A IA é fantástica. Então porque continua a ser tão frustrante para os gestores de projetos?

Leia a transcrição:

Estamos a experimentar transcrever os nossos podcasts com um programa de software. Perdoe quaisquer erros de escrita, uma vez que o bot não está correto 100% das vezes.

Galen Low: Olá a todos, obrigado por nos acompanharem. O meu nome é Galen Low, da The Digital Project Manager. Somos uma comunidade de profissionais digitais com a missão de nos ajudarmos mutuamente a desenvolver competências, ganhar confiança e criar ligações, para podermos aumentar o valor da gestão de projetos num mundo digital.

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Muito bem, hoje vamos falar da enorme quantidade de ferramentas de IA francamente fantásticas que existem para ajudar a gerir os seus projetos, e da experiência de utilização absolutamente péssima de copiar e colar entre elas apenas para obter os resultados de que precisa para as comunicações do seu projeto.

Hoje tenho comigo Devin Mahoney, CEO e cofundador da QTalo, mas, acima de tudo, um gestor de projetos determinado a aliviar as dificuldades da gestão de projetos através da IA.

Devin, obrigado por te juntares a nós hoje!

Devin Mahoney: Galen, obrigado pelo convite. Estou muito entusiasmado por estar aqui e por falar com este público.

Galen Low: Pensei que talvez pudesse começar por nos afastarmos um pouco, porque nos conhecemos há, creio eu, mais de um ano. Desde os primeiros tempos da QTalo, por assim dizer. E o que adoro no que fazes na QTalo é o facto de teres um foco muito específico nos desafios relacionados com as comunicações dos projetos.

Tens falado com muitos gestores de projetos que desempenham este trabalho. E com o sofrimento e os desafios que enfrentam, e construíste o teu produto à volta disso. Desde adaptar as comunicações dos projetos ao público a que se destinam até simplificar o proverbial problema das comunicações que chegam de todo o lado, para que os líderes de projeto não tenham de carregar esse peso.

Para que não tenham esse atrito no dia a dia que aceitamos como normal. Mas disseste: ouçam, não tem de ser assim. Podemos usar a tecnologia para nos ajudar com isso. O que realmente me chamou a atenção foi o facto de a QTalo ter a IA no seu ADN; começaste por perceber como a IA podia ser utilizada para resolver estes problemas.

Gostaria de saber o que fez da IA o ingrediente certo para a tua missão de promover uma força de trabalho de gestão de projetos mais eficiente, mais envolvida e mais eficaz?

Devin Mahoney: Galen, parece-nos óbvio a nós, gestores de projetos, mas não é óbvio para todas as outras pessoas que estão a trabalhar numa coisa de cada vez.

Não seria isso uma loucura, trabalhar apenas numa coisa? Para um gestor de projetos, os dados estão espalhados por dezenas de locais diferentes. Estão no Slack, no e-mail, no Jira e nos seus documentos. O contexto do projeto está fragmentado por todos estes locais diferentes e, por isso, a razão pela qual temos IA aqui é que a IA pode ajudar-nos, em todos estes fluxos e em tempo real, a juntá-los e a mostrar o que é importante para o gestor de projetos.

Estamos a tentar automatizar esse trabalho de encontrar a agulha no palheiro, para que os gestores de projetos se possam concentrar no planeamento, nos riscos e nas partes interessadas, em vez de andarem simplesmente a perseguir tarefas. O resultado é menos alternância de contexto, decisões mais rápidas e uma equipa constantemente informada, sem acrescentar uma enorme quantidade de novos passos manuais.

Galen Low: Adoro isso. É como se houvesse tanto trauma a vir ao de cima na minha cabeça enquanto dizes isso, porque faço isto muitas vezes: ando a alternar entre aplicações, à procura daquela coisa, e penso: meu Deus, quanto tempo da minha vida passei simplesmente a tentar lembrar-me de que separador estava a tentar abrir, ou a distrair-me com isso?

O Slack aparece e eu penso: ah, sim, consigo resolver isso rapidamente. Entretanto, aquela coisa realmente importante que devia fazer é empurrada cada vez mais para o futuro, e isso é uma realidade tão grande. E há tantas ferramentas. Uma das coisas de que tínhamos falado antes, e que devo mencionar, é que o título provisório deste episódio é «A IA é fantástica, então porque é que é tão frustrante utilizá-la?», que é a nossa forma de brincar com a usabilidade da tecnologia neste momento. Podes falar-me um pouco sobre o que queres dizer quando afirmas que é frustrante utilizar a IA?

Devin Mahoney: Sim. Galen, adoro a IA. Estou aqui todos os dias. Ajuda-me com tudo. E adoro mesmo utilizá-la; é algo mágico para um gestor de projetos.

Surge em dois lugares. Pode surgir como um complemento dentro das tuas aplicações. Se estiveres a usar o Trello e o ClickUp, aparece algo como: aqui está a nossa pequena fada da IA, que vai fazer qualquer coisa por ti. Ou pode ser uma aplicação autónoma ao estilo do ChatGPT: vou conversar com o meu amigo, a IA, e ela vai ajudar-me com alguma coisa.

Esses são os dois tipos, certo? Não. Quando a IA é uma funcionalidade dentro de uma aplicação individual, o problema, a frustração, é que ela só consegue ver uma pequena parte do projeto. Lembra-te: recebes mensagens no Slack sobre todas estas coisas, recebes e-mails do teu cliente. Eles não estão dentro destas aplicações especializadas e, por isso, continuas a ter de copiar e colar coisas nestas ferramentas para dar ao modelo todo o contexto do que está a acontecer.

É ainda pior quando a IA está num chat central. E, mais uma vez, adoro usar o ChatGPT; adoro fazer pedidos. É muito divertido criar o pedido perfeito. Mas tens de o fazer. Tens de acertar no pedido, tens de acertar no seguimento, tens de fazer a limpeza manual e, agora, tens 50 conversas de chat a juntar às tuas 72 janelas do navegador, transformando novamente um gestor de projetos num macaco de copiar e colar.

Em vez de ser o líder estratégico que deveríamos ser. Meu Deus, tenho mesmo 50 coisas diferentes no ChatGPT e não sei qual é aquela em que deveria estar a trabalhar. E depois há o resultado. É muito bom. É melhor do que eu, mas 90% está certo e 10% está errado.

E tens de dedicar todo este tempo a corrigir os últimos 10%. Então, poupa-te tempo? Sim, poupa, mas continuas a ter de investir esse esforço. Portanto, esta é a tecnologia mais mágica. Usas uma vez, usas ocasionalmente, mas introduzes-a no teu fluxo de trabalho diário e, de repente, aquilo que fazias de forma consistente torna-se desajeitado e já não tens a mesma experiência todas as vezes.

Não é a mesma experiência mágica, a menos que a informação necessária lhe seja fornecida a partir deste contexto unificado entre ferramentas. Por isso, adoro a IA, mas, meu Deus, como é frustrante hoje. Vamos melhorar isso.

Galen Low: É muito fácil identificarmo-nos com isso e o meu ChatGPT é uma confusão. Está muito desorganizado. Estava até a fazer o curso de engenharia de pedidos do PMI. É um ótimo curso. E dizem: criem uma folha de cálculo com todos os vossos pedidos e com a forma como estão a funcionar. E eu penso: é uma boa ideia. Também há aquilo que disseste sobre ser um macaco de copiar e colar e perdermo-nos entre todos os pedidos que queria testar e todos os dados, porque preciso deles num local central, já que estou a usar todos estes modelos de linguagem diferentes enquanto os testo.

Na verdade, há muito mais em comum com integrar um novo membro da equipa, que tem as viseiras postas por qualquer razão, do que com utilizar software. É: muito bem, deixa-me dar-te o contexto. Deixa-me descrever aquilo que estou a tentar fazer. Está bem. Sim. Não é que precisemos de aperfeiçoar.

Não é exatamente um fluxo de trabalho de uma ferramenta; é uma interação. É uma interação semelhante à que teríamos com um colega, certo? Para obter os resultados. E, francamente, muitos de nós não somos muito bons nisso ou não recebemos formação para tal, e é algo um pouco diferente. A outra questão é que ainda estamos a perceber tudo.

Todas as ferramentas tecnológicas; existe atualmente uma infinidade de ferramentas e a orientação atual é: experimenta todas, vê o que funciona melhor para ti e continua a aperfeiçoar. E a última coisa que quero fazer, quando estou a acrescentar todo este tempo para perceber tudo, é pensar: está bem, como vou transportar esta informação de um lado para o outro entre algumas destas ferramentas, algumas das quais têm funcionalidades de IA, como modelos que não sabem que conversas tive com o ChatGPT?

Como mencionaste, é simplesmente desajeitado. É fantástico e é desajeitado, certo? Pode ser as duas coisas ao mesmo tempo. E penso que isso é importante, porque ficamos muito impressionados com o resultado. É justo ficarmos impressionados com o resultado. Primeiro, ainda não é o fim; simplesmente ainda não atingimos o objetivo final daquilo que a IA pode ser na gestão de projetos.

E também é que a forma como a usamos hoje não será necessariamente a forma como a usaremos no futuro. Até a própria usabilidade será diferente.

Devin Mahoney: Concordo plenamente e mal posso esperar por esse futuro, mas também tens a ferramenta que tens agora e, sim, tens de descobrir como utilizá-la.

Galen Low: E a outra coisa que ia dizer é que também precisamos de a construir, que é o que estás a fazer e que adoro. Pergunto-me se poderia fazer uma pequena incursão lateral e, para quem está a ouvir, prometo relacioná-la com o tema.

Uma das coisas que noto na QTalo, Devin, é que tens um foco muito forte na privacidade. Tens uma perspetiva algo pouco ortodoxa sobre o assunto. Gostaria que falasses um pouco comigo sobre a razão pela qual a privacidade é importante para ti e porque deveria ser importante para quem lidera projetos, não apenas no que diz respeito a dados sensíveis, mas também à forma como trabalhamos.

Devin Mahoney: Boa pergunta. Galen, sou um profissional de cibersegurança e, por isso, a privacidade está no meu ADN. Podia falar-te até te cansares sobre o SOC 2, mas não o vou fazer porque este podcast só tem uma duração limitada. Deixa-me falar sobre privacidade para um gestor de projetos, porque, para fazer o seu trabalho, um gestor de projetos mantém uma memória de trabalho privada e alguns de nós utilizam a aplicação de notas.

Alguns utilizam folhas de cálculo, outros utilizam mesmo papel. Estas são as minhas notas enquanto gestor de projetos e é aqui que vão parar as ideias ainda incompletas. É aqui que rabiscas as tuas notas antes de escreveres um e-mail ou de assumires um compromisso no teu sistema de registo, como o Jira ou o Salesforce.

Não há qualquer custo em utilizá-lo, porque é apenas para ti. Não tens de te preocupar em saber se está etiquetado. Não tens de te preocupar em saber se está sequer correto. É um espaço liminar. Tem de permanecer privado. É onde acontece o teu pensamento crítico. É onde surgem os teus primeiros rascunhos. É onde começa o verdadeiro planeamento de riscos.

E o nosso objetivo na QTalo é respeitar esta zona liminar. Ajudamos-te a extrair perspetivas destes rascunhos sem os publicar prematuramente. Isto dá-te a oportunidade de pensar em voz alta em segurança e, ainda assim, beneficiar do contexto partilhado do que está a acontecer no teu sistema de registo. Estamos a criar este espaço intermédio criativo.

Estamos a ajudar a colmatar esta lacuna e o nosso objetivo é produzir atualizações mais limpas e precisas para as equipas, para a liderança, para os clientes e para todas as partes interessadas.

Galen Low: Gosto muito disso, porque há coisas nos meus cadernos que não quero que mais ninguém veja, nunca. E gosto muito dessa ideia de privacidade. Pensamos sempre em informações sensíveis de clientes, dados financeiros sensíveis ou informações pessoais identificáveis, por exemplo, nos cuidados de saúde.

Mas gosto mesmo desta ideia de mim enquanto utilizador. Quero beneficiar; quero que aquele caderno seja um modelo de linguagem, certo? Quero escrever coisas e poder perguntar: está bem, queres que faça uma correlação para ti? Que tal isto? Quero que me faça perguntas. Mas esse é o meu contexto de trabalho.

Não é o meu contexto de apresentação. E adoraria saber que o modelo mais abrangente da minha ferramenta não está a treinar com todas as minhas notas de rascunho. E depois alguém pergunta: que tipo de gestor de projetos é o Galen? E respondem: muito disperso, não é? É um pouco imprevisível. Começa frases e não as termina.

É uma loucura. Não quero que isso entre no éter da minha ferramenta e apareça como parte desta conversa, enquanto pessoa comum, dizendo: não sei. Parece-me que todos estes modelos estão a treinar com praticamente tudo. Não tenho assim tanta visibilidade sem entrar na área da conformidade.

Nem sempre tenho visibilidade sobre o que está a ser partilhado e onde. Sinceramente, não memorizo todos os termos e condições de todas as ferramentas em que me inscrevi. Provavelmente devia fazê-lo, mas aceito como garantida a ideia de que devo abordar isto com cautela, embora seja para um bem maior.

Enquanto aquilo de que gosto na tua perspetiva é isto: deveria existir uma camada em que continuas a beneficiar daquilo com que estás a treinar o teu modelo pessoal dentro da tua ferramenta, idealmente sem andares a saltar entre todas estas coisas. Isso deveria ser algo conhecido.

Seria: não te preocupes, estás na zona em que isto não será partilhado com os teus colegas. E tu dizes: ótimo. Depois seria: queres que envie isto aos teus colegas? E eu responderia: sim, agora. Agora está completamente pronto. Vamos avançar. Esse nível de clareza demonstra que compreendes a forma como os gestores de projetos trabalham. Não estás apenas a criar software, o que, na minha opinião, é a verdadeira mentalidade de TI. É isso que me entusiasma no que estás a fazer.

Devin Mahoney: Obrigado, Galen. Agradeço imenso.

Galen Low: Vou fazer-te um elogio e depois vou contrariá-lo com o papel de advogado do diabo. Temos falado sobre a existência de tantas ferramentas de produtividade.

Existem tantas ferramentas de IA. Parte da tua crítica, se estou a compreender corretamente, é que a nossa eficiência moderna depende de utilizarmos demasiadas ferramentas diferentes. Portanto, a minha pergunta de advogado do diabo é: porque sentiste que o mundo precisava de mais uma ferramenta, a QTalo?

Devin Mahoney: É uma excelente pergunta e toda a gente faz essa pergunta sobre todas as ferramentas.

Estas ferramentas de produtividade e de comunicação multiplicam-se mais depressa do que qualquer pessoa consegue integrá-las. E o orçamento que uma empresa tem para estas novas ferramentas não acompanhou o orçamento de aquisição de ferramentas. O que quero dizer é que temos toda esta informação espalhada por todas estas ferramentas, mas não há orçamento para a consolidação. Então, onde tem de acontecer?

No gestor de projetos. E agora temos de fazer esta consolidação manualmente. Felizmente, é muito mais fácil implementá-la graças à IA. É muito mais fácil fazermos este trabalho à mão. É quase pior. É quase pior porque agora é possível copiar e colar tudo no ChatGPT. Agora é nossa responsabilidade fazê-lo, em vez de pensarmos onde estão todos os dados.

Por isso, a QTalo não é apenas mais uma aplicação de tarefas. Na verdade, o nosso objetivo é que entres na QTalo e saias da QTalo o mais rapidamente possível. Estamos a torná-la no tecido conjuntivo que permite que a tua estrutura tecnológica existente funcione como um único sistema. Na verdade, penso que há muito espaço para outras ferramentas de consolidação além da QTalo.

Precisamos de mais ferramentas desse género, porque a eficiência consiste realmente em fazer com que tudo funcione em conjunto. E, ao estar ao lado de todas estas outras ferramentas, elimina este trabalho de alternância constante, reduz a proliferação de licenças por todo o lado, porque são realmente os gestores de projetos que precisam disto, e paga-se a si própria através do tempo recuperado.

Sabes, muitas das pessoas que trabalham com engenheiros conhecem o conceito de dívida técnica, que se acumula durante o processo de engenharia. Também existe dívida operacional. Sempre que acrescentamos uma ferramenta, sempre que outra equipa começa a utilizar uma nova ferramenta, estamos a aumentar a dívida operacional. Este esforço de consolidação ajuda-nos a reduzir essa dívida operacional, para podermos manter os nossos canais de comunicação focados.

Esse é o objetivo. É por isso que o mundo precisa da QTalo e de outras ferramentas que façam consolidação.

Galen Low: Adoro essa ideia de dívida operacional; é tão verdadeira. Mas também adoro essa clareza de reconhecer que vamos ter ferramentas, mas que nem todas precisam de estar ligadas numa espécie de ferramenta de supercérebro, a ferramenta que acabaria com todas as ferramentas.

É uma questão de ligar tudo. É como uma rede. Tens de garantir que as tuas ferramentas importantes e relacionadas entre si estão ligadas ao mesmo nó. Esse nó pode ser a QTalo. Isso não significa que seja o único software que abres todos os dias. Significa apenas que é um nó que liga estrategicamente parte do software que estás a utilizar.

Porque, como disseste, não podemos integrar todas as ferramentas à medida que são lançadas. Talvez o Zapier e o Make consigam fazê-lo, mas, mesmo assim, deve ser um processo muito exigente e intenso tentar acompanhar todas as APIs. Em vez disso, tomámos aqui uma decisão sobre estas ferramentas.

Não queremos acumular muita dívida operacional, mas precisamos que comuniquem melhor entre si para podermos desempenhar melhor o nosso trabalho. Caso contrário, estamos realmente a enfraquecer a vantagem global que temos, segundo a qual a IA virá assumir todo o trabalho administrativo e tu serás estratégico. Brincadeira.

Estás a copiar e colar. É uma espécie de isco e troca, na verdade, a forma como funciona atualmente. É. Estou a perguntar-me se poderias falar-nos um pouco sobre o que está a chegar à QTalo. De que formas estás a tentar resolver este problema e o que te entusiasma?

Devin Mahoney: Estou bastante entusiasmado com este centro de comando que estamos a construir. Disseste isso no início do podcast, Galen, mas somos gestores de projetos. Estamos a construir para gestores de projetos e isso permite-nos ter um foco muito específico apenas nas coisas de que os gestores de projetos precisam. Por exemplo, temos a priorização através de IA. Um gestor de projetos acabou de começar o dia.

Outras pessoas estiveram a trabalhar noutros fusos horários. Queres saber o que está a arder hoje. A que sinais preciso de prestar atenção no e-mail, no chat e no sistema de pedidos, e em que preciso de trabalhar já? Este é o meu dia. Preciso de resumos, porque acontecem muitas coisas e não estou sempre a par de tudo.

Preciso de resumos automáticos de todos os factos importantes, dos próximos passos e de ligações para a fonte, para poder voltar imediatamente ao assunto. Preciso de uma pesquisa unificada. Nem te consigo dizer, Galen, quantas vezes isto aconteceu literalmente esta manhã: alguém enviou-me algo, eu estava a tentar encontrá-lo e não sabia se era um e-mail ou se estava num canal aleatório do Slack.

A pesquisa unificada foi o que me salvou, porque estou a receber todas as minhas informações de todos os lados. Preciso de listas de verificação de fluxos de trabalho. Para os gestores de projetos, quando recebemos uma notificação, isso significa muito trabalho. Para uma pessoa normal, recebes um e-mail e pensas: está bem, vou responder. Já está. Um gestor de projetos recebe um e-mail.

Tens de fazer cinco a sete coisas diferentes. Dá imenso trabalho e ninguém reconhece isso verdadeiramente. Estas listas de verificação de fluxos de trabalho permitem-te criar uma lista de tarefas. A tua vida é um pouco difícil porque tens de fazer as sete coisas, mas pelo menos podes enumerá-las e assinalá-las na tua lista, para finalmente te livrares daquele e-mail.

Podes retirá-lo do teu mundo e estamos a fornecer o contexto: toda a cronologia, os ficheiros e todas as decisões. Assim, os gestores de projetos podem ficar a par. Basta mudarem o contexto para esse projeto, sem terem de percorrer todas estas aplicações para lá chegar. É exatamente isso que o nosso centro de comando faz.

Está realmente focado no gestor de projetos: faz-te entrar, indica-te as coisas que precisas de fazer a seguir e devolve-te rapidamente ao trabalho que estás a realizar nas outras aplicações.

Galen Low: Adoro isso. E sim, é muito fácil identificarmo-nos com isso. Se consultares o meu histórico de pesquisas entre ferramentas, é sempre a mesma pesquisa. É apenas: onde estava isto? Onde é que isto foi dito? Por isso, estou a pesquisar a mesma palavra-chave em várias ferramentas para a encontrar. Parece muito entusiasmante. Adoro o que estás a fazer.

Devin, muito obrigado por esta conversa. Foi muito divertido conhecer a tua perspetiva sobre a IA, a nossa desorganização causada pela IA, a usabilidade da IA e o futuro.

Devin Mahoney: Obrigado, Galen. Foi um prazer falar contigo.

Galen Low: Muito bem, pessoal, aqui está. Como sempre, se quiserem juntar-se à conversa com mais de mil defensores da gestão de projetos que partilham os mesmos interesses, juntem-se à nossa comunidade! Visitem thedpm.com/membership para saberem mais. E, se gostaram do que ouviram hoje, subscrevam o programa e mantenham-se em contacto em thedigitalprojectmanager.com.

Até à próxima, obrigado por ouvirem!