21 ideias para retrospetivas de sprint para pôr equipas de projeto silenciosas a falar
Há muitos ingredientes necessários para tornar excelente uma boa retrospetiva. Mas quase todos eles — quer se trate de honestidade, segurança psicológica, abertura ou simplesmente do desejo de melhorar — dependem de as equipas ágeis se expressarem.
As retrospetivas não podem avançar se os membros da equipa não estiverem empenhados em falar sobre os problemas e em assumir a responsabilidade por implementar melhorias contínuas.
As retrospetivas só funcionam com a participação dos membros da equipa.
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Através das atividades da Parabol para ajudar as equipas a realizar retrospetivas melhores, mais democráticas e mais inclusivas, há uma dificuldade comum que ouço dos Scrum Masters e dos Product Owners: “a minha equipa é muito silenciosa nas retrospetivas — como posso fazê-los falar?”
As retrospetivas não só são penosas quando ninguém se manifesta, como também deixam de cumprir o seu objetivo de criar uma melhoria contínua da equipa.
Porque é que a sua equipa está calada nas retrospetivas?
As retrospetivas de sprint são reuniões estranhas, porque, ao contrário da maioria das outras reuniões, pedem aos participantes que partilhem vulnerabilidades, fraquezas, problemas ou desafios.
A vulnerabilidade e a abertura são aquilo que torna tão valiosos os conhecimentos obtidos nas retrospetivas. Mas também tornam estas reuniões mais difíceis de integrar.
Há algumas coisas que podem estar a impedir uma equipa mais silenciosa de se manifestar nas retrospetivas:
Há várias razões pelas quais os membros da equipa podem ficar calados nas retrospetivas.
- Medo de represálias: Por vezes, as pessoas não se sentem seguras ao mostrarem-se vulneráveis, quer isso implique assumir um erro ou simplesmente reconhecer que algo correu mal. As equipas novas, em particular, podem ter dificuldades, pois os seus membros receiam que os seus fracassos sejam usados contra eles.
- Medo de serem julgados: Todos querem ser respeitados pelos seus pares. Por isso, alguns membros da equipa — sobretudo os mais recentes — podem sentir que aquilo que têm para oferecer não merece ser discutido ou que os fará parecer estúpidos.
- Não sabem o que dizer: As retrospetivas ágeis destinam-se sobretudo a servir a equipa, e não os gestores. Os membros da equipa podem sentir que não têm nada de novo para contribuir para a reunião e, por isso, permanecem em silêncio. Vejo isto frequentemente quando os membros da equipa sentem que contribuíram ao escrever reflexões sobre a retrospetiva, mas não se sentem confiantes para as desenvolver verbalmente ou para aprofundar a questão em causa durante a retrospetiva.
Alguns dos membros da sua equipa também podem estar mais próximos do lado introvertido do espectro. Se for esse o caso, ficam aqui algumas sugestões para conceber reuniões ágeis mais adequadas a pessoas introvertidas.
Porque é que as retrospetivas silenciosas são um mau sinal
As retrospetivas no contexto ágil são como terapia de equipa. A cada 2 semanas, sentam-se juntos e conversam sobre as duas semanas anteriores. E, tal como na terapia, o objetivo não é ter todas as respostas depois de uma sessão, mas sim fazer progressos constantes. A menos que consigam abrir-se gradualmente, é impossível avançar e ter reuniões produtivas.
Tal como acontece quando se reprimem sentimentos negativos, as retrospetivas silenciosas são perigosas para a saúde da sua equipa. Quando os problemas ou as questões não são expostos, discutidos e resolvidos, podem acumular-se de forma tóxica.
As equipas fortes e experientes podem ter mais confiança para discutir problemas, mas as equipas novas ou menos experientes têm maior probabilidade de interiorizar os problemas devido a vários medos ou inseguranças. As equipas mais silenciosas, que guardam tudo para si, podem ver estes sentimentos transformarem-se em ressentimento ou na sensação de não serem ouvidas, o que pode prejudicar a segurança psicológica.
Ter uma comunicação aberta nas retrospetivas é importante porque:
- A discussão honesta é necessária para as equipas melhorarem. Sem ela, irão deparar-se repetidamente com os mesmos problemas. Isto cria um ciclo vicioso, em que os membros da equipa começam a acreditar que as retrospetivas são aborrecidas porque os mesmos problemas continuam a surgir.
- A comunicação aumenta a transparência e a abertura da equipa. Quando as equipas conseguem ser abertas umas com as outras em relação ao seu trabalho, é mais provável que sejam mais abertas durante o trabalho conjunto. Isto evita a formação de silos e a ocultação de informação.
- A aprendizagem torna-se algo para celebrar, em vez de algo a temer. Uma boa retrospetiva pode ser uma experiência transformadora para as equipas, revelando conhecimentos ocultos e ajudando-as a definir um caminho ousado para o futuro. Quanto mais depressa a sua equipa conseguir aprender em conjunto, mais depressa cresce e melhor se torna.
Como fazer com que as equipas falem nas suas retrospetivas
Quando está a facilitar uma reunião de retrospetiva, é fácil sentir-se responsável por fazer com que a equipa fale. Afinal, está lá para orientar a conversa — ou estará? Os facilitadores existem para ajudar a conversa a fluir. Não para a criar.
Eis algumas medidas práticas que pode tomar na sua próxima retrospetiva para incentivar uma comunicação aberta.
Antes da reunião
Há muitas coisas que as equipas podem fazer antes ou fora da reunião para incentivar a abertura. E muitas dessas coisas estão relacionadas com a cultura mais ampla da sua equipa e, talvez, até da sua organização. Eis as minhas principais sugestões para antes do início da reunião.
1. Crie uma cultura de responsabilização
Não é possível criar uma cultura de um dia para o outro, mas pode definir expectativas que ajudem a reforçá-la. As retrospetivas devem servir principalmente a equipa e ajudá-la a melhorar. Por isso, considere reiterar que as retrospetivas servem a equipa e tente ultrapassar qualquer receio de represálias, deixando claro que o que acontece na retrospetiva fica na retrospetiva.
2. Defina expectativas para a equipa
As equipas novas podem não conhecer as “regras do jogo” e podem preocupar-se com aquilo que se espera delas. Por vezes, os novos membros da equipa não sabem exatamente sobre o que devem refletir ou como deve ser uma reflexão numa retrospetiva, por isso defina expectativas e partilhe antecipadamente algumas sugestões úteis para os participantes, para que todos saibam como contribuir.
3. Resolva problemas nas suas reuniões individuais
As pessoas gostam de comunicar e interagir de formas diferentes. Se está preocupado com a dinâmica da equipa nas retrospetivas, considere perguntar individualmente aos membros da equipa como se sentem em relação a isso e o que pode fazer para melhorar a dinâmica. Poderá ficar surpreendido ao descobrir que surgem temas semelhantes, proporcionando-lhe um caminho claro para ajudar a resolver o problema.
4. Incentive a reflexão assíncrona
Nem todas as pessoas trabalham bem quando são colocadas sob pressão e lhes é pedido que reflitam sobre as duas semanas anteriores. As pessoas introvertidas podem beneficiar de mais tempo para pensar.
Tente abrir o quadro da retrospetiva online no início do sprint, para incentivar as pessoas a contribuírem quando se sentirem preparadas. Esta é uma excelente forma de tornar as reuniões mais inclusivas para as pessoas introvertidas e pode ajudar a reservar mais tempo de sincronização para a discussão.
5. Trabalhe na segurança psicológica
A segurança psicológica ajuda os membros da equipa a sentirem-se suficientemente à vontade para se sentarem juntos e abrirem-se. É um processo de longo prazo, construído através da criação de uma cultura sem julgamentos nem culpabilização.
Pode ajudar a promover a segurança psicológica agendando momentos de convívio em conjunto, jogando um jogo antes de uma reunião ou colocando uma pergunta para quebrar o gelo. Algo tão simples como um jogo de perguntas e respostas pode fazer uma grande diferença na forma como a sua equipa se sente antes de começar o trabalho e as reuniões.
Construir segurança psicológica é importante para qualquer equipa, mas é particularmente necessário para equipas remotas, nas quais os participantes nem sempre têm tantas oportunidades para construir confiança e relações interpessoais fortes.
6. Faça das retrospetivas um evento apenas por convite
Olhares indiscretos podem prejudicar a abertura nas retrospetivas, por isso certifique-se de que apenas a sua equipa e o facilitador da reunião são convidados. Se alguém da gestão ou de outras áreas da organização quiser participar, explique que a sua presença pode prejudicar a segurança psicológica da equipa. Se está preocupado com a forma de abordar essa conversa, eis algumas sugestões.
7. Leia a Diretiva Principal antes de começar
A Diretiva Principal da Retrospectiva de Norm Kerth é um mantra útil que define as expectativas para as retrospetivas. Normalmente, os facilitadores de retrospetivas leem-na no início da retrospetiva para definir o tom. A Diretiva Principal pode ajudar as equipas mais reservadas a sentirem-se mais confiantes para falar, reiterando que as retrospetivas são um espaço seguro e livre de julgamentos.
Durante a reunião
O dia finalmente chegou. A sua equipa tem trabalhado arduamente em sprints durante 2 semanas ou mais. Está na altura de realizar a retrospetiva do sprint para analisar o que correu bem e onde uma pequena melhoria poderia ser útil. Eis as minhas principais dicas para fazer com que as equipas falem durante a retrospetiva.
8. Comece com uma atividade de quebra-gelo
As perguntas de quebra-gelo dão a todos a oportunidade de falar no início da reunião. Por vezes, dizer a primeira palavra é a parte mais difícil. Por isso, elimine o risco fazendo uma pergunta divertida que ajude a equipa a abrir-se e a criar ligações.
Para as equipas remotas, esta pode ser uma forma especialmente valiosa de criar uma ligação quando não têm tantas oportunidades para interagir.
9. Mantenha o anonimato para incentivar a abertura
Pode levar algum tempo até que uma equipa nova se sinta confiante para se abrir com os restantes elementos. Por isso, experimente tornar anónimas todas as reflexões da retrospetiva, para ultrapassar o medo de represálias ou de julgamentos dentro da equipa. O anonimato é uma excelente forma de ter uma conversa honesta e aberta sem deixar ninguém a sentir-se demasiado exposto. Muitas ferramentas online tornam as reflexões anónimas por predefinição para o ajudar neste processo.
10. Facilite a interação com uma sondagem
Votar numa sondagem é fácil e uma excelente forma de estimular uma conversa. Enquanto facilitador da reunião, isto permite-lhe perceber quem pensa o quê e fazer perguntas de acompanhamento direcionadas, em vez das perguntas abertas que normalmente poderia fazer para iniciar uma conversa.
Por exemplo, se houver duas opções para melhorar um problema de processo, apresente-as numa sondagem rápida. Veja quem escolhe cada opção e comece a conversa a partir daí. Tal como no póquer de planeamento ou numa estimativa ágil, pode dedicar o seu tempo a tentar encontrar uma terceira alternativa ou a chegar a acordo em torno de uma das opções existentes.
11. Rode o papel de facilitador para desenvolver o sentido de responsabilidade da equipa
Experimente alternar o papel de facilitador dentro da sua equipa. Isto ajuda toda a equipa a compreender como pode ser difícil facilitar uma retrospetiva silenciosa.
Se estiver preocupado com a possibilidade de algo correr mal, experimente utilizar uma ferramenta online que trate de parte do trabalho necessário para os facilitadores de primeira viagem. Pode promover o sentido de responsabilidade da equipa pela retrospetiva incentivando o facilitador a escolher o modelo de retrospetiva.
12. Defina objetivos para as reflexões ou utilize um temporizador
Se estiver a ter dificuldades em conseguir um grande envolvimento no processo de redação das reflexões da retrospetiva, experimente definir objetivos para a equipa. Por exemplo: “Gostaria muito de ver pelo menos 5 reflexões de cada elemento da equipa nesta retrospetiva”. Também pode experimentar utilizar um temporizador para adicionar reflexões, para que os participantes saibam aproximadamente quanto tempo devem passar a escrever.
13. Prepare o terreno para desencadear reflexões de melhor qualidade
É difícil refletir sobre o sprint passado se nem sequer consegue lembrar-se do que aconteceu. Por isso, não subestime o valor de preparar o terreno para a sua retrospetiva.
Experimente abrir o Jira, o Confluence, o GitHub ou o local onde organiza o seu trabalho e fazer uma breve análise do que foi concluído e do que continua pendente no sprint. Isto ajudará a manter presentes os conteúdos do sprint e também a evitar que o viés de recência distorça as suas retrospetivas.
Encontre aqui dicas e truques adicionais para o Jira e consulte software de gestão de projetos integrado com o Jira.
14. Divida a equipa em grupos mais pequenos para incentivar a conversa
Se estiver a ter dificuldades em manter discussões significativas sobre determinados temas, considere dividir a retrospetiva em grupos mais pequenos para debater questões específicas, encontrar soluções e apresentar os resultados.
A desvantagem é perder alguma transparência na conversa. Mas a vantagem é provavelmente conseguir um maior envolvimento quando duas pessoas que trabalham em conjunto sabem que terão de apresentar resultados. Pode ser uma boa forma de iniciar uma discussão mais aprofundada.
15. Pergunte “Porquê?” para estimular uma reflexão mais aprofundada
Por que razão é uma pergunta subvalorizada e pouco utilizada nas retrospetivas. Perguntar por que razão alguém se sente de determinada forma, ou por que razão algo correu mal, pode ajudar a desencadear uma reflexão mais profunda. Se quiser chegar à causa principal de um problema, pode até experimentar a abordagem dos Cinco Porquês.
16. Torne tudo mais divertido jogando um jogo
As atividades com jogos tendem a reduzir o risco associado às conversas, ajudam as pessoas a abrir-se e fazem com que as retrospetivas pareçam menos sérias. Também ajudam as pessoas a contribuir de forma não verbal. Por isso, se o problema é fazer com que as pessoas falem, criar um espaço para que participem de outra forma é uma maneira muito útil de obter contributos.
Recomendo o jogo dos planetas em órbita, que pode ser utilizado em jogos de formação de equipas ou como formato de retrospetiva. Muitos jogos de retrospetiva realizam-se online, pelo que são ideais para equipas remotas ou reuniões com participantes virtuais.
17. Desfrute do silêncio
Quando é o facilitador da reunião, é fácil sentir que é responsável por preencher os silêncios. Mas o silêncio não é algo mau. Por vezes, esses poucos segundos adicionais de silêncio são precisamente aquilo de que os membros da equipa precisam para serem incentivados a contribuir.
Tenha em mente que as retrospetivas envolvem muito trabalho interpretativo, enquanto os membros da equipa refletem sobre como melhorar ou resolver problemas de processos, pelo que o silêncio nem sempre significa desinteresse. As pessoas podem simplesmente estar a pensar ou a preparar-se para falar. Dar esses poucos segundos adicionais de silêncio pode ser exatamente aquilo de que a equipa precisa.
Depois da retrospetiva
Seria compreensível pensar que a retro está terminada quando chega ao fim. Mas ainda há trabalho a fazer para consolidar os conhecimentos adquiridos, recolher feedback e garantir que a próxima retro é ainda melhor. Eis algumas coisas que pode experimentar no final da sua retrospetiva.
18. Faça uma retrospetiva sobre a sua retrospetiva
Realizar uma retrospetiva sobre a sua retrospetiva pode ajudá-lo a diagnosticar algumas das formas de melhorar a reunião. Pergunte às equipas como se sentem em relação às suas retrospetivas, o que melhorariam e peça-lhes que sugiram algumas experiências que possam ajudar a tornar as suas retrospetivas melhores.
19. Reforce os comportamentos positivos
Quando a sua retrospetiva terminar, dê feedback positivo, reconhecendo os membros da equipa que participaram e os momentos em que as retrospetivas correram bem. Considere destacar os conhecimentos úteis que foram gerados e reconhecer os membros da equipa que participaram bastante. Se os membros da sua equipa não se sentirem confortáveis a receber elogios em público, agradeça simplesmente a todos os seus contributos.
20. Dê seguimento diligente às ações definidas
As equipas envolvem-se mais nas retrospetivas quando conseguem ver o valor que estas proporcionam. Se participar numa reunião a cada 2 semanas e falar sobre o trabalho, mas nada acontecer, então essa reunião não terá valor para si. Mas se os membros da equipa derem seguimento às ações definidas e sentirem que os obstáculos desaparecem do seu trabalho e que os processos melhoram, torna-se mais fácil perceber o valor.
Pense nisto como fazer exercício ou perder peso. Se treinar intensamente e não vir resultados, é mais provável que desista. Mas se conseguir ver progressos iniciais e significativos, é mais provável que reconheça o valor disso e persista.
21. Agende a próxima retrospetiva no calendário da equipa
A melhoria contínua falha quando deixa de ser contínua. Por isso, é importante ser disciplinado e realizá-las regularmente. Quando as equipas têm mais oportunidades para se abrirem umas com as outras, isso torna-se cada vez mais fácil. Se não o fizer há algum tempo, pode ser mais difícil expor-se e mostrar vulnerabilidade.
Se está a ter dificuldades em criar o hábito de realizar retrospetivas regulares, há algumas dicas e estratégias que pode experimentar, incluindo enviar lembretes recorrentes, tratar as retrospetivas como algo sagrado e associar o hábito de fazer retrospetivas a outro hábito já existente, como a revisão da sprint. Lembre-se de que deve reservar aproximadamente uma hora de tempo de retrospetiva por cada 2 semanas de trabalho numa sprint.
Retrospetivas que fazem a sua equipa falar
Facilitar retrospetivas nem sempre é uma tarefa fácil — especialmente com equipas novas. Mesmo quando os participantes da reunião querem intervir, pode ser difícil consolidar a informação e definir próximos passos claros que tenham o apoio da equipa. Mas se a sua equipa não se sentir confiante para falar, essas serão as suas menores preocupações.
Os participantes na retrospetiva podem sentir-se tímidos ao falar, ou podem ter medo de represálias ou de serem julgados. Podem não saber o que dizer ou sentir que não têm nada para contribuir. E a situação pode ser diferente para cada pessoa da sua equipa.
Mas, no fundo, fazer com que a sua equipa fale mais nas retrospetivas consiste em fazer três coisas essenciais:
- Garantir que as reuniões proporcionam valor, para que todos compreendam por que razão as retrospetivas são importantes e o que obtêm com elas.
- Associar as retrospetivas a sentimentos positivos, porque os membros da equipa querem participar quando as retrospetivas são divertidas e resultam numa melhoria da equipa.
- Ajudar as pessoas a sentirem-se seguras para se expressarem, porque nem todas as pessoas se abrem tão rapidamente como as outras ou preferem comunicar da mesma forma. Algumas preferem ter mais tempo para refletir de forma assíncrona, ou utilizar comunicação escrita ou emojis em vez de falar.
As ideias e estratégias deste artigo foram concebidas para ajudar a alcançar precisamente isso, quer esteja a dinamizar retrospetivas remotas ou retrospetivas presenciais.
Por isso, antes da sua próxima retrospetiva, aproveite algumas destas estratégias. Experimente apenas uma ou duas e veja até onde chega. Se as coisas não estiverem a resultar, recolha opiniões, faça iterações e peça a opinião da equipa sobre como tornar tudo ainda melhor.
E se continuar a ter dificuldades, pode sempre experimentar uma retrospetiva silenciosa!
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