais membros à equipa pode aumentar os custos em $5-$15 por utilizador por mês. |
| Modelos | O acesso a modelos avançados ou personalizados pode ajudar a sua equipa a começar de forma mais eficiente, mas também pode acrescentar $10-$20 por mês. |
| Limites de automatização | Mais automatização significa taxas mais elevadas; conte pagar mais $10-$30 por mês por automatizações adicionais dos fluxos de trabalho, de modo a otimizar as operações. |
| Controlo de tempo | Adicionar funcionalidades de controlo de tempo é útil para a faturação, a emissão de faturas e a análise da produtividade; também pode aumentar a sua fatura em $5-$10 por utilizador por mês. |
| Custos de integração | A ligação a outras ferramentas de colaboração ou plataformas de mensagens pode exigir planos premium, o que normalmente acrescenta cerca de $20–$50 por mês. |
| Nível de suporte | As opções de suporte premium oferecem tempos de resposta mais rápidos e gestores de conta dedicados para equipas maiores, normalmente com um custo adicional de $50 a $100 por mês. |
Comparação de preços de software de gestão de tarefas
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Best all-in-one work management solution for agencies | 14-day free trial | From $10/user/month (billed annually) | Website | |
| 2 | Project task management software with built-in project management templates | Free plan + 14-day trial + demo available | From $10/user/month (billed annually) | Website | |
| 3 | Best for visual tracking with Kanban and Gantt | Free plan + 14-day free trial + free demo available | From $9/user/month (billed annually) | Website | |
| 4 | Best with deep Google Workspace integration | 14-day free trial | From $3/user/month (billed annually) | Website | |
| 5 | Best for no-code workflows at enterprise scale | Free demo available | Pricing upon request | Website | |
| 6 | Best for breaking down complex tasks | Free plan + 30-day free trial available | From $7.65/user/month (billed annually) | Website | |
| 7 | Best for managing connected projects within a portfolio | 14-day free trial | From $10/user/month (billed annually) | Website | |
| 8 | Best for seamless collaboration and visualization for effective project management | Free plan + 14-day free trial + free demo available | From $8/user/month (billed annually) | Website | |
| 9 | Project task management software for prioritizing tasks | Free demo available | Pricing upon request | Website | |
| 10 | Best for brainstorming, ideation, and task management in one | Free plan + 14-day free trial available | From €17.50/user/month | Website |
Preços habituais por dimensão da empresa
Os preços do software de gestão de tarefas aumentam normalmente de acordo com a dimensão da empresa, o que pode afetar o seu orçamento à medida que a equipa cresce. Eis como os custos se distribuem normalmente por dimensão da empresa:
| Dimensão da empresa | Intervalo de preços típico | O que está normalmente incluído | Casos de utilização comuns e fornecedores |
| Pequena empresa | $10–$50/mês | Acompanhamento básico de tarefas, número limitado de utilizadores, integrações essenciais | Profissionais independentes, startups; Asana, Trello, ClickUp e aplicações completas ideais para equipas pequenas e para quem utiliza um plano gratuito |
| Empresa de média dimensão | $50–$150/mês | Funcionalidades avançadas, mais utilizadores, modelos personalizados, quadros Kanban, gráficos de Gantt e funcionalidades de colaboração. | Equipas em crescimento, gestão de projetos; Monday.com, Wrike, Smartsheet. |
| Grande empresa | $150–$500/mês | Funcionalidades completas, suporte premium, integrações abrangentes, gestão de recursos para acompanhar cargas de trabalho e funcionalidades para acompanhar o progresso e as dependências. | Projetos complexos, operações entre departamentos; Jira, Microsoft Project, Notion. |
| Empresa | $500+/mês | Segurança de nível empresarial, automatização de fluxos de trabalho empresariais, utilizadores ilimitados, suporte dedicado, controlo de permissões e campos personalizados para grandes equipas de partes interessadas. | Operações globais, projetos de grande escala; ServiceNow, SAP, Oracle. |
Custos ocultos e adicionais a ter em conta
Ao escolher um software de gestão de tarefas, é fácil não ter em conta custos ocultos que podem afetar o seu orçamento. Elementos como as taxas de integração inicial e o suporte premium são adicionais comuns que podem aumentar rapidamente os custos. Avalie antecipadamente estes potenciais custos para evitar surpresas mais tarde:
| Tipo de custo | Descrição |
| Taxas de integração inicial/configuração | Alguns fornecedores cobram $100-$500 pela configuração inicial para personalizar o software de acordo com as necessidades da sua equipa. Por exemplo, algumas soluções empresariais incluem estas taxas como parte do processo de integração inicial para simplificar as configurações do espaço de trabalho. |
| Formação ou certificações | As sessões de formação ou certificações, que são frequentemente essenciais para equipas que utilizam o software pela primeira vez, podem custar $200-$1,000. Fornecedores como a Smartsheet e a Monday.com oferecem programas de formação pagos para ajudar as equipas a tirar o máximo partido da sua ferramenta de gestão de projetos. |
| Suporte prioritário | As opções de suporte melhorado podem oferecer tempos de resposta mais rápidos por $50-$100 por mês. Plataformas como a Asana e o Jira disponibilizam estas opções para equipas que necessitam de suporte dedicado. |
| Integrações além do conjunto padrão | A adição de integrações com outras ferramentas pode implicar custos adicionais, especialmente no caso de configurações complexas. Ferramentas como o Zapier também podem ser necessárias para integrações adicionais, aumentando os custos. |
| Excedentes de utilização | Exceder os limites de utilização, como o armazenamento ou o número de utilizadores, pode resultar em custos adicionais. Por exemplo, o Trello e o ClickUp podem cobrar pelo armazenamento ou pelos utilizadores adicionais além do limite do plano, mesmo nas respetivas versões gratuitas. |
| Durações mínimas do contrato | Alguns fornecedores exigem uma duração mínima do contrato, frequentemente de 12 meses, o que vincula as equipas a um compromisso de longo prazo. Soluções como a Wrike podem ter este tipo de requisito, afetando a flexibilidade geral e a gestão do orçamento. |
| Atualizações de conformidade ou legais | A manutenção da conformidade do software com as normas legais pode implicar custos adicionais. Fornecedores como a ServiceNow podem cobrar pelas atualizações relacionadas com alterações regulamentares, especialmente se necessitar de um acompanhamento de projetos preparado para auditorias. |
Tipos de preços de software de gestão de tarefas: planos de subscrição e fatores que desencadeiam atualizações
O software de gestão de tarefas segue normalmente um modelo de subscrição com preços por níveis, disponibilizando várias funcionalidades em diferentes níveis. Escolher a opção certa ajudará a garantir que obtém todos os benefícios do software de gestão de tarefas.
- Inclusões do plano: A maioria dos fornecedores disponibiliza planos Starter, Pro e Enterprise. Os planos básicos incluem ferramentas essenciais de gestão de tarefas e funcionalidades básicas, enquanto os níveis superiores adicionam outras funcionalidades importantes, como relatórios avançados, acompanhamento de projetos, quadros ágeis e integrações com ferramentas de colaboração.
- Gatilhos para a atualização: Os limites de utilizadores e de integrações exigem frequentemente a atualização do plano. Por exemplo, se a sua equipa crescer ou se precisar de mais integrações ou painéis avançados, poderá ter de passar de um plano Starter para um plano Pro.
- Descontos anuais vs. mensais: Muitas plataformas oferecem descontos nas subscrições anuais, o que pode permitir à sua equipa poupar dinheiro em comparação com a opção mensal.
- Transparência dos fornecedores: Empresas como a Asana e a Monday.com são geralmente transparentes relativamente aos seus preços, apresentando detalhes claros sobre o que está incluído em cada plano. No entanto, algumas plataformas podem ocultar os custos de funcionalidades avançadas de gestão do trabalho ou de nível empresarial, como permissões, campos personalizados e diagramas de Gantt.
Para evitar gastar demasiado, avalie cuidadosamente as necessidades da sua equipa e escolha um plano adequado, sem extras desnecessários. Considere os planos anuais pagos para poupar, mas apenas se tiver confiança de que são adequados a longo prazo.
Poderá também optar por uma ferramenta gratuita de gestão de tarefas para começar ou testar uma versão experimental gratuita antes de se comprometer! Existem também ferramentas gratuitas de gestão de tarefas com IA que podem ajudar a reduzir o esforço manual de gestão de tarefas.
Maximizar o ROI do seu investimento em software de gestão de tarefas
Compreender o ROI garante que está a investir de forma inteligente em software de gestão de tarefas, assegurando que a ferramenta proporciona um valor real à sua equipa e tem um impacto efetivo nos resultados financeiros da sua empresa.
Tempo poupado
A automatização e os fluxos de trabalho simplificados ajudam a sua equipa ao reduzir o esforço e libertar capacidade. Isto pode significar reduzir as horas gastas em tarefas repetitivas, permitindo que a sua equipa se concentre em trabalho mais estratégico e dê prioridade a objetivos de maior valor. Pode também significar melhorar a eficiência geral, uma vez que as tarefas são concluídas mais rapidamente e com menos erros, conduzindo a melhores resultados e a uma produtividade reforçada em toda a organização.
Considere que processos manuais este software poderia substituir e quanto tempo a sua equipa poderia recuperar. Peça aos fornecedores que demonstrem as funcionalidades de gestão de tarefas que permitem poupar tempo num caso de utilização típico, para avaliar o impacto potencial.
Redução de erros
Menos transferências manuais ou cálculos resultam em menos erros dispendiosos. É importante identificar onde ocorrem atualmente os erros nos seus processos e explorar de que forma um sistema automatizado poderia atenuá-los. Funcionalidades como o acompanhamento em tempo real e as datas de vencimento automatizadas podem reduzir significativamente o erro humano e melhorar o alinhamento da equipa.
Peça aos fornecedores que demonstrem como os dados são validados e controlados em toda a plataforma, para garantir a precisão e a fiabilidade.
Evitar problemas de conformidade
As funcionalidades que apoiam normas legais, financeiras ou do setor podem reduzir o risco de coimas ou auditorias. Analise as funcionalidades de conformidade integradas na plataforma e verifique se esta suporta os requisitos do seu setor. As ferramentas de colaboração que mantêm registos de auditoria ou marcos podem ser especialmente úteis.
Peça aos fornecedores exemplos de como foram evitadas lacunas de conformidade no passado.
Adoção entre equipas ou consolidação
Utilizar uma ferramenta para substituir várias — ou dispor de uma ferramenta fácil de utilizar por várias equipas — pode reduzir os custos e melhorar o alinhamento. Considere se este software poderia substituir várias aplicações e que equipas o utilizariam realisticamente.
Peça aos fornecedores exemplos de implementações em várias áreas funcionais, para compreender o impacto na colaboração entre equipas e no acompanhamento do progresso dos projetos.
Perguntas a fazer aos fornecedores durante as demonstrações de preços
As demonstrações são a melhor oportunidade para a sua equipa esclarecer os preços, analisar detalhadamente o que está incluído e evitar surpresas. Prepare-se com perguntas para garantir que compreende totalmente os custos e as funcionalidades. Poderá também considerar a elaboração de um RFP de software de gestão de tarefas para organizar as suas necessidades e requisitos. Eis algumas perguntas que pode fazer:
- Como funciona a sua estrutura de preços nos diferentes escalões?
- Que funcionalidades estão incluídas em cada escalão de preços? Suportam fluxos de trabalho ágeis, quadros Kanban ou opções de visualização em calendário?
- Existem limites de utilização ou custos adicionais que devamos conhecer no plano gratuito?
- Que custos estão associados ao suporte e à integração inicial?
- Com que frequência seremos faturados e quais são as condições de renovação?
- Que integrações estão abrangidas e existem limites ou ferramentas de colaboração específicas necessárias?
- Existem custos adicionais para aceder a funcionalidades premium, como o acompanhamento da carga de trabalho, painéis ou vistas para as partes interessadas?
- Pode explicar as opções de personalização, como campos personalizados, permissões ou configurações do espaço de trabalho, e os respetivos custos?
Dicas para negociar os preços do software de gestão de tarefas
Os preços são frequentemente flexíveis, e uma boa preparação pode conduzir a melhores resultados. Táticas de negociação eficazes podem ajudar a sua equipa a obter melhores preços e condições contratuais sem sacrificar funcionalidades. Considere estas estratégias para maximizar o valor:
- Comparação com a concorrência: Pesquise soluções de software semelhantes e soluções de gestão de projetos para compreender os preços praticados no mercado e utilize esta informação para negociar melhores condições com o fornecedor escolhido.
- Oportunidades de desconto: Pergunte por descontos para startups, equipas pequenas, organizações sem fins lucrativos ou compromissos de longa duração. Os fornecedores oferecem frequentemente preços mais baixos a estes grupos para estabelecer relações.
- Programas-piloto ou preços para implementação faseada: Proponha um programa-piloto ou uma implementação faseada para testar o software a um preço reduzido. Isto pode ajudá-lo a avaliar a facilidade de utilização e a adequação antes de assumir um compromisso total.
- Cláusulas de renovação e de fidelização: Negocie condições de renovação flexíveis e evite cláusulas de fidelização que possam prender a sua equipa a um contrato pouco adequado. Certifique-se de que a solução continua a satisfazer as necessidades da sua metodologia e de colaboração.
- Compras em grupo: Se fizer parte de uma organização maior, utilize o apoio das compras ou as compras em grupo para obter melhores preços através de acordos de aquisição em grandes quantidades. Esta abordagem é particularmente eficaz com aplicações que oferecem planos de preços por escalões para software de gestão de projetos completo.
O que se segue?
Se está a pesquisar software de gestão de tarefas, contacte gratuitamente um consultor da SoftwareSelect para obter recomendações.
Preenche um formulário e tem uma breve conversa na qual são analisadas as especificidades das suas necessidades. Depois, receberá uma lista restrita de software para analisar. Também terá apoio durante todo o processo de compra, incluindo as negociações de preços.
