Administrador de Projeto vs. Gestor de Projeto: Principais Diferenças
Se é novo na área da gestão de projetos ou está a considerar uma mudança de carreira, pode estar a perguntar-se porque é que parece que os gestores de projetos fazem tanto trabalho administrativo.
Em muitas organizações, cabe ao GP tomar notas, criar convites para reuniões e até encomendar serviço de alimentação ou limpar as salas de reunião depois de uma reunião ou sessão de estratégia.
Seria perfeitamente legítimo perguntar-se onde termina uma função administrativa e começa uma função de GP — e se estão sequer relacionadas. É evidente que alguém tem de fazer estas tarefas, mas porque é que é frequentemente o gestor de projetos a fazê-las e o que podemos fazer quando, na realidade, não deveria ser assim?
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O que é um administrador de projetos?
Um administrador de projetos é alguém responsável pela vertente administrativa de um projeto. Esta pessoa pode ter as seguintes tarefas:
- Atualizar o plano do projeto
- Manter a ferramenta de gestão de projetos atualizada
- Agendar reuniões
- Documentação do projeto (incluindo notas de reuniões, agendas, acompanhamentos e outras comunicações)
- Arquivar os materiais do projeto
- Enviar ou pagar faturas e gerir o orçamento
- Prestar apoio ao gestor de projetos
Um administrador de projetos não é necessariamente o mesmo que um gestor de projetos júnior ou um coordenador de projetos. Embora, tal como acontece com muitos cargos, estes termos sejam frequentemente utilizados indistintamente, a administração de projetos pode ser uma carreira por si só.
E o facto de alguém desempenhar uma função administrativa numa organização orientada para projetos não significa necessariamente que queira tornar-se gestor de projetos.
O que é um gestor de projetos?
Os gestores de projetos iniciam, executam e concluem projetos em vários setores.
Uma vez que nos estamos a focar na gestão de projetos digitais, um gestor de projetos pode liderar uma equipa de designers, programadores, redactores e profissionais de experiência do utilizador para criar um sítio Web, uma página de destino, uma série de artigos para um blogue, software ou publicidade.
Como existem muitos tipos diferentes de projetos digitais, no nosso setor pode ser utilizada uma grande variedade de descrições de funções e até de títulos para um gestor de projetos. Poderá vê-los designados como produtores digitais, líderes de equipa ou, em níveis mais elevados, diretores de entrega.
Todos estes termos significam, de um modo geral, a mesma coisa. Esta pessoa é responsável pela entrega global do projeto. Um gestor de projetos é responsável por:
- Determinar o âmbito geral do projeto
- Definir ou gerir o orçamento
- Supervisionar a equipa do projeto
- Planear a cadência de comunicação
- Enviar atualizações de estado aos patrocinadores do projeto, clientes ou outros intervenientes
- Monitorizar o progresso do projeto face ao plano do projeto
- Prevenir o alargamento descontrolado do âmbito e redigir pedidos de alteração
- Assumir a responsabilidade pela gestão de riscos
- Encerrar o projeto após a sua conclusão
- Realizar análises posteriores ou retrospetivas
- Garantir que os materiais do projeto são arquivados
2 diferenças fundamentais entre administradores de projetos & gestores de projetos
Sente que está preso a fazer todo o trabalho administrativo dos seus projetos e não tem a certeza de onde se posiciona no espectro entre gestor de projetos e administrador de projetos? Estas duas diferenças fundamentais podem ajudá-lo a compreender melhor onde está ou para onde quer ir.
Os PMs concentram-se na estratégia global; os administradores são mais táticos
Os gestores de projetos fazem ou orientam tudo o que é necessário para garantir o sucesso de um projeto.
Podem ser responsáveis por selecionar ou integrar a equipa do projeto, definir o âmbito com o cliente e a equipa de desenvolvimento de negócio, gerir o orçamento ao longo de todo o ciclo de vida do projeto e tratar de toda a comunicação e documentação do projeto.
Lideram a reunião de lançamento do projeto e as atualizações de estado, asseguram que o projeto é devidamente encerrado e que todos os materiais são arquivados corretamente no final do projeto.
Esta é uma grande responsabilidade, e conduzir a estratégia geral, resolver problemas e tratar de tarefas administrativas pode levar a uma sobrecarga de trabalho ou esgotamento. É por isso que a maioria dos projetos complexos, como criar um website de grandes dimensões ou um novo produto digital, pode ter mais do que um gestor de projetos ou administrador de projetos para tratar de todo o trabalho.
Numa grande equipa digital interna ou numa agência, poderá encontrar entre 2 e 10 gestores de projetos, alguns administradores ou coordenadores de projetos e um responsável pela gestão de projetos ou diretor a quem todos estes profissionais reportam.
Os administradores de projetos prestam apoio administrativo a um projeto. Possuem excelentes competências organizacionais e devem ser capazes de assumir a responsabilidade por tarefas como agendar reuniões, reservar salas de conferências, configurar software de gestão de projetos e atribuir tarefas aos membros da equipa.
Também podem acompanhar tarefas atrasadas, criar relatórios de estado e ajudar os membros da equipa a coordenarem-se entre si ou com os clientes.
Mas aqui está o problema: qualquer pessoa numa posição de gestor de projetos pode acabar confinada a realizar determinadas atividades administrativas do projeto, simplesmente porque é vista como o membro menos importante da equipa.
Em algumas equipas digitais, considera-se que faz parte da função do gestor de projetos atuar como administrador da equipa. Mesmo que não seja esse o caso e que isso não esteja descrito nas suas funções, poderá acabar por assumir este trabalho porque parece que mais ninguém o fará.
Experiência e qualificações
A experiência e as qualificações são aspetos em que os gestores de projetos podem diferir dos administradores de projetos. No mercado de trabalho atual, é possível encontrar uma função que não exija uma licenciatura, mas é mais provável que precise de uma se estiver à procura de uma função de gestor de projetos.
Um PM sénior ou o responsável por um gabinete de gestão de projetos (PMO) poderá também precisar de um mestrado. Mas isso não significa que não possa encontrar uma função e obter uma experiência incrível na área sem uma licenciatura de quatro anos.
Os gestores de projetos podem procurar obter certificações para demonstrar que têm a experiência adequada para a sua função. No mundo digital, isto pode significar obter uma certificação como mestre Scrum (que é uma função diferente da de gestor de projetos) ou obter uma credencial ágil do Project Management Institute (PMI). Noutros setores, o PMP é a referência de excelência.
Para os administradores de projetos, as certificações de gestão de projetos podem ser úteis ao tentar entrar no setor ou ao procurar complementar competências transferíveis.
As certificações de gestão de projetos de nível inicial incluem a CAPM, o Certificado de Gestão de Projetos da Google ou até a de Mestre Scrum Certificado (CSM) da Scrum Alliance. Estes programas não têm pré-requisitos além da participação nas horas de formação exigidas antes de realizar o exame.
2 semelhanças entre administradores e gestores de projetos
Manter tudo organizado
Tanto o gestor de projetos como o administrador de projetos desempenham um papel na organização das tarefas no dia a dia.
Trabalharão em conjunto para planear a gestão de recursos, supervisionar e documentar as despesas do orçamento do projeto e, de um modo geral, manter os ficheiros e os cronogramas do projeto atualizados. Podem partilhar a responsabilidade de atualizar os planos e as tarefas do projeto em ferramentas como Asana, Trello ou Workfront.
Segurança no emprego e desenvolvimento profissional
Quer seja gestor de projetos ou administrador de projetos, ambas as carreiras na área da gestão de projetos oferecem segurança no emprego e oportunidades de desenvolvimento profissional.
Embora atualmente estejamos a assistir a muitos despedimentos no setor tecnológico, os gestores e administradores de projetos qualificados encontrarão sempre trabalho.
De acordo com o estudo sobre a lacuna de talento do PMI (2017-2027), até 2027, os empregadores precisarão de quase 88 milhões de pessoas em funções relacionadas com a gestão de projetos em todo o mundo.
O que significa isto para si enquanto profissional experiente ou aspirante de gestão de projetos? Significa que este é um bom momento para iniciar ou desenvolver uma carreira. Não só se trata de uma competência muito procurada, como também pode ser lucrativa.
Se trabalha numa área relacionada e procura mudar de carreira, é possível tirar partido das competências que já possui para ter sucesso como gestor ou administrador de projetos.
E, no que diz respeito ao desenvolvimento profissional, acrescentar certificações e desenvolver competências de gestão de projetos e competências interpessoais, como competências de comunicação, competências de gestão do tempo ou competências de liderança, pode ajudá-lo a continuar a evoluir e a assumir projetos maiores e mais complexos — o que também pode levar a um aumento do salário e da mobilidade profissional.
A Armadilha Administrativa: Uma Nota Sobre o Trabalho Invisível
Quando pensa no que significa ser um bom gestor de projetos (ou administrador), pode imaginar alguém que assume a responsabilidade por tudo o que precisa de ser feito. Trabalhar longas horas, realizar várias tarefas em simultâneo e garantir o sucesso do projeto.
Algumas tarefas, como tirar notas, encomendar catering, lembrar-se dos aniversários, etc., são muito importantes para a equipa, mas não têm um impacto direto no sucesso do projeto. Se estas tarefas importantes forem bem executadas, raramente são celebradas.
No entanto, se algo falhar, todos reparam. Uma equipa com fome pode ficar irritável, e a pessoa cujo aniversário não foi reconhecido pode ficar magoada, entre outras consequências. A este trabalho chama-se, por vezes, trabalho invisível — e, embora alguém tenha de o fazer, nem sempre tem de ser o gestor de projetos.
Em muitas organizações, especialmente naquelas onde os gestores de projetos são predominantemente mulheres, pode esperar-se que a PM assuma não só o trabalho administrativo do projeto, mas também o peso de todo o trabalho invisível da equipa. Lembrar-se de encomendar um bolo de aniversário para o programador principal ou de que o designer é alérgico a frutos secos exige tempo, esforço e energia.
Como Garantir Que Não Fica Preso a Fazer Trabalho Invisível
Se leu os últimos parágrafos e se identificou com eles, não está sozinho. Uma investigação da Harvard Business Review revelou que as mulheres recebem mais 44% de pedidos do que os homens para se voluntariarem para tarefas “que não contribuem para uma promoção” no trabalho.
As tarefas que não contribuem para uma promoção inserem-se na categoria do trabalho invisível e beneficiam a organização, mas é provável que não contribuam para a avaliação de desempenho e a progressão profissional de alguém.
O Relatório de 2022 sobre as Mulheres no Local de Trabalho, da Leanin.org e da McKinsey, explica: “Em comparação com os homens do mesmo nível, as mulheres líderes fazem mais para apoiar o bem-estar dos trabalhadores e promover a DEI — trabalho que melhora a retenção e a satisfação dos trabalhadores, mas que não é formalmente recompensado na maioria das empresas. Dedicar tempo e energia a trabalho que não é reconhecido torna mais difícil a progressão das mulheres líderes e pode explicar, em parte, por que motivo estão mais esgotadas.”
Então, o que pode fazer enquanto gestor de projetos ou administrador de projetos quando esperam de si, ou pior ainda, o incumbem de fazer este trabalho invisível e percebe que ele não está a ser distribuído de forma equitativa pela equipa? Eis algumas coisas que pode experimentar.
Tática 1: Atribua Simplesmente a Tarefa
Pode tomar a iniciativa de começar a distribuir tarefas. Não são necessárias explicações.
Por exemplo: “Greg, podes tirar notas nesta reunião?” Se Greg parecer confuso ou estupefacto, pode dizer: “Sou eu que tiro notas na maior parte das vezes e hoje gostava de me concentrar em moderar a reunião e em ouvir tendo em conta as minhas prioridades. Acho que seria ótimo atribuir pessoas diferentes a cada reunião. És o primeiro!”
Outro exemplo: se lhe pedirem para sair e comprar doces para uma celebração de aniversário e o único tempo que tem entre chamadas são 25 minutos para almoçar, considere consultar os calendários e atribuir a tarefa à pessoa com menos reuniões nesse dia.
Tática 2: Seja Transparente
Se quiser ser totalmente transparente e souber que a sua equipa está recetiva, pode redefinir todas as expectativas de uma só vez, anunciando no início de uma reunião, no final de uma reunião se for necessário agendar outra coisa, ou sempre que o assunto surgir: “Sei que sempre fiz ______, mas não posso continuar a fazê-lo juntamente com as minhas próprias funções. Acho que, se distribuirmos equitativamente todo este trabalho, não será um fardo para uma única pessoa.”
E, se alguém lhe perguntar “Porquê?”, pode sempre deixá-lo sem jeito, perguntando alegremente: “Há algum problema em assumir parte deste trabalho administrativo comum?”
Tática 3: Recrute Alguns Aliados
Outra forma de garantir que a PM não é tratada como a pessoa responsável pela administração do escritório é recrutar alguns aliados para denunciarem a situação quando a presenciarem. Pode ser algo tão simples como: “A Pam tira sempre as notas. Desta vez tiro eu e talvez o Gus possa fazê-lo da próxima vez. Caso contrário, não é muito justo.” Ou: “Porque é que todos estão a partir do princípio de que a Gail vai organizar esta reunião?”
Perguntas Frequentes Sobre Administradores de Projetos
Qual é a Diferença Entre um Administrador de Projetos & um Gestor de Projetos Assistente?
Em muitas organizações, os títulos de administrador de projetos e gestor de projetos assistente são utilizados indistintamente, mas trata-se de duas funções claramente diferentes.
Enquanto um administrador de projetos trata de tarefas administrativas, um gestor de projetos assistente pode desempenhar uma função mais prática na execução do projeto. Como Ryan observa:
Olhando para trás, não gostei de começar como assistente… mas foi uma experiência valiosa. Ensinou-me a apoiar as pessoas e a levar o projeto do início ao fim de forma eficiente.
Por isso, embora um gestor de projetos assistente possa partilhar responsabilidades com o gestor de projetos ou gerir projetos mais pequenos para a organização (e, em alguns casos, possa fazer ambas as coisas), esta função pode revelar-se crucial para evoluir para outra função de gestão de projetos.
Qual é a Diferença Entre um Coordenador de Projetos & um Administrador de Projetos?
Os coordenadores de projetos podem ser gestores de projetos em início de carreira e prestar apoio a uma organização em projetos mais pequenos. Um administrador de projetos é um profissional que se concentra nas necessidades administrativas dos projetos de uma organização. Em alguns casos, pode tratar-se de profissionais muito experientes que optaram por desenvolver as suas carreiras nesta área.
Próximos Passos
Em resumo, ser gestor de projetos não significa ser o administrador, o Anotador Predefinido ou a pessoa que Faz Tudo Aquilo Que Mais Ninguém Quer Fazer. Enquanto gestor de projetos, não tem de assumir todas as tarefas administrativas do projeto — apenas as que fazem mais sentido.
Faça ouvir a sua voz, estabeleça os seus limites e responsabilize os outros. Faça-o nos seus termos. Depois de definir os seus limites, utilize as táticas indicadas (atribua simplesmente a tarefa, seja transparente e recrute alguns aliados para fazerem ouvir a sua voz) e coloque-se no caminho certo. E mais um lembrete: se vir alguém preso nesta função, faça também ouvir a sua voz por essa pessoa!
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