Como evitar ter uma reunião: 5 formas de proteger o seu tempo

Sou a Annie MacLeod, uma gestora de projetos experiente que trabalha no mundo digital há décadas. Como introvertida convicta, não sou grande fã de reuniões, a menos que sejam focadas no tema, produzam resultados e respeitem o meu tempo (ou seja, comecem e terminem a horas)! 

Por isso, pensei em várias estratégias eficazes para reduzir o número de reuniões em que precisa de participar! 

Porque é que a gestão de projetos envolve tantas reuniões?

Quando perguntei à IA do Miro quais são as reuniões de projeto mais frequentes, devolveu este mapa mental:

Quando pesquisei no Google informações sobre reuniões de projeto, encontrei este artigo do PMI sobre os gestores de projetos passarem 90% do seu tempo em comunicação. 

Embora essa percentagem possa parecer excessiva, pense nisso. Enquanto gestores de projetos, somos o elo central entre a equipa do projeto, o cliente, o patrocinador e as partes interessadas dos nossos projetos. Estamos constantemente a interagir com cada um destes grupos e a gerir expectativas. 

Como podemos ver no mapa mental, existem oportunidades constantes para realizar reuniões!

Quer seja nas fases iniciais do projeto, durante o planeamento, ou nas fases finais, ao acompanhar o progresso, existe um fluxo constante de recolha de informações junto da equipa, tratamento dessas informações para as principais partes interessadas, recolha de feedback das partes interessadas e, depois, transmissão dessas informações à equipa do projeto. 

Vamos explorar cada um destes principais grupos de reuniões para perceber porque são importantes. Depois, sugeriremos algumas técnicas para as eliminar ou, pelo menos, para as tornar mais eficazes! 

Reuniões de planeamento

Temos quatro atividades diferentes no âmbito do planeamento: arranque, âmbito, orçamento e calendário. Eu sugeriria que todas estas reuniões são fundamentais, especialmente para os gestores de projetos digitais, pelas seguintes razões:

Arranque do projeto

Tudo isto tem a ver com a criação de relações que tornarão as nossas equipas de projeto resilientes e produtivas. Uma reunião ou, mais especificamente, um workshop (falaremos mais sobre isso adiante) que crie relações e normas de equipa ou um acordo de equipa pode contribuir muito para iniciar um projeto da forma certa!

Quando bem realizadas, estas atividades criam uma equipa resiliente, capaz de enfrentar as dificuldades da execução e da mudança do projeto. 

Âmbito, orçamento e calendário

Estas reuniões têm como objetivo colaborar para compreender não só qual é o âmbito, o orçamento e o calendário, mas também garantir que cada pessoa compreende as dependências entre o trabalho realizado pelos outros e os riscos para o calendário. 

Concentrar as reuniões nestas dependências fundamentais torná-las-á verdadeiramente eficazes. O orçamento de um projeto pode muitas vezes ser elaborado como resultado deste trabalho, o que significa que pode eliminar a necessidade de uma reunião separada relacionada com o orçamento. 

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Reuniões de acompanhamento 

No nosso mapa mental, temos três atividades diferentes no âmbito do progresso: estado, revisão e retrospetiva. Estas são atividades particularmente importantes para garantir que gerimos as expectativas entre as diversas partes interessadas.

Aquilo em que precisamos de nos concentrar é perceber que progresso do projeto requer realmente uma reunião (ou seja, aspetos como alterações nos resultados do projeto, alterações solicitadas pelos clientes e decisões fundamentais), em vez de se tratar apenas de comunicar informações. 

Sugeriria que dois desses elementos pudessem ser reduzidos ou eliminados: o estado e a revisão.

Se tiver um sistema robusto de gestão de tarefas focado em resultados alinhados com as expectativas dos clientes e patrocinadores, pode realizar reuniões centradas na colaboração para resolver problemas relacionados com o calendário, o âmbito e o orçamento, ou tomar decisões relativamente a pedidos de alteração, gestão de riscos e resolução de problemas. 

As retrospectivas são fundamentais para melhorar continuamente a entrega dos nossos projetos e aprender! Dito isto, podemos fazer uma sessão de ideias assíncrona para recolher ideias e depois reservar o tempo da reunião para chegar à causa principal dos problemas e desenvolver planos de ação com base no que aprendemos. 

Reuniões de tomada de decisões

As reuniões de tomada de decisões pressupõem que estamos a utilizar uma tomada de decisões colaborativa, exigindo, por isso, uma reunião.

A realidade, segundo a minha experiência, é que muitos projetos funcionam num nível de autoridade mais hierárquico. Assim, embora possa ser necessária uma reunião, esta pode exigir apenas a presença do gestor de projeto e do patrocinador e/ou cliente. 

É fundamental não permitir que as decisões demorem demasiado tempo e atrasem o nosso projeto, mas pode não ser necessário reunir toda a equipa do projeto. 

Deve analisar os principais componentes da decisão para tornar estas reuniões focadas e eficazes. Precisará de pessoas diferentes nestas reuniões, com conhecimentos e autoridade distintos, para que uma decisão seja efetivamente tomada. 

Considere:

• Enquadrar a decisão: Quem tem autoridade para decidir? Esta decisão afeta as atividades do projeto, os resultados do projeto, a direção estratégica da organização ou o serviço prestado aos nossos clientes? Cada uma destas áreas envolve pessoas muito diferentes que precisam de participar e, em última instância, de decidir.
• Avaliar alternativas: Pode precisar de recursos com conhecimentos específicos para determinar quais são as alternativas viáveis. Esta pode ser uma reunião separada para explorar detalhadamente as alternativas e, em seguida, elaborar uma recomendação a apresentar ao patrocinador ou cliente. 
• Decidir: quais são os métodos e níveis de autoridade mais adequados dentro da organização. Não convide toda a equipa do projeto para tomar efetivamente a decisão quando esta depende realmente do patrocinador do projeto ou do cliente. 

Reuniões de comunicação

Como referimos anteriormente, os gestores de projeto passam 90% do seu tempo a comunicar, pelo que este aspeto é fundamental para o sucesso do nosso projeto. O mapa mental abrange quatro tipos distintos de comunicação: atualizações para as partes interessadas, reuniões rápidas ou pontos de situação da equipa, reuniões com clientes e reuniões com fornecedores. 

Embora todos estes sejam públicos adequados para a comunicação, para reduzir o número de reuniões queremos centrar-nos na comunicação com o objetivo de consultar, em vez de informar. Se estamos apenas a informá-los, não há necessidade de uma reunião—não faça reuniões de atualização do estado apenas por fazer uma reunião! 

Quando informamos as partes interessadas, podemos utilizar atualizações em vídeo, relatórios de estado, ferramentas visuais como painéis de controlo do projeto ou até vistas só de leitura da nossa ferramenta de gestão de tarefas preferida. Ao utilizar estes métodos, não se esqueça de garantir que existe uma forma de obter feedback de cada um destes públicos. 

Permita que comentem o seu vídeo, enviem respostas a um relatório de estado e façam comentários no painel de controlo do projeto ou nos itens de gestão de tarefas. Faça o acompanhamento e mantenha-os envolvidos; cada comentário é uma oportunidade para obter informações sobre se as expectativas destas partes interessadas estão a ser cumpridas. 

5 formas de evitar uma reunião (& tornar as reuniões existentes mais eficazes)

A primeira estratégia consiste em eliminar reuniões desnecessárias sempre que possível. Se não puder eliminar uma reunião, procure alternativas às reuniões, como a comunicação assíncrona.

Se tiver mesmo de realizar a reunião, deve garantir, pelo menos, que esta é eficaz. Se precisar de realizar uma reunião, vamos garantir que produz resultados e respeita o tempo das pessoas. 

1. Bloqueie o seu calendário para rituais e tempo de trabalho

A melhor forma de evitar reuniões é estar indisponível! No mínimo, isso impedirá que as pessoas marquem reuniões não solicitadas na sua semana e poderá fazê-las pensar duas vezes antes de marcar essa reunião—reconsiderarão se a reunião é realmente necessária quando as pessoas ‘certas’ não podem participar. 

Além disso, não se esqueça de controlar aplicações perigosas como o Calendly, que podem inserir reuniões no seu calendário. É ótimo ser responsivo para clientes externos, mas não à custa de conseguir efetivamente realizar o trabalho. 

Quando estiver a bloquear o seu calendário, seguem-se algumas outras sugestões e truques:

• Certifique-se de reservar tempo para o «arranque», além do tempo para o trabalho concentrado. Muitas vezes, quando estamos a construir ou a criar algo, precisamos de tempo para entrar no ritmo ou refrescar a mente antes de começar. Isto também lhe permite rever em que ponto estava quando trabalhou nisso pela última vez. 
• Reserve também tempo para concluir. Quando terminar o seu bloco de trabalho, certifique-se de que pensa nos próximos passos para quando voltar a pegar no trabalho. Faça um breve resumo num post-it ou adicione-o ao item do calendário com os detalhes. Isto ajuda-o a começar rapidamente da próxima vez. 
• Considere implementar uma regra de não realizar reuniões durante uma ou duas manhãs ou tardes por semana em toda a organização. Ao fazê-lo regularmente, as pessoas entrarão num ritmo e começarão a pensar duas vezes antes de marcar reuniões. Além disso, meio dia é um período suficientemente curto para não interferir com as exigências diárias dos clientes ou com emergências da equipa.
• Agende períodos de descanso. Quer seja tempo pessoal para respirar ar fresco, fazer alguns alongamentos de ioga ou dar um passeio curto, coloque esses períodos no calendário! Não conseguimos ser produtivos nem saudáveis se não gerirmos os nossos cuidados pessoais e não formos proativos nesse sentido. 

2. Utilize o vídeo para partilhar informações e comunicar de forma assíncrona

Uma investigação da 3M concluiu que conseguimos processar informação visual a uma velocidade 60 000 vezes superior à do texto. As imagens são processadas em simultâneo, enquanto a informação auditiva é processada de forma linear, o que a torna ainda mais lenta do que o texto. 

Além disso, 65% da população aprende visualmente. Isto ajuda muito a explicar por que razão as apresentações empresariais que se prolongam indefinidamente, com grandes quantidades de informação, não só são extremamente aborrecidas, como também explicam por que razão o PowerPoint conquistou o mundo! Se estiver cético, experimente isto: 

Dito isto, continua a ser necessário transmitir informação às partes interessadas fundamentais do projeto. Pense nos relatórios ou atualizações sobre o estado do projeto. Recomendo vivamente que encontre formas de os tornar visuais e de os gravar para que as partes interessadas os possam consultar de acordo com a sua disponibilidade e ao seu próprio ritmo. Pense nestas duas imagens: 

Em comparação

Qual deles considera mais informativo? Se fizesse um vídeo rápido, de 3 a 5 minutos, do primeiro relatório, narrando o estado do projeto, não só transmitiria muito mais informação, como também conseguiria uma melhor assimilação e retenção da mesma. 

Não se esqueça de incluir mecanismos de feedback, caso as pessoas tenham dúvidas, comentários ou preocupações sobre a informação. Isso pode ser feito através de comentários num vídeo ou de anotações num quadro do Miro.

Seja criativo, mas não se esqueça deste passo! Além disso, não se esqueça de dar seguimento a esses comentários. Estes são momentos fundamentais para gerir as expectativas das partes interessadas. 

3. Tenha sempre uma agenda para a reunião

Como sabe sequer que precisa de uma reunião? Muitas vezes, as pessoas convocam reuniões simplesmente porque podem ou apenas para «lançar» uma ideia.

Se passar pelo processo de desenvolver uma agenda clara, poderá confirmar se uma reunião é realmente necessária, quem deve participar e qual é o resultado pretendido. 

Já perdi a conta ao número de vezes em que este exercício de reflexão eliminou a necessidade de uma reunião, normalmente porque não tínhamos a informação adequada para a realizar efetivamente. 

Utilizo o seguinte formato:

• Objetivo: Qual é o objetivo da reunião?
• Processo: Qual é o processo ou fluxo de trabalho que vamos utilizar para alcançar o resultado da reunião?
• Resultado: Qual é o resultado da reunião? O que estamos a tentar alcançar? 

Isto funciona de forma mais eficaz quando começa pelo resultado e depois trabalha para trás. Como vai conduzir os participantes até ao resultado pretendido? 

Além disso, certifique-se de distribuir a agenda por blocos de tempo. Determine quanto tempo cada item da agenda vai demorar e defina adequadamente o início e o fim da reunião.

Nada é mais poderoso do que conquistar uma reputação por realizar reuniões produtivas que respeitam o tempo das pessoas! 

4. Certifique-se de que tem as pessoas certas na reunião

Esta é uma forma de reduzir ou eliminar reuniões. Não vale a pena realizar a reunião sem a presença das pessoas certas, e é ainda mais frustrante quando lhe pedem para participar em reuniões nas quais não acrescenta valor! 

Para ajudar a determinar quem precisa de estar presente, desenvolva a sua agenda conforme discutimos e, em seguida, determine o motivo para realizar uma reunião. Isto pode ajudá-lo realmente a concentrar-se nas pessoas que precisam de estar presentes. 

Os quatro tipos de reunião aplicáveis a projetos que utilizo e que podem ajudar são: 

• Criar em conjunto: Normalmente, para determinar dependências, planos de recursos e medidas de mitigação de riscos; estas reuniões envolvem frequentemente atividades de geração de ideias 
• Tomar uma decisão: Para desenvolver uma declaração do âmbito do projeto ou decidir se se deve avançar com uma alteração ao projeto; deve certificar-se de que tem nestas reuniões as pessoas com a autoridade adequada
• Criar relações: Falámos sobre isto anteriormente no contexto das reuniões de arranque de projetos, mas também pode aplicar-se a outras reuniões e exigirá atividades como a criação de mapas de empatia para ser bem-sucedido
• Resolver um problema: Normalmente, envolve tratar de um pedido de alteração ou determinar o plano para resolver um problema do projeto relacionado com o tempo, o âmbito ou o orçamento. Isto pode significar que precisa de participantes com alguma criatividade e capacidade de tomada de decisão — nem sempre são as mesmas pessoas! 

Ser claro quanto ao objetivo pode garantir que tem as pessoas certas presentes e também ajudar a clarificar a sua agenda. Além disso, lembre-se de não incluir demasiados objetivos diferentes numa única reunião — nunca conseguirá abordar todo o material num período de tempo sucinto. 

5. Transforme as reuniões em oficinas para obter resultados

Falámos acima sobre garantir que temos uma agenda, sendo o processo parte dessa agenda. Refletir sobre o processo para alcançar o resultado pretendido permitir-nos-á reformular a reunião como uma oficina. 

Se utilizarmos oficinas, as nossas reuniões serão mais colaborativas e mais eficazes. As pessoas não se importam de participar em reuniões quando têm a oportunidade de contribuir para algo que produz resultados! 

Queremos que as nossas oficinas sejam práticas e interativas e, para isso, precisamos de garantir que nos preparamos adequadamente. As principais atividades de oficina que pode preparar podem incluir: 

Oficina de arranque do projeto

• Rever as lições aprendidas de um projeto anterior e realizar uma sessão de geração de ideias sobre a forma como a equipa poderia replicar os sucessos ou mitigar os problemas relativos a cada lição. 
• Colaborar no desenvolvimento de um acordo de equipa ou de normas do projeto que definam as expectativas dos membros da equipa para o projeto, bem como desenvolver normas para a resolução de problemas entre membros e recursos para se apoiarem mutuamente. Eis um excelente modelo que já utilizei no passado. 

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Planeamento do âmbito e do cronograma

É fundamental que as equipas de projeto compreendam não só o âmbito do projeto, mas também as interdependências existentes na equipa. Descobri duas atividades de oficina que podem ajudar neste aspeto: 

• Realizar uma sessão de geração de ideias e, em seguida, agrupar os entregáveis do projeto e
• Elaborar um plano de trás para a frente para compreender as interdependências.

Eis um modelo que, no Passo 2 e no Passo 3, mostra como realizar ambas estas atividades no formato de oficina. 

Além disso, lembre-se de que as oficinas não devem ter uma duração superior a duas horas — esta é uma limitação ou regra prática testada e comprovada. É quase impossível dedicar uma quantidade significativa de energia durante mais tempo — consegue sentir a energia do grupo a diminuir. 

Por último, não se esqueça de não só resumir as suas reuniões em itens de ação, mas também de comunicar o resultado da reunião. 

3 benefícios de realizar menos reuniões

Vamos recordar por que razão queremos realizar menos reuniões! Eis as três principais razões:

• Mais produtividade: teremos de produzir o trabalho que nos compete e conseguir concentrar-nos em resultados de qualidade
• Menor despesa global para a organização: as reuniões custam dinheiro; tempo de preparação e o custo de cada pessoa presente na reunião
• Melhor equilíbrio entre a vida profissional e pessoal: quando as pessoas são mais produtivas e se sentem menos frustradas, sentem-se melhor em relação ao seu trabalho e à sua organização

Saia e tenha um ótimo verão com menos reuniões! 

Um último conselho: não tente fazer tudo de uma vez! Nenhuma organização consegue implementar todas estas ideias ao mesmo tempo. Avalie onde se encontra o maior problema na sua organização e selecione uma ou duas estratégias para implementar; depois, recolha opiniões! 

Uma coisa em que os gestores de projetos digitais são excelentes é fazer retrospetivas! Faça uma na sua próxima reunião e, depois, escolha algumas destas estratégias ou peça à equipa que apresente outras ideias. 

Além disso, não se esqueça de que algumas destas estratégias (em particular, as meias-jornadas sem reuniões) exigirão o apoio da direção — o que pode ser um projeto por si só! 🙂

Organizo uma sessão prática gratuita que lhe dará a oportunidade de praticar a elaboração de agendas de reunião eficazes e que será retomada no outono de 2023. Dito isto, comece simplesmente pelo modelo de agenda acima e experimente.

Gostaria muito de saber quais são os seus maiores desafios nas reuniões de projeto! Comente abaixo e poderemos trabalhar em conjunto em modelos, conteúdos ou sessões práticas da DPM que possam ajudar!

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