Czym jest mapowanie zależności w projekcie & jak je wykonać w 5 krokach

Oto przykład zależności w projekcie: jeśli urządzasz nowe studio projektowe, musisz zamówić komputery, zanim będziesz mógł je skonfigurować. Musisz również zamówić wymagane oprogramowanie, zanim zainstalujesz je na nowych urządzeniach. Zadań tych nie można wykonywać w dowolnej kolejności — posiadanie komputerów jest warunkiem instalacji oprogramowania.

Co powinna zawierać mapa zależności projektu?

Oto, co należy uwzględnić na mapie zależności:

Węzły i strzałki

Każdy węzeł (czasami nazywany elementem) odpowiada pojedynczemu zadaniu w projekcie. W przypadku projektu strony internetowej węzłami są na przykład poszczególne kroki: zaprojektowanie każdego szablonu strony, dodanie treści i zainstalowanie każdej wtyczki. W większym projekcie może występować setki węzłów.

Strzałki służą do pokazania relacji między węzłami. Wskazują one kierunkowo kolejność zadań, które należy wykonać.

Typy zależności

Strzałki na mapie zależności służą do przedstawiania różnych typów zależności w projekcie. Należą do nich:

• Zakończenie–rozpoczęcie: w przypadku zależności typu zakończenie–rozpoczęcie zadanie zależne nie może się rozpocząć, dopóki zadanie, od którego zależy, nie zostanie ukończone. W naszym wcześniejszym przykładzie komputery muszą zostać dostarczone, zanim będzie można je skonfigurować.
• Rozpoczęcie–rozpoczęcie: zadanie zależne może rozpocząć się w tym samym czasie co zadanie, od którego zależy. Kontynuując przykład projektu konfiguracji nowych komputerów, możesz rozpocząć instalowanie oprogramowania w tym samym momencie, w którym zaczynasz konfigurować komputery.
• Zakończenie–zakończenie: dane zadanie można uznać za ukończone dopiero wtedy, gdy ukończone zostanie również zadanie, od którego ono zależy. Na przykład w projekcie strony internetowej treść można oznaczyć jako ukończoną dopiero po jej zatwierdzeniu.
• Rozpoczęcie–zakończenie: zadanie zależne może się zakończyć, gdy rozpocznie się zadanie, od którego zależy. Na przykład jeśli zespół wsparcia musi być dostępny przez cały czas, deweloper nie może zakończyć pracy, zanim kolejny deweloper nie przybędzie i nie rozpocznie swojej zmiany.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Waga

Mapa zależności powinna zawierać informacje o względnej sile lub wadze każdej zależności (czyli o tym, jak duży wpływ ma każda z nich).

Harmonogram

Mapa zależności powinna również zawierać harmonogram, który ułatwi odbiorcy orientację i pozwoli mu zrozumieć, ile potrwa projekt oraz każdy z jego etapów.

Opisy

Do mapy zależności możesz dodać opisy, aby dostarczyć dodatkowych informacji lub kontekstu i ułatwić odbiorcy zrozumienie procesu lub relacji między zależnościami.

Korzyści z mapowania zależności w projekcie

Przekonałem się, że mapowanie zależności w projekcie pomaga zespołom unikać możliwych do zapobieżenia opóźnień i podejmować lepsze decyzje, gdy zmieniają się priorytety:

• Wcześniejsze wykrywanie ryzyka: Mapy zależności ujawniają blokady, zanim wpłyną one na realizację projektu. Możesz dostrzec przeciążone zespoły, luki w zatwierdzeniach lub problemy z kolejnością działań, gdy wciąż jest czas na wprowadzenie zmian.
• Lepsze planowanie zasobów: Możesz zobaczyć, gdzie kluczowe osoby lub narzędzia są nadmiernie obciążone. Ułatwia to zrównoważenie obciążenia pracą, zanim terminy zaczną się przesuwać.
• Lepsze zgranie zespołu: Zespoły rozumieją, jak ich praca wpływa na innych. Taka widoczność ogranicza nieporozumienia, powielanie pracy i pomijanie przekazywania zadań między działami.
• Mniej niespodzianek w harmonogramie: Mapowanie zależności uwidacznia zadania, które mogą opóźnić cały projekt. Wykorzystuję je, aby chronić terminy uruchomienia i unikać gaszenia pożarów w ostatniej chwili.
• Szybsze podejmowanie decyzji: Gdy zmieniają się priorytety, możesz ocenić wpływ na kolejne etapy. Interesariusze poświęcają mniej czasu na dyskusje, a więcej na rozwiązywanie problemów.
• Skuteczniejsza komunikacja z interesariuszami: Mapy zależności zapewniają kierownictwu i klientom wspólny obraz postępów projektu. Taka przejrzystość pomaga budować zaufanie w wymagających fazach projektu.
• Dokładniejsze prognozowanie projektu: Mapowanie zależności poprawia trafność szacunków, ponieważ z wyprzedzeniem uwzględniasz przeglądy, zatwierdzenia i ograniczenia zewnętrzne.

Jak tworzyć mapę zależności projektu

Oto przewodnik krok po kroku dotyczący tworzenia mapy zależności projektu.

1. Zidentyfikuj zadania i zasoby projektu

Zidentyfikuj wszystkie zadania, które Twój zespół będzie musiał wykonać, oraz wszystkie dostępne zasoby, którymi będzie dysponował. Na tym etapie określasz jedynie, co należy zrobić. Nie musisz jeszcze zbytnio zastanawiać się nad kolejnością działań ani zależnościami.

2. Przydziel zadania członkom zespołu

Ustal, kto z zespołu projektowego może zająć się poszczególnymi zadaniami. Podejmowanie tego rodzaju decyzji jest prostsze, jeśli w zespole obowiązuje jasny podział ról.

Na przykład w projekcie strony internetowej projektant UX może odpowiadać za przygotowanie makiet i nawigacji witryny, a strateg treści będzie doradzać w zakresie treści. Strateg może współpracować z autorem tekstów, aby ostatecznie przygotować teksty.

3. Zidentyfikuj zależności

Skoro już wiesz, kto ma zrobić co, zidentyfikuj swoje zależności (oraz wszelkie współzależności). W jakiej kolejności muszą zostać wykonane zadania? Czy istnieją przeglądy lub zatwierdzenia, które mogą uniemożliwić zespołowi przejście do kolejnego etapu prac? 

Typowe przykłady zależności między zadaniami obejmują:

• Projekty muszą zostać ukończone i zatwierdzone przed rozpoczęciem prac programistycznych
• Obrazy należy wybrać i zatwierdzić przed przesłaniem ich do systemu CMS
• Klienci muszą zaakceptować projekt przed uruchomieniem strony internetowej

4. Uwzględnij ograniczenia

Na mapie zależności należy uwzględnić wiele rodzajów ograniczeń (pomoże to również w zarządzaniu ryzykiem i jego ograniczaniu). 

Najczęstsze ograniczenia w cyfrowym zarządzaniu projektami obejmują:

• Budżet: Jaki budżet masz do dyspozycji (w tym na pracę), aby ukończyć projekt?
• Czas: Ile czasu przeznaczono na wykonanie prac?
• Zasoby: Do jakich zasobów masz dostęp? Ograniczenia zasobów mogą wynikać między innymi z budżetu, dostępności członków zespołu i lokalizacji geograficznej.

5. Dostosuj harmonogram i przydziały zasobów

Następnie dostosuj harmonogram zasobów i równomiernie rozłóż przydziały zasobów. Niektóre narzędzia do zarządzania projektami mają funkcję mapowania zależności lub automatyzację, które mogą w tym pomóc. W przeciwnym razie możesz ręcznie zmodyfikować mapę.

Jak to wygląda w praktyce? Może to oznaczać wydłużenie fazy planowania treści, ponieważ jedyny strateg treści jest już zajęty innym projektem, albo zaangażowanie trzeciego programisty, aby zapewnić wystarczającą liczbę godzin pracy programistycznej w okresie poprzedzającym wymagany termin uruchomienia projektu.

Narzędzia do mapowania zależności

Chociaż schemat blokowy może służyć jako uproszczony rodzaj mapy zależności, oprogramowanie do zarządzania zasobami i oprogramowanie do zarządzania projektami najlepiej sprawdzają się w mapowaniu zależności, planowaniu projektów i alokacji zasobów. Narzędzia te pomagają wizualizować w czasie rzeczywistym, jak zmiany w harmonogramie projektu wpływają na zależności.

Korzystanie z konkretnego narzędzia do mapowania zależności eliminuje ryzyko pominięcia kroku lub nadmiernego obciążenia zasobu. Oto lista najlepszego dostępnego na rynku oprogramowania do zarządzania zasobami do tego celu:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Dayshape — Najlepsze oprogramowanie do zarządzania zasobami oparte na AI dla firm świadczących usługi profesjonalne
2. 2. Scoro — Najlepsze rozwiązanie do prognozowania wykorzystania zespołu
3. 3. Float.com — Najlepszy do planowania zasobów z wglądem finansowym
4. 4. Saviom — Najlepsze rozwiązanie do planowania zasobów i zarządzania wydajnością
5. 5. Retain — Najlepsze dla złożonych organizacji wielodziałowych
6. 6. Productive — Najlepsze planowanie zasobów i prognozowanie dostępnych mocy przerobowych
7. 7. Runn — Najlepszy do planowania dostępności zespołu w czasie rzeczywistym
8. 8. Kantata — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania zasobami z myślą o ludziach
9. 9. Teamhood — Najlepszy wybór do planowania wydajności przy niskim koszcie za stanowisko
10. 10. Resource Guru — Najlepsze rozwiązanie zapewniające przejrzystość zasobów dzięki mapom cieplnym

Najlepsze praktyki mapowania zależności

Oto kilka dodatkowych najlepszych praktyk, które pomogą tworzyć mapy zależności przedstawiające harmonogramy, kamienie milowe i potencjalne wąskie gardła w planie projektu.

1. Traktuj mapę zależności jak plan działania projektu

Mapa zależności powinna pomóc Tobie i członkom zespołu projektowego zrozumieć, jak przejść od początku projektu do jego zakończenia. Mapa może uwzględniać zarówno zależności wewnętrzne, jak i zewnętrzne, które należy rozwiązać, aby projekt przebiegał sprawnie.

Upewnij się, że na mapie przedstawiono wszystkie niezbędne przepływy pracy dla każdego zadania lub produktu końcowego (a także osoby odpowiedzialne za każdy krok). Pomoże Ci to uniknąć niespodzianek w późniejszym czasie.

Na przykład, jeśli członek zespołu projektowego ma zaplanowany dwutygodniowy urlop w trakcie realizacji projektu, upewnij się, że zostało to odzwierciedlone na mapie zależności. Zaplanuj zastępstwo lub dostosuj harmonogram, aby uniknąć nieprzewidzianych opóźnień.

2. Regularnie przeglądaj mapę zależności

Zakłócenia w planie projektu będą się zawsze pojawiać. Mapa zależności nie jest działaniem, które można skonfigurować raz i o nim zapomnieć. Upewnij się, że cały zespół i wszyscy odpowiedni interesariusze przeglądają mapę w regularnych odstępach oraz że odpowiednio wprowadzasz wszelkie aktualizacje.

Jeśli planujesz używać mapy zależności w projekcie agile, zespół agile powinien przeglądać mapę zależności pod koniec każdego sprintu.

3. Przeglądaj ją podczas retrospektywy projektu

Mapa zależności może pomóc Ci udoskonalać procesy nawet po jej ukończeniu. W ramach retrospektywy projektu uwzględnij mapę zależności i wszelkie istotne wnioski z niej wynikające. 

Na przykład, jeśli realizowałeś projekt związany z tworzeniem oprogramowania, w którym w całym cyklu życia występowało wiele powtórnych prac, mapa zależności może wskazać niektóre przyczyny takiej sytuacji. Być może nie przeprowadzono wystarczającej liczby cykli przeglądów albo pominięto wymagania z powodu braku informacji od klienta na wczesnym etapie projektu.

Dołącz, aby uzyskać więcej informacji o zarządzaniu projektami

Jeśli chcesz nawiązać kontakt z innymi cyfrowymi kierownikami projektów, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami, dołącz do naszej społeczności członkowskiej. Znajdziesz tu ponad 100 szablonów, próbek i przykładów, a także będziesz mieć możliwość nawiązania kontaktu z innymi cyfrowymi kierownikami projektów na Slacku.