Boas práticas de gestão de projetos: o que deve fazer todos os meses (com Joanna Leigh Simon, da The Heads of State)

Leia a transcrição:

Estamos a experimentar transcrever os nossos podcasts utilizando um programa de software. Perdoe quaisquer erros tipográficos, pois o robô não está correto a 100% do tempo.

Ben Aston:

Obrigado por nos acompanhar. Eu sou o Ben Aston e este é o podcast do Gestor de Projetos Digitais. Hoje tenho comigo a verdadeiramente maravilhosa Joanna Leigh Simon e vamos falar sobre boas práticas de gestão de projetos. E isto é tudo sobre o que deve fazer todos os meses. Tem sido um artigo extremamente popular esta semana, por isso estou muito entusiasmado por falar sobre ele.

Joanna Leigh:

É muito bom conhecê-lo digitalmente. Estou em Filadélfia, na Pensilvânia, no lado oposto do continente, suponho, em relação a si. Vivo num bairro chamado Kensington, que fica mais ou menos no nordeste de Filadélfia, e trabalho num bairro chamado Callowhill, que fica imediatamente a norte do centro da cidade, perto da nossa Chinatown.

Ben Aston:

Muito bem. É produtora numa agência. Fale-me um pouco sobre o seu trabalho.

Joanna Leigh:

Trabalho há pouco menos de dois anos num estúdio de design gráfico chamado The Heads of State, que está aqui em Filadélfia há cerca de 12 ou 15 anos. É uma agência pequena mas poderosa, muito ocupada, com uma equipa muito unida. Sou produtora, o que, como ouvi recentemente no episódio em que falou sobre os diferentes títulos na gestão de projetos, pode significar muitas coisas diferentes. Mas todos fazemos o mesmo: fazemos com que coisas boas aconteçam. Especializamo-nos sobretudo em design gráfico, identidade de marca, ilustração e qualquer tipo de transformação visual de projetos, trabalhando com clientes de todos os tipos e dimensões. Desde pequenas empresas a projetos artísticos e culturais, passando por grandes empresas. O que imaginar.

Ben Aston:

Muito bem. É mais uma questão de design UX, desenvolvimento e programação?

Joanna Leigh:

Exatamente. É por isso que hesito. Praticamente nunca me refiro a mim própria como gestora de projetos digitais e fui entrando nesta comunidade porque, obviamente, o digital está muito presente na indústria dos serviços criativos. Muitos dos meus colegas e pessoas que conheci na gestão de projetos são verdadeiros gestores de projetos digitais, por isso entrei nestes grupos para encontrar apoio. Mas venho de uma área mais ligada aos meios tradicionais, à publicidade e à criação de marcas, e agora trabalho num estúdio especializado em branding e design gráfico.

Ben Aston:

Muito bem. Fale-me então de alguns dos trabalhos que está a fazer na Heads of State. Primeiro, que ferramentas utiliza? Não desenvolve projetos digitais diretamente, por isso como gere os seus projetos?

Joanna Leigh:

Uma das formas como o faço — costumo brincar com isto em grupos de encontro ou quando falo com outros gestores de projetos que trabalham mais na área do desenvolvimento — é que uma das formas como sou gestora de projetos digitais é o facto de, apesar de muitos dos nossos produtos não serem necessariamente orientados para o digital, muitas das nossas ferramentas o serem. Utilizamos muitas das mesmas ferramentas de gestão de projetos e processos que as agências digitais, como o e-mail, o Slack, o Trello, o Flow, o Harvest e todo este software fantástico que existe atualmente para acompanhar documentos e processos. Mesmo que o produto físico seja algo feito com tinta e papel, como acontece por vezes com os designers com quem trabalho, os nossos conjuntos de ferramentas são sobretudo digitais. E ainda bem.

Ben Aston:

Embora me lembre de trabalhar com pastas de trabalho. Não sei se alguma vez trabalhou com pastas de trabalho, mas quando comecei, também estava em agências de publicidade tradicionais e tínhamos pastas de trabalho. O diretor criativo andava de um lado para o outro e a primeira coisa que dizia era: “Onde está a pasta deste trabalho?” Era um envelope castanho enorme.

Joanna Leigh:

Sinceramente, sou muito analógica em muitas das minhas práticas. Tento manter-me o mais atualizada possível apenas para facilitar a vida de todos os outros. Mas uma pasta de trabalho… isso agrada-me de uma forma estranha. Talvez tenha de trazer isso para a prática. Aqui está a sua pasta.

Ben Aston:

É terrível. A quantidade de papel e de coisas que temos de imprimir é absurda. Imagine que, sempre que tem uma reunião, pensa: “Está bem, vamos imprimir novamente a versão mais recente.” Passa o dia inteiro junto da impressora. É terrível. Não faça isso. Tenho a certeza de que existe uma ferramenta para isso.

Joanna Leigh:

Acho que o Trello foi a primeira ferramenta que integrei na minha prática e sem a qual sinto verdadeiramente que não conseguiria viver. Toda a gente o utiliza de forma diferente e penso que é interessante pela sua simplicidade. Pode torná-lo seu. O Slack também foi revolucionário na nossa agência. Só o utilizamos internamente; sei que algumas pessoas o utilizam com clientes, mas ainda não explorámos essa possibilidade.

Também começámos recentemente a utilizar o Dropbox Paper. Utilizamos o Dropbox intensivamente para gerir os nossos ativos digitais e enviar trabalhos em curso, especialmente ficheiros grandes. O Dropbox Paper é basicamente um documento vivo, semelhante a um documento do Word ou do Google, que todos podem editar, ao qual se podem adicionar ficheiros e que importa tudo diretamente do Dropbox. É muito fácil de utilizar e partilhar e recomendo-o vivamente.

Ben Aston:

É como o Google Docs combinado com o Dropbox. Como o têm utilizado?

Joanna Leigh:

Utilizamo-lo sobretudo para criar resumos ou relatórios de projetos, uma espécie de versão digital do envelope da pasta de trabalho. É o documento principal, o centro do projeto: o que é o projeto, qual é o calendário, quem faz parte da equipa, quais são as ferramentas e os ficheiros necessários, e quem faz o quê. Também podemos criar listas de verificação, atribuir prazos e identificar pessoas no documento. Utilizamo-los como documentos vivos de projetos, que apresentamos no arranque, e também para registar reuniões e chamadas com clientes.

Ben Aston:

É como uma wiki de projeto.

Joanna Leigh:

Sim, é uma excelente forma de o explicar.

Ben Aston:

O artigo chama-se Boas práticas de gestão de projetos: dez coisas que deve fazer todos os meses. Uma grande parte consiste em premir o botão de reiniciar para manter as coisas no caminho certo a um nível macro. É fácil ficarmos consumidos pela rotina diária da gestão de projetos, pelas reuniões diárias, pela redação de briefings e pela criação de documentação, enquanto equilibramos muitas tarefas com prioridades contraditórias.

Joanna Leigh:

Uma das minhas recomendações é chegar a uma caixa de entrada vazia. O meu principal conselho para manter a caixa de entrada organizada é arquivar. Quando uma conversa deixa de exigir uma resposta ou uma ação da minha parte, arquivo-a. Se precisar dela mais tarde, utilizo a função de pesquisa. Tento fazer isto cerca de uma vez por mês, reservando uma tarde tranquila ou uma hora sem reuniões para responder às mensagens pendentes e arquivar o que já não é necessário.

Ben Aston:

Outra coisa que aborda é fazer um inventário. Fala sobre rever os âmbitos, as declarações ou os planos dos projetos para perceber como estão a evoluir.

Joanna Leigh:

Tenho uma lista principal de projetos, muito simples, com todos os projetos por nome. Pelo menos uma vez por semana, percorro essa lista e verifico mentalmente como está cada projeto. Alguns estão em boa forma; outros podem ter alguns sinais de alerta. Assim posso identificar os problemas e decidir como lidar com eles sem ter de enfrentar tudo ao mesmo tempo.

Ben Aston:

Também fala sobre acompanhar as lições aprendidas para não repetirmos continuamente os mesmos erros.

Joanna Leigh:

É importante verbalizar as lições aprendidas e envolver a equipa. Gosto de mostrar à equipa do projeto o que podemos aprender de cada situação e ouvir a experiência das outras pessoas. Também gosto de escrever as coisas e manter uma lista, ainda que rudimentar, daquilo a que queremos voltar.

Ben Aston:

Como escolhe os problemas que deve resolver?

Joanna Leigh:

Normalmente começo pelo problema que me causa mais dificuldades e que está a afetar outras pessoas da equipa, o trabalho ou os clientes. Quanto maior for o impacto, mais importante é resolvê-lo. Costumo identificar algumas coisas por trimestre, dividindo-as em períodos de 90 dias. Isso torna mais fácil concentrarmo-nos e evita objetivos irrealistas.

Ben Aston:

Também fala sobre organizar o espaço, verificar como está a equipa, agradecer, ajudar, pensar no futuro e tratar de si.

Joanna Leigh:

É importante reservar algum tempo todos os meses para organizar o espaço. Também é essencial perguntar à equipa o que a entusiasma, agradecer o trabalho realizado e oferecer ajuda sempre que possível. Como gestores de projetos, estamos aqui para fazer o que for necessário para que o projeto aconteça e para ajudar as pessoas a fazerem um bom trabalho.

Ben Aston:

Que competências está a tentar desenvolver?

Joanna Leigh:

Quero perceber em que áreas da grande esfera da gestão de projetos sou melhor e onde as minhas competências têm maior impacto. Tenho feito mais trabalho estratégico e gosto disso. Também quero melhorar a calendarização e a alocação de recursos.

Ben Aston:

E qual foi o seu tratamento mais recente?

Joanna Leigh:

Mudámo-nos recentemente para um escritório novo e estou a tentar garantir que temos bebidas e snacks divertidos. Por enquanto, isso significa manter sempre um pacote de água gaseificada de limão e lima no frigorífico. Também acho que vou oferecer-me uma massagem nas próximas semanas.

Ben Aston:

De todas estas ideias, qual considera mais valiosa?

Joanna Leigh:

Do ponto de vista técnico, fazer um inventário é provavelmente o mais importante. Mas, numa perspetiva mais geral, diria que é verificar como estão as pessoas. Nenhum ser humano é uma ilha. É importante perceber como se sentem e o que têm em mente. Temos a sorte de, como gestores de projetos, podermos estar próximos de todos os membros da equipa.

Ben Aston:

E qual oferece o melhor retorno do investimento?

Joanna Leigh:

Tratar de si. Mesmo que tenha apenas 30 segundos e precise de se sentir novamente no controlo, abra uma lata fresca e fria de água gaseificada. Vai sentir-se uma pessoa completamente diferente.

Ben Aston:

Joanna, muito obrigado por se juntar a nós. Foi um prazer tê-la connosco hoje.

Joanna Leigh:

Muito obrigada.

Ben Aston:

Se quiser participar na conversa, deixe um comentário na publicação e visite a secção da comunidade de theDigitalProjectManager.com para se juntar à nossa equipa no Slack. Encontrará todo o tipo de conversas interessantes. Até à próxima, muito obrigado por ouvir.