Como iniciar com sucesso um novo emprego de gestão de projetos
Começar um novo trabalho de gestão de projetos é tão entusiasmante quanto stressante. Encontrou um emprego na área da gestão de projetos, teve um excelente desempenho na entrevista e já desempenhou estas funções antes, então porque está tão nervoso? Entrar numa nova empresa pode trazer alguns desafios enquanto aprende como tudo funciona.
Quando comecei na Roboboogie, já tinha cinco anos de experiência na área da gestão de projetos. Embora a minha experiência na gestão de equipas totalmente remotas, bem como na gestão de projetos numa agência com mais de 60 pessoas, me tenha ajudado claramente a preparar-me para o sucesso, ainda foi um desafio integrar-me e aprender os processos desta equipa mais pequena.
Não existem muitos recursos disponíveis para partilhar conhecimentos quando se começa numa nova função de gestão de projetos. Para ajudar a que se integre mais cedo e a impressionar os seus superiores, seguem-se cinco dicas para começar a trabalhar em pleno num instante.
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Eis por onde começar se está a tentar começar a trabalhar em pleno como gestor de projetos sem qualquer experiência anterior.
1. Ouça e aprenda
As primeiras semanas podem ser uma autêntica roda-viva. Conhecer os seus novos colegas, tentar não se perder a caminho da casa de banho, esquecer prontamente o seu novo e-mail... há muito para assimilar. Além disso, precisa de se familiarizar com os processos atualmente implementados para os gestores de projetos.
Embora a base da função de gestão de projetos permaneça a mesma na maioria das empresas, a forma como se conduz um projeto ao longo do seu ciclo de vida pode variar de equipa para equipa. É importante ouvir ativamente o seu colega que lhe está a explicar o processo e fazer perguntas com frequência. Esta é uma das competências de liderança na gestão de projetos que precisa de desenvolver, uma vez que cada membro da equipa desempenha um papel significativo na conclusão do projeto.
Embora isto pareça o básico de qualquer novo emprego, é duplamente importante que os gestores de projetos assimilem rapidamente esta informação. Enquanto gestor de projetos, é o maestro do projeto e, se não tiver a certeza de como o processo funciona, torna-se no seu pior pesadelo: um obstáculo.
2. Compreenda os seus clientes
Enquanto aprende como tudo funciona no seu novo escritório, esta é também uma excelente oportunidade para conhecer melhor o(s) cliente(s) com quem irá trabalhar.
Clientes satisfeitos proporcionam projetos bem-sucedidos, por isso não se esqueça de fazer perguntas sobre a equipa deles, as suas práticas e a melhor forma de comunicar eficazmente com eles (caso também fique responsável pela comunicação com os clientes). Preferem reuniões semanais regulares ou prefeririam pequenas atualizações diárias? O e-mail é o método de comunicação preferido ou preferem discutir os assuntos por telefone? Estas perguntas dependerão da dimensão e do tipo de projeto que irá gerir, mas é bom tê-las preparadas quando está a começar.
Também é boa ideia reservar algum tempo para investigar verdadeiramente a empresa. Analise o panorama dos serviços e os concorrentes. Estes conhecimentos podem prepará-lo para conversar sobre tendências & ideias com a equipa criativa à medida que se integra.
3. Conheça a sua equipa
Além de conhecer o seu cliente, também é importante conhecer a sua equipa. Compreender as melhores práticas e os processos que ajudam cada membro da sua equipa a ser produtivo, conforme descrito num manual do colaborador, tornará a gestão do seu projeto muito mais fácil. Reservar algum tempo, pouco depois de começar a sua nova função de gestão de projetos, para conversar com a sua nova equipa não só o ajudará a compreender melhor a forma como trabalham, como também demonstrará que está interessado neles enquanto pessoas, e não apenas como colegas de trabalho.
Uma forma rápida e simples de reservar algum tempo para conversar com o(s) seu(s) colega(s) é convidá-los para um café ou almoço. Converse sobre as coisas interessantes ou os eventos que existem para fazer na cidade, perto do escritório. Pode até falar sobre o que os trouxe para a empresa.
Outra excelente forma de perceber como a sua nova equipa trabalha é aproveitar mais alguns minutos depois de uma reunião. No caso específico dos membros da sua equipa criativa, pergunte-lhes como reservam tempo para trabalhar, para garantir que a sua próxima reunião / sessão de acompanhamento com eles não interrompe esse período. O tempo dos criadores é muito diferente do tempo dos gestores, por isso compreender a forma como a sua equipa criativa trabalha irá melhorar significativamente tanto o processo do projeto como o moral geral da equipa. Quando a sua equipa percebe que sabe como trabalham melhor e que quer apoiá-los nesse sentido, poderá produzir um trabalho melhor.
4. Dê um passo em frente
Enquanto segue o seu plano de 30-60-90 dias, a sua agenda pode ainda não estar totalmente preenchida com tarefas efetivas de gestão de projetos. Aproveite esta oportunidade para demonstrar a sua iniciativa e procure projetos ou tarefas em que possa ajudar. Pode ser algo tão simples como introduzir dados ou até tratar de um recado para o escritório.
Informe os seus novos membros da equipa de que está pronto e disponível para ajudar em tudo aquilo de que precisarem. Talvez precisem de um segundo par de olhos para rever um e-mail e garantir que a gramática está correta, ou um design que tenha ficado estagnado. Mostrar-se disponível é uma excelente forma de demonstrar que é uma pessoa proativa e pode até, eventualmente, conduzir a novas oportunidades fora da gestão de projetos que poderá acrescentar ao seu conjunto de competências de gestão de projetos.
5. Escola de ferramentas
De acordo com um livro branco de 2015 do Winterberry Group, a agência média utiliza 12 ferramentas para gerir os seus processos, com algumas agências a utilizarem até 30 ferramentas. Embora possa ter um bom domínio dos recursos que utilizou anteriormente, não há qualquer garantia de que a sua nova função os utilize.
Uma pergunta que gosto de fazer durante as entrevistas é que ferramentas a agência utiliza para gerir os seus projetos. É uma excelente oportunidade para saber mais sobre os tipos de projetos em que a empresa tende a trabalhar (desenvolvimento vs UX & design). Desta forma, se receber uma proposta, já estarei um passo à frente e poderei utilizar o tempo até à data de início para me familiarizar com as ferramentas.
Se não souber esta informação quando começar o seu novo emprego, não se preocupe. Lembra-se do primeiro passo? Ouça e aprenda. Conheça as ferramentas utilizadas pela sua empresa e, em seguida, faça alguma pesquisa para perceber se estão a ser utilizadas em todo o seu potencial. Por exemplo, se ainda não explorou soluções de software de gestão de recursos, estas podem fazer uma grande diferença na atribuição eficiente e no acompanhamento de recursos.
Existem funcionalidades que não estejam atualmente a ser utilizadas e que poderiam poupar tempo à equipa? E que tal uma ferramenta alternativa que pudesse substituir duas ferramentas?
É importante notar que a dimensão da sua empresa pode determinar se é possível ou não alterar ou adicionar completamente uma ferramenta. As empresas em fase de arranque podem oferecer mais flexibilidade no que diz respeito à utilização de ferramentas diferentes, enquanto as empresas mais estabelecidas poderão precisar que qualquer tipo de alteração passe por várias pessoas antes de tentarem implementá-la.
Se o seu novo emprego de gestão de projetos for numa empresa de maior dimensão, fale com o seu superior direto para verificar a possibilidade de utilizar a ferramenta a uma escala reduzida (ao nível da equipa ou do projeto), em vez de tentar promover uma alteração em toda a empresa.
Conclusão
De um modo geral, começar o seu novo emprego de gestão de projetos pode ser uma experiência entusiasmante e avassaladora. Para facilitar a adaptação a este novo emprego e acelerar o seu processo de integração, lembre-se de:
- Ouça e aprenda: Absorva o máximo de informação possível.
- Compreenda os seus clientes: Faça perguntas e invista realmente algum tempo a conhecer o(s) seu(s) cliente(s).
- Conheça a sua equipa: Conheça a sua nova equipa e perceba o que a motiva.
- Dê um passo em frente: Aproveite a oportunidade para aprender novas competências e ajudar no local de trabalho.
- Escola de ferramentas: Reforce os seus conhecimentos sobre todas as capacidades das ferramentas da empresa e veja também se é possível introduzir algumas novas.
O que pensa?
Tem algumas dicas suas que o tenham ajudado a ganhar ritmo mais rapidamente? Está a pensar deixar o seu emprego atual e precisa de aconselhamento? Diga-nos nos comentários.
