Gestor de Projetos numa Agência ou Interno: Qual é a Melhor Função?

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Michael Mordak: Olá, sou o Michael, do The Digital Project Manager, e bem-vindos ao Destaque do Membro de hoje! Conseguimos reunir a maior e mais extraordinária coleção de gestores de projetos que estão a criar mudanças e a desafiar os paradigmas existentes atualmente nos projetos. É por isso que partilhamos as suas histórias, as reviravoltas pessoais e profissionais que enfrentamos enquanto tentamos responder à velha questão: "O que quer ser?"

Hoje, estamos a falar com a estimada membro da comunidade e consultora principal de capacitação de parceiros na Teamwork, Melody MacKeand. A Melody construiu o seu percurso como gestora de projetos de forma muito deliberada. Obteve certificações, trabalhou como coordenadora de projetos, diretora de gestão de projetos numa agência, gestora de projetos interna, gestora de programas, gestora de portefólio e, atualmente, como consultora. Hoje, vamos ouvir da própria o que funcionou e o que não funcionou, quais são as competências importantes para os gestores de projetos e que conselhos daria à sua versão mais jovem, sabendo o que sabe agora.

Melody, estou muito entusiasmado por ter esta conversa consigo, porque normalmente, nos nossos destaques, temos entrevistado pessoas e falado sobre como seguiram uma paixão ou uma determinada trajetória profissional. Depois, por alguma reviravolta do destino, acabaram por se tornar gestores de projetos por necessidade ou simplesmente por aproveitarem uma oportunidade e seguirem nessa direção.

Mas o seu percurso é um pouco diferente, porque decidiu tornar-se gestora de projetos e procurou deliberadamente este trabalho. Gostaria de saber mais sobre quando e como percebeu que a gestão de projetos era a carreira que queria seguir?

Melody MacKeand: Bem, ajuda bastante o facto de ambos os meus pais serem gestores de projetos. Por isso, pelo menos sabia que essa profissão existia, embora eles não me tenham necessariamente encaminhado para essa área. Depois da universidade, aceitei alguns trabalhos mais orientados para as minhas paixões, mas sabia que queria perceber qual seria a direção da minha carreira. Tinha conhecimento da gestão de projetos, por isso esse era um caminho. Também estava a analisar a análise de negócio, simplesmente porque tinha ouvido dizer que, na altura, era uma boa área para seguir.

Por isso, a minha abordagem foi obter certificações em ambas as áreas. O objetivo era, por um lado, desenvolver as minhas competências para conseguir obter uma posição nesse setor e, por outro, perceber como seria cada uma dessas áreas, para poder tomar uma decisão. Depois de obter as certificações em ambas, decidi que a gestão de projetos era o caminho que queria seguir.

Encontrei uma posição de coordenadora de projetos numa agência digital. É muito útil obter formação e também conseguir entrar no setor através da certificação. A partir daí, comecei a refletir: será este o caminho que quero seguir? Será este o percurso que quero continuar? Sobretudo por estar a entrar imediatamente no espaço digital.

Michael Mordak: Pela forma como fala, percebe-se claramente que é filha de dois gestores de projetos, porque parece ter abordado tudo de forma muito meticulosa, como se tivesse planos para ambas as áreas. Obteve certificações e não apenas uma certificação em gestão de projetos: também tinha um plano alternativo, uma espécie de solução de recurso.

Enquanto crescia, sendo filha de dois gestores de projetos, houve alguma coisa que os seus pais fizessem e que hoje a faça pensar: “Meu Deus, fui gerida como um projeto durante todo este tempo?”

Melody MacKeand: Direi que, de facto, passei a vida a ser gerida como um projeto e agora passo a vida a gerir-me a mim própria. É algo que apreciei muito na forma como fui educada, talvez menos na altura e mais quando olho para trás. Até coisas como frequentar aulas de preparação para os exames SAT numa idade provavelmente demasiado jovem, ou participar em muitas atividades extracurriculares, porque os meus pais planeavam meticulosamente os nossos horários e as atividades que consideravam realmente úteis para nos educar.

Consigo ver claramente os benefícios disso agora. Criou uma base educativa muito sólida para mim. E também sou gestora de projetos, não apenas profissionalmente, mas a nível pessoal. Sou meticulosa no planeamento, na gestão do tempo e na gestão do orçamento. Por isso, todas essas áreas fazem parte de mim nesta fase.

Michael Mordak: Imagino que muito disso tenha vindo da sua educação. Só posso imaginar que os seus pais fossem bastante rigorosos relativamente a orçamentos, planeamento, gestão do tempo e tudo isso.

Melody MacKeand: Sem dúvida, sim.

Michael Mordak: Muito bem. Obteve a sua certificação como gestora de projetos e entrou numa função de coordenação de projetos. Depois de se ter dedicado a essa área, pode falar um pouco sobre a evolução da sua carreira e sobre o passo seguinte?

Melody MacKeand: Claro. Continuei no mundo das agências durante mais alguns anos, trabalhando para várias agências diferentes, o que foi muito divertido. Trabalhei com empresas extraordinárias e ao lado de pessoas muito talentosas. Senti-me muito feliz por estar nesse espaço e por fazer algo que me apaixonava: a gestão de projetos.

E por fazê-lo num mundo muito criativo e interessante. Gostei muito dessa fase da vida e sabia que, eventualmente, voltaria a mudar a direção que queria dar à minha carreira de gestão de projetos. Algumas pessoas permanecem no mundo das agências durante toda a carreira, e isso é fantástico. Outras podem mudar para uma função interna ou para uma área completamente diferente.

Fui contactada por um cliente anterior, uma grande organização sem fins lucrativos, para ocupar uma posição interna. Foi uma mudança interessante a nível profissional, porque estava a passar para uma função interna, saindo do espaço das agências. Era uma organização sem fins lucrativos pela qual tinha uma grande paixão. Além disso, era um trabalho adjacente à gestão de projetos. Senti que era uma boa oportunidade, pois tinha construído experiência nessa área, para perceber: “Existem outras posições ou áreas que possam ser ainda mais interessantes para mim?”

Pude gerir uma plataforma de gestão de projetos para a organização, que é precisamente onde trabalho atualmente. Também geri recursos criativos e digitais. Aproveitei realmente a experiência que tinha numa agência para trabalhar na gestão de recursos, e havia ainda uma gestora de portefólio. Assim, tive a oportunidade de experimentar várias funções diferentes, desde gestora de recursos a gestora de portefólio, além de continuar a realizar projetos pontuais de gestão de projetos para manter as competências ativas.

Foi muito útil perceber de que áreas do universo mais amplo da gestão de projetos gostava ou não gostava e para que área queria mudar. Durante esse período, desenvolvi uma verdadeira paixão pela gestão da mudança e pelo desenvolvimento de processos. Se tivesse permanecido especificamente numa função de gestão de projetos, talvez não tivesse tido tantas oportunidades nessa área.

Depois, mudei novamente para o setor tecnológico, para a área de produto na Teamwork. Tem sido muito interessante conhecer um lado diferente do mundo da gestão de projetos e do universo das agências, ajudando agora as organizações e as agências a gerir os seus projetos de forma mais eficiente através do próprio produto.

Michael Mordak: É uma história muito interessante. Gosto do facto de o seu percurso quase ter completado um círculo: começou numa agência, passou para uma função interna e agora está numa espécie de posição híbrida, prestando consultoria a agências. É particularmente interessante porque esta é uma conversa que surge muitas vezes na nossa comunidade: a diferença entre gestores de projetos de agências e gestores de projetos internos.

Há alguma coisa que se destaque particularmente e que estabeleça uma verdadeira diferença entre os dois? Encontrou algo que considerasse mais atrativo num dos lados? Prefere trabalhar numa função interna ou numa agência?

Melody MacKeand: Excelente pergunta. Penso que o mundo das agências é divertido, entusiasmante e caótico, e que muitas vezes trabalhar internamente pode ser apelativo precisamente pela sua normalidade e talvez pela ausência de caos.

Mas, quando se trabalha internamente, percebe-se que essa é simplesmente a realidade da gestão de projetos em geral. Penso que ambos os lados podem olhar para o outro e achar que o relvado é sempre mais verde, mas existem mais semelhanças do que diferenças. Mesmo na organização onde trabalhei internamente, tratávamos os nossos projetos como se as nossas equipas de programas fossem clientes.

Os nossos recursos criativos e digitais eram partilhados entre esses clientes. De certa forma, funcionávamos quase como uma agência interna. Gostei dessa experiência, porque pude aplicar o meu conhecimento anterior, mas também perceber como essa dinâmica muda num mundo onde não há clientes a entrar pela porta com um orçamento.

Temos equipas de programas que trabalham consigo de muitas formas e que lhe fazem pedidos. Conheci os aspetos positivos e negativos de ambos os lados e não diria necessariamente que escolheria um ou outro. Penso que o espaço das agências é extraordinário, sobretudo quando somos jovens e estamos a começar, porque conseguimos estabelecer muitos contactos.

Continuo a manter contactos profissionais e amizades com antigos clientes. Evidentemente, também consegui uma posição profissional através dessa experiência e mudei-me para o outro lado do país por causa disso. Penso que trabalhar numa agência proporciona muitas oportunidades interessantes, porque estamos em contacto com várias organizações. Quando se trabalha internamente, não é tão provável ter esse tipo de oportunidades.

Michael Mordak: Penso que aborda a questão de forma muito prática, ao aproveitar a ideia de tratar uma função interna quase como uma agência interna. Isso relaciona-se diretamente com algumas das conversas que temos tido recentemente no nosso canal do Slack sobre essa mesma questão.

É uma perspetiva muito útil, não apenas para as pessoas da nossa comunidade, mas também para qualquer pessoa que esteja a ouvir isto.

Melody MacKeand: Sim. Penso que o mundo das funções internas tem o seu próprio conjunto de riscos e problemas, e gerir a equipa como uma agência pode ajudar a resolvê-los.

Um dos maiores problemas que encontrávamos internamente era a ideia de que os recursos estavam sempre disponíveis e eram praticamente gratuitos, simplesmente porque eram colegas. No espaço das agências, existem contratos, âmbito, orçamento e limites definidos, e temos de respeitá-los. Por isso, gerir uma equipa interna como uma agência pode contribuir para uma melhor gestão do âmbito, do tempo e dos recursos.

Dessa forma, as pessoas não ficam sobrecarregadas nem esgotadas, porque pode parecer que há sempre trabalho para fazer e pessoas disponíveis para o realizar, mas sem quaisquer restrições. Penso que adotar uma mentalidade de agência pode ser muito útil internamente por essas razões.

Michael Mordak: Vou recuar um pouco, porque sinto que estamos a entrar demasiado em pormenores.

Quero concentrar-me em alguns aspetos mais gerais. Vou, no entanto, relacionar isto com várias coisas que tem dito. É evidente que, tendo dois pais gestores de projetos, provavelmente cresceu exposta a muitas competências e conceitos que acabariam por ajudá-la mais tarde na sua função.

Mas houve outros traços ou experiências da sua infância, talvez de empregos anteriores, que tenha conseguido aplicar à gestão de projetos para se destacar quando começou?

Melody MacKeand: Quando as pessoas pensam em gestão de projetos, tudo parece muito ambíguo. Temos termos como projetos, âmbito e cronograma, mas, na sua essência, a gestão de projetos diz respeito às pessoas. Diz respeito a pessoas que produzem um trabalho excelente. Diz respeito a pessoas que têm os seus próprios objetivos organizacionais que procuram alcançar. E cada pessoa chega à mesa com receios, frustrações e opiniões. Penso que grande parte da gestão de projetos é simplesmente gestão de pessoas.

Muito do que vivi antes de entrar no espaço da gestão de projetos consistiu em trabalhar com pessoas muito diferentes, bastante opinativas e que podiam trazer as suas frustrações pessoais para as conversas profissionais.

Penso que tudo isso se aplica diretamente à gestão de projetos, porque as pessoas que entram nesta área pensam: “Tenho de estudar este setor. Tenho de saber executar bem um projeto, gerir um cronograma perfeito ou manter-me abaixo do orçamento.” Essas coisas existem e podem ser aprendidas.

Mas o essencial é saber: como trabalho com os meus recursos e com a minha equipa? Como trabalho com colegas que têm prioridades contraditórias? Como trabalho com clientes que têm necessidades muito específicas e não têm receio de as expressar? Penso que muito disso, seja ao crescer, seja através de empregos anteriores, se resume a saber como interagir com as pessoas e como estar presente da melhor forma.

Michael Mordak: É um ponto excelente. Penso que aponta para essas competências interpessoais, como a capacidade de interpretar o ambiente, perceber com quem estamos a lidar e compreender tudo o que influencia essa pessoa, bem como a forma como ela comunica ou como podemos comunicar eficazmente com ela. Tem, sem dúvida, uma experiência muito diversificada, mas vou tentar encontrar alguns pontos fracos, porque sei que existem sempre falhas algures.

Quais foram algumas das áreas em que percebeu que precisava de desenvolver competências quando entrou nesta área, começou a trabalhar ou até antes disso? E em que aspetos teve de trabalhar para progredir na carreira e chegar ao passo seguinte?

Melody MacKeand: Muitas pessoas partem do princípio de que os gestores de projetos são naturalmente muito organizados, mas talvez eu viva num nível de caos superior ao normal entre os gestores de projetos, infelizmente para os meus pais.

Penso que essa foi uma grande área de crescimento para mim no início. Na minha cabeça, sei como estão todos os meus projetos, o que preciso de concluir e quais são as minhas tarefas diárias, e consigo gerir tudo isso no caos da minha própria mente. Mas isso não permite que outras pessoas saibam o que se está a passar. Num exemplo particularmente extremo, tive um acidente de viação há alguns anos, a meio de um projeto, e alguém precisava de saber exatamente o que estava a acontecer nesse projeto para poder assumir o trabalho rapidamente.

Por isso, penso que aprendi a importância de ser organizada, não apenas por mim, mas também por reconhecer que faço parte de uma estrutura maior de projetos que precisam de ser bem geridos, e de criar ritmos internos para mim própria. E diria que isto é algo em que provavelmente terei de trabalhar durante o resto da vida.

Experimentei muitas ferramentas diferentes. Tive notas autocolantes no ambiente de trabalho a lembrar-me de ser organizada. Por isso, esta organização não me surge naturalmente, mas é algo em que tive realmente de trabalhar: documentar, garantir que tenho toda a informação facilmente disponível e apresentá-la de forma que outras pessoas a possam consultar, além de gerir bem o meu próprio trabalho.

Michael Mordak: Sim, a documentação é muito importante. Lembro-me imediatamente de alguém que veio falar connosco sobre aquilo a que chamou a regra do raio, que é semelhante ao que descreveu. Basicamente, se saísse do escritório, fosse atingida por um raio e deixasse de poder trabalhar, o projeto conseguiria continuar?

As outras pessoas conseguiriam encontrar tudo o que precisam, saber em que ponto estão, identificar os passos seguintes e continuar, evidentemente, depois de um período adequado de luto? É um ponto realmente importante e fico contente por o ter mencionado, porque também me identifico pessoalmente com isso.

Compreender o caos que existe na nossa cabeça e depois tentar encontrar uma forma de o documentar, organizá-lo e permitir que outras pessoas o compreendam e acedam a ele quando necessário é uma parte essencial do trabalho.

Muito bem. Agora que sabe tudo o que sabe, passou por esta jornada, cresceu com pais que a geriam como um projeto, obteve certificações em gestão de projetos e construiu a sua trajetória profissional, aprendendo evidentemente muitas lições pelo caminho.

Que conselho daria agora à sua versão mais jovem, que estivesse a começar?

Melody MacKeand: Tenho muitos conselhos e também muita compreensão pelas versões de mim própria que existiram no passado. Diria, em primeiro lugar, que devemos colocar-nos sempre em primeiro lugar. Aprendi essa lição vezes sem conta, sobretudo quando era mais jovem na minha carreira.

Somos um recurso para a nossa empresa, para os nossos clientes e para os nossos projetos e, em última análise, a única pessoa que cuida de nós próprios somos nós. Fazemos o nosso melhor trabalho quando estabelecemos limites firmes. Quando somos jovens, sentimos que temos algo a provar.

Mas há sempre trabalho para fazer e clientes com quem comunicar. É muito fácil deixar que isso afete a nossa vida pessoal. Eu própria permiti que a minha carreira profissional afetasse a minha vida pessoal, a minha saúde física e a minha saúde mental. Hoje, tenho muito mais consciência da importância desses limites, porque, quando me coloco em primeiro lugar, consigo dedicar-me mais plenamente ao trabalho e, em última análise, sou uma melhor colaboradora e uma melhor colega.

Isso pode significar não consultar o e-mail à noite ou durante o fim de semana, ou estabelecer uma hora fixa para terminar o dia. Atualmente, tenho uma verdadeira paixão pelo boxe e gosto de fazer a transição do trabalho para o tempo pessoal através do exercício. Penso que a minha versão mais jovem teria beneficiado de estabelecer esse tipo de limites.

Michael Mordak: É fantástico. Sim, é muito importante. Às vezes, sinto que está a falar diretamente comigo, porque são coisas que preciso de me lembrar diariamente: estabelecer limites e garantir, por exemplo, que faço uma pausa para almoçar.

Também é importante terminar o trabalho a uma determinada hora, algo que se torna mais difícil quando trabalhamos remotamente. Muitos de nós trabalham agora a partir de casa e é muito fácil ficar para responder a mais um e-mail, a mais uma mensagem no Slack ou a qualquer outra coisa, acabando por entrar num ciclo interminável.

É outra mensagem muito importante e fico contente por a ter partilhado.

Melody MacKeand: Também diria que uma grande lição que aprendi ao longo dos anos, e que gostaria que a minha versão mais jovem tivesse sabido desde o início, é não levar as coisas a peito e presumir que os outros têm boas intenções. A gestão de projetos é, na sua essência, uma questão de pessoas.

Levamos realmente todo o nosso ser para o trabalho, tanto os aspetos bons como os maus. Quando somos mais jovens, levamos tudo demasiado a peito. Se um projeto falha, sentimos que é uma falha pessoal. Se um cliente ou colega está aborrecido, sentimos que é um ataque pessoal. Se conseguirmos afastar-nos dessa perspetiva, dar-nos alguma compreensão e assumir que as pessoas estão a tentar colaborar, trabalhar em conjunto e resolver o problema em causa, não só seremos melhores no que fazemos, como também desfrutaremos mais do trabalho.

Atualmente, com a experiência que tenho, divirto-me muito mais no trabalho. Quando era mais jovem, tudo parecia muito mais difícil, porque levava pessoalmente demasiadas coisas que teria sido melhor deixar de lado.

Michael Mordak: É fantástico. Gostei especialmente do ponto que mencionou sobre levar as coisas a peito.

Se alguém diz alguma coisa de determinada forma, ou nos dá comentários ou críticas, no nosso trabalho podemos fazer exatamente o mesmo relativamente a uma entrega de outra pessoa. Não o fazemos necessariamente para ser rudes ou desagradáveis, mas porque queremos o melhor para o projeto.

Queremos colaborar, como disse. É curioso como, quando as situações se invertem, podemos levar as coisas tão pessoalmente e achar que tudo é um reflexo do nosso trabalho quando recebemos feedback sobre alguma coisa. Fico contente por ter mencionado isso.

Melody MacKeand: É muito comum presumir que, quando alguém envia um e-mail ou uma mensagem mais dura, fizemos alguma coisa errada e essa pessoa está zangada connosco. No entanto, podemos fazer exatamente o mesmo a outra pessoa simplesmente porque tivemos um dia frustrante ou não dormimos bem na noite anterior.

É importante afastarmo-nos dessa perspetiva e reconhecer que, quando recebemos feedback, este nos ajuda a tornarmo-nos melhores profissionais e a desempenhar melhor o nosso trabalho. Também aprendi muito sobre como dar feedback ao longo dos anos. Quando somos mais jovens, pode parecer algo agressivo, sobretudo para uma mulher no local de trabalho que não queira ser demasiado direta com os colegas.

Com o passar dos anos, aprendi o valor de dar a alguém a oportunidade de ouvir esse feedback e fazer uma mudança. Num processo de avaliação, tive anteriormente uma gestora que seguia esta regra: se estivermos a dar feedback de um colega na sua avaliação anual e nunca lhe tivermos comunicado esse feedback diretamente, não podemos incluí-lo na avaliação.

Foi muito importante para mim compreender que, se tenho algo a comunicar a um colega, preciso de falar diretamente com ele e dar-lhe a possibilidade de mudar antes de a situação escalar. Mais uma vez, tudo se resume ao facto de sermos todos pessoas, de todos merecermos compreensão e de devermos trabalhar em conjunto com consideração.

Todos merecemos a oportunidade de mudar. Ao longo dos anos, deram-me muita compreensão para mudar. Fiz muitas alterações na forma como giro o meu trabalho e a mim própria, e sou muito grata às pessoas que dedicaram tempo a dar-me esse feedback. Também quero proporcionar isso aos outros.

Michael Mordak: É um ponto extremamente importante e, na minha opinião, muito subestimado. Se dermos às pessoas esse espaço e essa oportunidade, o resultado provável é que elas nos devolvam o mesmo. Serão muito mais recetivas a nós, às nossas opiniões e a tudo o que isso implica.

Isso permite construir relações com as pessoas e ter uma relação profissional melhor com os colegas, em vez de criar conflitos. Os conflitos também afetam a nossa saúde mental. Se guardarmos ressentimentos no local de trabalho, não teremos vontade de estar lá e isso afetará a nossa vida em geral.

É sempre melhor comunicar abertamente e ter consciência do impacto que isso terá nos outros e em nós próprios. Esta foi uma conversa excelente e uma perspetiva muito interessante sobre um percurso diferente. Nem toda a gente acaba por entrar na gestão de projetos por acaso; algumas pessoas escolhem deliberadamente esta área e seguem esse caminho.

A forma como estruturou a sua trajetória, procurando certificações, experimentando uma função de coordenação, começando numa agência e depois avançando gradualmente para uma função interna, é muito interessante e será certamente útil para quem estiver a ouvir isto. Esperemos que essas pessoas se consigam identificar com o seu percurso e com muitas das lições que aprendeu ao longo do caminho.

Idealmente, ouvirão essas lições, levá-las-ão a sério e evitarão alguns dos erros que podem ocorrer quando tentamos experimentar tudo repetidamente.

Melody MacKeand: Sem dúvida. Agradeço muito o tempo de hoje.

Michael Mordak: Foi ótimo tê-la connosco, Melody. Estou ansioso por continuar a falar consigo na comunidade e por ouvir todos os conhecimentos e experiências que tem para partilhar com os outros membros, porque sei que fala sempre a partir de uma posição de conhecimento e, como referimos, de disponibilidade para permitir que as pessoas tenham a melhor oportunidade de aprender e avançar. Obrigado.

Obrigado por acompanharem o nosso Destaque do Membro com Melody MacKeand. Ela tem ainda muitos conhecimentos e perspetivas para partilhar convosco. Venham conversar connosco no canal do Slack, juntamente com toda a nossa comunidade de gestores de projetos digitais. Teremos todo o gosto em receber-vos. Podem saber mais sobre a adesão no nosso site, em thedigitalprojectmanager.com/membership.

Obrigado por ouvirem!