22 statystyki dotyczące zarządzania czasem, które pomogą zmniejszyć obciążenie pracą

Jeśli Twój zespół nie koncentruje się na swoich kluczowych zadaniach, ponieważ koordynacja zajmuje zbyt dużo czasu, postęp prac zwolni, a praca nie zostanie ukończona w terminie. Usuń z planu zespołu zbędne działania i wyjaśnij priorytety, aby jego członkowie mogli zająć się tym, do czego zostali zatrudnieni. 

2. Członkowie zespołu poświęcają 27% swojego czasu na pracę, do której zostali zatrudnieni

Zgodnie z tym samym raportem firmy Asana Twój zespół poświęca zaledwie 27% czasu na zadania i obowiązki, do których wykonywania został zatrudniony. To ważny wskaźnik produktywności. Jeśli Twój zespół nie poświęca czasu na rzeczywistą pracę, terminowe ukończenie projektów i zadań będzie trudne. 

Dowiedz się, nad czym Twój zespół pracuje poza zakresem swoich obowiązków, i sprawdź, czy możesz zdjąć te zadania z jego barków. Ustalanie priorytetów jest ważne — jeśli te dodatkowe zadania są istotne, zaplanuj je na konkretny czas, aby zespół wiedział, czym powinien zająć się w pierwszej kolejności. 

3. Członkowie zespołu tracą 62% dnia na ręczne, powtarzalne zadania

Kolejnym wnioskiem z raportu firmy Asana jest to, że 62% każdego dnia pracy pochłaniają ręczne i powtarzalne zadania. Obejmuje to między innymi wypełnianie kart czasu pracy, przesyłanie pracy do sprawdzenia lub zatwierdzenia oraz aktualizowanie statusu elementów w oprogramowaniu do zarządzania projektami.

Narzędzia do automatyzacji przepływów pracy mogą wykonywać za Ciebie powtarzalne zadania. Załóżmy, że konfigurujesz automatyzację uruchamianą, gdy członek zespołu oznaczy element do przekazania jako gotowy do zatwierdzenia. Oprogramowanie może wysłać Ci powiadomienie e-mail, powiadomić kolejnego członka zespołu, który będzie nad nim pracować, oraz zaktualizować kartę czasu pracy członka zespołu na podstawie czasu poświęconego na jego wykonanie.

4. 88% typowego tygodnia pracy pracownika zajmuje komunikacja

Zgodnie z niedawnym raportem firmy Grammarly przeciętny pracownik poświęca większość czasu na komunikację. Obejmuje to czas spędzany na spotkaniach, tworzenie i sprawdzanie wiadomości e-mail oraz wiadomości w Slacku, a także rozmowy twarzą w twarz. Częściowo odpowiada za to praca zdalna; gdy w biurze przebywa mniej osób, zespół spędza więcej czasu na spotkaniach i przekazywaniu informacji.

Aby ograniczyć czas poświęcany przez pracowników na komunikację (i zwiększyć czas przeznaczany na ich rzeczywiste obowiązki), stosuj ścisłe agendy spotkań, zachęcaj do korzystania z narzędzi AI przy tworzeniu komunikatów i pomóż zespołowi rozwijać umiejętności komunikacyjne.

Statystyki dotyczące przerw, spotkań i powiadomień

Te fakty dotyczące zarządzania czasem obejmują rozpraszacze i przerwy obniżające produktywność. 

5. Członkowie zespołu uważają, że dwie trzecie spotkań, w których uczestniczą, jest niepotrzebne

Kolejnym ważnym wnioskiem z raportu firmy Asana jest to, że członkowie zespołu uważają większość spotkań za niepotrzebne. Zabierają one cenny czas przeznaczony na priorytety oraz wyczerpują energię i motywację zespołu — szczególnie spotkania, które mogłyby zostać zastąpione wiadomością e-mail. 

Przed zaplanowaniem spotkania oceń, czy jest ono konieczne. Jeśli chcesz uzyskać informacje o statusie lub przekazać nieskomplikowane informacje, lepiej wyślij wiadomość e-mail. Jeśli zdecydujesz się na spotkanie, przygotuj jasną agendę i trzymaj się przeznaczonego na nie czasu.

6. Niemal jedna trzecia pracowników rejestruje nadgodziny, głównie z powodu dużej liczby wiadomości e-mail i powiadomień

Według danych Asany blisko jedna trzecia pracowników biurowych regularnie pracuje po godzinach, a głównym powodem jest niekończący się strumień powiadomień, wiadomości e-mail i wiadomości na Slacku. Przeciążenie powiadomieniami to powszechny problem, który wiąże się również ze wzrostem popularności pracy zdalnej.

Zaplanuj czas na „pracę głęboką”, podczas której koncentrujesz się na wykonywanym zadaniu, a powiadomienia są wyciszone. Nie sprawdzaj w tym czasie powiadomień — przerwą one Twój rytm pracy i będziesz potrzebować czasu, aby ponownie się skoncentrować. Poinformuj członków zespołu, że oni również mogą postępować w ten sposób (z wyjątkiem sytuacji awaryjnych). Dzięki większej ilości czasu na koncentrację pracownicy nie powinni musieć zostawać po godzinach (ani sprawdzać powiadomień poza pracą).

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

7. W Australii niespodziewane spotkania są głównym powodem, dla którego pracownicy zostają po godzinach

Dane Asany sugerują, że w przypadku pracowników w Australii głównym powodem pracy po godzinach są niespodziewane spotkania. Są one równie problematyczne jak niepotrzebne spotkania — gdy zaplanujesz je z wyprzedzeniem, każdy może odpowiednio zorganizować swój dzień. 

Gdy spotkania pojawiają się niespodziewanie, praca zostaje przesunięta, co oznacza, że coś trzeba odłożyć. Jeśli odłożone zadanie ma nieprzekraczalny termin, Twój zespół może być zmuszony do pozostania po godzinach. Staraj się nie dodawać spotkań w ostatniej chwili do kalendarzy zespołu (ponownie, z wyjątkiem sytuacji awaryjnych).

8. Zbyt duża ilość pracy jest głównym źródłem stresu dla jednej trzeciej pracowników w USA

Raport Asany pokazuje, że głównym źródłem stresu dla jednej trzeciej amerykańskich pracowników jest zbyt duża ilość pracy. To powszechny problem, który może mieć wiele przyczyn — zmiany lub zwiększenie zakresu obowiązków z czasem, odejścia członków zespołu lub dodawanie nowych zadań bez odpowiedniego ustalania priorytetów. 

Przekazuj informacje o poziomie priorytetu każdego nowego zadania. Bez tej jasności zespół może nadać priorytet niewłaściwej rzeczy, poczuć się przytłoczony lub próbować wykonywać wiele zadań jednocześnie (co dodatkowo obniża produktywność). Zaplanuj pracę, którą trzeba wykonać, i sprawdź, które zadania o niskiej wartości możesz usunąć lub zdepriorytetyzować.

Statystyki dotyczące marnowania czasu, nieefektywności i powielania pracy

Te statystyki pokazują znaczenie zarządzania czasem w ograniczaniu nieefektywnych procesów i marnotrawstwa.

9. Ludzie marnują 91 minut dziennie na nieistotne spotkania i zadania

Według niedawnego badania przeprowadzonego przez Acuity Training członkowie zespołu spędzają średnio półtorej godziny dziennie na zadaniach i spotkaniach, które nie są związane z ich rolami. Oznacza to mniej czasu na pracę, która realnie wpływa na wyniki lub przybliża projekty do mety.

Zanim wyślesz zaproszenie na spotkanie, dokładnie przeanalizuj listę gości — czy wszyscy zaproszeni muszą w nim uczestniczyć? Czy spotkanie jest związane z zadaniami i rezultatami, nad którymi pracują? To samo dotyczy zadań. Zanim przydzielisz komuś nowe zadanie, upewnij się, że mieści się ono w zakresie jego obowiązków.

10. Połowa pracowników nigdy nie przeprowadziła audytu swojego czasu

Innym wnioskiem z badania Acuity Training było to, że niemal połowa pracowników nigdy nie przeprowadziła audytu swojego czasu. Powinieneś uważnie obserwować, jak członkowie zespołu domyślnie spędzają swój czas — w końcu karty czasu pracy mają wpływ na rozliczenia — ale warto również regularnie prosić zespół o analizowanie własnego czasu i przeprowadzanie audytu czasu.

Gdy będą mieli możliwość przeanalizowania ilości czasu i wysiłku poświęcanych na każde zadanie, zobaczą, czy ich wysiłek odpowiada osiąganym efektom, znajdą obszary wymagające poprawy i wdrożą zmiany, które zwiększą ich efektywność.

11. 70% pracowników traci 20 godzin tygodniowo z powodu nieefektywnych procesów i narzędzi

Raport firmy Quickbase sugeruje, że niemal 70% pracowników traci połowę tygodnia z powodu „rozproszonych systemów” — danych rozproszonych między narzędziami, nieaktualnych procesów i nieefektywnych systemów. Prowadzi to do strat w produktywności, czasie i przychodach.

Zapewnij jedno wiarygodne źródło informacji o projektach (tj. narzędzie do zarządzania projektami), które zawiera wszystkie informacje potrzebne zespołowi do wykonywania zadań, zamiast pięciu różnych arkuszy kalkulacyjnych, narzędzia do współpracy, oddzielnego narzędzia do śledzenia czasu i narzędzia do monitorowania postępów.

12. Firmy w USA tracą niemal 500 miliardów dolarów z powodu produktywności pracowników

Niedawne badanie przeprowadzone przez Economist Impact pokazuje, że firmy w USA łącznie tracą $468 miliardów z powodu niskiej produktywności i rozpraszaczy. Członkowie zespołów nie wykonują tyle pracy, ile mogliby, co wpływa na wynik finansowy firmy.

Nie oznacza to, że pracownicy celowo uchylają się od pracy lub odkładają zadania na później — wiele rozpraszaczy (czasami ważnych) może odciągać uwagę od kluczowych zadań. Pomóc mogą tu praktyki zarządzania czasem, takie jak planowanie czasu na koncentrację i wyciszanie powiadomień.

13. Pracownicy spędzają 10% dnia na zadaniach, które zostały już wykonane

Raport Asany podkreśla, że pracownicy spędzają 10% dnia na pracy, która została już wykonana. Daje to ponad 200 godzin rocznie zmarnowanych na powielanie pracy.

Aktualizuj oprogramowanie do zarządzania projektami, uwzględniając w nim to, co zostało ukończone, co należy zrobić i kto nad czym pracuje. Powinieneś również organizować krótkie spotkania zespołu i regularne spotkania kontrolne, ale zwracaj także uwagę na poziom komunikacji. Czy członkowie zespołu sprawnie przekazują sobie pracę? Czy informują się nawzajem o tym, co zostało zrobione? Możesz również ustalić jasne procesy i automatyzacje, aby wszystko działało sprawnie.

Statystyki dotyczące systemów i narzędzi do zarządzania czasem

Te statystyki dotyczące zarządzania czasem obejmują wykorzystanie narzędzi i systemów do zarządzania czasem w celu lepszego gospodarowania nim. 

14. Tylko 18% osób ma dedykowany system zarządzania czasem

Najnowsze badanie Acuity Training pokazuje, że mniej niż 20% pracowników ma dedykowany system zarządzania swoim czasem i ustalania priorytetów. Dzięki dedykowanemu systemowi zarządzania czasem Ty i Twój zespół możecie pracować wydajniej i robić więcej.

Twój system może obejmować narzędzia do zarządzania zadaniami lub oprogramowanie do monitorowania czasu, a także takie metody jak listy zadań, blokowanie czasu w kalendarzu oraz wyspecjalizowane strategie zarządzania czasem, takie jak technika pomodoro lub „zjedzenie żaby”.

15. Jedna trzecia pracowników korzysta z listy zadań do zarządzania czasem i zadaniami

Według Acuity Training jedna trzecia pracowników korzysta z list zadań do zarządzania zadaniami i czasem, co czyni je najpopularniejszą metodą zarządzania czasem. Najważniejsze jest to, aby Ty i Twój zespół korzystali z rozwiązań, które sprawdzają się w przypadku Waszych projektów i procesów. Nie zmuszaj wszystkich do korzystania z tej samej listy zadań, jeśli wolą organizować swoje ważne zadania w inny sposób. 

16. Jedna czwarta pracowników korzysta ze swojej skrzynki odbiorczej poczty elektronicznej do zarządzania czasem i zadaniami

Według tego samego badania Acuity Training 25% osób korzysta ze swojej skrzynki odbiorczej poczty elektronicznej do zarządzania czasem i zadaniami. To dobre rozwiązanie dla członków zespołu, którzy stale pracują w skrzynce odbiorczej, na przykład w sprzedaży, obsłudze klienta, IT i marketingu.

Ponownie pozwól swojemu zespołowi pracować w sposób, który najbardziej mu odpowiada. Możesz również połączyć skrzynkę odbiorczą z oprogramowaniem do zarządzania projektami lub systemem CRM, aby wszystkie informacje o projekcie znajdowały się w jednym miejscu, nawet jeśli zespoły pracują w swoich indywidualnych skrzynkach odbiorczych.

17. Osoby korzystające z macierzy Eisenhowera częściej mają poczucie, że panują nad swoją pracą

Według badania Acuity Training 50% osób, które twierdzą, że korzystają z macierzy Eisenhowera do zarządzania czasem i zadaniami, codziennie ma poczucie, że panuje nad swoim obciążeniem pracą. Pozostałe 50% stwierdziło, że panuje nad swoim obciążeniem pracą przez 4 dni w tygodniu. 

Macierz Eisenhowera dzieli pracę na 4 kategorie: pilne i ważne, pilne, ale nieważne, ważne, ale niepilne, oraz ani pilne, ani ważne. Zacznij korzystać z niej samodzielnie, zanim zaangażujesz zespół. Możesz używać jej do własnych zadań związanych z zarządzaniem projektami lub do ustalania priorytetów pracy nad projektem. 

18. Wartość rynku oprogramowania do monitorowania czasu wyniesie $32 miliardy do 2028 roku

Analiza przeprowadzona przez Data Bridge Market Research pokazuje, że rynek oprogramowania do monitorowania czasu się rozwija. Prawdopodobnie wynika to z potrzeby właścicieli firm, aby upewnić się, że pracownicy są produktywni (wiąże się to również ze wzrostem powrotów do biur i oczekiwaniem od pracowników, że zrobią więcej przy mniejszych zasobach).

Rosnący rynek sprzyja konkurencji między dostawcami narzędzi do monitorowania czasu, którzy chcą zmaksymalizować swój udział w rynku, dzięki czemu jest to dobry moment na inwestycję w oprogramowanie do monitorowania czasu. Wybierz narzędzie dopasowane do swoich potrzeb pod względem wymaganych funkcji, wielkości zespołu, integracji z używanymi narzędziami programowymi i ceny. 

Statystyki dotyczące jasności celów, poczucia sensu i wzrostu produktywności

Te statystyki dotyczące zarządzania czasem pokazują, jak jasność celów i poczucie sensu mogą zwiększać produktywność.

19. Mniej niż połowa pracowników rozumie, jak ich praca przyczynia się do sukcesu

Najnowsze badanie Asany wykazało, że 46% pracowników nie rozumie, w jaki sposób wyniki ich pracy pomagają ich organizacji osiągać cele i założenia. To prosta droga do braku zaangażowania i niewłaściwego zarządzania czasem.

Informuj członków zespołu o tym, jak ich praca przyczynia się do sukcesu projektu i organizacji. Będą mieć lepsze rozeznanie w swoich priorytetach, a także większą motywację i produktywność, gdy zobaczą, jak ich praca wpisuje się w szerszy obraz.

20. W Japonii 19% pracowników rozumie, jak przyczynia się do sukcesu

Według raportu Asany jeszcze mniej japońskich pracowników rozumie, jak ich praca pomaga ich organizacji osiągać cele (19%). To znacznie mniej niż średnia światowa (46%). Ta sama rada ma zastosowanie również tutaj. Na początku nowych projektów lub inicjatyw poświęć czas na pokazanie zespołowi szerszego obrazu, do którego realizacji się przyczynia.

21. W Wielkiej Brytanii 68% pracowników co tydzień otrzymuje zadania, które nie przyczyniają się do sukcesu organizacji

Według Asany 68% pracowników w Wielkiej Brytanii co tydzień otrzymuje zadania, które nie wspierają celów firmy ani projektu. Odbiera to członkom zespołu czas, który mogliby przeznaczyć na priorytetowe zadania wspierające realizację celów, a praca nad zadaniami, które nie są wartościowe ani istotne, obniży morale zespołu. 

Ustalaj priorytety i zastanawiaj się, czy dane zadania są tylko mile widziane, a tym samym mniej pilne. Niektórych zadań może również nie być warto wykonywać — pomocna może być w tym macierz Eisenhowera.

22. Pracownicy w stanie przepływu są nawet 5 razy bardziej produktywni

Według badań firmy McKinsey pracownicy są nawet pięć razy bardziej produktywni, gdy znajdują się w stanie „przepływu”. Stan „przepływu” kojarzy się ze sportem — oznacza całkowite skupienie na wykonaniu tego, co trzeba zrobić. Nie da się wejść w stan „przepływu” na zawołanie — zależy on od tego, jak bardzo podoba Ci się dana aktywność, od Twojej codziennej rutyny oraz wszelkich rozpraszaczy znajdujących się w pobliżu. 

Możesz jednak utrzymywać zaangażowanie i motywację zespołu, doceniając pracowników, gdy na to zasługują, pokazując im szerszy obraz oraz zapewniając elastyczność w zakresie przydzielania zadań, godzin pracy i udziału w spotkaniach, gdy jest to możliwe (choć nie zawsze się da).

Najczęściej zadawane pytania dotyczące zarządzania czasem

Oto odpowiedzi na niektóre często zadawane pytania dotyczące zarządzania czasem.

Z jakimi największymi wyzwaniami związanymi z zarządzaniem czasem mierzą się kierownicy projektów?

Do największych wyzwań związanych z zarządzaniem czasem, z jakimi mierzą się kierownicy projektów, należą przerwy spowodowane spotkaniami, wiadomościami e-mail i powiadomieniami, które zmniejszają koncentrację; zmiany zakresu i zmieniające się priorytety; a także nieporozumienia prowadzące do błędów i konieczności ponownej pracy. Pomocne techniki zarządzania czasem obejmują blokowanie czasu, wyznaczanie okresów przeznaczonych na skupienie oraz ustalanie priorytetów za pomocą macierzy Eisenhowera.

Jak kierownicy projektów mogą pomóc zespołom skutecznie ustalać priorytety zadań?

Kierownicy projektów mogą pomóc zespołom ustalać priorytety zadań, wyjaśniając priorytety za pomocą takich technik jak macierz Eisenhowera, MoSCoW i porządkowanie backlogu. 

Macierz Eisenhowera i metoda MoSCoW pomagają podejmować decyzje dotyczące tego, nad czym pracować najpierw, co delegować, co zaplanować, a co usunąć. Porządkowanie backlogu (stosowane w metodyce Scrum i metodach zwinnych) polega na wyborze zadań, nad którymi należy pracować w określonym czasie. Jak najczęściej sprawdzaj sytuację z członkami zespołu, aby upewnić się, że rozumieją, czego się od nich oczekuje.  

Jaką rolę odgrywa oprogramowanie do zarządzania projektami w zarządzaniu czasem?

Oprogramowanie do zarządzania projektami jest niezwykle pomocne w zarządzaniu czasem. Często zawiera funkcję śledzenia czasu, która pomaga zrozumieć, ile czasu zajmują zadania i gdzie członkowie zespołu mogą poświęcać zbyt dużo (lub zbyt mało) czasu. Narzędzia do zarządzania projektami pomagają również śledzić postępy w zadaniach i zwiększać odpowiedzialność, zapewniając jasność co do tego, kto nad czym pracuje.

Jak niewłaściwe zarządzanie czasem wpływa na morale zespołu i wypalenie zawodowe?

Niewłaściwe zarządzanie czasem negatywnie wpływa na morale zespołu i powoduje wypalenie zawodowe. Gdy członkowie zespołu są przytłoczeni spotkaniami i powiadomieniami zamiast koncentrować się na priorytetach, odczuwają stres, a w niektórych przypadkach mogą być zmuszeni do pracy po godzinach. Prowadzi to do wypalenia zawodowego i braku równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, co sprawia, że członkowie zespołu tracą zaangażowanie, obniża morale i zwiększa rotację pracowników. 

Jakie są najlepsze praktyki, dzięki którym kierownicy projektów mogą dawać zespołom przykład właściwego zarządzania czasem?

Kierownicy projektów mogą dawać zespołom przykład skutecznego zarządzania czasem — blokować czas na skoncentrowaną i wymagającą głębokiego skupienia pracę, wyciszać powiadomienia, gdy jest to potrzebne, wyznaczać granice i odmawiać udziału w niepotrzebnych spotkaniach. Na poziomie projektu możesz ustalać realistyczne terminy i szacunki dotyczące pracy, regularnie wyjaśniać priorytety oraz zapobiegać niekontrolowanemu rozszerzaniu zakresu.

Co dalej?

Chcesz nawiązać kontakt z innymi kierownikami projektów cyfrowych, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz nawiąż kontakt z setkami innych kierowników projektów cyfrowych na Slacku.