Czym jest planowanie potencjału pracowników? Wskazówki i przykłady

Na przykład, jeśli sklep detaliczny doświadcza sezonowego wzrostu liczby zamówień, może przeanalizować wskaźniki sprzedaży i liczbę dostępnych pracowników, aby zdecydować, czy zatrudnić więcej osób w celu zaspokojenia popytu.

Korzyści z planowania zdolności produkcyjnych zespołu

Niektóre korzyści z planowania zdolności produkcyjnych zespołu w projektach to:

1. Zoptymalizowane wykorzystanie zasobów: Zapobiega nadmiernemu zatrudnieniu (które może powodować wypalenie zawodowe i obniżać produktywność) oraz niedoborowi pracowników (który prowadzi do niepotrzebnych kosztów), a także pomaga równoważyć rozkład obciążenia pracą, zwiększając efektywność.
2. Kontrola kosztów i efektywność budżetowa: Obniża koszty pracy poprzez dostosowanie podaży pracowników do popytu. Pozwala ograniczyć wydatki na nadgodziny i zależność od pracowników tymczasowych w projektach, a także poprawić rentowność i efektywność operacyjną.
3. Większa elastyczność i skalowalność biznesu: Może pomóc reagować na zmiany rynkowe, trendy sezonowe i nieoczekiwane zapotrzebowanie, a także wspierać rozwój, zapewniając dostępność odpowiednich talentów do realizacji projektów.
4. Wyższe zadowolenie i większa retencja pracowników: Zapobiega nadmiernemu obciążeniu pracą, które prowadzi do wypalenia zawodowego i spadku zaangażowania w zespole projektowym. Można również wykorzystać je do identyfikowania luk kompetencyjnych i zapewniania członkom zespołu możliwości rozwoju, aby je uzupełnić. Wszystko to pomaga poprawić morale i retencję w organizacji.

Jak wdrożyć planowanie zdolności produkcyjnych zespołu

Oto jak wdrożyć planowanie zdolności produkcyjnych zespołu.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Przeanalizuj obecną zdolność produkcyjną zespołu

Oto jak przeanalizować obecną zdolność:

• Zbierz dane o pracownikach: Zgromadź informacje dotyczące liczby pracowników, ról, poziomów doświadczenia i rodzajów umów (pełny etat, niepełny etat, umowa tymczasowa).
• Zidentyfikuj zestawy umiejętności: Udokumentuj kompetencje, certyfikaty i wiedzę specjalistyczną członków zespołu.
• Oceń rozkład obciążenia pracą: Sprawdź, czy członkowie zespołu nie są niewystarczająco wykorzystywani lub nadmiernie obciążeni.
• Korzystaj z kluczowych wskaźników efektywności (KPI): Monitoruj wydajność poszczególnych członków zespołu, wskaźniki ukończenia projektów oraz poziomy efektywności.

2. Prognozuj przyszłe zapotrzebowanie

Obejmuje to analizę rozwoju firmy, trendów rynkowych i danych dotyczących pracowników w celu przewidywania potrzeb związanych z zatrudnianiem, szkoleniami i alokacją zasobów w organizacji oraz w konkretnych planowanych projektach.

Oto kroki, które należy podjąć:

1. Przeanalizuj rozwój i cele biznesowe: Przeanalizuj cele swojej organizacji (np. ekspansję, premiery produktów, wejście na nowe rynki, plany dotyczące portfela projektów).
2. Przeanalizuj historyczne dane dotyczące personelu: Przyjrzyj się wcześniejszym trendom rekrutacyjnym w swojej organizacji, korzystając z danych historycznych, wskaźników rotacji i potrzeb kadrowych projektów.
3. Wykorzystaj modele prognozowania popytu: Korzystaj z modeli, takich jak analiza trendów (która również wykorzystuje wcześniejsze dane dotyczące personelu), aby przewidywać przyszłe potrzeby. Przydatne jest tu również oprogramowanie — oprogramowanie do planowania personelu, pulpity nawigacyjne i oprogramowanie do planowania przepustowości często oferują funkcje sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego, które mogą wykonać tę część pracy za Ciebie.
4. Określ przyszłe potrzeby kadrowe: Zidentyfikuj nadchodzące projekty, przyszłe obciążenia pracą, ekspansje lub zmiany technologiczne wymagające nowych umiejętności.
5. Oceń trendy w branży i na rynku: Monitoruj warunki gospodarcze wpływające na podaż i popyt na pracę. Oceń również narzędzia programowe lub postęp technologiczny, które mogą pomóc w automatyzacji zadań i zmniejszeniu zapotrzebowania na personel.
6. Zaangażuj kluczowych interesariuszy: Współpracuj z działem HR, kierownikami działów i zespołami finansowymi, aby dostosować planowanie personelu do potrzeb biznesowych, planowania zasobów i projektów. Dobrym pomysłem jest również zebranie opinii zespołu na temat wyzwań związanych z obciążeniem pracą i rozwojem umiejętności.

3. Zidentyfikuj luki kompetencyjne i potrzeby szkoleniowe

Dzięki temu możesz upewnić się, że członkowie zespołu mają odpowiednie kompetencje, aby sprostać obecnym i przyszłym wymaganiom biznesowym. Jeśli możliwości Twojego zespołu nie odpowiadają potrzebom biznesowym i projektowym, możesz wdrożyć ukierunkowane programy szkoleniowe lub zatrudnić dodatkowych członków zespołu.

Oto kilka kroków, które możesz podjąć, aby zidentyfikować luki kompetencyjne i potrzeby szkoleniowe:

• Przeprowadź inwentaryzację umiejętności: Sporządź listę umiejętności, certyfikatów i doświadczenia obecnych pracowników. Możesz również skorzystać z systemów HR, samoocen lub ocen przeprowadzanych przez kierowników.
• Porównaj obecne umiejętności z wymaganymi: Wykorzystaj macierz umiejętności, aby zestawić kompetencje członków zespołu z wymaganiami stanowisk i zidentyfikować niedobory lub nadwyżki umiejętności. Wskaż obszary, w których członkom zespołu brakuje niezbędnych umiejętności lub występują nadwyżki dostępnych zasobów. Pamiętaj o uwzględnieniu umiejętności technicznych, interpersonalnych i przywódczych.
• Ustal priorytety dotyczące kluczowych luk kompetencyjnych: Skoncentruj się na lukach wpływających na produktywność, innowacyjność lub satysfakcję klientów.
• Przeanalizuj opóźnienia i wąskie gardła w projektach: Ustal, czy niedobory kadrowe przyczyniają się do nieefektywności.

4. Dostosuj plany przepustowości

Po przygotowaniu planu dotyczącego personelu wprowadź zmiany, aby dostosować go do zmieniających się potrzeb biznesowych, dostępności członków zespołu i czynników zewnętrznych, takich jak zmiany gospodarcze lub postęp technologiczny. Pomoże Ci to zachować efektywność, zapobiegać niedoborom zasobów i optymalizować produktywność w projekcie.

Wykonaj następujące kroki: 

• Monitoruj kluczowe wskaźniki dotyczące personelu: Obejmuje to wskaźniki wykorzystania pracowników, czas realizacji projektów oraz trendy dotyczące pracy w nadgodzinach i absencji.
• Korzystaj z oprogramowania do zarządzania projektami: Używaj narzędzia do zarządzania projektami, aby monitorować postępy i w razie potrzeby wprowadzać zmiany. Szukaj narzędzi oferujących prognozowanie zmian popytu oparte na sztucznej inteligencji.
• Zbieraj opinie: Porozmawiaj z kierownikami & członkami zespołu. Pomoże Ci to zidentyfikować nierównomierny rozkład obciążenia pracą i uwzględnić obawy dotyczące podziału obowiązków.

Narzędzia do planowania przepustowości personelu

Dostępnych jest wiele narzędzi, które pomogą Ci w planowaniu przepustowości personelu w projekcie. Oto kilka propozycji:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Retain — Najlepsze dla złożonych organizacji wielodziałowych
2. 2. Productive — Najlepsze planowanie zasobów i prognozowanie dostępnych mocy przerobowych
3. 3. Scoro — Najlepsze rozwiązanie do prognozowania wykorzystania zespołu
4. 4. Saviom — Najlepsze rozwiązanie do planowania zasobów i zarządzania wydajnością
5. 5. Kantata — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania zasobami z myślą o ludziach
6. 6. Teamhood — Najlepszy wybór do planowania wydajności przy niskim koszcie za stanowisko
7. 7. monday AI Workspace — Najlepsze rozwiązanie do prostego planowania obciążenia pracą
8. 8. Microsoft Project — Najlepsze dla użytkowników Microsoftu
9. 9. Rocketlane — Najlepsza do ujednoliconej współpracy z klientami
10. 10. ClickUp — Najlepsze widoki obciążenia do oceny wydajności zespołu

Najlepsze praktyki planowania przepustowości personelu

Skuteczne zarządzanie przepustowością gwarantuje, że w projekcie znajdą się odpowiednie osoby, posiadające właściwe umiejętności i dostępne we właściwym czasie. Oto kilka najlepszych praktyk, które pomogą zoptymalizować planowanie przepustowości.

Dostosuj planowanie personelu do strategii biznesowej

Upewnij się, że planowanie obciążenia i dostępności wspiera długoterminowe cele biznesowe, i współpracuj z kadrą kierowniczą, aby przewidywać przyszłe potrzeby kadrowe. Dostosowuj plany dotyczące siły roboczej na podstawie trendów rynkowych i zmian w branży.

Przykład: Podczas corocznego lub kwartalnego planowania strategicznego albo przeglądów portfela projektów przyjrzyj się nadchodzącym zaplanowanym projektom, aby sprawdzić, czy masz niezbędnych członków zespołu do pracy nad tymi projektami. Jeśli nie, może być konieczne zatrudnienie nowych osób lub pozyskanie talentów w inny sposób. 

Podejmuj decyzje w oparciu o dane

Śledź kluczowe wskaźniki, takie jak wskaźniki wykorzystania, rotacja pracowników i wahania popytu, a także korzystaj ze sztucznej inteligencji i analityki predykcyjnej, aby prognozować potrzeby kadrowe.

Przykład: Okresowo analizuj wskaźniki rotacji w poszczególnych działach wraz z zespołem ds. zasobów ludzkich, aby przewidywać przyszłe potrzeby związane z rekrutacją i obsadą nadchodzących projektów. 

Wdrażaj elastyczne strategie dotyczące siły roboczej

Korzystaj z połączenia pracowników pełnoetatowych, zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin, pracowników kontraktowych i osób pracujących na zlecenie. Możesz również oferować hybrydowe modele pracy, aby poprawić retencję pracowników, i zadbać o przygotowanie planów awaryjnych na wypadek nagłych zmian popytu.

Przykład: Przejrzyj zakres projektu i sprawdź, czy istnieją możliwości zatrudnienia wykonawców do konkretnych zadań wymagających osób o określonych zestawach umiejętności. W takim przypadku nie ma potrzeby angażowania członków zespołu przez cały czas trwania projektu, jeśli będą potrzebni tylko przez jego część. 

Popraw współpracę między działami

Zapewnij współpracę zespołów HR, finansów i operacji w ramach zintegrowanego planowania oraz utrzymuj jasną komunikację na temat zmian i potrzeb kadrowych. Dobrym pomysłem jest również zaangażowanie członków zespołu projektowego w planowanie, aby zwiększyć ich zaangażowanie i satysfakcję.

Przykład: Podczas opracowywania planu i strategii pozyskiwania zasobów na potrzeby projektu współpracuj z członkami zespołów HR i operacji. Mogą oni przekazać swoje uwagi i opinie, a także proaktywnie pomóc w planowaniu zasobów kadrowych, jeśli będą znać plan projektu. 

Korzystaj z planowania scenariuszowego w warunkach niepewności

Przygotuj się na różne scenariusze zapotrzebowania na pracowników (wzrost, recesja, nieoczekiwana rotacja) i przeprowadzaj analizy typu „co, jeśli”, aby testować różne strategie dotyczące siły roboczej. Możesz również utrzymywać elastyczną strategię kadrową, aby radzić sobie z zakłóceniami.

Przykład: Opracuj plan na wypadek odejścia kluczowego członka zespołu. Rozważ wpływ jego odejścia na projekt (zakres, zasoby) i zastanów się nad rozwiązaniami awaryjnymi na wypadek takiej sytuacji. Może to stanowić element planowania potencjału kadrowego.

Co dalej?

Chcesz nawiązać kontakt z innymi kierownikami projektów cyfrowych, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz nawiąż kontakt na Slacku z setkami innych kierowników projektów cyfrowych.