Czym jest zarządzanie portfelem projektów przedsiębiorstwa (EPPM)?
Skoncentruj się na swoich celach: Zarządzanie portfelem projektów przedsiębiorstwa gwarantuje, że zespoły dostosowują swoje działania do strategicznych celów organizacji, dzięki czemu możesz wspierać zdrowe i rozwijające się środowisko biznesowe.
Oprogramowanie: najlepszy przyjaciel EPPM: Wdrożenie dedykowanego oprogramowania EPPM uprości zarządzanie projektami i pomoże Twojej organizacji skutecznie realizować oraz monitorować inicjatywy w miarę ich postępów w kierunku celów strategicznych.
Gotowi na EPPM?: Ocena gotowości organizacji na EPPM obejmuje zadawanie kluczowych pytań dotyczących wyboru projektów i zgodności zespołów z ogólną strategią biznesową.
Projekty wyższego szczebla i sukces: W przeciwieństwie do tradycyjnego zarządzania projektami zarządzanie portfelem projektów przedsiębiorstwa koncentruje się na projektach realizowanych na poziomie kadry kierowniczej, które obejmują wiele obszarów działalności firmy i skupiają się na znaczących transformacjach organizacyjnych oraz celach strategicznych.
Im większa staje się Twoja organizacja, tym większe jest ryzyko, że stracisz z oczu to, co jest potrzebne do dalszego budowania zdrowego biznesu. Zarządzanie portfelem projektów na poziomie przedsiębiorstwa (EPPM) pomaga określić cele strategiczne, które należy wyznaczyć, upewnić się, że zespoły pracują nad projektami wspierającymi realizację tych celów, oraz skutecznie mierzyć postępy.
Najłatwiejszym sposobem wdrożenia EPPM jest skorzystanie z oprogramowania do zarządzania portfelem projektów na poziomie przedsiębiorstwa. Omówię, w jaki sposób oprogramowanie może pomóc, a także przedstawię oznaki świadczące o tym, że Twoja organizacja jest gotowa na EPPM, oraz wyjaśnię, jak je skonfigurować.
Czym jest zarządzanie portfelem projektów na poziomie przedsiębiorstwa?
Zarządzanie portfelem projektów na poziomie przedsiębiorstwa (EPPM) to scentralizowany nadzór nad projektami i programami organizacji oraz ich koordynacja w celu zapewnienia ich zgodności z celami strategicznymi i optymalnego wykorzystania zasobów.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
EPPM zapewnia organizacjom całościowy wgląd we wszystkie projekty, umożliwiając kadrze zarządzającej ustalanie priorytetów inicjatyw na podstawie ich wartości, ryzyka i zgodności z celami biznesowymi. Zwiększa przejrzystość, standaryzuje procesy i umożliwia bardziej trafną alokację zasobów między działami. Dzięki narzędziom do prognozowania, planowania wydajności oraz oceny czynników środowiska przedsiębiorstwa EPPM pomaga unikać konfliktów, zarządzać wydajnością i wspierać podejmowanie lepszych decyzji.
Czym różni się zarządzanie portfelem projektów na poziomie przedsiębiorstwa od tradycyjnego zarządzania portfelem projektów?
Tradycyjne zarządzanie portfelem projektów obejmuje scentralizowane zarządzanie grupą powiązanych ze sobą projektów przedsiębiorstwa (w celu realizacji celów strategicznych organizacji), jednak w przypadku zarządzania portfelem projektów na poziomie przedsiębiorstwa wybierane, priorytetyzowane i zarządzane projekty znajdują się na szczeblu kierownictwa, a nie jednostki biznesowej.
Są to projekty przedsiębiorstwa realizowane na poziomie najwyższego kierownictwa, które obejmują wiele obszarów działalności — takie przedsięwzięcia jak transformacja organizacyjna, gotowość rynkowa czy modernizacja finansów.
Jak można się już domyślić, wymaga to poziomu specjalizacji, który czasami można osiągnąć wyłącznie dzięki certyfikacji w zakresie zarządzania portfelem.
Czym jest biuro zarządzania projektami na poziomie przedsiębiorstwa?
Biuro zarządzania projektami na poziomie przedsiębiorstwa (EPMO) to scentralizowane biuro, które pomaga w skoordynowany sposób zarządzać portfelem projektów realizowanych na poziomie przedsiębiorstwa.
Zamiast przerzucać między zespołem kadry kierowniczej, zbyt zajętej, by się nimi zajmować, portfel kluczowych dla działalności projektów i w konsekwencji nie osiągać celów kwartał po kwartale, EPMO może działać jako jeden odpowiedzialny podmiot, który zapewnia zgodność strategiczną, rozliczalność i realizację działań w wielu obszarach biznesowych.
EPMO oferuje kilka korzyści:
- Identyfikuje potencjalne obszary dublowania działań między jednostkami biznesowymi
- Tworzy jasny mechanizm wyboru projektów i ustalania ich priorytetów
- Usprawnia alokację zasobów i zarządzanie zasobami
- Wykorzystuje dane dotyczące wydajności i projektów do gromadzenia wniosków oraz usprawniania realizacji projektów
Oznaki świadczące o tym, że Twoja organizacja jest gotowa na EPPM
Wdrożenie EPPM brzmi dobrze w teorii. Ale skąd wiadomo, czy Twoja organizacja jest gotowa na wdrożenie EPPM i/lub EPMO? Zadaj sobie następujące pytania:
Wybór projektów
- Czy członkowie zespołu potrafią konsekwentnie wyjaśnić strategię biznesową, niezależnie od zajmowanego miejsca w organizacji?
- Czy członkowie zespołu potrafią wyjaśnić, w jaki sposób ich codzienna praca wpisuje się w szerszą strategię?
Ustalanie priorytetów projektów
- Czy spędzasz co najmniej 50% swojego czasu na realizowaniu wcześniej określonych celów, czy większość czasu zajmuje Ci „gaszenie pożarów”?
- Czy Twoja organizacja może pochwalić się wysokim odsetkiem ukończonych projektów?
Realizacja projektów
- Czy pracujesz nad projektami obejmującymi wiele jednostek biznesowych?
- Czy jako lider masz wgląd w czasie rzeczywistym w realizację projektu na wszystkich etapach jego cyklu życia?
- Czy korzystasz z oprogramowania do zarządzania zadaniami w przedsiębiorstwie, aby koordynować i śledzić realizację zadań w zespołach?
- Czy jesteś w stanie skutecznie osiągać postępy w realizacji projektów o kluczowym znaczeniu dla firmy, aby przygotować się na kolejny etap rozwoju?
Jeśli na co najmniej dwa z powyższych pytań odpowiedziałeś „nie”, Twoja organizacja może być gotowa na EPPM.
Jak skonfigurować EPPM
Poniżej przedstawiamy pięciostopniowy plan skutecznego wdrożenia EPPM w Twojej organizacji. Zastanów się również, jak możesz wykorzystać sztuczną inteligencję w zarządzaniu portfelem projektów wraz z tymi krokami.
- Zinwentaryzuj trwające projekty na poziomie jednostki biznesowej, aby zrozumieć aktualny stan.
- Utwórz i ustal cele oraz kluczowe rezultaty (OKR) lub kluczowe wskaźniki efektywności (KPI), a także metryki, za pomocą których będziesz je mierzyć, na poziomie całego przedsiębiorstwa.
- Co chcesz osiągnąć w przyszłym roku? Jak zamierzasz to osiągnąć?
- Porównaj listę trwających projektów z firmowymi OKR-ami lub KPI.
- Wprowadź wymagane aktualizacje, aby dopasować listę projektów do listy OKR-ów. Może to wymagać podjęcia trudnych decyzji o tym, aby anulować lub odłożyć projekty, które nie odpowiadają najważniejszym priorytetom organizacji.
- Dostosuj wielkość listy projektów. Zrealizowanie 15 projektów w ciągu kwartału jest nierealne, nawet jeśli idealnie odpowiadają one Twoim OKR-om. Nawet gdybyś miał wystarczające zasoby kadrowe, nikt nie będzie zwracać uwagi na tak wiele celów. Bezwzględnie ustal priorytety, aby zoptymalizować wyniki w ramach najważniejszych przedsięwzięć.
- Utwórz system raportowania, w którym zespoły będą rejestrować postępy projektów, korzystając z narzędzi takich jak oprogramowanie do ewidencji czasu pracy w przedsiębiorstwie, przekazujących dane do śledzenia portfela i OKR-ów na poziomie kadry kierowniczej. Choć stworzenie takiego systemu może zająć trochę czasu, powinien on być przyjazny dla użytkownika i łatwy w utrzymaniu, aby zachęcać do dalszego korzystania.
- Monitoruj i kontroluj.
- Opracuj przepływ pracy służący do resetowania OKR-ów w ustalonym cyklu (kwartalnym lub rocznym), który będzie stosunkowo mało angażujący i łatwy w utrzymaniu (np. przygotowanie OKR-ów na kolejny kwartał nie powinno zająć więcej niż miesiąc).
- Oprócz śledzenia postępów projektów dokumentuj wyciągnięte wnioski oraz prowadź rejestr decyzji dotyczących powodów, dla których organizacja obniżyła priorytet niektórych projektów. Dzięki temu nie będziesz tracić czasu na ponowne omawianie wcześniejszych rozmów.
Oprogramowanie do zarządzania portfelem projektów w przedsiębiorstwie
Oprogramowanie PPM jest nieocenioną pomocą w skutecznym prowadzeniu EPPM. Jako kierownik projektu Twoim celem jest:
- Minimalizowanie czasu, który członkowie zespołu projektowego poświęcają na raportowanie (czyli pracę związaną z pracą)
- Maksymalizowanie czasu i energii, które członkowie zespołu poświęcają na realizację projektu
- Zapewnienie kadrze kierowniczej i innym interesariuszom potrzebnych informacji na pierwszy rzut oka, bez zmuszania ich do przedzierania się przez zbędne szczegóły.
Oto nasze propozycje najlepszych dostępnych na rynku systemów do zarządzania portfelem przedsiębiorstwa, które mogą pomóc Ci skutecznie realizować portfel projektów przedsiębiorstwa.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Co dalej?
Chcesz nawiązać kontakt z innymi kierownikami projektów cyfrowych, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz nawiąż kontakt z setkami innych kierowników projektów cyfrowych na Slacku.
