10 Perguntas Sobre o Arranque de um Projeto a Fazer Antes do Arranque

Independentemente da forma como o fizer, documente as respostas para que possa consultá-las mais tarde ou partilhá-las com a equipa e as partes interessadas do projeto, conforme necessário.

10 perguntas sobre a iniciação de projetos a fazer antes de começar um projeto

1. O que estamos realmente a entregar?

Um projeto pode ter um único resultado final abrangente: um site, um programa, um evento, uma identidade de marca. Mas a maioria dos projetos é composta por várias fases ou itens que devem ser concluídos por uma determinada ordem.

Toda a sua documentação, incluindo a declaração de âmbito ou a declaração de trabalho, o contrato, o documento de constituição do projeto e o plano do projeto, deve incluir uma lista simples de cada item que a sua equipa deverá entregar.

Um exemplo de âmbito de projeto (por exemplo, para criar um site) poderia incluir:

• reunião de arranque
• estratégia de conteúdos
• wireframes
• primeira ronda de design
• segunda ronda de design
• terceira ronda de design
• desenvolvimento
• introdução de conteúdos
• testes
• lançamento
• suporte

Embora o projeto seja um “site”, é da sua responsabilidade, enquanto gestor de projetos, acompanhar cada um dos resultados finais e elementos do projeto para garantir que são concluídos pela ordem correta, dentro do prazo e de acordo com as especificações.

Peça ao seu gestor, à equipa ou ao cliente que confirme se tem a lista completa dos resultados finais e das tarefas do projeto e se não falta nada. Certifique-se também de saber o que já foi concluído, o que está em curso e o que ainda falta fazer.

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2. O que NÃO estamos a entregar?

Tão importante como saber o que FAZ parte do projeto é saber claramente o que NÃO faz. Esta é uma das formas mais fáceis de evitar o alargamento descontrolado do âmbito, a confusão e o trabalho adicional.

Por exemplo, no site simples do ponto n.º 1, a sua empresa fornece a estratégia de conteúdos, mas isso significa que também irá escrever todos os textos e fornecer fotografias, vídeos ou ilustrações/elementos visuais para os acompanhar? Certifique-se de que pergunta a cada parte interessada se irá fornecer este tipo de elementos ou se pretende adicioná-los ao âmbito do projeto.

Existe também, naturalmente, um meio-termo, em que talvez recomende outra empresa ou uma empresa parceira para prestar alguns serviços adicionais. De qualquer forma, é extremamente importante determinar desde cedo quem será responsável por todos os elementos do projeto, para que, duas semanas antes do lançamento, não tenha de explicar ao cliente que pensava que ELE iria fornecer os textos e que o cliente assumia que era VOCÊ a fornecê-los.

Se o PM anterior do projeto já tiver abordado este assunto com o cliente, voltar a perguntar pode ser uma boa oportunidade para verificar a situação e perceber se o cliente mudou de ideias ou se esta poderá ser uma oportunidade para vender mais serviços.

3. Existe um prazo?

A maioria dos projetos tem prazos e, acredite ou não, isso é positivo. Ter um período de tempo concreto para concluir um projeto ajuda a sua equipa a manter-se focada, espera-se que garanta que o cliente também se mantém focado e ajuda-o a definir a distribuição do tempo e do orçamento.

Quando inicia um novo projeto, pergunte às suas partes interessadas quais são os respetivos prazos. Talvez exista um prazo firme devido ao lançamento de um produto, a um evento ou a uma restrição orçamental. (Eu chamo-lhe um “prazo-limite absoluto”.) Por vezes, descobrirá que os prazos podem ser um pouco mais flexíveis, ou seja, “gostaríamos que isto estivesse concluído algures este verão”. De qualquer forma, enquanto gestor de projetos, deve determinar desde cedo qual é o verdadeiro prazo, para poder planear retroativamente a partir daí.

Este também é um bom momento para verificar o progresso face ao seu cronograma – até à sua chegada, a sua equipa estava no caminho certo para terminar dentro do prazo? Se sim, ótimo! Caso contrário, esta é a sua oportunidade para avaliar o que está errado e corrigi-lo, de modo a voltar ao caminho certo.

4. Qual é o critério de avaliação do sucesso do projeto?

Esta é uma das perguntas mais importantes de gestão de projetos a fazer no início de qualquer projeto. O objetivo do projeto pode parecer simples, por exemplo: criar e lançar um novo sítio Web. Mas não tenha receio de aprofundar um pouco mais.

Pergunte aos seus clientes e às partes interessadas o que estão realmente a tentar alcançar com este trabalho. Querem aumentar o conhecimento da marca? Garantir o sucesso do lançamento de um projeto ou produto? Adquirir mais utilizadores? Aumentar as receitas? Incentive o seu cliente a ser sincero consigo sobre o motivo pelo qual está a iniciar este projeto e mantenha esse objetivo ou finalidade do projeto no centro das suas conversas. Saber como será realmente o sucesso pode ajudar a sua equipa a manter-se focada e a tomar decisões importantes ao longo do ciclo de vida do projeto.

Entrar no projeto a meio do seu percurso também significa que este é um bom momento para perguntar às partes interessadas se a sua visão/os seus objetivos mudaram de alguma forma desde o início e como pode ajudá-las da forma mais eficaz a alcançar todos os seus objetivos.

5. Quem é realmente o cliente?

Se trabalha numa agência, tenho a certeza de que isto já lhe aconteceu. Sei que me aconteceu mais vezes do que consigo contar! Enquanto está a conquistar um projeto, está a lidar com uma ou talvez algumas pessoas, mas, assim que o trabalho começa, de repente começam a aparecer outras pessoas para dar comentários e tomar decisões.

Não culpo os clientes por envolverem demasiadas pessoas no processo – isto pode ser uma questão política ou talvez o colaborador inicial queira obter uma segunda (ou terceira, ou quarta, ou quinta) opinião sobre o trabalho, para não ter de assumir sozinho a responsabilidade pelo sucesso do produto final. Afinal, temos de nos lembrar de que, em muitos casos, os seus clientes estão a investir muito tempo e confiança na sua equipa e têm direito a algum nível de envolvimento no trabalho.

Seja qual for o motivo, acredito pessoalmente que pode gerir este fenómeno por vezes frustrante dos “clientes que se multiplicam” simplesmente perguntando logo no início: “A opinião de quem é importante? Existem partes interessadas adicionais que serão envolvidas para dar comentários mais à frente?”

Desta forma, não só estará preparado para a confusão, caso esta ocorra, como também poderá recordar delicadamente ao seu cliente principal, se necessário, que ele concordou que apenas receberia observações de 2-3 pessoas e que, agora que 10 pessoas estão a dar os seus 2 cêntimos, poderá estar perante um aumento do âmbito.

6. Quem é o ponto de contacto?

Esta pergunta pode parecer redundante se já estiver a trabalhar com uma equipa de projeto aparentemente dedicada, mas é extremamente importante determinar quem é o PRINCIPAL ponto de contacto de um projeto em caso de emergência e com autoridade para tomar a decisão final.

E uma pergunta adicional de gestão de projetos: descubra qual é o método de comunicação preferido dessa pessoa. E-mail? Telefone do escritório? Telemóvel?  A última coisa com que vai querer preocupar-se se algo correr mal num projeto é saber com quem deve entrar em contacto e se essa pessoa sequer vai ler o seu e-mail.

7. Quem está a realizar o trabalho?

A maioria das perguntas sobre projetos desta lista são perguntas que fará aos seus clientes/partes interessadas, mas esta é extremamente importante e diz respeito exclusivamente à sua equipa interna. Talvez esteja a integrar um projeto em que já conhece os designers, programadores, etc., ou talvez tenha acabado de começar numa nova empresa onde não conhece ninguém!

De qualquer forma, assim que for integrado no projeto, certifique-se de que tem as pessoas certas a trabalhar nele. Todos têm as competências necessárias para concluir o trabalho dentro do prazo e do orçamento? Alguém da equipa precisa de formação ou apoio adicional? Preencheu todas as funções necessárias e pesquisou empreiteiros/trabalhadores independentes caso precise de mais pessoas para reforçar a equipa? Nesse caso, é importante considerar estratégias para gerir empreiteiros, de modo a garantir que o trabalho deles está alinhado com os objetivos do seu projeto.

8. Quem é o público-alvo do trabalho?

Muitas vezes, na gestão de projetos, pensamos em cada projeto como tendo 2 conjuntos de partes interessadas – o cliente ou a pessoa que solicita a realização do trabalho, e a equipa, ou as pessoas que realizam o trabalho. Mas geralmente existe um terceiro grupo de partes interessadas, por vezes silencioso – o público/consumidor/destinatário/utilizador que irá interagir com o trabalho, comprá-lo ou visualizá-lo quando estiver concluído.

O público-alvo do seu trabalho é extremamente importante. Alguns projetos permitirão a realização de inquéritos ou pesquisas para saber mais sobre o consumidor que está no outro lado do trabalho do seu projeto, mas, caso contrário, pode ainda colocar esta questão ao cliente, à sua equipa e a si próprio: para quem estamos a construir isto e o que é importante para essas pessoas? As respostas a estas questões de gestão de projetos irão, sem dúvida, ajudá-lo a manter o foco naquilo que está realmente a tentar alcançar.

9. Isto já foi feito antes?

Mesmo o trabalho mais inovador, único e notável no nosso setor é normalmente construído com base em algo que foi feito anteriormente ou inspira-se, de alguma forma, nesse trabalho. Não há qualquer vergonha em ver o que já foi feito neste setor ou por organizações semelhantes quando lhe atribuem um novo projeto!

Perguntar às partes interessadas, (clientes E equipa interna), que outros projetos foram realizados anteriormente e nos quais a sua equipa pode inspirar-se ou aprender é uma excelente forma de deixar todos entusiasmados com o trabalho que aí vem, obter algumas ideias novas e manter-se a par da concorrência. Gosto de pedir aos clientes que me mostrem exemplos de produtos/projetos que os inspiram, para que a minha equipa saiba o que deve alcançar e possa, idealmente, superar as expectativas.

10. O que poderá dificultar as coisas?

Acredite ou não, penso que esta poderá ser a minha pergunta preferida quando inicio um novo projeto. Pode parecer um pouco confuso analisar todos os potenciais problemas que poderá enfrentar enquanto equipa ao iniciar este trabalho, mas penso que reunir-se para identificar responsavelmente possíveis obstáculos ao sucesso não é apenas um exercício de humildade – admitir que algo irá inevitavelmente correr mal a dada altura – como também pode ajudá-lo, sem dúvida, a estar preparado para quando esse momento chegar.

Esperemos que já tenha tomado precauções contra os problemas mais comuns – recursos humanos, calendário, orçamento, especificações técnicas, etc. –, mas o que mais poderá impedir que tudo aconteça de acordo com o plano? Reúna-se com a sua equipa e pergunte às partes interessadas quais consideram ser potenciais obstáculos ao sucesso – ou que obstáculos já surgiram – e, em seguida, assegure a todos que, enquanto gestor de projeto, está informado sobre estas questões e preparado para as resolver caso voltem a surgir.

Porque as coisas podem dificultar-se, não é?

O que pensa?

Há alguma questão importante que não tenhamos mencionado? Diga-nos nos comentários. Recomendamos também que consulte a nossa lista de questões para colocar aos clientes durante uma sessão de descoberta antes de um projeto.

Ouça mais da Joanna no episódio do podcast aqui!

E, se procura ainda mais informações úteis, consulte este artigo: Temos o poder: como os gestores de projetos digitais influenciam as formas de trabalhar