Pressupostos do projeto: como identificá-los & questioná-los

Estas suposições acontecem porque acreditamos que as outras pessoas sabem aquilo que nós sabemos, seja sobre um projeto, os seus fatores impulsionadores ou até competências específicas. 

Um tipo de suposição ocorre quando não temos toda a informação, mas temos bastante certeza sobre o caminho a seguir. Um exemplo disso é presumirmos que o gateway de pagamento tem uma API que podemos utilizar para integrar com a loja online do nosso cliente. Nos dias de hoje, é uma suposição razoável considerar que terão APIs disponíveis. 

Este tipo de suposições é normalmente identificado numa fase inicial e adicionado a um ou mais dos seguintes elementos:

• Registo RAID (utilizado para registar riscos, suposições, problemas e dependências do projeto)
• Termo de abertura do projeto
• Plano geral do projeto
• Registo específico de suposições
• Ferramenta de gestão de projetos ou software de gestão de projetos 

O outro tipo de suposição do projeto, as suposições na comunicação, pode ser um pouco mais difícil de identificar e de detetar.

O que torna estas suposições mais complexas é o facto de ocorrerem de ambos os lados do projeto, tanto do lado do fornecedor como do lado do cliente, e serem frequentemente feitas de forma subconsciente. Por exemplo, o cliente ou uma parte interessada fundamental pode presumir que determinada funcionalidade era óbvia e, por isso, não pensou em pedir-lha.

Nota: Estas estratégias de comunicação na gestão de projetos também podem ajudar a reduzir as suposições.

Porque são importantes as suposições do projeto?

As suposições do projeto são importantes porque podem introduzir muitos riscos potenciais no seu projeto. Enquanto gestor de projeto, está constantemente atento aos riscos do projeto e a criar planos de contingência para os mesmos, uma vez que é o responsável por proteger o âmbito do projeto, o orçamento e o cronograma ou calendário do projeto. As suposições são os ninjas do mundo dos riscos; muitas vezes entram sem serem detetadas e desaparecem sem deixar rasto depois de os danos terem sido causados. 

As suposições conduzem a mal-entendidos, que podem fazer descarrilar gravemente o seu projeto ou causar expansão descontrolada do âmbito. Se não compreendeu o que precisava de ser entregue e, em vez disso, fez suposições, terminará o trabalho e entregá-lo-á para ouvir a temida frase: “não foi isso que pedi”. Tudo isto faz com que tenha de ajustar o seu plano e repetir esse trabalho, fazendo-o perder tempo e esgotando o orçamento do projeto. 

Existe, no entanto, um lado positivo. Assim que tiver consciência destes tipos de suposições, irá encontrá-las em todo o lado, até fora do processo de planeamento ou do fluxo de trabalho do projeto, que é onde normalmente descobrirá a maioria das suposições do projeto.

A sua natureza oculta deixa de ser tão oculta, o que significa que pode reduzir o seu potencial impacto e questioná-las, em qualquer momento do ciclo de vida do projeto, antes de causarem problemas.

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Como questionar as suposições do projeto

Pode abordar as suposições do projeto fazendo as perguntas certas. Neste contexto, vejo as perguntas como tendo duas funções: 

1. Ajudam-nos a recolher mais informação
2. Levam as pessoas a pensar de forma diferente, dando origem a novas descobertas

As perguntas são a única forma de questionar e eliminar eficazmente as suposições. Gosto de seguir a abordagem de Stephen Covey, apresentada no seu livro Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes: “Procure primeiro compreender, para depois ser compreendido”. 

Por vezes, pode parecer que está a fazer demasiadas perguntas ou perguntas que parecem ter uma resposta óbvia, mas deve procurar primeiro compreender antes de poder criar um plano que seja compreendido.

Recolher informação

O objetivo de uma pergunta é obter uma maior compreensão. No que diz respeito à abordagem das suposições, é aqui que pede esclarecimentos. Pode esperar obter mais detalhes à medida que aprofunda afirmações de alto nível. 

Eventualmente, se fizer perguntas suficientes, a pessoa a quem está a perguntar começará a repetir-se ou será incapaz de responder. É assim que sabe que obteve toda a informação que essa pessoa tem disponível.

Mudar a forma de pensar

Esta razão para fazer perguntas pode ser mais estranha para algumas pessoas, mas é muito útil para as levar a tomar consciência dos pressupostos que estão a fazer e dos quais não têm conhecimento. 

Estas perguntas tendem a ser mais subtilmente vagas do que as utilizadas para obter informação, uma vez que foram concebidas para levar as pessoas a parar e a pensar. Normalmente, quando utiliza perguntas para mudar a forma de pensar, quer que a pessoa que responde pare por um momento. É assim que sabe que essa pessoa teve de procurar a resposta e, por isso, mudou a sua forma de pensar sobre o tema em questão.

Gerir os pressupostos do projeto através de perguntas

É necessário ter cuidado ao fazer perguntas, pois podem ser uma arma de dois gumes. Se não tiver cuidado, pode acabar por fazer mais pressupostos ao perguntar aquilo a que o mundo do coaching chamaria uma pergunta inadequada.  

“Compreendo que se refere a uma chamada para ação que direciona para a sua loja quando pressionada?” 

Este é um excelente exemplo de uma pergunta inadequada. Inserimos a nossa interpretação do pedido em vez de o clarificarmos. Além disso, é feita de uma forma que conduz a uma resposta de sim ou não. Se, neste caso, o cliente responder que sim, pode acabar com diferentes pressupostos sobre a funcionalidade, tais como: 

• Se a ligação abre num novo separador
• Se a ligação direciona para a página inicial da loja ou para uma página de destino específica
• Se o estilo será igual ao das outras chamadas para ação no sítio Web
• Onde será colocada

Queremos fazer perguntas adequadas, sem preconceitos nem afirmações indutoras. Para o exemplo acima, uma pergunta melhor seria algo como: 

“Pode explicar-me, passo a passo, o percurso do utilizador que prevê, desde a visita de um cliente ao seu sítio Web até chegar à sua loja online através desta chamada para ação?”

Eis como formular perguntas para que o significado correto seja transmitido.

Perguntas para questionar os seus pressupostos

Notará mais pressupostos à medida que a sua atenção se concentra neles. Ainda assim, muitas vezes vale a pena começar por fazer perguntas a si próprio.

• Pergunte a si próprio: que pressupostos está a fazer sobre este pedido? Pode ir mais longe, perguntando se o pedido pode ser interpretado de outra forma. Compreenda que pressupostos estão presentes no pedido e, em seguida, formule as suas perguntas para obter mais detalhes. Seja claro e específico. Tente cingir-se a perguntas do tipo quem, o quê, onde, quando, porquê e como, e evite perguntas como: queria dizer, é algo como, etc. 
• Faça uma pergunta de cada vez. Se tiver dúvidas sobre se uma pergunta é adequada ou não, verifique se está a apresentar uma solução. As perguntas inadequadas contêm respostas, por isso, se for possível responder-lhes com um sim ou um não, são potencialmente inadequadas, a menos que sejam altamente específicas, por exemplo: “O código hexadecimal da cor que pretende é #1E4BF5”.

Obter detalhes adicionais desta forma desafia os seus pressupostos, eliminando-os das suas perguntas e ajudando-o a compreender melhor o pedido. Isto aplica-se tanto aos pressupostos que está a fazer como àqueles que o pedido o leva a fazer por não conter detalhes suficientes.

Perguntas para questionar os pressupostos da outra pessoa

Estruturar uma pergunta que questione os pressupostos de outra pessoa será mais aberto do que no caso anterior. Continua a ser importante manter estas perguntas adequadas, mas é difícil ser específico, pois não sabe necessariamente que pressupostos essa pessoa está a fazer. Estas perguntas tendem a ser mais abrangentes, como “há mais alguma coisa que ainda não tenha mencionado e que considere importante que saibamos?”. 

Mantenha estas perguntas abertas e vagas, no sentido de não direcionar a resposta. Na pergunta acima, não estamos a sugerir qualquer forma de responder nem que informação deve ser fornecida. Se necessário, pode sempre fazer perguntas de seguimento mais específicas para questionar os seus pressupostos sobre a resposta dessa pessoa. 

Fazer perguntas abrangentes e abertas dá à outra pessoa tempo para ponderar a resposta e, muitas vezes, leva-a a revelar informações que anteriormente nem sequer tinha pensado em mencionar. 

Exemplos de pressupostos sobre projetos e perguntas para os questionar

Eis alguns exemplos de pressupostos sobre projetos, acompanhados de boas perguntas para os questionar. Considero uma boa prática ter algumas perguntas preparadas que se adequem à sua área temática, para que possa recorrer a elas sempre que necessário. 

1. Pressuposto: O seu cliente quer criar uma página de destino que conduza os clientes à sua nova página de produto. Uma boa pergunta para contestar isto é: Pode explicar-me passo a passo o que pretende que os clientes façam para chegar à nova página? Esta é uma pergunta direta que visa eliminar os pressupostos que possa ter sobre os processos de pensamento do seu cliente relativamente ao percurso do utilizador.
2. Pressuposto: Os clientes do seu cliente não conseguem encontrar a nova página de produto e precisam de ajuda na navegação. Para contestar este pressuposto, pode fazer esta pergunta: Pode explicar a razão pela qual os clientes precisam de uma ligação de navegação adicional e o que pretende alcançar? Isto irá pôr em causa os pressupostos relacionados com o problema que os clientes estão a enfrentar e com os benefícios da sua solução.
3. Pressuposto: O cliente decidiu esta solução depois de considerar todas as soluções possíveis. Boas perguntas para este pressuposto são: Existem opções alternativas que possam alcançar o mesmo resultado? Poderíamos obter mais benefícios através desta outra abordagem? Esta pergunta foi concebida para estimular a sua reflexão e levá-los a reconsiderar os pressupostos restritivos que fizeram e que criaram o risco de perder benefícios maiores.
4. Pressuposto: O cliente considerou os seus próprios pressupostos sobre a solução e está a tê-los em conta. Uma boa pergunta neste caso é: Existe alguma coisa que esteja a pressupor e que o tenha levado a esta solução? Por vezes, esta abordagem direta pode resultar com clientes recetivos a desafios e a pensar de forma diferente. Utilizei-a para contestar a abordagem à execução do projeto com membros da equipa do projeto. É eficaz para revelar pressupostos e iniciar novas conversas sobre soluções para os problemas.

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