A sua folha de cálculo não consegue fazer isto: IA que conhece realmente o seu negócio (com o CEO da Forecast, uma empresa Accelo)

Tim Fisher: Porque é que a IA é aquilo em que vocês estão a apostar mais fortemente neste momento? Qual é a aposta estratégica para vocês?

Joe DiPaulo: Historicamente, estas empresas cresceram através da contratação de mais pessoas. Por isso, a aposta na IA e numa maior inteligência e automatização é que estas empresas possam utilizá-la como uma ferramenta para melhorar o seu desempenho, melhorar a experiência do cliente e, em última análise, crescer sem aumentar o número de colaboradores.

Tim Fisher: Quando vejo ferramentas como esta, penso no potencial de acabarem com as reuniões: poder aceder a uma interface de utilizador e obter respostas profundas e contextualizadas a partir do interior da sua empresa.

Joe DiPaulo: E isto pode ser um gestor de recursos, pode ser alguém que ocupa uma função de liderança e procura informações de relatórios que quer obter do sistema, procura o estado de projetos, esse tipo de coisas.

Tim Fisher: O que torna tudo isto diferente de simplesmente utilizar o ChatGPT, o Claude ou o Copilot com um conjunto de dados e fazer perguntas sobre ele?

Joe DiPaulo: Sistemas como o nosso têm mais—

Tim Fisher: Olá e bem-vindos a O Futuro da IA e da Gestão de Projetos — uma série em que vamos além da apresentação comercial e analisamos de que forma a IA está realmente a mudar a maneira como as equipas planeiam, entregam e gerem o trabalho. Hoje apresentamos a Forecast PSA, uma empresa Accelo.

Se gere uma equipa de serviços profissionais e tem questionado onde é que a IA realmente cria valor, não teoricamente, mas nas ferramentas que utiliza todos os dias, então esta é a conversa certa para si. Vamos conhecer a perspetiva deles sobre o que está a falhar na entrega de projetos e falar sobre o rumo que tudo isto está a tomar.

O meu nome é Tim Fisher. Sou vice-presidente de IA no The Digital Project Manager e o meu trabalho consiste em perceber onde é que a IA funciona realmente e onde continua a ser apenas material de marketing. Por isso, vou fazer as perguntas que a sua equipa faria. Junta-se a nós hoje Joe DiPaulo, CEO da Accelo, a empresa responsável pela Forecast PSA. Joe passou toda a sua carreira a ajudar equipas de serviços profissionais a criar organizações de entrega mais previsíveis e escaláveis. Hoje, vai partilhar de que forma a IA está a moldar esse futuro.

Joe, é um prazer tê-lo connosco.

Joe DiPaulo: É ótimo estar aqui, Tim. Obrigado pelo convite. Estou entusiasmado com o tema e com a forma como está a moldar o mundo dos serviços profissionais.

Tim Fisher: Joe, dê-nos a versão de 30 segundos da Forecast: o que faz e quem é o seu cliente?

Joe DiPaulo: Claro. A Forecast é uma plataforma moderna de PSA, ou automatização de serviços profissionais.

Foi concebida para empresas de serviços profissionais que estão normalmente orientadas para o crescimento e que estão a trabalhar para expandir os seus negócios. Penso que essa é a parte mais importante. Estamos focados em funções que vão desde o planeamento de projetos, a capacidade e a previsão da entrega, à execução e às operações de receita. A nossa missão é realmente proporcionar aos nossos clientes visibilidade sobre os seus dados.

Informações preditivas sobre o que está a acontecer no negócio e sobre a forma como estão a fazer as entregas, ajudando-os a gerir a empresa da forma mais eficaz possível.

Tim Fisher: A Forecast juntou-se recentemente à Accelo. O que é que essa combinação permite fazer que nenhuma das plataformas conseguia fazer anteriormente por si só?

Joe DiPaulo: Sim. O objetivo da combinação das duas organizações e plataformas é disponibilizar um verdadeiro sistema operativo completo para organizações de serviços profissionais.

A Forecast tem sido excecional no planeamento de projetos baseado em IA, na previsão de recursos, no planeamento da procura do ponto de vista da gestão de recursos e na disponibilização de muita visibilidade orientada para o futuro. A Accelo tem muitos pontos fortes nas capacidades de CRM, na gestão dos fluxos de trabalho dos clientes e nos fluxos de trabalho financeiros. Assim, em conjunto, essa ligação cobre todo o percurso, na nossa perspetiva de uma organização de serviços profissionais, e funciona como um sistema central de registo.

Tim Fisher: Excelente. Isso faz sentido. Então, numa pergunta quase cómica: porque é que a IA é aquilo em que vocês estão a apostar mais fortemente neste momento? Qual é a aposta estratégica para vocês?

Joe DiPaulo: Não me parece que alguém esteja a falar sobre isto, pois não?

Tim Fisher: Não, de todo. Não, nunca se fala nisso.

Joe DiPaulo: Estamos a apostar na IA porque os nossos clientes, que são empresas orientadas para os serviços, operam num ambiente complexo e com margens muito limitadas.

Há muitos fatores envolvidos na entrega aos seus clientes. Historicamente, estas empresas cresceram através da contratação de mais pessoas. Por isso, a aposta na IA e numa maior inteligência e automatização é que estas empresas possam utilizá-la como uma ferramenta para melhorar o seu desempenho, melhorar a experiência do cliente e, em última análise, crescer e tornar-se mais rentáveis.

Na nossa perspetiva, a IA permite aos líderes passar do que aconteceu historicamente e de uma postura algo reativa para uma atividade empresarial muito mais proativa. Por isso, mais uma vez, provavelmente vou repetir isto muitas vezes hoje, mas tudo se resume a permitir que os nossos clientes cresçam e, em última análise, cresçam sem aumentar o número de colaboradores, permitindo às equipas dos nossos clientes concentrarem-se realmente no valor acrescentado dos seus serviços, criarem relações com os clientes e garantirem que

podem continuar a crescer e a otimizar o seu processo de entrega. É por isso que o nosso foco está aí e, em última análise, porque os nossos clientes querem que os ajudemos a fazer crescer os seus negócios.

Tim Fisher: Gostaria de saber a sua opinião sobre aquilo que está a observar atualmente em todo o setor. Fala diariamente com empresas de serviços profissionais — agências, consultoras, empresas de serviços informáticos, muitas delas. O que está realmente a mudar na forma como o trabalho é entregue neste momento?

Joe DiPaulo: Penso que os nossos clientes estão a passar da experimentação com IA nos últimos um ou dois anos para uma tentativa real de a utilizarem de forma mais eficaz como um recurso nas suas organizações.

Estão a analisar a forma como entregam o trabalho, a identificar o seu negócio e a utilizar isso para os ajudar a fazer entregas aos seus clientes. Penso que cada um está numa fase diferente desse percurso, mas estão a trabalhar para produzir resultados repetíveis, otimizando esses resultados através da IA. Essa é a evolução que estamos a observar neste momento.

Tim Fisher: Sim. Penso que todos temos visto recentemente artigos sobre a IA não estar a produzir resultados para as organizações, ou sobre não estar à altura do entusiasmo ou da promessa. Creio que existe definitivamente um foco nos resultados reais e práticos, e parece-me que é isso que vocês procuram.

Ao fazer alguma pesquisa, reparei que os dados da vossa plataforma mostram que as equipas indicam uma utilização de cerca de 75%, em comparação com 40%, que é a média do setor. O que pensa que está na origem desta enorme diferença?

Joe DiPaulo: Quando conseguimos operar de forma mais consistente e utilizar ferramentas que nos ajudam a ser mais previsíveis naquilo que fazemos, podemos ser muito mais proativos.

Uma das coisas que tentamos fazer no sistema PSA é proporcionar aos nossos clientes informações sobre o trabalho que está a chegar através das suas equipas comerciais, promover processos repetíveis e consistentes e permitir-lhes ver quem está a fazer o quê e quando. Quanto mais conseguirem prever e ser proativos em relação a essas questões, melhor poderão operar.

Quando conseguem planear antecipadamente o trabalho que chegará daqui a um, dois ou três meses, ou quando conseguem ver exatamente em que cada pessoa está a trabalhar, podem evitar sobrecarregar indivíduos e utilizá-los da melhor forma, explorando todo o seu potencial e capacidade. Quanto mais conseguirem tirar partido dessas capacidades operacionais, melhor poderão gerir o seu negócio.

E vemos isso traduzir-se em melhores resultados de utilização.

Tim Fisher: Está muito relacionado. Quando olha para mais de 2000 empresas de serviços profissionais com as quais trabalham, quais são as maiores lacunas que identifica? Quer se trate de perda de margem ou daquela situação famosa que penso que ainda acontece atualmente: a gestão de recursos feita através de folhas de cálculo, com todas essas folhas a ocultarem a visibilidade dos problemas.

Como é que tudo isso lhe parece neste momento?

Joe DiPaulo: Há alguns temas diferentes para analisar, mas, no que diz respeito à perda de margem nos serviços profissionais, é certamente algo com que os nossos clientes tendem a ter dificuldades. Nunca é algo que aconteça de uma só vez, certo?

Acontece pouco a pouco à medida que um projeto ou uma relação com um cliente se prolonga. Começam a detetar problemas relacionados com a forma como atribuem recursos ou com os recursos que estão a utilizar. São as pessoas certas? Estou a utilizar em excesso uma determinada competência ou um profissional com um desempenho elevado?

É frequente detetarem tardiamente os riscos nos seus projetos de trabalho que estão a desviar-se do rumo. São situações como estas que tentamos resolver. Penso que outro fator que afeta a margem é a expansão do âmbito. Estamos a utilizar o sistema para os ajudar a detetar e prever quando enfrentam desafios desse tipo.

Em última análise, isso resulta numa melhoria das margens. Existem muitos pontos no ciclo de vida em que isto pode acontecer, mas quanto mais conseguirmos alertar os clientes e ajudá-los a prever proativamente quando essas situações estão a ocorrer, melhor poderão responder-lhes.

Quanto ao trabalho feito através de folhas de cálculo, penso que é algo comum nas organizações mais pequenas. Muitas vezes, as pessoas dizem: “Sou mais ágil desta forma. Consigo responder melhor.” Mas penso que isso é uma falácia e, obviamente, temos uma ferramenta que ajuda a resolver esse problema. Assim que as empresas aumentam a sua complexidade ou o número de projetos que realizam, os diferentes tipos de modelos de preços que estruturam, a forma como as suas relações estão organizadas e o número de equipas que possuem, tudo se torna cada vez mais desafiante.

Perde-se parte da precisão e dos controlos em tempo real, começam a quebrar-se padrões ou processos que terão impacto na margem e na disciplina associada à margem. Assim, nas organizações que estão realmente a tirar partido dos dados, como mencionei anteriormente, integrando o trabalho do seu CRM, analisando-o e olhando para o futuro para perceberem como precisam de dotar o projeto de pessoal e de que pessoas necessitam, conseguem ver realmente o valor para além da simples gestão do processo numa folha de cálculo. Tornam-se muito mais preditivas e conseguem gerir o negócio de forma muito mais eficaz e tranquila.

Tim Fisher: A Forecast foi criada de raiz com IA. Não penso que muitas ferramentas PSA possam dizer o mesmo.

É algo que nunca tinha ouvido antes. É impressionante. Tendo em conta o que acabámos de discutir — pressão sobre as margens, crescimento, visibilidade tardia e tudo isso — o que é que isto significa, na prática, relativamente à forma como o vosso produto aborda estes problemas de maneira diferente?

Joe DiPaulo: Sim, é verdade. O sistema foi realmente fundado em torno do conceito de utilizar modelos de aprendizagem automática para ajudar as equipas a melhorar o aprovisionamento de pessoal e o planeamento de recursos. Desde o início, tem evoluído e crescido. O objetivo é que a IA funcione como um guia para as organizações de serviços profissionais, ajudando-as a resolver ineficiências e a ultrapassar limites ou desafios de crescimento.

À medida que as empresas se tornam mais preditivas, conseguem evitar riscos, proporcionar uma melhor experiência ao cliente, utilizar os seus recursos de forma mais eficaz e otimizar a forma como os utilizam, mantendo as suas equipas satisfeitas e evitando que os profissionais com melhor desempenho sejam utilizados em excesso e sofram de esgotamento.

A IA vai ajudá-las a identificar essas preocupações e riscos e a promover eficiências. Outra coisa que ouvimos dos clientes é que, quando gerem projetos ou relações em diferentes áreas do negócio ou departamentos, conseguem ver melhor os dados em toda a organização.

Se precisarem de utilizar recursos entre diferentes funções ou tomar decisões que atravessem essas barreiras, conseguem fazê-lo de forma eficaz. A IA está certamente a ajudar nesse domínio. E, como referiu, à medida que olhamos para o futuro, a IA tornar-se-á cada vez mais central na forma como as empresas de serviços profissionais realizam efetivamente o trabalho e entregam resultados.

Essa é a parte entusiasmante do que está a acontecer atualmente. E, mais uma vez, voltando à forma como as empresas crescem e à maneira como a IA lhes permitirá fazê-lo de forma mais eficaz.

Tim Fisher: Mencionou a aprendizagem automática, algo que me sinto obrigado a abordar, porque todos usamos o termo IA e até o termo modelo de linguagem de grande dimensão. Mas o simples facto de utilizar essa expressão diz-me que já trabalhavam nisto antes de o ChatGPT surgir no mundo e que isto é mais fundamental para a forma como têm pensado no assunto.

Penso que isso é muito interessante.

Joe DiPaulo: Concordo. É entusiasmante. Fico contente por termos esse historial e por termos começado há anos, mas continuamos certamente a investir e a tirar partido de toda a tecnologia mais recente que está a surgir para ajudar os nossos clientes.

Tim Fisher: Sem dúvida. Vamos dedicar alguns minutos a olhar um pouco mais para o futuro.

Prevê-se que o mercado de PSA quase duplique até 2030, o que é impressionante, e obviamente as ferramentas de IA e de gestão de projetos estão a crescer ainda mais depressa. Joe, para onde pensa que isto vai a partir daqui?

Joe DiPaulo: Referi isto no início, mas estou realmente entusiasmado com a forma como a IA está a permitir que as empresas de serviços profissionais utilizem agentes para fazer entregas aos seus clientes de forma mais eficaz. Vamos ver organizações a utilizar agentes para realizar trabalho e retirar parte dessa carga aos seres humanos, o que significará um tempo mais curto até à criação de valor para os clientes. Significará uma melhor experiência do cliente e melhores margens de lucro para o utilizador do nosso sistema.

Penso que é uma proposta muito entusiasmante.

Tim Fisher: Sem dúvida. Partilhe aquilo que quiser, ao nível que entender, mas sem nos revelar todo o vosso roteiro. Qual é a lacuna de capacidade que mais o entusiasma colmatar com IA e como é que isso vai alterar aquilo que os seus clientes poderão fazer?

Joe DiPaulo: Estamos a desenvolver o tema que estava a abordar. Ouvimos falar de ferramentas como o Claude e outras semelhantes a ajudar as equipas de desenvolvimento de software, certo? Ajudam a escrever código e a fazê-lo de forma mais eficiente. Queremos fazer parte desse ecossistema e ajudar os nossos clientes a identificar a sua força de trabalho.

Queremos permitir-lhes orquestrar e ligar os seus sistemas operacionais a esses agentes, para gerirem o negócio da forma mais eficaz, verem informações no contexto do negócio e dos fluxos de trabalho e tirarem partido das capacidades que os agentes oferecem, de modo a realizarem o trabalho de forma mais robusta e a entregarem-no mais rapidamente.

Acreditamos certamente nisso, estamos a fazê-lo na nossa própria empresa e conseguimos ver como pode afetar e melhorar de forma bastante significativa os negócios dos nossos clientes.

Tim Fisher: Gosto muito de fazer esta pergunta. Daqui a três ou quatro anos, como imagina o dia a dia de um gestor de projetos?

Como é que essa função vai evoluir? Continuará sequer a existir um gestor de projetos? Vê a IA a assumir esse papel? Como imagina o futuro a partir da sua perspetiva?

Joe DiPaulo: Penso que vamos assistir a mudanças enormes na forma como o trabalho é realizado. Continuará a ser necessário haver pessoas envolvidas para ajudar a organizar e pensar nos resultados que estamos a tentar alcançar e, usando uma expressão muito popular, para ajudar realmente a orquestrar estes sistemas e a realizar entregas.

Vai ser necessário pensar muito sobre quais são os dados que estou a introduzir nestas máquinas e qual é o resultado que quero alcançar. Continuarão a existir controlos de qualidade e tarefas que terão de ser executadas, mas penso que tudo isto está a acontecer mais depressa do que apenas nos próximos três anos.

Vamos assistir a mudanças significativas, com agentes a atuar como trabalhadores nas organizações. Se ainda não estamos a vê-lo, isso vai certamente acontecer nos próximos 12 a 36 meses e será cada vez mais adotado, de forma muito específica, em muitas indústrias. Penso que é fascinante.

Tim Fisher: É mesmo. Muito bem, muito obrigado por ter analisado tudo isto connosco. Foi uma conversa muito esclarecedora. Para quem está a assistir e pensa: “Quero ver a Forecast no nosso ambiente, com os nossos dados”, qual é o melhor passo seguinte?

Joe DiPaulo: O melhor que podem fazer é visitar o nosso site, forecast.app.

Podem solicitar uma demonstração e um consultor entrará em contacto. Normalmente, vão querer compreender um pouco o negócio que gerem, para poderem adaptar a demonstração e a conversa, definir de que forma podemos demonstrar valor e acompanhar-vos ao longo desse processo. É isso que recomendo.

Também vamos publicar uma avaliação de preparação para a IA, que é outra ferramenta com a qual os clientes podem interagir e envolver-se. Podemos certamente contactá-los posteriormente, caso tenham interesse.

Tim Fisher: Muito bem, é tudo o que temos para hoje, Joe. Muito obrigado por se juntar a nós. Foi fantástico. Obrigado, Joe.

Joe DiPaulo: Muito obrigado, Tim. Agradeço imenso.