As Dependências do Projeto Estão a Consumir-nos: Um Manual de Sobrevivência Zombie
“Zombies! Estão por todo o lado!” grita uma pessoa aterrorizada, a fugir de uma casa escura e degradada. Atrás dela, vemos os zombies a aproximarem-se lenta, mas implacavelmente, numa multidão assustadora, procurando devorar tudo o que conseguirem apanhar.
Já viu esta cena antes em filmes de terror. Mas os gestores de digitais têm o seu próprio tipo de zombies, que os perseguem obstinadamente a cada passo. São as , essas ligações imprevisíveis entre projetos, entre o seu e uma série de incógnitas, ou outras .
Escondem-se atrás de cada esquina. Assombram-no dia e noite, procurando sobrecarregá-lo com o seu número avassalador e consumir o seu numa teia de complexidade. Aproximam-se por trás quando menos espera e assumem o controlo do seu . Os zombies e as são sempre sorrateiros!
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Manual do zombie: regras para gerir dependências de projetos
O que os gestores de precisam é de um “manual do zombie” — um conjunto de regras que manterá os projetos seguros e saudáveis quando as dependências internas do e outros fatores tentarem persegui-lo.
e de constituem uma ameaça para o seu porque acrescentam complexidade e porque são imprevisíveis. O gestor de projetos de um único não tem controlo sobre outra ou função.
E, no entanto, os projetos dentro de uma empresa recorrem a um conjunto comum de recursos, provenientes de funções como vendas, garantia de qualidade, regulamentação, etc. Quando estão envolvidos mais de dois projetos, a complexidade multiplica-se e estes podem sair de controlo, não apenas exponencialmente, mas também fatorialmente.
O que qualquer parte interessada faz tem um efeito nos membros da sua equipa, quer queira quer não. Por , o seu pode depender de uma peça de software que outro está a desenvolver. Este antecessor na gestão de projetos é uma que tem de ser concluída antes de a do seu poder começar.
No início, parece que o outro não terá problemas em cumprir o prazo, mas, à medida que os dias passam e depois uma ou duas semanas, começa a ouvir os zombies a aproximarem-se. Eles vêm atrás do seu !
Pode pensar que era difícil antecipar este risco. Mas agora está perante si e, de repente, encontra-se preso nas suas garras! É demasiado tarde para consultar o seu manual do zombie.
Dependências de projetos e gestão de riscos
O primeiro capítulo do manual do zombie aconselha os gestores de a pensarem nas em termos de gestão de riscos. Os momentos em que o seu depende de outras pessoas ou de acontecimentos fora do seu controlo são inerentemente arriscados. Uma está fora do seu controlo e que pode ter um impacto negativo no seu é um tipo de risco.
Um passo importante — muitas vezes ignorado — é definir desde cedo os riscos do seu . Como antecipa estes riscos? Comece por dividi-los em categorias como:
- Risco técnico — Exemplo: Está a utilizar uma nova tecnologia, quer seja nova para o mundo ou nova para a sua empresa; funcionará como prometido?
- Risco do parceiro — Exemplo: Subcontratou o desenvolvimento de uma API; o parceiro entregará a tempo de cumprir o ?
- Risco de mercado — Exemplo: O seu entrará num mercado novo, mas adjacente; conhecemos realmente este setor?
- Risco interno — Exemplo: A equipa de vendas está sobrecarregada; terá os materiais prontos para a minha na feira comercial?
- Risco dos recursos — Exemplo: Está a criar um novo sítio Web, mas este precisa de ser testado; presume que os recursos estão disponíveis para este trabalho, mas confirmou-o com a função em questão?
O seu também pode ficar dependente de fatores do mundo exterior que estão fora do seu controlo. Por , plataformas como o Bluetooth, que parecem causar sempre problemas. Ou o sucesso do seu pode depender de uma como o RGPD ou outra regulamentação, seja nacional ou estrangeira.
Dependências do projeto e funções da equipa
Grande parte do risco associado ao deriva de pressupostos não verificados. Pensava que fulano de tal estava a trabalhar numa entrega importante, mas o calendário não era claro. Gerir dependências complexas exige comunicação proativa, e as pessoas simplesmente não são boas nisso. Demasiadas vezes, fazemos suposições, e fazer suposições é sempre arriscado.
Por isso, eis outra regra do manual dos zombies: sempre que puder antecipar dependências, procure as partes envolvidas. Faça com que estejam todas em sintonia.
Parece elementar? Sim. Mas quantos projetos enfrentam dificuldades de um tipo ou de outro devido a simples mal-entendidos? Na TCGen, desenvolvemos uma versão modificada e melhorada de um quadro RACI que pode ajudar. Define os papéis e as responsabilidades dentro do seu , e não entre projetos, mas é um começo.
Ajuda a antecipar dependências porque mostra que funções estarão envolvidas no seu e quando. Isto permite-lhe definir as áreas do seu que provavelmente dependerão de outros projetos ou de fatores externos, como entidades reguladoras ou parceiros de desenvolvimento. Uma ferramenta como um ou um quadro Kanban também pode ajudar neste aspeto.
E, já agora, falando de ferramentas:
Gerir dependências: dois métodos do conjunto de ferramentas de gestão de projetos
Eis mais duas ferramentas que podem ajudar a manter os zombies afastados:
Caminhos críticos
Já ouviu falar do conceito de uma equipa de equipas. É quando encara toda a sua empresa como uma metaequipa, composta por muitas equipas que se juntam livremente de forma adaptativa. Os recursos e as pessoas deslocam-se para outros locais de forma fluida quando já não são necessários.
O método do caminho crítico.
Agora talvez conheça o método do que mapeia tarefas dependentes, como parte de um . Imagine um mapa que mostrasse as dependências críticas e os caminhos críticos entre . Como um de caminhos críticos.
Os caminhos críticos são úteis para acompanhar as dependências entre projetos.
Tal como o mostra as dependências entre ; o das poderá mostrar onde existem dependências entre . Um das identificaria as principais dependências entre projetos, bem como dentro dos próprios projetos.
2. Planos de lançamento
Outro capítulo fundamental do manual dos zombies: planos de lançamento. Conhece esta ferramenta do ágil. Divide projetos maiores em lançamentos separados, quer esteja a lançar para o mercado quer não, e divide-os nos seus sprints constituintes.
Um exemplo de um plano de lançamento de um projeto.
Identifique os sprints que apresentam maior risco do ponto de vista das . Contacte os principais responsáveis e os gestores de projeto. Avise-os atempadamente sobre os zombies que encontrará pelo caminho.
Gerir dependências de projetos: mais dicas do manual dos zombies
De que mais precisa no seu manual dos zombies? Eis algumas dicas de bom senso para — antes que comecem a geri-lo a si!
- Aceite que todos os projetos têm dependências. Quanto maior for o projeto, mais dependências terá. Se acha que não vai ter nenhuma, ou não consegue imaginar onde estarão, esforce-se mais.
- Anote os seus pressupostos sobre as dependências. Divida-as em diferentes tipos de dependências, como “parceiros”, “outros projetos”, “entidades externas fora do meu controlo”, etc.
- Compreenda a arquitetura do projeto. Reúna-se com os responsáveis técnicos e mapeie a integração do projeto: quando e quais componentes têm de se encaixar. Identifique as dependências conhecidas.
- Esclareça as funções e responsabilidades funcionais. Contacte os gestores de projeto dos programas dependentes. Fale sobre as dependências e avalie os riscos do projeto.
- Monitorize as dependências e comunique. Inclua as dependências principais como pontos da agenda nas reuniões ou atualizações da equipa.
- Tenha um processo formal de escalamento. Saiba a quem recorrer caso surja um problema.
Dependências de projetos: não há soluções milagrosas
Pode ouvi-los a aproximarem-se, mas não os consegue ver. Para os gestores de digitais, estes riscos imprevistos e dependências complexas são as proverbiais coisas que fazem barulho durante a noite. Mas estes «mortos-vivos» não precisam de matar o seu .
É complicado, uma vez que não existe uma solução milagrosa nem um colar de alho para neutralizar estes monstros. Mas os passos acima descritos podem mitigar os riscos antes de sair a correr, aos gritos, da casa assustadora.
Os zombies estão por todo o lado. Por isso, esteja preparado. Com algum planeamento e cuidado, estará sempre um passo à frente deles!
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