Czym jest audyt projektu i jak przeprowadzić go pomyślnie
Definicja audytów: Audyty projektów to niezależne przeglądy oceniające realizację projektu, jego ukończenie i wyniki. Pomagają upewnić się, że rezultaty są zgodne z początkowymi planami lub umowami.
Podlegasz audytowi? Zachowaj spokój: Audyty pokazują skuteczność organizacji, ujawniają jej mocne i słabe strony w zakresie zgodności oraz poprawiają odpowiedzialność. Są nieocenione w identyfikowaniu luk i zagrożeń.
Budowa audytu: Audyty projektów obejmują zakres projektu, plany i rezultaty przekazywane interesariuszom. Różne rodzaje audytów mogą wiązać się z analizą innych konkretnych procesów i elementów.
Poddanie się audytowi projektu nie musi być tak bolesne jak audyt podatkowy, ale aby przejść przez niego bezproblemowo, trzeba się przygotować. Jeśli Twój projekt jest poddawany audytowi (lub przeprowadzasz go samodzielnie, aby upewnić się, że projekt jest w dobrym stanie).
Przeprowadzę Cię przez wszystko, co musisz wiedzieć o audytach projektów, oraz wyjaśnię, jak przeprowadzić taki audyt skutecznie i bez większych trudności.
Czym jest audyt projektu?
Audyt projektu to niezależna ocena realizacji projektu, sposobu wykonania prac oraz jego rezultatów. Może również obejmować dokładny przegląd wszystkich dostarczonych elementów oraz porównanie ich z zakresem prac lub kartą projektu.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Audyt projektu może być częścią procesu biznesowego (np. audytowi poddawane są niektóre lub wszystkie projekty) albo może zostać przeprowadzony na prośbę klienta, aby upewnić się, że otrzymał wszystkie elementy, za które zapłacił w ramach umowy.
Dlaczego audyty projektów są ważne?
Audyty projektów są ważne, ponieważ mogą pokazać, jak dobrze organizacja realizuje prace projektowe. W niektórych regulowanych branżach mogą również mieć znaczenie dla zgodności z przepisami.
Nawet jeśli nie masz obowiązku przeprowadzania audytów projektów ani uczestniczenia w nich, mogą one być wartościowym ćwiczeniem pozwalającym ujawnić obszary słabości lub braki w dostarczanych elementach. Są również dobrą praktyką w zakresie zarządzania ryzykiem i sposobem na pociągnięcie zespołu projektowego do odpowiedzialności za prace, które powinien dostarczyć.
Najważniejsze elementy audytu projektu
Oto najważniejsze elementy audytu projektu.
Proces audytu
Proces audytu może się różnić w zależności od rodzaju przeprowadzanego audytu (więcej informacji poniżej). Może obejmować analizę zakresu projektu lub zakresu prac, planu projektu oraz wszystkich elementów dostarczonych klientowi lub innym kluczowym interesariuszom.
Jeśli audyt koncentruje się na procesie realizacji projektu, audytorzy mogą być bardziej zainteresowani zapoznaniem się z planem projektu i przepływami pracy. Niektóre audyty są przeprowadzane zgodnie z bardzo szczegółową metodyką, podczas gdy inne mają mniej formalny charakter.
Jeśli w projekcie wystąpiły problemy lub klient jest niezadowolony z dostarczonych elementów albo wykonanej pracy, cała komunikacja (wiadomości e-mail, nagrania rozmów, wiadomości na Slacku) może zostać przeanalizowana w ramach audytu. W takim przypadku agencja lub zespół projektowy może być zmuszony udowodnić, że klient lub inny interesariusz nie przekazał żadnych uwag ani nie stwierdził wprost, że jest niezadowolony.
Dokumenty & dane
Dokumenty i dane stanowią ogromną część audytu projektu. Rodzaje dokumentów projektowych i danych, które zespół audytowy będzie chciał przeanalizować, obejmują między innymi:
- Zakresy prac lub karty projektów
- Umowy (między firmą a klientem oraz między firmą a dostawcami lub wykonawcami)
- Plany projektów i harmonogramy
- Licencje na oprogramowanie lub umowy użytkownika
- Ewidencję czasu pracy członków zespołu projektowego
- Komunikację projektową (wiadomości e-mail, wiadomości na Slacku, nagrania rozmów itp.)
- Aktualizacje statusu projektu (dla klienta lub wewnętrzne)
- Opinie lub zatwierdzenia klienta
- Faktury i potwierdzenia płatności
- Rejestr ryzyk projektu lub plany zarządzania ryzykiem
- Pulpity nawigacyjne lub inne pomiary danych projektowych
- Wskaźniki KPI, cele i kluczowe rezultaty (OKR) lub kluczowe czynniki sukcesu
Rodzaje audytów projektów
Oto główne rodzaje audytów projektów:
- Audyt procesu: Audyty procesu analizują sposób realizacji prac projektowych. Ich celem jest zrozumienie procesu podejmowania decyzji, a zespół audytowy przyjrzy się postępom projektu, sposobowi wykonywania pracy oraz osobom za nią odpowiedzialnym. Raport z audytu można wykorzystać do usprawnienia procesów lub wskazania obszarów, w których zespół potrzebuje szkolenia albo wsparcia.
- Audyt wydajności: Audyty wydajności służą do zrozumienia, jak przebiegała realizacja projektu. Należy przeanalizować cele i założenia projektu oraz zmierzyć, w jakim stopniu wyniki lub produkty projektu pozwalają je osiągnąć. Załóżmy, że Twój zespół przewiduje 20% wzrost ruchu organicznego w ciągu 6 miesięcy w ramach projektu dotyczącego strony internetowej, ale audyt wykazuje, że wzrost wyniósł 30% (co oznacza, że Twojemu zespołowi należy się wielkie poklepanie po plecach).
- Audyt zgodności: W branży regulowanej audyt zgodności służy do sprawdzenia, czy zespoły projektowe przestrzegają prawa. Na przykład, jeśli tworzysz stronę internetową gromadzącą dane chronione na mocy ustawy HIPAA, audyt może obejmować analizę tego, jakie dane są gromadzone, w jaki sposób się je gromadzi oraz jak się je wykorzystuje i przechowuje. Ten rodzaj audytu można również wykorzystać do sprawdzenia zgodności z przepisami dotyczącymi prywatności lub innymi wymogami regulacyjnymi.
- Audyt finansowy: Audyt finansowy jest dokładnie tym, na co wskazuje jego nazwa. Można go wykorzystać do potwierdzenia sposobu wydatkowania budżetu projektu i wykrycia wszelkiego marnotrawstwa (lub oszustwa finansowego, choć miejmy nadzieję, że nie ma tu takiego przypadku).
Kto bierze udział?
Oto niektóre osoby, które zazwyczaj biorą udział w audycie projektu, oraz ich role.
Kierownik projektu
Jako kierownik projektu możesz spodziewać się, że będziesz rozgrywającym audytu. Wiesz, kto co zrobił, wiesz, gdzie znajdują się pliki, i prawdopodobnie masz najlepszy kontekst, aby wyjaśnić, dlaczego coś zostało zrobione lub jak podejmowano decyzje.
Możesz spotkać się z lawiną pytań lub pilnych próśb, napływających szybciej, niż jesteś w stanie na nie odpowiadać, ale zachowaj spokój, poproś wszystkich o chwilę przerwy i opracuj plan, dzięki któremu każdy otrzyma to, czego potrzebuje. Spróbuj potraktować audyt jak projekt, którym należy zarządzać, bo właśnie nim jest.
Zespół audytowy
Zespół audytowy może składać się z osób spoza projektu, które mogą spojrzeć na niego obiektywnie i świeżym okiem. Mogą to być osoby wewnątrz organizacji lub zewnętrzne, pochodzące od podmiotu zewnętrznego, a nawet z agencji rządowej.
Upewnij się, że wiesz, kim są audytorzy i czego będą szukać. Pomoże Ci to przekazać najbardziej istotne informacje właściwym osobom.
Interesariusze
Interesariusze projektu, w tym sponsor projektu, klienci, zespół projektowy i kadra zarządzająca organizacji, mogą brać udział w audycie. Mogą być zobowiązani do przygotowania artefaktów projektu, takich jak karta projektu, budżet, rejestr ryzyka, plan projektu lub inne produkty projektu.
Eksperci merytoryczni
Eksperci merytoryczni mogą zostać poproszeni o przeanalizowanie różnych produktów projektu lub sposobów realizacji prac, aby doradzić w zakresie zgodności z przepisami lub najlepszych praktyk albo przekazać opinię na temat przyjętego podejścia. Może to oznaczać na przykład zewnętrznego programistę dokonującego przeglądu kodu albo księgowego lub specjalistę ds. zamówień analizującego budżet lub umowy z dostawcami.
Jak przeprowadzić audyt projektu
Oto kroki, które należy wykonać, aby przeprowadzić audyt projektu.
1. Planowanie
Pierwszym krokiem audytu jest jego zaplanowanie. Co będzie przedmiotem audytu, kiedy się on odbędzie i kto będzie odpowiadał za poszczególne zadania? Może to przypominać tworzenie planu projektu lub stosowanie procesu zarządzania projektem, który zazwyczaj realizujesz w przypadku innych prac projektowych.
Ty (lub osoba odpowiedzialna za audyt) powinieneś mieć listę kontrolną audytu zawierającą wszystkie elementy, które zespół audytowy chce zebrać i przeanalizować.
2. Realizacja
Następnie przejdziesz przez zaplanowany proces audytu. Może to obejmować zebranie produktów projektu, przeprowadzenie rozmów z członkami zespołu projektowego oraz porównanie wartości referencyjnych z rzeczywistymi wskaźnikami projektu. Być może nie będziesz przeprowadzać audytu osobiście, ale musisz pomóc zespołowi audytowemu w zebraniu artefaktów i zaplanowaniu spotkań oraz zapewnić wszelkie inne potrzebne wsparcie podczas przeprowadzania audytu.
3. Podsumowanie i raport
Po zakończeniu audytu zespół audytowy przeanalizuje wnioski oraz przygotuje i rozpowszechni raport z audytu. Raport będzie zawierał informacje o celach audytu, wnioskach, zalecanych działaniach korygujących oraz plan działania dotyczący wdrożenia ustaleń w przyszłych projektach.
Raport z audytu może również zawierać kopię listy kontrolnej audytu, aby wszyscy mieli jasność co do tego, co zostało przeanalizowane i w jaki sposób przeprowadzono analizę. Pomoże to upewnić się, że niczego nie pominięto.
4. Wdrożenie
Jako kierownik projektu będziesz współpracować ze swoim zespołem, aby dopilnować wdrożenia wszelkich ustaleń lub zaleceń z audytu — jako działań korygujących w audytowanym projekcie albo w przyszłych projektach.
Możesz to zrobić na kilka sposobów, w zależności od wyników audytu i tego, na jakim etapie znajdujesz się w cyklu życia projektu. Jeśli jest już za późno, aby zastosować rekomendację w bieżącym projekcie, przed jego rozpoczęciem utwórz dokument z notatkami dotyczący kolejnego projektu.
5. Dalsze działania
W zależności od wyników audytu może być konieczne skontaktowanie się z zespołem audytowym lub innymi liderami w organizacji. Może to obejmować przesłanie pominiętego elementu, skorygowanie nieefektywnego procesu, a nawet pokazanie, w jaki sposób wprowadzono usprawnienia w przyszłych projektach.
Przykład audytu projektu
Przyjrzyjmy się przykładowi audytu przeprowadzonego w agencji cyfrowej. Zespół projektowy odpowiadał za odświeżenie marki, strategię cyfrową, strategię treści oraz nową stronę internetową wspierającą tę strategię.
Klient zadzwonił do prezesa agencji mniej więcej w trzech czwartych realizacji projektu, aby powiedzieć, że nie jest zadowolony z jego przebiegu. Uważał, że dokumenty strategiczne były zbyt ogólne i nie rozumiał, co powinien robić jego zespół.
Uważał również, że nie otrzymał jasnych wskazówek dotyczących przeglądów elementów projektu, a jego opinie nie były uwzględniane. Wspomniał także, że dokumenty zawierały wiele błędów, a wprowadzane poprawki nie były bezpośrednio przenoszone do kolejnych wersji.
Prezes poprosił dyrektorkę kreatywną i głównego copywritera o przeprowadzenie audytu, w tym audytu czasu, aby ocenić, jak wykorzystywano godziny zespołu przy poszczególnych elementach projektu. Kierownik projektu i kierownik klienta zebrali SOW, plan projektu, rekomendacje strategiczne, prezentacje dotyczące marki, makiety strony internetowej, projekty oraz dokumenty z tekstami.
Poprosili również o wszystkie wiadomości e-mail zawierające opinie klienta oraz nagrania rozmów, podczas których prezentowano elementy projektu lub omawiano je krok po kroku. Zespół audytowy stwierdził, że w zespole było zbyt wielu mniej doświadczonych członków i potrzebny był dodatkowy nadzór kreatywny, wykraczający poza możliwości samego kierownika projektu.
Prezes poinformował klienta, że dyrektorka kreatywna będzie nadzorować pozostałą część projektu, a niektóre elementy zostaną zrewidowane na podstawie przekazanych opinii, bez dodatkowych opłat. Klient był znacznie bardziej zadowolony i przez wiele lat po zakończeniu pierwotnego audytu kontynuował współpracę z agencją.
Korzyści z przeprowadzenia audytu projektu
Oto niektóre korzyści wynikające z regularnego przeprowadzania audytów projektów:
- Zwiększenie lub utrzymanie jakości projektu: Zapewnianie jakości powinno być częścią każdego projektu, ale świeże spojrzenie, a nawet przegląd projektu przeprowadzony przez obiektywną stronę trzecią, może pomóc zagwarantować jego jakość lub dostarczyć dodatkowych pomysłów na usprawnienia.
- Znalezienie możliwości zwiększenia efektywności: Bezstronni obserwatorzy mogą również w łatwy sposób pomóc znaleźć możliwości zwiększenia efektywności. Nigdy nie zaszkodzi, gdy ktoś zapyta, dlaczego pewne rzeczy wykonuje się w określony sposób!
- Zapewnienie zgodności z prawem: Audyty mogą pomóc zapewnić zgodność z przepisami prawa, co może uchronić firmę lub zespół przed potencjalnymi postępowaniami sądowymi.
Narzędzia do audytów projektów
Plan audytu nie powstanie sam, ale istnieje wiele opcji oprogramowania do zarządzania projektami, które mogą być bardzo pomocne podczas planowania i przeprowadzania audytów projektów. Mogą pomóc w szybkim odnalezieniu dokumentów, rozmów i elementów projektu, aby wcześniej trafiły do zespołu audytowego.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Niezależnie od tego, czy PMO ma formalny proces, czy audyty są bardziej doraźne i uruchamiane na bieżąco, tego typu narzędzie może zwiększyć efektywność i pomóc utrzymać porządek.
Najlepsze praktyki raportowania audytów projektów
Podobnie jak w przypadku prowadzenia projektu, warto zadbać o sprawny przebieg audytów projektów, aby nie stały się dla zespołu przytłaczające ani rozpraszające. Oto kilka najlepszych praktyk, które pomogą zapobiec temu, by audyty stały się źródłem rozproszenia uwagi:
- Komunikuj się proaktywnie: Nic nie wywołuje w zespole niepokoju szybciej niż niepewność. Jeśli Twój zespół jest poddawany audytowi, Ty lub inny lider w organizacji powinien wyjaśnić wszystko, co członkowie zespołu muszą wiedzieć na temat audytu. Co jest sprawdzane? Dlaczego to się dzieje? Jaki będzie wynik?
- Zadawaj pytania z autentycznej ciekawości: Audytorzy powinni starać się zadawać pytania lub formułować prośby z autentycznej ciekawości. Większość ludzi chce dobrze wykonywać swoją pracę, a oskarżycielski ton audytora może sprawić, że członkowie zespołu przyjmą postawę obronną. Nawet jeśli ktoś popełnił błąd, mogło do tego dojść z wielu powodów, a niektóre błędy są poza kontrolą zespołu — na przykład brak odpowiednich informacji od samego początku lub niewystarczająca ilość czasu na sprawdzenie materiałów.
- Udostępniaj wyniki audytu: Nawet jeśli nie są to najlepsze wiadomości, podziel się wynikami audytu ze swoim zespołem. Jeśli ktoś zostaje usunięty z zespołu lub organizacji albo jeśli klient zdecydował się zakończyć współpracę, poinformuj o tym zespół. Nie poprzestawaj jednak na samym przekazaniu tej informacji — porozmawiaj o tym, jak zapobiec podobnemu problemowi w przyszłości lub jaki będzie kolejny krok.
Błędy, których należy unikać
Oto kilka błędów, których należy unikać w ramach procesu audytu projektu.
1. Próba ochrony zespołu przed audytem projektu
Nie chcesz wywołać paniki w zespole z powodu audytu, ale trzymanie jego członków w niewiedzy również nie jest dobrą strategią. Przekaż zespołowi wystarczająco dużo informacji, aby zapewnić mu spokój i upewnić go, że masz wszystko pod kontrolą. Jeśli tego nie zrobisz, członkowie zespołu mogą sami stworzyć własne historie na temat tego, co się dzieje, co może negatywnie wpłynąć na ich zaangażowanie.
2. Wybór zespołu audytowego, który nie jest (lub nie może być) obiektywny
Podczas przeprowadzania audytu osoby, które nie potrafią zachować pełnego obiektywizmu, mogą wprowadzić do procesu stronniczość. Zaangażuj neutralnych członków zespołu, którzy mogą opierać się na danych, aby mieć pewność, że audyt zostanie przeprowadzony uczciwie i dostarczy rzeczywistych wniosków.
3. Brak działań na podstawie wyników audytu
Audyty projektów są dość dużymi przedsięwzięciami i wymagają znacznych nakładów czasu oraz zasobów. Niewykorzystanie wyników do wyciągnięcia wniosków i dalszego doskonalenia procesów lub zgodności byłoby dużym błędem.
Dołącz, aby uzyskać więcej informacji na temat zarządzania projektami
Jeśli spodobało Ci się to szczegółowe omówienie audytów projektów i chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu projektami oraz satysfakcji interesariuszy, dołącz do naszej społeczności członkowskiej. Poznaj najlepsze praktyki lub nowe pomysły od swoich rówieśników i innych kierowników projektów.
