6 Razões Comuns pelas Quais os Projetos Falham: Exemplos e Lições Aprendidas
Porque é que tantos projetos falham? Uma estatística frequentemente citada é que 70% dos projetos falham. Embora não pareça existir uma fonte original para esta estatística, vale a pena perguntar por que razão os projetos falham. Se conseguirmos aprender com os fracassos de projetos anteriores, podemos evitar cometer os mesmos erros duas vezes.
Quando me tornei gestor de projetos pela primeira vez, parecia aprender tudo sobre os fracassos na gestão de projetos da forma mais difícil: calcular mal as estimativas, esquecer-me de fazer perguntas fundamentais e hesitar em dizer que não.
Embora já exerça funções de gestor de projetos há muitos anos, continuo a ter projetos que falham de forma espetacular por todo o tipo de razões. Neste artigo, vou abordar o que faz com que os projetos falhem, por que razão os projetos acabam por falhar e algumas dicas para evitar o fracasso.
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Quando é que os projetos são considerados fracassos?
Os projetos são considerados fracassos quando ultrapassam o orçamento, são entregues com atraso ou não são entregues de acordo com o âmbito planeado. No entanto, existe frequentemente alguma margem de manobra. Os projetos atrasam-se muitas vezes por razões que estão fora do controlo do gestor de projetos (por exemplo, o cliente não enviou atempadamente os conteúdos do seu site).
O âmbito também pode mudar ao longo de um projeto, devido a alterações nas necessidades do cliente ou das partes interessadas. Embora o alargamento descontrolado do âmbito possa contribuir para o fracasso de um projeto, se for gerido corretamente (com pedidos de alteração e aprovação formal das principais partes interessadas), não tem necessariamente de resultar num projeto fracassado.
6 razões comuns pelas quais os projetos falham & exemplos
Então, por que razão falham os projetos? Eis cinco dos meus maiores fracassos na gestão de projetos, que ilustram causas comuns do fracasso de projetos, bem como as importantes lições aprendidas que retirei deles para melhorar o sucesso de projetos futuros.
1. Não comunicar quando as coisas se complicam
É um instinto humano básico não querer chamar a atenção para si quando algo correu mal e ninguém se apercebeu. Isto é contrário à própria natureza da gestão de projetos, mas a comunicação deficiente é frequentemente a razão pela qual os projetos falham.
Admito que a combinação de um cliente muito difícil com um orçamento ou prazo prestes a ser ultrapassado já me fez hesitar um pouco demasiado antes de informar um cliente sobre o estado do seu projeto.
Isto é especialmente verdade quando tudo tem estado tranquilo e sem problemas nos últimos dias ou semanas de um projeto. Esse é também o período mais vulnerável do calendário do projeto — é muito importante manter e cultivar a confiança que um cliente deposita no seu gestor de projetos.
Lição aprendida:
Sempre que estou prestes a fazer uma pausa antes de transmitir más notícias a um cliente, penso: será melhor definir as expectativas agora ou quero lidar com isto quando já for demasiado tarde? A resposta é FAZÊ-LO SEMPRE agora e ser proativo.
Estará também a preparar o terreno para gerir expectativas irrealistas no futuro enquanto trabalha com um determinado cliente.
2. Não respeitar o âmbito acordado
Num projeto particularmente detalhado, um membro da equipa de projeto que trabalhava em estreita colaboração comigo sugeriu que experimentássemos um novo plugin de carrossel para uma secção de portefólio que estávamos a desenvolver para o site de um cliente.
Utilizava uma estrutura com a qual normalmente não trabalhávamos, mas o carrossel tinha um aspeto e um funcionamento mais elegantes do que aquele que usávamos habitualmente. Inicialmente, hesitei devido ao prazo apertado e às orientações de design particularmente detalhadas do projeto, mas deixei-me convencer pela promessa de uma funcionalidade melhor para o cliente E para a nossa equipa de desenvolvimento.
Não era algo que tivéssemos discutido acrescentar ao nosso conjunto habitual de ferramentas, mas o momento parecia adequado e era uma boa oportunidade para ver o novo plugin em ação.
Acabou por ser uma das decisões mais dispendiosas do projeto, tanto em horas de trabalho como em orçamento. O carrossel não suportava uma funcionalidade essencial e não permitia facilmente tamanhos responsivos nem determinados navegadores.
Isto não passou pelo processo habitual de avaliação e tomada de decisão com os responsáveis técnicos e os restantes programadores como uma atualização planeada. Foi um erro incrivelmente simples que acabou por nos custar a ambos muito stress, constrangimento e recursos desperdiçados.
Acrescentar desnecessariamente elementos ao âmbito, adicionando novos entregáveis ao projeto ou complicando excessivamente as tarefas, é outra razão típica pela qual os projetos falham.
Lição aprendida:
Mantenha os seus processos e não atualize nada por impulso. Se os membros da sua equipa realmente precisarem de uma alteração nos processos ou nas ferramentas, ou puderem beneficiar dela (incluindo software de gestão de projetos ou outras ferramentas e tecnologias de gestão de projetos) a meio do projeto, siga todos os passos necessários para a avaliar.
3. Tornar-se demasiado próximo da sua equipa e dos clientes
Existe uma divisão clara entre relações profissionais e amizades informais, e aprendi a mantê-las separadas através de uma prática cuidadosa.
Isso não significa que não possa ser amigo dos seus colegas de equipa ou clientes — tenha apenas consciência de quando deve adoptar ou deixar de adoptar uma postura profissional nas suas interacções.
Há alguns anos, trabalhava numa empresa cheia de pessoas recém-saídas da universidade, todas com interesses semelhantes e a viverem perto umas das outras na nossa cidade. Naturalmente, passávamos tempo juntos depois do trabalho e aos fins de semana, formando amizades fortes.
Um dia, tive de pedir a entrega rápida de um projecto de que ninguém gostava realmente — não era bonito, divertido, nem algo que fosse visto ou apreciado pela maioria das pessoas.
O designer do projecto ultrapassou largamente o prazo e estava, em vez disso, a trabalhar num design de site maior e mais moderno, que só teria de ser entregue semanas depois. Confrontei-o sobre o assunto e ele perguntou-me porque estava a ser tão exigente com ele, já que éramos amigos.
Por vezes, a indefinição dos limites entre o pessoal e o profissional é a razão pela qual os projectos falham, uma vez que pode afectar a responsabilização.
Lição aprendida:
Seja cordial, mas mantenha o profissionalismo para continuar a responsabilizar as pessoas pelas suas acções num projecto. É muito mais fácil sentir que os nossos amigos nos dão um “desconto” em determinadas situações, e isso pode tornar-se uma situação perigosa (e constrangedora) quando se mistura com obrigações profissionais.
4. Entrar em pânico antes de ter oportunidade de processar a situação
Talvez seja apenas comigo, mas considero fácil reagir a determinados sinais de alerta ou palavras-chave nos projectos.
Coisas como mensagens de e-mail escritas integralmente em maiúsculas, as expressões “novo prazo” ou “site indisponível”, ou sinais de alerta mais inofensivos, como a falta de comunicação num momento crucial de um projecto, a entrada de uma nova parte interessada num projecto pouco antes do lançamento, ou falhas estranhas num site imediatamente antes das demonstrações para os clientes.
Não há nada que me deixe mais atrapalhado do que me virar imediatamente para um gestor, programador ou cliente para pedir esclarecimentos sobre algo que teria sido óbvio (ou que eu próprio teria conseguido resolver) se tivesse parado um momento para respirar, processar a situação e pensar no meu passo seguinte.
Já houve muitas situações em que pensei que existia um erro grave num site (quando era apenas um problema com a minha própria cache ou com a cache do cliente), interpretei mal um pedido de uma funcionalidade que parecia muito maior do que aquilo que era realmente necessário, ou um cliente pensou que o seu site/servidor estava indisponível quando, na verdade, não estava ligado à Internet (sim, isso acontece muitas vezes).
Embora este aspecto, por si só, não constitua uma grande falha de um projecto, contribui para uma comunicação deficiente e pode provocar pânico quando este não é necessário.
Lição aprendida:
Nunca tenha medo de afastar-se de uma mensagem de e-mail ou mensagem reactiva, fazer uma pausa e reservar um momento para investigar antes de pedir mais ajuda.
5. Não seguir os processos
Ah, sim: a falácia de que “este item pode ignorar o nosso processo habitual de desenvolvimento/design/revisão/QA porque é apenas uma pequena alteração”. Esta é muitas vezes a razão pela qual os projectos falham.
Já vi isto acontecer muitas vezes em projectos. Cometi este erro com actualizações de manutenção aparentemente “fáceis”, pequenos pedidos de funcionalidades em projectos maiores e alterações ao âmbito dos projectos em geral.
Algo como actualizar uma opção de um campo de formulário pode parecer simples à superfície, mas pode transformar-se em código espaguete e numa actualização de todo o sistema assim que um programador se debruça sobre o assunto.
Da mesma forma, um cliente que peça uma pequena alteração visual num projecto pode perturbar o processo de design e obrigá-lo a repensar parte de todo o fluxo do site.
Lição aprendida:
Confie sempre no processo e passe adequadamente pelos processos de descoberta, estimativa e QA: aprendi que nunca existe uma alteração suficientemente pequena para NÃO perturbar outra coisa pelo caminho.
Proteja o seu processo e torne-se um defensor de fazer as coisas da forma correcta — mesmo que isso implique apenas um pouco mais de esforço. Isto também significa escolher a metodologia de gestão de projectos ou o fluxo de trabalho certo, quer seja ágil, em cascata, Kanban ou híbrido.
6. Não definir objectivos claros
Desde o início, os projectos devem ter objectivos claros e mensuráveis (também conhecidos como objectivos SMART). Como podemos saber se estamos a trabalhar num projecto bem-sucedido se não tivermos algo com que medir o progresso do projecto?
Como parte do processo de planeamento, irá determinar os marcos, os objectivos e as métricas de sucesso do projecto. Pense no calendário, nos requisitos e no orçamento do projecto. Escolha os KPIs que fazem mais sentido para o seu projecto ou iniciativa.
Esta é uma das causas mais comuns de falha. Sem isto, os membros da equipa do projeto (e você!) não saberão se estão no caminho certo no que diz respeito ao calendário, ao âmbito e ao orçamento. Acumularão prazos falhados e derrapagens orçamentais antes sequer de perceberem que algo está errado.
Lição aprendida:
Defina sempre KPIs e métricas para os seus projetos, mesmo para os projetos mais pequenos, em que tal possa parecer desnecessário ou um passo adicional para determinar algo que já conhece. Poderá descobrir um desalinhamento entre os objetivos do seu projeto e os KPIs, o que lhe evitará uma dor de cabeça mais tarde.
3 passos para evitar o fracasso do projeto
Uma forma de evitar o fracasso do projeto é realizar avaliações do projeto em vários momentos ao longo do projeto. Eis três passos a ter em conta:
- Identifique os riscos: Normalmente, fará isto como parte do processo de criação do esquema do projeto. Registe os riscos num registo de riscos ou registo RAID.
- Avalie os riscos: Avalie a probabilidade e o impacto de cada risco. Deve prestar mais atenção aos riscos que são muito prováveis e que teriam o impacto mais negativo.
- Crie planos de gestão de riscos e planos de contingência: O que fará se um determinado risco se concretizar? Como pode reduzir a probabilidade de esse risco ocorrer?
Leia mais sobre como evitar o fracasso do projeto aqui.
O que pensa?
Estas são algumas das razões mais comuns para o fracasso de um projeto, mas não são as únicas. Poderá também deparar-se com falta de recursos, falta de trabalho em equipa e vários outros problemas. O mais importante é manter-se atento, manter abertos os canais de comunicação e garantir que identificou os riscos que possam ameaçar o seu projeto.
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