Guia do EPMO: O Que É & Em Que Difere de um PMO
Se é membro de um escritório de gestão de projetos (PMO) numa organização em rápido crescimento, o seu dia a dia pode parecer uma corrida.
Por vezes, tudo se torna tão caótico que mal tem tempo para uma pausa para ir à casa de banho — quanto mais para uma pausa para almoçar.
E se lhe dissesse que não tem de ser assim? E se a sua organização dedicasse tempo a definir objetivos e prioridades, selecionasse cuidadosamente projetos alinhados com esses objetivos e implementasse sistemas sólidos de elaboração de relatórios para monitorizar a saúde do portefólio?
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Esta é a ideia subjacente a um escritório de gestão de projetos empresarial, ou EPMO.
Mas, afinal, o que é um EPMO e que funções desempenha no quadro geral? Neste artigo, analiso detalhadamente o tema e explico tudo o que precisa de saber sobre um EPMO, incluindo a forma como se diferencia de um PMO tradicional.
O que é um escritório de gestão de projetos empresarial (EPMO)?
Um EPMO opera diretamente sob a alçada dos executivos de topo e do conselho de administração. É composto por uma equipa de liderança executiva responsável pelas principais decisões sobre os projetos que a empresa deve ou não deve aceitar e sobre quem deverá supervisionar cada um deles.
Em vez de gerir projetos individualmente, o EPMO supervisiona simultaneamente um portefólio de projetos. Opera a um nível estratégico, garantindo que cada projeto realizado numa organização está alinhado com os objetivos empresariais.
O escritório ao nível empresarial é responsável por funções importantes, como a previsão da procura e o planeamento de recursos, bem como por avaliações financeiras, incluindo a elaboração do orçamento, o planeamento e o potencial retorno do investimento (ROI) dos projetos.
Antes de implementar um novo sistema, é importante compreender a definição de gestão de projetos empresarial.
Porque é importante um EPMO?
À medida que uma organização cresce e assume um maior volume de projetos mais complexos, um EPMO desempenha várias funções importantes:
- Define os objetivos organizacionais e gere um processo e fluxo de trabalho sólidos para a seleção de projetos, garantindo que a organização escolhe projetos alinhados com os objetivos estratégicos
- Otimiza a afetação de recursos através de métodos específicos entre os vários projetos
- Monitoriza a saúde do portefólio através da implementação e do acompanhamento de métricas de desempenho que promovem a responsabilização pelo sucesso dos projetos.
Quem lidera o EPMO?
Normalmente, um diretor de EPMO é responsável pela gestão de uma equipa de gestores de projetos que compõe o EPMO. O diretor é o principal ponto de contacto para a comunicação com a equipa executiva.
EPMO vs. PMO: qual é a diferença?
As principais diferenças entre um EPMO e um PMO estão relacionadas com:
1) Escala (o âmbito do portefólio de projetos que supervisiona)
2) Complexidade dos projetos (é semelhante às diferenças entre a gestão de portefólios e a gestão de projetos)
Um EPMO opera a uma escala maior do que um PMO. Um EPMO supervisiona projetos em toda a organização, enquanto um PMO desempenha um papel menor, mas semelhante, numa unidade de negócio específica, como as tecnologias de informação (IT) ou os aprovisionamentos.
Além disso, um PMO desempenha um papel mais tático do que um EPMO. Enquanto o EPMO define a estratégia para determinar quais os projetos mais alinhados com os objetivos da organização, o PMO supervisiona projetos individuais para garantir uma execução de elevada qualidade e uma entrega bem-sucedida.
Numa organização de grande dimensão, pode existir um EPMO que trabalha com a equipa executiva na seleção e no planeamento de projetos, bem como na afetação de recursos. Esse EPMO pode apoiar um PMO, orientando os projetos na direção certa e fornecendo informações estratégicas que dão contexto a uma iniciativa.
Por sua vez, o PMO apoia o EPMO na entrega dos projetos certos e na elaboração de relatórios sobre o progresso.
Como estão estruturados os EPMO?
Tal como os PMO, os EPMO podem seguir diferentes estruturas organizacionais, dependendo de fatores como a dimensão e a maturidade da organização, a trajetória de crescimento e o volume e a complexidade dos projetos.
Por exemplo, na minha função atual, sou responsável por um EPMO constituído por uma pessoa. Numa função anterior, fazia parte de um EPMO com 15 pessoas, distribuído por uma organização em crescimento (que acabou por ser dissolvido em favor da integração de gestores de programas em equipas de projeto específicas).
Responsabilidades do EPMO
Embora a estrutura dos EPMO possa parecer ligeiramente diferente consoante as organizações, as suas funções essenciais continuam a ser vitais para o sucesso organizacional. Por isso, é fundamental constituir a equipa do seu EPMO com membros que compreendam o contexto empresarial e o papel estratégico que foram contratados para desempenhar.
Um EPMO tradicional desempenha as seguintes funções e responsabilidades essenciais:
- Gestão e análise de custos: Os EPMO têm de garantir que as organizações financiam os projetos de forma eficaz e que estes se mantêm dentro do orçamento depois de serem financiados.
- Gestão de recursos: Os EPMO precisam de saber que pessoas devem liderar cada projeto. Também têm de garantir que existem gestores de projeto e membros de equipa suficientes disponíveis para assumir cada projeto e gerir quaisquer conflitos que possam surgir entre os membros da equipa.
- Gestão de riscos: Antes de aprovarem qualquer projeto e durante toda a implementação do projeto, os EPMO têm de identificar e avaliar potenciais riscos e fornecer planos estratégicos para os mitigar. Este é também um aspeto em que a utilização de IA nos escritórios de gestão de projetos pode ajudar.
- Gestão do desempenho: Os EPMO têm de garantir que a organização que servem apresenta um bom desempenho. Podem ser responsáveis por definir e controlar indicadores-chave de desempenho e criar relatórios que ajudem os executivos da direção ou o conselho de administração a avaliar o desempenho de um projeto ou de uma equipa de gestão de projetos.
- Governação de projetos: Os EPMO têm a responsabilidade de definir e implementar modelos de governação de projetos em toda a organização.
- Comunicação com as partes interessadas: Os EPMO têm de comunicar com as partes interessadas para garantir que a organização está a alcançar os objetivos e a corresponder às expectativas.
- Gestão estratégica do portefólio: Um EPMO precisa de supervisionar a gestão do portefólio de projetos (PPM), supervisionando os investimentos e os objetivos dos projetos para garantir que a priorização dos projetos está alinhada com os objetivos empresariais.
Como provavelmente já percebeu, estas responsabilidades não são algo que se possa simplesmente aprender e executar na perfeição sem formação prévia. Muitos líderes de EPMO possuem certificações de PMO ou de gestão de portefólios que os ajudam a conhecer as melhores práticas para gerir este nível de complexidade.
4 benefícios de um EPMO
A implementação de um EPMO proporciona vários benefícios organizacionais importantes, incluindo:
- Alinhamento estratégico e responsabilização relativamente às metas e aos objetivos dos projetos
- Alocação adequada de recursos e execução de elevada qualidade de acordo com o calendário, o orçamento e o âmbito do projeto
- A capacidade de monitorizar de forma consistente a saúde dos projetos utilizando um conjunto comum de indicadores-chave de desempenho e práticas de gestão de projetos
- Relatórios centralizados para a equipa executiva, maximizando o tempo que um PMO tradicional pode dedicar à execução tática.
Quando fazer a transição para um EPMO
Um EPMO é um excelente recurso para uma organização — no momento certo do seu desenvolvimento. Se implementar um EPMO demasiado cedo, este poderá tornar-se mais um encargo administrativo do que um benefício.
Nos casos em que uma empresa é demasiado jovem ou pequena para gerir de forma consistente ou alocar recursos a vários projetos em simultâneo, um PMO é normalmente uma melhor forma de manter os projetos dentro do orçamento e do calendário.
Além disso, se uma empresa se limitar a gerir projetos de grande dimensão num único departamento, desenvolver um PMO é, na maioria das vezes, uma escolha melhor do que um EPMO.
À medida que uma organização cresce, pode ser difícil saber quando é o momento certo para fazer a transição para um EPMO. Eis alguns sinais de que uma organização poderá estar preparada para criar um EPMO:
- Os gestores de projeto passam a maioria do tempo a resolver problemas urgentes, em vez de cumprirem os objetivos dos projetos e as metas
- Os executivos não dispõem de informações sobre o progresso e a execução dos projetos em tempo real, com um nível de detalhe adequado à sua função
- Os membros das equipas de projeto e outros colaboradores da organização não conseguem explicar claramente — ou desconhecem — a estratégia empresarial
- Os membros das equipas de projeto não sabem ao certo de que forma o seu trabalho se integra nesta estratégia global.
Como fazer a transição para um EPMO
Pode fazer a transição para um EPMO promovendo membros existentes do seu PMO — ou da equipa de gestão de projetos, caso não tenha um PMO — ou através de recrutamento externo.
Se estiver a criar o seu EPMO internamente, trabalhe com outros líderes para analisar os gestores de projetos e outros colaboradores, de modo a perceber se poderão ter as competências e os pontos fortes necessários para transitarem para uma função no seu EPMO.
A vantagem de dotar o seu EPMO de pessoal interno é que os seus gestores de projetos atuais já estão familiarizados com o contexto empresarial e o panorama de projetos da sua organização. Poderá ser mais fácil preencher as funções que deixam num PMO com contratações externas, quando o conhecimento da organização é menos crítico para o sucesso do projeto.
Por outro lado, poderá querer uma perspetiva renovada ao formar um EPMO que não esteja condicionada por preconceções de “business as usual”.
Ou os seus gestores de projetos atuais poderão estar satisfeitos com a execução tática e não ter interesse em transitar para uma função mais estratégica e menos prática. Neste caso, contratar externamente poderá ser uma boa opção.
No mínimo, deverá procurar candidatos com experiência em gestão de projetos, perspicácia empresarial e estratégica, competências de gestão das partes interessadas (incluindo à-vontade no trabalho com executivos) e capacidade para monitorizar e elaborar relatórios sobre métricas de desempenho dos projetos.
Que ferramentas de software devem os EPMO utilizar?
As ferramentas mais importantes para os EPMO utilizarem incluem aquelas que melhoram a colaboração entre equipas. Isto inclui software como o Microsoft Teams ou o Google Drive para partilhar documentos, folhas de cálculo e apresentações de forma assíncrona entre os membros da equipa. Outras soluções de gestão de projetos, como o Workzone ou o Primavera, podem ajudar os EPMO a supervisionar as finanças e os calendários dos projetos.
Consulte o melhor software de gestão de projetos empresariais para conhecer outros programas que podem ajudar a tornar o seu EPMO mais eficiente e descubra quanto poderá custar à sua organização um software de gestão de projetos empresariais. Para uma abordagem mais abrangente, o software empresarial de gestão de portefólios de projetos poderá ser uma opção ainda melhor, uma vez que pode simplificar o alinhamento dos projetos com os objetivos estratégicos e melhorar a eficiência geral (este é um dos muitos benefícios do software de gestão de portefólios de projetos).
Desenvolva um EPMO para o sucesso dos projetos em toda a empresa
Se a sua empresa for suficientemente grande, um EPMO é uma das melhores formas de garantir que os projetos que empreende estão alinhados com os objetivos estratégicos definidos pela sua empresa. Os EPMO ajudam os gestores de projetos e as equipas de projeto a manterem-se no caminho certo e mantêm os executivos informados sobre o que está a acontecer em toda a empresa.
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