Gestor de Projetos com mais de 30 Anos de Experiência Partilha como Está a Implementar o Copilot de IA da Microsoft em Toda a sua Organização
Com mais de 30 anos de experiência, Jeff Chamberlain viu a tecnologia de gestão de projetos evoluir de simples folhas de cálculo para a IA. Falámos com ele para perceber como este veterano da gestão de projetos está a repensar os rituais e a implementar IA em toda a sua organização. Eis o que tinha […]
Jeff Chamberlain
Gestor de Projetos Sénior
Experiência: Jeff Chamberlain tem mais de 30 anos de experiência em gestão de projetos, abrangendo vários domínios, incluindo a tecnologia financeira e as TI.
Adoção da IA: A IA está a transformar a gestão de projetos, melhorando tarefas como a elaboração de planos e a gestão das comunicações.
Ferramentas da Microsoft: Chamberlain salienta a importância do Microsoft 365, sobretudo do Outlook, para fluxos de trabalho eficientes na gestão de projetos.
Perspetivas sobre Projetos: Projetos recentes utilizaram o Microsoft Copilot, demonstrando aplicações práticas e benefícios de formação para as equipas.
Funções Futuras: A IA irá orientar as funções de gestão de projetos para a gestão de relações e a supervisão dos resultados produzidos pela IA, promovendo a colaboração.
Com mais de 30 anos de experiência, Jeff Chamberlain viu a tecnologia de gestão de projetos evoluir de simples folhas de cálculo para a IA.
Falámos com ele para perceber como este veterano da gestão de projetos está a repensar os rituais e a implementar IA em toda a sua organização.
Eis o que tinha para dizer.
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Mais de 30 anos de experiência em gestão de projetos
Sou gestor de projetos há mais de 30 anos, em áreas como FinTech, cuidados de saúde, TI, telecomunicações e até aventura ao ar livre. Também fui parceiro de formação autorizado do PMI.
Atualmente, sou o responsável pelos projetos de banda larga e empresariais do Governo do Condado de Frederick, no estado de Maryland. Supervisiono uma equipa de gestores de projetos no nosso departamento de TI e acompanho a forma como gerimos a entrega em várias divisões.
Sou responsável pela estratégia e pela governação — mas também continuo a gerir projetos.
Utilização diária da IA por um gestor de projetos
Em primeiro lugar, um esclarecimento. Estamos realmente na era da IA desde que nos tornámos “bons” na mente coletiva de dados que é a Internet.
Além disso, embora a IA se tenha tornado certamente mais sofisticada, não é nem “artificial” nem “inteligente”. É apenas um modelo de dados avançado — com uma interface de consulta em linguagem mais natural.
Tudo isto já existe há algum tempo. A diferença, agora, é que finalmente estamos a aproximar a tecnologia dos utilizadores não técnicos e a torná-la acessível.
Dito isto, utilizo-a bastante — sobretudo em algumas das minhas tarefas mais desafiantes:
- Redação de planos de projeto
- Revisão de documentos de gestão de projetos jurídicos (contratos, declarações de trabalho)
- Gestão da minha caixa de entrada
- Criação de respostas predefinidas para pedidos repetitivos
- Elaboração de requisitos
- Revisão da minha própria documentação
É uma ferramenta poderosa. Mas, por regra, continuo a insistir numa revisão humana.
Automatização de processos de gestão de projetos em PMOs municipais com IA
Quanto à minha organização, por muito que prefiramos não utilizar a IA como uma super ferramenta de pesquisa, a realidade é que os PMOs municipais ficam frequentemente um pouco “atrasados” em relação aos seus homólogos do setor privado, por várias razões.
Mas automatizamos vários elementos do nosso processo — tais como:
- Integração de novos colaboradores
- Aprovação de projetos
- Lançamento de projetos
- Notificações
Sou um grande defensor da automatização dessas tarefas repetitivas, mas tudo o que exige revisão ou supervisão precisa de ser verificado por nós. É um processo de “confiar, mas verificar”.
Com a IA, é preciso confiar, mas verificar. Esse é o processo.
Utilizar o conjunto de ferramentas de IA do Microsoft 365 na gestão de projetos
Atualmente, dependemos bastante do conjunto de produtos Microsoft 365.
Nos últimos dois anos, tenho vindo a aumentar gradualmente a utilização do SmartSheet no condado e a usar algumas das suas ferramentas de IA, que se concentram principalmente na criação de fórmulas e folhas.
E vou voltar ao básico e dizer que, de longe, a minha ferramenta de IA favorita é o Outlook. Agrada-me que estejam a ser integradas mais ferramentas, mas não há nada como o Outlook para comunicações, definição de lembretes, categorias, sinalizadores, formatação condicional e muitas, muitas outras funcionalidades.
Na verdade, tenho algo a que chamo “a regra do chefe”. Esta regra realça os meus e-mails através da formatação condicional quando sou a única pessoa a receber um e-mail do meu chefe. Chama-me a atenção.
O Outlook é uma ferramenta extremamente subvalorizada numa época de mensagens instantâneas, SMS e conversas. E a sua IA, através do Copilot, é incrivelmente útil.
Estudo de caso: projeto-piloto do Microsoft Copilot para o planeamento e a formação em gestão de projetos
Na minha organização, temos uma estrutura de gestão um pouco híbrida. Embora possa ser gestor de projetos responsável pela equipa de gestão de projetos, também sou gestor de uma divisão, pelo que desempenho uma função algo singular.
Tive a oportunidade de liderar um projeto de grande visibilidade para implementar o Copilot (a ferramenta de IA da Microsoft) junto de um grupo-piloto — um projeto-piloto do Copilot, por assim dizer. Utilizámos a ferramenta em vários aspetos do planeamento do projeto.
Aproveitei a oportunidade para ajudar a formar uma equipa de projeto muito competente em alguns fundamentos da gestão de projetos. Em seguida, utilizámos o Copilot para ajudar a redigir o plano do projeto, incluindo a formatação adequada dos riscos e problemas, bem como os nossos resumos executivos. Na verdade, criou o primeiro rascunho.
Depois, um dos nossos especialistas no assunto utilizou a ferramenta para ajudar a preparar e editar a formação que ministrámos. Esta formação foi ministrada ao nosso grupo-piloto, que incluía vários dirigentes superiores do condado.
Ao longo do projeto, realizámos sessões de atendimento nas quais ensinámos engenharia de instruções e resolvemos vários problemas que surgiram durante o projeto-piloto. Encontrámos muitos casos de utilização únicos. Senti muito orgulho por ter sido uma fonte significativa desses casos de utilização.
Por fim, no final do projeto — incorporando o feedback da comunidade recolhido ao longo do projeto-piloto — um dos gestores de departamento elaborou um relatório de projeto muito detalhado sobre as nossas conclusões com a ferramenta. Um trabalho impressionante.
De um modo geral, foi um sucesso significativo para o projeto e continuarei a falar sobre ele durante muitos anos.
Construir um sistema de pontuação com o Microsoft Copilot
Também utilizei o Copilot para ajudar a construir um sistema que utiliza valores independentes para classificar um projeto numa de quatro categorias de complexidade crescente.
É necessário porque recebemos muitos pedidos, pelo que a pontuação e a hierarquização são muito importantes.
Isto, combinado com uma abordagem semelhante à hierarquização e com a integração de um elemento humano, permitiu-nos, pelo menos, identificar para onde estão a ser direcionados os nossos recursos.
Como escrever melhores instruções para IA se assemelha às histórias de utilizador Ágil
Uma das coisas mais úteis que aprendi é o valor de uma instrução bem concebida.
Por exemplo, pode pegar num risco que tenha sido identificado e, em seguida, utilizar uma instrução para pedir aconselhamento especializado:
“Identificámos uma maior vulnerabilidade ao acesso não autorizado devido à ausência de autenticação multifator. O que sugeriria Kevin Mitnick (conhecido hacker que se tornou especialista do setor) que fizéssemos para mitigar este risco? Forneça não só exemplos do impacto, mas também pelo menos três estratégias de mitigação.”
Este tipo de estrutura de instrução — específica, contextual e orientada para a ação — parece-se muito com a redação de uma boa história de utilizador.
Aqui está um exemplo de uma instrução recente que escrevi:
“Redija um e-mail para informar as partes interessadas sobre um [atraso do projeto/alteração do âmbito/aumento do orçamento]. O e-mail deverá:
→ Reconhecer honestamente o problema.
→ Explicar sucintamente a causa.
→ Propor uma solução ou um plano de mitigação.
→ Fornecer um calendário revisto, se aplicável.
→ Disponibilizar-se para discutir o assunto mais aprofundadamente, se necessário.”
Tem sido útil. Mas tudo o que exige discernimento ou supervisão? Isso continua a ser da nossa responsabilidade.
Combinar métodos Ágeis e tradicionais de gestão de projetos
Por falar em histórias de utilizador, não somos totalmente Ágeis.
Atualmente, estou a defender alguma estabilidade no meu universo de projetos. Já vi alguns projetos muito bons a utilizar uma das muitas opções de metodologias Ágeis, mas existe uma preocupação relativamente à implementação e à definição de “concluído”.
Adoro o aspeto das histórias de utilizador nos requisitos e tento incorporá-las — juntamente com um processo rápido de aprovação de alterações. E sou um grande fã da retrospetiva.
Embora não seja Ágil puro, define certamente um modelo “híbrido”.
Como a IA está a transformar as funções e as equipas de gestão de projetos
Ouço esta pergunta muitas vezes de gestores de projetos mais jovens — “A IA vai tirar-me o emprego?” Pode ser um mundo assustador quando, há menos de três anos, esta era uma tecnologia de nicho, fora dos laboratórios de topo. Agora está no seu telemóvel.
A minha resposta é sempre: “Se não compreende algo, provavelmente não deveria trabalhar nessa área.”
Olhando para o futuro, tenho algumas previsões:
- O papel do gestor de projeto passará a centrar-se mais nas pessoas. Por outras palavras, já não gerimos tarefas; gerimos as relações num projeto. Também supervisionamos os resultados produzidos pelo modelo de linguagem de IA.
- Nós, enquanto gestores de projeto, teremos de orientar as nossas equipas não só para trabalharem umas com as outras, mas também com a IA.
- As equipas de projeto serão diferentes. Talvez vejamos “Grupos” de especialistas complementados por ferramentas de IA que nos permitam ter várias opiniões sobre as melhores práticas e tomar decisões mais focadas.
- O papel da história de utilizador Agile tornar-se-á mais relevante, uma vez que — se a decompusermos — um prompt de IA bem concebido é praticamente idêntico, na forma, a uma história de utilizador.
O papel do gestor de projeto passará a centrar-se mais nas pessoas. Por outras palavras, já não gerimos tarefas; gerimos as relações num projeto. Também supervisionamos os resultados produzidos pelo modelo de linguagem de IA
Conselhos para líderes de entrega que adotam a IA na gestão de projetos
Não se precipite. A tecnologia ainda está a ser desenvolvida. Analise os pontos problemáticos da sua organização e comece por aí.
Continue a perguntar a si próprio:
- “Isto precisa de automatização/IA?”
- “É realmente algo que devemos ampliar?”
Se estiver a analisar ferramentas, operações ou projetos pontuais, talvez a automatização ou a IA não sejam a opção adequada.
Acompanhe
Pode acompanhar o trabalho de Jeff através do LinkedIn, enquanto continua a explorar e a implementar sistemas baseados em IA no Governo do Condado de Frederick.
Em breve, serão publicadas mais entrevistas com especialistas n’The Digital Project Manager.
