5 sposobów na usprawnienie procesu zarządzania projektami cyfrowymi
„Cyfrowy proces zarządzania projektami” może odnosić się do wielu rzeczy:
- procesu dotyczącego konkretnego rodzaju projektu cyfrowego, takiego jak strona internetowa lub aplikacja
- faz cyklu życia zarządzania projektem lub
- konkretnych procesów zarządzania projektem, takich jak zarządzanie ryzykiem lub zarządzanie zmianą
Możesz znaleźć przewodniki dotyczące cyklu życia projektu cyfrowego, metodyk oraz różne poradniki dotyczące konkretnych procesów.
Dziś omówię procesy, które kierownicy projektów realizują codziennie, co tydzień i co miesiąc, oraz sposoby usprawniania tych procesów, aby skuteczniej realizować projekty.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Dlaczego?
Ponieważ zgodnie z badaniami PMI 58% firm twierdzi, że bardziej ugruntowane praktyki i procesy mają kluczowe znaczenie dla powodzenia ich projektów. Oznacza to, że niezwykle ważne jest wczesne i właściwe zdefiniowanie procesów zarządzania projektami cyfrowymi w organizacji. Ten artykuł pomoże Ci to zrobić.
Krótkie wprowadzenie do zarządzania projektami cyfrowymi
Chociaż zarządzanie projektami cyfrowymi jest ściśle związane ze światem zarządzania projektami, warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych różnic.
Zarządzanie projektami cyfrowymi dotyczy zarządzania projektami obejmującymi elementy cyfrowe. Opiera się na typowym cyklu życia zarządzania projektem.
Główne etapy tego cyklu życia to inicjowanie projektu, planowanie projektu, realizacja projektu, monitorowanie i kontrolowanie oraz zamykanie projektu. Jest to podstawowy przebieg procesu zarządzania projektem cyfrowym.
W przypadku projektów cyfrowych rola kierownika projektu cyfrowego wymaga znajomości przynajmniej podstaw wszystkiego, co dotyczy realizowanych projektów. Może to obejmować zapewnianie jakości (QA), interfejs użytkownika i doświadczenie użytkownika (UI/UX), projektowanie graficzne, programowanie, hosting stron internetowych, SEO i analitykę, a także typowe obowiązki kierownika projektu.
5 sposobów na usprawnienie procesów zarządzania projektami cyfrowymi
Twoja organizacja może znajdować się na jednym z trzech podstawowych poziomów:
- Możesz mieć w pełni ustanowione procesy, które działają dobrze i pozostawiają miejsce na elastyczność.
- Możesz mieć wdrożone niektóre procesy, które wymagają dopracowania lub rozszerzenia.
- Możesz nie mieć wdrożonych żadnych procesów.
Jeśli znajdujesz się na liście na pozycji nr 2 lub 3, możesz na kilka sposobów usprawnić istniejący proces zarządzania projektem cyfrowym albo go stworzyć. Oto kilka sugestii:
1. Korzystaj z narzędzi
Istnieje wiele narzędzi zaprojektowanych z myślą o ułatwianiu tworzenia i usprawniania procesów. Do najczęściej spotykanych należą:
- Oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy służące do projektowania i automatyzacji przepływów pracy związanych z zarządzaniem projektami
- Narzędzia do zarządzania zmianą służące do systematycznego wdrażania zmian w procesie
- Systemy zarządzania procesami biznesowymi (BPMS) służące do wizualizacji, automatyzacji, dostosowywania i standaryzacji procesów
Narzędzia te często zapewniają również bogatą bazę wiedzy lub dostęp do społeczności innych użytkowników (w formie forum albo tablicy dyskusyjnej), z których możesz skorzystać, jeśli Twoje procesy utkną w miejscu.
2. Wyznacz właściciela procesu
Kolejną wskazówką dotyczącą usprawniania procesów jest wyznaczenie właściciela procesu — osoby lub grupy odpowiedzialnej za nadzorowanie usprawnień i tworzenie procesów. W większości organizacji jest to często biuro zarządzania projektami (PMO), ponieważ może pełnić funkcję centralnego ośrodka procesów i zatwierdzać je ostatecznie (w tym może również pomóc sztuczna inteligencja w biurach zarządzania projektami), dzięki czemu wszyscy kierownicy projektów mają dostęp do tych samych informacji.
Jeśli Twoja organizacja nie ma PMO, możesz wyznaczyć jedną lub kilka osób jako właścicieli procesów. Wyznaczenie jednej osoby lub komitetu, do którego można zwracać się w sprawie zmian procesów, nowych procesów i ostatecznego zatwierdzania procesów, zapewnia jedno źródło prawdy, które gwarantuje spójność w całej organizacji w zakresie sposobu realizacji procesów, a także spójność między procesami. Właścicielem procesu może być ktoś z działu zapewniania jakości, operacji lub analizy biznesowej.
3. Zyskaj poparcie kierownictwa
Uzasadnianie potrzeby tworzenia lub zmiany procesów przed kierownictwem może spotkać się z oporem.
Spróbuj poznać przyczyny tego oporu i zrozumieć punkt widzenia kierownictwa. Następnie możesz znaleźć sposoby na kompromis lub przedstawić argumenty wyjaśniające, dlaczego usprawnienia procesów byłyby rzeczywiście korzystne. Perspektywa kierownictwa może nawet skłonić Cię do odłożenia na później lub odrzucenia usprawnień procesów.
4. Znajdź luki w procesach
Gdzie znajdują się luki w istniejących procesach i jak możesz je uzupełnić?
Poszukaj dwóch rodzajów brakujących procesów:
- Szukaj luk między procesami. Możesz na przykład mieć proces zarządzania ryzykiem, ale nie mieć żadnych wytycznych dotyczących zarządzania jakością.
- Szukaj luk w procesach. Możesz mieć proces zamykania projektu, w którym brakuje kroku dotyczącego omówienia z zespołem wyciągniętych wniosków.
Poniżej wymieniono kilka procesów codziennego zarządzania projektami, których może Ci brakować. Poświęć trochę czasu na ich dokładną ocenę. Jak możesz lepiej realizować każdy z nich? Jak możesz wdrożyć proces dla każdego z nich?
Zarządzanie ryzykiem
Zarządzanie ryzykiem obejmuje procesy związane z przewidywaniem ryzyka, planowaniem działań na wypadek jego wystąpienia, ograniczaniem go i unikaniem. W badaniu przeprowadzonym w 2018 roku kierownicy projektów stwierdzili, że stosowali strategie zarządzania ryzykiem tylko w 62% przypadków, co jest dość niskim wynikiem, jeśli weźmie się pod uwagę względne znaczenie tego procesu cyfrowego zarządzania projektami.
Istnieje kilka sposobów na usprawnienie strategii zarządzania ryzykiem.
Jednym z najprostszych sposobów jest utworzenie szablonów dokumentów, z których kierownicy projektów będą mogli korzystać, na przykład dziennika RAID.
Warto również określić wytyczne dotyczące tego, jak i kiedy przeprowadzać zarządzanie ryzykiem w trakcie projektu. Przeprowadzanie go w tym samym momencie procesu projektowego (najlepiej wcześniej, a nie później) pozwoli zespołowi działać wydajniej i skuteczniej oraz wychwytywać ryzyka, zanim przerodzą się w problemy.
Ściśle powiązane z zarządzaniem ryzykiem jest zarządzanie problemami. Zarządzanie problemami dotyczy kwestii lub trudności, które aktualnie występują, podczas gdy zarządzanie ryzykiem dotyczy potencjalnych zagrożeń, które mogą, ale nie muszą pojawić się w trakcie projektu.
Więcej informacji: Zobacz nasz przewodnik po tworzeniu planu zarządzania ryzykiem.
Budżetowanie i szacowanie
Budżetowanie i szacowanie są ważnymi elementami każdego projektu i często są stale zagrożone z powodu błędnych oszacowań członków zespołu, próśb klientów o zmiany w trakcie projektów oraz nieuchronnego pojawiania się nieprzewidzianych problemów podczas realizacji projektów.
Choć dokładne określenie budżetu za każdym razem jest trudne, możesz zastosować kilka strategii, aby uzyskać lepsze szacunki i przedstawić je klientom lub przełożonym.
Co ciekawe, firma Gartner ustaliła, że projekty z większymi budżetami miały również wyższy wskaźnik niepowodzeń — wskaźnik niepowodzeń projektów z budżetem przekraczającym $1 million był o 50% wyższy niż w przypadku projektów z budżetem poniżej $350,000.
Może to wynikać z wyższych oczekiwań związanych z większym budżetem lub z błędnego oszacowania czasu i zasobów.
Niezależnie od budżetu projektu kluczowe znaczenie ma proces szacowania i śledzenia tego oszacowania przez cały cykl życia projektu.
Więcej informacji: Nasz przewodnik po szacowaniu projektu to pełny poradnik przedstawiający skuteczny proces. To świetne miejsce, aby rozpocząć usprawnianie własnego procesu szacowania — choć możesz mieć własne pomysły na dalsze jego udoskonalenie!
Planowanie projektu
Tworzenie planu projektu to kolejny kluczowy proces. Pomaga w tworzeniu szacunków, definiowaniu rezultatów i zakresu projektu, śledzeniu zależności i kamieni milowych oraz zarządzaniu zasobami.
Zdefiniowanie procesu planowania projektu pozwoli Ci coraz szybciej tworzyć plany projektów, a także zapewni, że wszystkie właściwe osoby zostaną skonsultowane i zaakceptują plan.
Więcej informacji: Nasz przewodnik po tworzeniu planu projektu zawiera wskazówki dotyczące ustanawiania lub ulepszania procesu planowania projektu, które możesz wykorzystać do stworzenia procesu działającego w przypadku Twojego zespołu.
Zarządzanie zmianą
Rezultaty projektów mogą prowadzić do wielu zmian w organizacji. Przykłady sytuacji, w których potrzebne jest zarządzanie zmianą, obejmują zmiany w strukturze organizacyjnej, zatrudnieniu, szkoleniach, wdrażaniu procesów i zasad oraz wiele innych. Posiadanie procesu zarządzania zmianą jest ważne, aby zarządzać wdrażaniem tych rezultatów.
Około 68% firm uwzględnia obecnie zarządzanie zmianą w swoim procesie ustanawiania projektów. Biorąc pod uwagę wpływ, jaki zmiany mogą wywierać na projekty i ogólny sukces organizacji, uwzględnianie zmian w projektach i procesach nie może być opcjonalne ani odbywać się tylko czasami.
Jak wspomniano powyżej, wyznacz właściciela procesu (lub właścicieli), który będzie kierować zarządzaniem zmianą. W ten sposób ograniczysz liczbę osób podejmujących decyzje, jednocześnie nadal uwzględniając opinie pozostałych członków organizacji. Zapewnij szeroką zgodę co do procesu wprowadzania zmian i wbuduj mechanizmy kontroli oraz równowagi na wypadek kolejnych zmian.
Zarządzanie komunikacją
Właściwa komunikacja ma niezwykle duże znaczenie dla projektów. Ustanowienie na początku projektu wytycznych i procesów dotyczących komunikacji dla konkretnego projektu jest dobrą praktyką w zakresie zarządzania komunikacją.
Utworzenie planu komunikacji to jeden ze sposobów ustanowienia tych wytycznych i procesów. Będziesz w stanie określić, co, komu i kiedy jest przekazywane — od zbierania opinii, przez przekazywanie aktualnych informacji o zakresie i budżecie, po częstotliwość spotkań.
Ustandaryzowany proces zarządzania komunikacją przynosi korzyści wykraczające poza sukces projektu — pomaga również ustalać oczekiwania i zarządzać nimi, zarządzać klientami i interesariuszami oraz planować projekty.
Zarządzanie jakością
Bez wdrożonego procesu zarządzania jakością niemożliwe jest konsekwentne i właściwe zapewnianie jakości w przypadku kolejnych produktów projektu i projektów. Chociaż ważne jest zdefiniowanie procesu zarządzania jakością dla konkretnego projektu, jeszcze lepiej jest zdefiniować go w całej organizacji. Rozpoczynając nowy projekt, będziesz mieć już ustanowione standardy, dzięki czemu nie będziesz musieć za każdym razem wymyślać wszystkiego od nowa.
Tak czy inaczej, dla każdego projektu trzeba utworzyć plan zarządzania jakością. Przynosi on wiele korzyści projektom — zwiększa ogólną jakość produktów projektu, usprawnia współpracę i zbieranie opinii oraz zmniejsza koszty ogólne. Ustanowienie procesu organizacyjnego w tym zakresie zapewni te korzyści całej organizacji, a nie tylko Twojemu projektowi.
5. Utwórz szablony dokumentów
Jednym z łatwych sposobów na usprawnienie procesów jest utworzenie ustandaryzowanych szablonów dokumentów dla najczęściej wykonywanych zadań związanych z zarządzaniem projektami. Jeśli wszyscy kierownicy projektów będą rozpoczynać pracę z tego samego dokumentu, standaryzacja stanie się łatwiejsza i bardziej spójna.
W ramach naszego członkostwa DPM dostępnych jest ponad 90 gotowych do użycia szablonów zarządzania projektami, a także społeczność innych kierowników projektów, z którymi można rozmawiać o zarządzaniu procesami.
Tworzenie skutecznego procesu to ciągły wysiłek
Gdy już wdrożysz proces zarządzania projektami cyfrowymi, nieuniknione jest, że z czasem będzie się on zmieniał i dostosowywał. Znajdziesz nowe sposoby wykonywania zadań, zwiększysz efektywność lub wdrożysz nowe narzędzia albo oprogramowanie, które przyspieszą Twoje przepływy pracy.
Aby śledzić zmiany zachodzące w procesach na przestrzeni czasu oraz optymalizować przepływy pracy, warto utworzyć podręcznik procesów. Środowisko projektowe nieustannie się zmienia, dlatego Twoje procesy również powinny się zmieniać.
W rzeczywistości cała filozofia stojąca za naszą społecznością liczącą ponad 700 członków opiera się na ewoluującym charakterze projektów cyfrowych. Jako kierownicy projektów jesteśmy osobami odpowiedzialnymi za tworzenie podręcznika opisującego sposób realizacji projektów cyfrowych. To naprawdę ekscytujące, więc koniecznie sprawdź naszą społeczność!
