10 Técnicas de Trabalho Profundo para Ajudar a Concentrar-se
Reduzir as distrações: Gerir o ruído e as interrupções constantes irá ajudá-lo a alcançar um trabalho profundo eficaz e a fazer mais.
Testar diferentes tipos de trabalho: Diferentes estratégias, como as abordagens monástica e bimodal, podem ajudá-lo a integrar tempo para o trabalho profundo na sua agenda preenchida.
Técnicas comuns: As técnicas de trabalho profundo mais comuns incluem praticar a definição de prioridades, estabelecer objetivos e agendar blocos de tempo — cada uma delas pode melhorar a eficiência.
Nunca foi tão difícil conseguir fazer o trabalho—há um fluxo interminável de reuniões, sons de telemóveis e notificações do Slack com que é preciso lidar. Reservar tempo para trabalho profundo no seu dia a dia é uma excelente forma de se concentrar e garantir que as suas tarefas mais importantes são concluídas com o esforço e a energia necessários.
Eis as minhas técnicas, dicas e truques de trabalho profundo para o ajudar a concentrar-se e a fazer tudo!
O que é o trabalho profundo?
O trabalho profundo é um estado de concentração em que uma pessoa trabalha numa tarefa complexa sem distrações. Pode consistir em criar um plano de projeto, trabalhar numa estratégia ou escrever uma reflexão pessoal ou uma avaliação de desempenho para um membro da equipa ou colaborador direto.
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Também pode ser uma tarefa complexa, como planear a semana, o mês ou o trimestre seguinte, ou até escrever um artigo (sim, escrever este artigo para si sobre trabalho profundo foi trabalho profundo para mim)!
Trabalho profundo vs. trabalho superficial
O trabalho profundo envolve tarefas que exigem toda a sua concentração, enquanto o trabalho superficial consiste nas tarefas fáceis que pode despachar durante o dia de trabalho, entre reuniões ou outras tarefas importantes.
Por exemplo, pode responder a um e-mail curto ou a uma pergunta no Slack enquanto ouve um membro da equipa apresentar o seu trabalho numa reunião interna. É aceitável fazer várias tarefas em simultâneo neste tipo de trabalho superficial quando for adequado. O trabalho profundo exige mais concentração; alguns exemplos são escrever um e-mail mais longo que exija pesquisa e reflexão ou criar uma apresentação para uma reunião com um cliente.
Porque é importante o trabalho profundo?
O trabalho profundo é importante porque é o trabalho complexo e estratégico que faz avançar um projeto, uma equipa ou uma organização. Ter a capacidade de se concentrar neste trabalho profundo é essencial. Se não conseguir fazê-lo, os resultados do seu trabalho sofrerão atrasos.
Por exemplo, se precisar de escrever uma descrição de função para uma nova contratação, para que possa ser aprovada e publicada, mas não conseguir concentrar-se durante mais de dez minutos de cada vez, isso poderá atrasar a contratação e criar mais trabalho para quem estiver a assegurar as tarefas adicionais (o que pode incluir a si)!
4 tipos de trabalho profundo
Nem todo o trabalho profundo é igual. Cal Newport, o autor do popular livro de negócios Trabalho profundo, apresenta quatro tipos diferentes de trabalho profundo, a que chama as quatro filosofias do trabalho profundo.
- Monástica: O trabalho profundo monástico envolve muitos dias de concentração quase total. No trabalho profundo monástico, trabalha durante vários dias sem distrações. Para um gestor de projetos digitais com projetos ativos, isto não é realista. Dito isto, reservar um ou dois dias entre projetos para se dedicar ao trabalho profundo pode ser incrivelmente eficaz.
- Bimodal: O trabalho profundo bimodal proporciona algum equilíbrio à agenda. Alguns dias da semana são reservados para a concentração profunda (ou seja, o tipo monástico) e outros para tudo o resto. Assim, se trabalhasse na área de consultoria, poderia reservar as segundas e sextas-feiras para o trabalho profundo e as terças, quartas e quintas-feiras para e-mails, reuniões com clientes e outros trabalhos superficiais.
- Rítmica: O trabalho profundo rítmico consiste em dividir o seu dia de trabalho em blocos de tempo (geralmente de cerca de 90 minutos) para o trabalho profundo, deixando o resto do dia para outras coisas. Dependendo do número e do tipo de projetos que gere, poderá conseguir incluir um ou dois destes blocos de trabalho profundo na maioria dos dias.
- Jornalística: O tipo jornalístico de trabalho profundo é provavelmente o mais familiar para muitos gestores de projetos, uma vez que consiste em aproveitar qualquer momento disponível para fazer trabalho profundo. Como muitos de nós temos o hábito de fazer várias tarefas em simultâneo, este poderá parecer o mais familiar, especialmente se trabalhar numa agência e tiver um grande volume de projetos mais pequenos.
10 técnicas de trabalho profundo
Independentemente da sua filosofia de trabalho profundo ou do tipo de trabalho profundo que pratica, eis algumas ferramentas de produtividade e técnicas que pode utilizar para tirar o máximo partido do seu tempo de trabalho profundo e desenvolver bons hábitos de concentração.
1. Estabeleça prioridades
A definição de prioridades garante que utiliza o seu tempo de concentração da forma mais eficiente. Comece por responder a esta pergunta: “qual é a única tarefa que terá maior impacto se conseguir concluí-la nesta sessão?” Selecione algumas outras tarefas de elevada prioridade para realizar caso termine a tarefa em questão antes de acabar a sua sessão de trabalho.
2. Crie uma rotina e rituais
Pode ser útil ter uma rotina e rituais para fazer a transição para as sessões de trabalho profundo. Isto pode envolver uma breve passagem pelas redes sociais antes de ativar o modo não incomodar ou avisar os colegas para não o perturbarem durante o seu bloco de trabalho profundo, exceto em caso de emergência.
Por falar em emergências, certifique-se de que define este termo para a sua equipa. Para mim, pessoalmente, uma emergência é: o escritório está a arder, o site de alguém está indisponível ou alguém está aqui para me dar um milhão de dólares. Tudo o que não constar desta lista pode esperar até a minha sessão de trabalho profundo estar concluída.
Considere acrescentar um ritual de recompensa. Pode ser o que quiser—uma pausa de 10 minutos, um delicioso almoço comprado, um momento de convívio com alguns amigos ou qualquer recompensa que o motive a fazer trabalho profundo.
3. Agende os seus dias e reserve tempo
Tal como acontece com tudo o que é prioritário, agende as suas sessões de trabalho profundo no calendário. Desta forma, terá blocos ininterruptos para o modo de trabalho profundo. Se se esquecer, um colega poderá marcar uma reunião no seu calendário precisamente a meio do que poderia ser um bloco perfeito para trabalho profundo.
Quando consegue controlar a sua agenda, é provável que consiga encaixar mais blocos de trabalho profundo. Poderá ter de fazer cedências relativamente a grandes reuniões de equipa, que são mais difíceis de agendar, mas, se conseguir controlar o seu calendário, os seus desafios de gestão do tempo diminuirão significativamente.
Uma coisa que gosto de fazer quando tenho blocos grandes e livres no meu calendário (e pareço estar disponível) é bloqueá-los com a nota “Perguntar antes de agendar”. Desta forma, se precisar desse tempo para escrever um artigo, criar uma declaração de trabalho ou uma apresentação, ou realizar outra forma de trabalho profundo, posso controlar quando preciso de fazer uma pausa para uma reunião ou para me reunir com um colega ou cliente (em vez de alguém simplesmente colocar um convite no meu calendário e eu me sentir pressionado a aceitar).
4. Registe o seu tempo
Embora todos gostemos de odiar o registo do tempo, este pode ser útil durante um curto período ou para tarefas muito específicas. Por exemplo, se acha que está a demorar demasiado tempo a escrever declarações de trabalho, cronometre-se. Ligue o cronómetro sempre que se sentar para trabalhar numa declaração de trabalho e veja quanto tempo está realmente a gastar.
Quando consultar os seus registos de tempo, analise quando está a passar mais tempo nesta tarefa. É quando tenta trabalhar nela em blocos mais curtos, em vez de dedicar 1-2 horas e concluí-la? Para algumas tarefas cognitivamente exigentes, trabalhar em sessões mais curtas pode ser contraproducente, uma vez que tem de ler cuidadosamente para perceber onde ficou e voltar a concentrar-se na tarefa em questão.
Utilizar dados de registo do tempo para corroborar isto pode ser poderoso, e um dos benefícios das ferramentas de produtividade é o facto de estas incluírem normalmente funcionalidades de registo do tempo e elaboração de relatórios. Aprendi que tendo a sobrestimar o tempo que as tarefas demoram, especialmente quando são atividades mais entediantes. Também tendo a subestimar o tempo que passo nas tarefas que não exigem esforço cognitivo na minha lista de tarefas (olá, verificar o e-mail e responder a mensagens no Slack).
5. Limite a alternância de contexto e a multitarefa
O objetivo do trabalho profundo é entrar num estado de fluxo (que é uma técnica apoiada por estatísticas de gestão do tempo) para se poder concentrar totalmente na tarefa em questão e perder-se no trabalho. Não conseguirá chegar a esse estado se estiver a realizar várias tarefas em simultâneo.
A alternância de contexto, ou tentar fazer demasiadas coisas ao mesmo tempo, pode custar-lhe a concentração. Poderá concluir apenas 80% de três ou quatro coisas, e provavelmente não tão bem como se conseguisse concentrar-se. Esta é também uma receita para o esgotamento (ou, pelo menos, para se sentir realmente cansado e não especialmente realizado).
Por isso, se tiver uma tarefa importante, utilize as suas técnicas de bloqueio de tempo, planeie uma semana de trabalho bimodal (em que tem alguns dias para o trabalho profundo e alguns dias para tudo o resto) ou utilize outras técnicas de gestão do tempo. Desta forma, poderá realizar um trabalho de qualidade tanto no seu projeto de trabalho profundo como em tudo o resto que precisa de fazer.
6. Minimize as distrações
O trabalho profundo e a concentração total não são competências que se desenvolvam de um dia para o outro. É necessário praticar o trabalho profundo de forma consistente para conseguir alcançar o tipo de concentração necessário para enfrentar as tarefas ou atividades profissionais mais exigentes do ponto de vista mental.
Se entrou recentemente no mercado de trabalho ou está a mudar de carreira, passando de um trabalho mais exigente fisicamente para uma função de trabalhador do conhecimento, permanecer sentado durante longos períodos pode ser um desafio. Tente minimizar as distrações. Observe a sua área de trabalho e repare no que o distrai. Tem música ou a televisão ligada? Há pessoas a falar? Há desarrumação no seu campo de visão que continua a chamar a sua atenção?
Se possível, utilize uma aplicação que o ajude a concentrar-se ou defina um temporizador para 10 -15 minutos e aproveite esse tempo para minimizar quaisquer distrações. Quer isso signifique desligar a música (ou ligar a sua lista de reprodução para concentração), dobrar e arrumar alguma roupa ou retirar a loiça suja do seu espaço de trabalho, dedicar algum tempo inicialmente ajudá-lo-á a realizar um trabalho profundo de elevada qualidade quando começar.
7. Defina e acompanhe objetivos
Como já referi, pode ser muito difícil obrigar-se a sentar-se e realizar o trabalho profundo mais intenso em horários específicos ou a pedido. É importante definir objetivos realistas relativamente à quantidade de trabalho profundo que consegue realizar num dia ou numa semana.
A maioria de nós tem horários de trabalho definidos, por isso é importante perceber como realizar o máximo de trabalho profundo durante o tempo disponível. É aqui que definir objetivos e acompanhar o seu progresso pode ser útil.
Considere definir o objetivo de fazer três sessões de trabalho profundo de 90 minutos por semana. À medida que este hábito se consolida, considere acrescentar mais sessões ou tornar as sessões mais longas, consoante o que sentir que será mais produtivo e mais adequado às suas necessidades.
8. Reserve Tempo para Descansar
Fazer trabalho profundo sem descanso e relaxamento é uma receita para o esgotamento. Perde muitos dos benefícios do trabalho profundo (ou do tempo que reserva para o trabalho profundo) se estiver demasiado esgotado para o fazer de forma eficaz.
Se começar a notar que as tarefas estão a demorar cada vez mais tempo ou que está a perder o interesse pelo seu trabalho, faça uma pausa, mesmo que isso pareça contraintuitivo. Quanto mais tentar forçar o processo, menos eficaz ele se torna se estiver esgotado. Aprenda a reconhecer os primeiros sinais de esgotamento e crie uma rotina diária que inclua pausas e descanso.
9. Defina um Temporizador
Se já utilizou a técnica Pomodoro, sabe como um temporizador pode ser útil. Este método de trabalho envolve cerca de 20 minutos de trabalho profundo e concentrado e alguns minutos de inatividade ou de pausa entre sessões.
Para uma sessão de trabalho profundo, 20 minutos podem não ser suficientes, por isso experimente definir o temporizador para 90 minutos. Desta forma, não terá de se preocupar em perder a noção do tempo e deixar passar alguma coisa, podendo concentrar-se nas tarefas que tem em mãos.
10. Desative as Suas Notificações
Esta recomendação parece bastante óbvia, mas é fácil esquecê-la. Quando se sentar para uma sessão de trabalho profundo, desative todas as notificações. Isto inclui notificações de e-mail, alertas do telemóvel ou do relógio inteligente e notificações do navegador.
Coloque todos os dispositivos no modo Não Incomodar. Se trabalhar num escritório ou com colegas de casa ou familiares em casa, informe-os de que vai iniciar uma sessão de trabalho profundo e que não deve ser interrompido, a menos que o escritório ou a casa esteja a arder.
Se estiver a fazer trabalho profundo enquanto estiver em casa de familiares ou viajar, informe toda a gente de que não deve ser incomodado durante um período específico, a menos que seja uma emergência (ou, sabe, que o representante da Publisher’s Clearinghouse apareça com um cheque suficientemente grande para me permitir reformar-me).
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