O que é uma auditoria de projeto & como realizar uma com sucesso

Uma auditoria a um projeto pode fazer parte do processo de uma empresa (por exemplo, auditar alguns ou todos os projetos) ou pode ser realizada a pedido de um cliente, para garantir que recebeu todos os produtos pelos quais pagou no âmbito do contrato.

Porque são importantes as auditorias a projetos?

As auditorias a projetos são importantes porque podem mostrar até que ponto a sua organização está a concluir o trabalho dos projetos. Podem também ser um fator de conformidade em alguns setores regulamentados.

Mesmo que não seja obrigado a realizar ou participar em auditorias a projetos, estas podem ser uma atividade útil para revelar áreas de fragilidade ou lacunas nos produtos entregues. São também uma boa prática de gestão de riscos e uma forma de responsabilizar a equipa do projeto pelo trabalho que deve entregar.

Principais componentes de uma auditoria a um projeto

Eis os principais componentes que fazem parte de uma auditoria a um projeto.

Processo de auditoria

O processo de auditoria pode variar consoante o tipo de auditoria que está a ser realizado (mais informações abaixo). Pode envolver a análise do âmbito do projeto ou da declaração de trabalho, do plano do projeto e de todos os produtos enviados ao cliente ou a outras partes interessadas importantes. 

Se a auditoria se centrar no processo do projeto, os auditores podem estar mais interessados em analisar o plano do projeto e os fluxos de trabalho. Algumas auditorias seguem uma metodologia muito detalhada, enquanto outras são menos formais.

Se tiver havido problemas com o projeto ou se um cliente estiver insatisfeito com os produtos ou o trabalho fornecidos, toda a comunicação (e-mails, gravações de chamadas, mensagens do Slack) pode ser analisada como parte da auditoria. Neste caso, a agência ou a equipa do projeto pode ter de provar que o cliente ou outra parte interessada não forneceu qualquer feedback nem afirmou claramente que estava insatisfeito.

Documentos e dados

Os documentos e os dados são uma parte fundamental de uma auditoria a um projeto. O tipo de documentos e dados do projeto que a equipa de auditoria irá querer analisar inclui, entre outros:

• Declarações de trabalho ou termos de abertura do projeto
• Contratos (entre a empresa e um cliente e entre a empresa e quaisquer fornecedores ou prestadores de serviços)
• Planos e cronogramas dos projetos
• Licenças de software ou acordos de utilização
• Folhas de registo de horas dos membros da equipa do projeto
• Comunicações do projeto (e-mails, mensagens do Slack, gravações de chamadas, etc.)
• Atualizações do estado do projeto (destinadas ao cliente ou internas)
• Feedback ou aprovações do cliente
• Faturas e recibos de pagamento
• Registo de riscos do projeto ou planos de gestão de riscos
• Painéis ou outras medições de dados do projeto
• KPIs, OKRs ou fatores críticos de sucesso

Tipos de auditorias a projetos

Eis os principais tipos de auditorias a projetos:

• Auditoria de processos: As auditorias de processos analisam a forma como o trabalho do projeto foi realizado. O objetivo é compreender o processo de tomada de decisões, e a equipa de auditoria analisará o progresso do projeto, a forma como o trabalho é realizado e por quem. O relatório de auditoria pode ser utilizado para introduzir melhorias nos processos ou para destacar áreas em que uma equipa necessita de formação ou apoio.
• Auditoria de desempenho: As auditorias de desempenho são utilizadas para compreender o desempenho de um projeto. Analise as metas e os objetivos do projeto e avalie em que medida os resultados ou entregáveis atingem essas metas. Suponhamos que a sua equipa prevê um aumento de 20% no tráfego orgânico num prazo de 6 meses para um projeto de um sítio Web, mas a auditoria revela que o aumento foi de 30% (o que significa que a sua equipa merece muitos parabéns).
• Auditoria de conformidade: Num setor regulamentado, uma auditoria de conformidade é utilizada para garantir que as equipas do projeto cumprem a legislação. Por exemplo, se estiver a criar um sítio Web que recolhe dados protegidos ao abrigo da HIPAA, uma auditoria poderá analisar que dados são recolhidos, de que forma são recolhidos e como são utilizados e armazenados. Este tipo de auditoria também pode ser utilizado para verificar a conformidade com as leis de privacidade ou com outros requisitos regulamentares.
• Auditoria financeira: Uma auditoria financeira é exatamente aquilo que o nome indica. Pode ser utilizada para confirmar como foi gasto o orçamento de um projeto e identificar qualquer desperdício (ou fraude financeira, embora esperemos que não seja esse o caso).

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Quem está envolvido?

Eis algumas das pessoas que normalmente estarão envolvidas na auditoria do projeto e as respetivas funções.

Gestor de projeto

Enquanto gestor de projeto, pode esperar desempenhar o papel de principal responsável pela auditoria. Sabe quem fez o quê, sabe onde estão os ficheiros e, provavelmente, é quem tem mais contexto sobre os motivos pelos quais as coisas foram feitas ou sobre a forma como as decisões foram tomadas. 

Poderá deparar-se com um fluxo de perguntas ou pedidos urgentes mais rápido do que consegue responder, mas mantenha a calma, peça a todos que façam uma pausa e crie um plano para dar a cada pessoa aquilo de que necessita. Tente encarar a auditoria como um projeto que precisa de ser gerido, porque é exatamente isso que ela é.

Equipa de auditoria

A equipa de auditoria pode ser constituída por pessoas externas ao projeto, capazes de o analisar objetivamente e com um olhar renovado. Podem pertencer à organização ou ser externas, provenientes de uma entidade terceira ou até de uma agência governamental.

Certifique-se de que sabe quem são os seus auditores e o que irão procurar. Isto ajudá-lo-á a fornecer as informações mais relevantes às pessoas certas.

Partes interessadas

As partes interessadas no projeto, incluindo o patrocinador do projeto, os clientes, a equipa do projeto e a liderança da organização, poderão estar envolvidas na auditoria. Poderão ter de produzir elementos do projeto, como o documento de constituição, o orçamento, o registo de riscos, o plano do projeto ou outros entregáveis do projeto.

Especialistas no tema

Poderá ser solicitado o envolvimento de especialistas no tema para analisarem diferentes entregáveis ou abordagens ao trabalho, com o objetivo de aconselharem sobre conformidade ou boas práticas, ou de darem comentários sobre a abordagem. Isto poderá traduzir-se, por exemplo, na análise do código por um programador externo ou na análise do orçamento ou dos contratos com fornecedores por um contabilista ou especialista em aprovisionamento.

Como realizar uma auditoria de projeto

Eis os passos para realizar uma auditoria de projeto.

1. Planear

O primeiro passo da auditoria é planeá-la. O que será auditado, quando terá lugar a auditoria e quem fará o quê? Isto poderá ser semelhante à criação de um plano de projeto ou ao seguimento do processo de gestão de projetos que normalmente aplica a outros trabalhos do projeto.

Você (ou a pessoa responsável pela auditoria) deverá dispor de uma lista de verificação da auditoria que inclua todos os elementos que a equipa de auditoria pretende recolher e analisar.

2. Executar

Em seguida, avançará pelo processo de auditoria que foi planeado. Isto pode envolver a recolha de entregáveis, a realização de entrevistas com membros da equipa do projeto e o alinhamento dos valores de referência com as métricas reais do projeto. Poderá não ser você a realizar a auditoria, mas terá de ajudar a equipa de auditoria com os elementos do projeto e o agendamento, bem como fornecer qualquer outro apoio necessário durante a realização da auditoria.

3. Resumir & comunicar

Depois de concluída a auditoria, a equipa de auditoria analisará as aprendizagens e criará e distribuirá um relatório de auditoria. O relatório conterá informações sobre os objetivos da auditoria, as aprendizagens, as ações corretivas recomendadas e um plano de ação para implementar as conclusões em projetos futuros.

O relatório de auditoria também poderá conter uma cópia da lista de verificação da auditoria, para que todos tenham a mesma compreensão sobre o que foi analisado e de que forma foi analisado. Isto ajudará a garantir que nada foi esquecido.

4. Implementar

Enquanto gestor de projeto, trabalhará com a sua equipa para garantir que quaisquer conclusões ou recomendações da auditoria são implementadas, quer como ação corretiva no projeto auditado, quer em projetos futuros.

Há várias formas de o fazer, dependendo dos resultados da auditoria e da fase em que se encontra no ciclo de vida do projeto. Se for demasiado tarde para pôr uma recomendação em prática no projeto atual, comece um documento de notas para o próximo projeto antes de o iniciar.

5. Acompanhamento

Dependendo dos resultados da auditoria, poderá ter de dar seguimento junto da equipa de auditoria ou de outros responsáveis da sua organização. Isto pode incluir o envio de um entregável em falta, a correção de um processo ineficiente ou até a demonstração das melhorias que implementou em projetos futuros.

Exemplo de uma Auditoria de Projeto

Vejamos um exemplo de uma auditoria numa agência digital. Uma equipa de projeto era responsável por fornecer uma versão renovada da marca, uma estratégia digital, uma estratégia de conteúdos e um novo website para apoiar a estratégia.

O cliente contactou o CEO da agência quando o projeto estava cerca de três quartos concluído para dizer que não estava satisfeito com a forma como as coisas estavam a decorrer. Sentia que os documentos estratégicos eram demasiado genéricos e não percebia o que a sua equipa deveria estar a fazer.

Também sentia que não lhe tinham sido dadas instruções claras sobre as revisões dos entregáveis e que o seu feedback não estava a ser implementado. Referiu ainda que os documentos estavam cheios de erros e que as edições não estavam a ser incorporadas diretamente.

O CEO pediu à diretora criativa e ao redator principal que realizassem uma auditoria, incluindo uma auditoria de tempo, para avaliar como as horas da equipa estavam a ser utilizadas nos vários entregáveis. O gestor de projeto e o gestor de conta reuniram o SOW e o plano do projeto, as recomendações estratégicas, as apresentações de branding, os wireframes do website, os designs e os documentos de texto.

Pediram também todos os e-mails com o feedback do cliente e as gravações das chamadas que continham uma apresentação ou explicação dos entregáveis. A equipa de auditoria concluiu que a equipa era constituída sobretudo por elementos mais juniores e precisava de supervisão criativa adicional, superior à que o gestor de projeto, por si só, poderia assegurar.

O CEO informou o cliente de que a diretora criativa iria supervisionar o restante do projeto e de que alguns dos entregáveis seriam revistos com base no feedback, sem qualquer custo adicional. O cliente ficou muito mais satisfeito e continuou a trabalhar com a agência durante muitos anos depois de concluída a auditoria inicial.

Benefícios da Realização de uma Auditoria de Projeto

Eis alguns dos benefícios da realização regular de auditorias de projetos:

• Aumentar ou manter a qualidade do projeto: Embora a garantia de qualidade deva fazer parte de todos os projetos, contar com um olhar novo ou até com a revisão objetiva de um terceiro pode ajudar a assegurar a qualidade do projeto ou fornecer ideias adicionais para a sua melhoria.
• Encontrar oportunidades de eficiência: Observadores imparciais também podem ser uma forma simples de encontrar oportunidades de eficiência. Nunca é mau ter alguém a perguntar por que motivo as coisas são feitas de determinada forma!
• Assegurar a conformidade legal: As auditorias podem ajudar a assegurar a conformidade legal, o que pode proteger a empresa ou a equipa de potenciais processos judiciais.

Ferramentas para Auditorias de Projetos

Um plano de auditoria não se cria sozinho, mas existem muitas opções de software de gestão de projetos que podem ser muito úteis no planeamento e na realização de auditorias de projetos. Podem ajudar a localizar documentos, conversas e entregáveis, para que estes cheguem mais rapidamente à equipa de auditoria.

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Boas Práticas de Elaboração de Relatórios de Auditorias de Projetos

Tal como acontece na gestão de um projeto, também deve garantir que as auditorias de projetos decorrem sem problemas, para que não se tornem avassaladoras nem distraiam a sua equipa. Eis algumas boas práticas para evitar que as auditorias se tornem uma distração:

• Comunique de forma proativa: Nada gera ansiedade numa equipa mais rapidamente do que a incerteza. Se a sua equipa estiver a ser auditada, o responsável ou outro líder da organização deverá explicar tudo o que precisam de saber sobre a auditoria. O que está a ser analisado? Por que motivo isto está a acontecer? Qual será o resultado?
• Faça perguntas com curiosidade: Os auditores devem procurar fazer perguntas ou apresentar pedidos partindo de uma curiosidade genuína. A maioria das pessoas quer fazer um bom trabalho, e um auditor que adote um tom acusatório pode colocar os membros da equipa na defensiva. Mesmo que alguém tenha cometido um erro, pode haver muitas razões para tal, e alguns erros estão fora do controlo da equipa — como não dispor, desde o início, das informações corretas ou não ter tempo suficiente para rever os entregáveis.
• Partilhe os resultados da auditoria: Mesmo quando as notícias não são as melhores, partilhe os resultados da auditoria com a sua equipa. Se alguém for retirado da equipa ou da organização, ou se um cliente tiver decidido terminar a relação, informe a equipa. Mas não fique por aí — fale sobre a forma como irá evitar que o problema se repita no futuro ou qual será o próximo passo.

Erros a evitar

Eis alguns erros a evitar como parte do processo de auditoria do projeto.

1. Tentar proteger a sua equipa de uma auditoria do projeto

Embora não queira assustar a sua equipa com uma auditoria, mantê-la às escuras também não é uma boa estratégia. Diga à sua equipa o suficiente para lhe transmitir alguma tranquilidade e assegure-lhe que tem a situação sob controlo. Caso contrário, poderá criar as suas próprias histórias sobre o que está a acontecer, o que pode ter um impacto negativo no envolvimento da equipa.

2. Escolher uma equipa de auditoria que não é (ou não pode ser) objetiva

Ao realizar uma auditoria, se as pessoas não conseguirem ser verdadeiramente objetivas, poderão introduzir enviesamentos no processo. Recorra a membros neutros da equipa que possam basear-se em dados, para garantir que a auditoria é realizada de forma justa e fornece informações concretas.

3. Não agir com base nos resultados da auditoria

As auditorias de projetos são empreendimentos bastante exigentes e requerem um investimento significativo de tempo e recursos. Seria um grande erro não aprender com os resultados e continuar a melhorar os processos ou a conformidade.

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