Śledzenie czasu: Twoja tajna supermoc w zarządzaniu ryzykiem

Pozwólcie, że cofnę się o krok i wyjaśnię: dlaczego w ogóle o tym mówię? Wokół tego tematu leżą martwe konie. A jednak śmierć niewinnych koni trwa nadal. Czy możemy powstrzymać to szaleństwo? Aby położyć kres tej beztrosce, musimy zrozumieć dlaczego, a właściwie DLACZEGO W OGÓLE?

Aby wydobyć sukces z dowolnego projektu, kierownicy projektów muszą zrozumieć całą mnogość czynników, które mogą doprowadzić do jego niepowodzenia. Gdy już to zrozumiemy, można stworzyć plan zarządzania ryzykiem, w którym śledzenie czasu musi mieć kluczowe znaczenie.

Gdzie łączą się zarządzanie ryzykiem & śledzenie czasu?

Oto podstawowa definicja zarządzania ryzykiem według ChatGPT 3.5:

„Zasada ryzyka projektowego polega na systematycznym zajmowaniu się niepewnością i potencjalnymi zakłóceniami projektu poprzez identyfikowanie, ocenianie, planowanie i monitorowanie ryzyka w całym jego cyklu życia. Skuteczne zarządzanie ryzykiem może zwiększyć szanse projektu na sukces i zminimalizować negatywne skutki nieprzewidzianych zdarzeń”.

W porządku. Ale jak śledzenie czasu wpisuje się w proces zarządzania ryzykiem? Zdefiniujmy śledzenie czasu. ChatGPT 3.5, zaszczyć nas ponownie:

„Śledzenie czasu projektu to proces monitorowania i rejestrowania ilości czasu poświęconego na różne zadania, działania lub etapy projektu. Jest to kluczowy aspekt zarządzania projektem, który pomaga kierownikom projektów, zespołom i interesariuszom uzyskać wiedzę o tym, jak rozdzielany jest czas, identyfikować potencjalne wąskie gardła lub nieefektywności oraz upewnić się, że projekt przebiega zgodnie z harmonogramem”.

Znowu: super, super, super. Ale...

W tym miejscu skupimy się konkretnie na tym, dlaczego śledzenie czasu musi być kluczowym elementem strategii rozwiązań z zakresu zarządzania ryzykiem.

Do dziś dokładne śledzenie czasu pozostaje gorącym tematem rozmów. Sedno tego prostego problemu z wprowadzaniem danych wciąż nie zostało rozwiązane. Zespoły, z którymi pracowałem, nadają śledzeniu czasu różny priorytet:

• Stałe, codzienne śledzenie czasu co do godziny, wykonywane skrupulatnie, jak mycie i odkładanie naczyń po jedzeniu. Wysoki priorytet! Niemal automatyczny poziom wprowadzania i wdrażania danych w czasie rzeczywistym. Ta osoba jest bohaterem zarządzania ryzykiem.
• Codzienne, powtarzalne blokowanie 15 minut pod koniec dnia na wprowadzenie czasu. Jak mycie wieczorem naczyń po śniadaniu, lunchu i kolacji. Panel oprogramowania tej osoby do śledzenia czasu, działający w przeglądarce, prawdopodobnie jest przypięty wśród 20 innych kart. To nie jest raportowanie w czasie rzeczywistym, ale nie stanowi też dużego zagrożenia dla konkretnej strategii identyfikacji ryzyka.
• Powtarzalne blokowanie czasu pod koniec tygodnia na wprowadzenie czasu. Ugh, pozostawianie poniedziałkowych naczyń w zlewie aż do piątku. Znacznie trudniej je umyć. Co w ogóle się tutaj znajduje? Analiza ryzyka opiera się teraz na nierzetelnych danych, co zwiększa potencjalny wpływ niezidentyfikowanych zagrożeń i prawdopodobieństwo niewdrożenia planów ograniczania ryzyka. W skali od 1 do 3, gdzie 3 oznacza najgorszy wynik, to jest 3. Niedobrze.
• Na końcu, i to najbardziej karygodny przypadek na tej liście, dział finansowy wysyła pod koniec miesiąca prośbę do całej agencji o wprowadzenie czasu przed wylogowaniem. 

Nie będę opisywać tego w kategoriach mycia naczyń. To zbyt obrzydliwe i ma równie obrzydliwy wpływ na dokładne zrozumienie sytuacji. Gdyby wszyscy czekali na ten monit, aby rejestrować czas, ekspozycja na ryzyko sięgałaby sufitu, a plany ograniczania ryzyka równie dobrze mogłyby trafić do toalety, ponieważ wszystkie potencjalne zagrożenia chodziłyby sobie swobodnie, jakby to one tu rządziły. 

To tak, jakby poruszać się z zawiązanymi oczami: nie ma sposobu, aby monitorować ryzyko, ograniczać ryzyko ani powiedzieć ryzyku, żeby poszło do domu, bo jest pijane. Projekty z tej kategorii rozwijają się jak eksperyment naukowy, w którym twój „przyjaciel” powiedział, żeby dodać wodę, a potem uciekł, osłaniając głowę.  

4 wskazówki dotyczące śledzenia czasu, które pomogą ci lepiej zarządzać ryzykiem

Oto kilka najlepszych praktyk dotyczących śledzenia czasu. Pamiętaj, że wraz z tymi wskazówkami możesz również korzystać z AI do śledzenia czasu, aby zwiększyć wydajność i automatyzację.

1. Przygotuj projekt na sukces: przeprowadź analizę historycznych projektów

Podczas określania zakresu i planowania projektu lubię odwoływać się do wyników podobnych projektów, które zostały wcześniej ukończone. Czy przekroczono budżet? Czy zmieściliśmy się w budżecie? Ile godzin było potrzebnych? Kto poświęcił najwięcej czasu? A kto najmniej? Kto miał wystarczająco dużo czasu, a komu go zabrakło? Czy znamy przyczynę jakichkolwiek rozbieżności? 

Zasadniczo zapewnia to wgląd w potencjalne ryzyka i podatności oraz pomaga opracować strategie ograniczania ryzyka. Przy opracowywaniu ogólnej strategii zarządzania ryzykiem jest to krok 1. Tworzony tutaj rejestr ryzyka będzie wyznaczał sposób reagowania na ryzyko.

Ta analiza kryminalistyczna daje mi lepsze pojęcie o tym, jak postępować, i jest moją tajną bronią w ocenie ryzyka. Wiedza to potęga. Wykorzystuję ją do opracowania strategii projektu, harmonogramu, strategii rejestrowania czasu (jak wspomniano, rejestrowanie czasu może pomóc w przyszłym planowaniu projektów) oraz, co prawdopodobnie najważniejsze, podstawowej konfiguracji projektu w odniesieniu do numerów zleceń. 

Konfiguracja numerów zleceń może być trudna. Dlaczego? Chyba dlatego, że wszyscy jesteśmy ludźmi, zachowujemy się jak ludzie i zajmujemy się typowymi dla ludzi pilnymi sprawami.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Numery zleceń: dwa podejścia do konfiguracji

1. Główny numer zlecenia

To podejście ujmuje skumulowane działania w ramach jednego numeru zlecenia. 

Zaleta: Zespoły mają mniej rzeczy do śledzenia. Jeśli pracują nad projektem, jest to ich numer zlecenia. Z mojego doświadczenia wynika, że dział finansowy preferował to podejście. Faktury, zamówienia zakupu, czas — wszystko jest rejestrowane w jednym miejscu, co zmniejsza ryzyko nieporozumień.

Wada: Trudniej wyodrębnić czas potrzebny na konkretne działania, co zawsze jest przydatne przy szacowaniu podobnych projektów w przyszłości. Klienci często chcą kosztów poszczególnych pozycji dla konkretnych działań. Raport z poprzedniego zlecenia nie będzie zawierał tej liczby gotowej do wykorzystania w celach porównawczych i konieczne będzie jej wyodrębnienie poprzez sprawdzenie dat oraz godzin wprowadzonych przez poszczególne specjalizacje. Może to być żmudna i pracochłonna analiza wsteczna, szczególnie gdy zespoły prowadzą działania nakładające się na siebie. 

2. Zlecenie nadrzędne ze zleceniami podrzędnymi

To podejście ujmuje konkretne działania dla konkretnych budżetów. 

Zaleta: Umożliwia ukierunkowane rejestrowanie czasu dla konkretnych działań, co tworzy lepsze dane porównawcze na potrzeby przyszłego określania zakresu prac wymagającego dokumentacji poszczególnych pozycji.

Wada: Z każdym dodatkowym numerem zlecenia podrzędnego wzrasta prawdopodobieństwo, że zespoły będą nieprawidłowo rejestrować czas.

2. Przekazuj jasne oczekiwania 

Czy wszystkie zespoły mają wspólne rozumienie tego, jak, co i kiedy rejestrować? Upewnij się, że wszyscy tak samo rozumieją, co stanowi działanie podlegające rozliczeniu z klientem, a co nim nie jest. 

Czy rejestrujecie czas w odstępach co 0,25? Z jakiego opartego na chmurze oprogramowania do zarządzania projektami korzystają wszyscy, aby rejestrować te dane? Czy zespoły otrzymują przypomnienia o rejestrowaniu czasu? W jaki sposób identyfikuje się i odrzuca czas bezczynności?

Oto kilka przykładów czasu podlegającego rozliczeniu w ramach zarządzania projektami lub cyfrowego zarządzania projektami:

• Ogólne
  • Konfiguracja projektu
  • Komunikacja z dostawcami, zarządzanie zasobami
  • Raportowanie budżetu i wydatków
  • Przygotowanie do spotkań dotyczących statusu
    • Konsolidowanie informacji zwrotnych 
    • Wyodrębnianie zadań do wykonania 
    • Podsumowywanie kolejnych kroków
  • Zapewnianie jakości (QA)

Oto kilka przykładów czasu niepodlegającego rozliczeniu:

• Ogólne
  • Eksperymentowanie z wersją próbną oprogramowania
  • Spotkania dotyczące przeglądu możliwości dostawcy, które nie dotyczą konkretnych prac projektowych
  • Wewnętrzne spotkania obiadowe i szkoleniowe lub wymiana informacji między działami
  • Ogólne aktualizacje procesów (ponownie, niezwiązane z konkretnym projektem)
  • Powtarzające się wdrażanie nowych pracowników (wskazuje to na dużą rotację i niestabilność)

3. Ustal regularny rytm raportowania na potrzeby rozliczalności 

Na początku projektu ustal przewidywalny rytm spotkań kontrolnych i raportowania, aby zespoły mogły przewidzieć konieczność wprowadzenia swojego czasu i odpowiednio to zaplanować. Może to wynikać ze spotkań dotyczących statusu, na których potrzebne są raporty wykorzystania budżetu czasowego. Uwzględnij czas na przegląd, aby właściwie ocenić, czy wprowadzono cały czas. Przygotuj rozwiązanie awaryjne na wypadek, gdyby tak nie było.

4. Przeglądaj czas według daty i specjalizacji oraz porównuj go z planem

Zanim będzie można podjąć decyzje i działania, ważne jest zrozumienie kilku kwestii dotyczących rejestrowanego czasu. Bardzo często, a właściwie regularnie, zespoły pracują nad wieloma projektami z różnorodnymi rezultatami. 

Ten wysiłek powinien być rejestrowany pod głównym numerem zlecenia lub zleceniem nadrzędnym z określonymi zleceniami podrzędnymi dla konkretnych działań. Łatwo może się zdarzyć, że praca z poniedziałku, zarejestrowana w kolejnym tygodniu, zostanie przypadkowo przypisana do niewłaściwego numeru zlecenia lub numerów zleceń podrzędnych. Pod koniec realizacji zlecenia może być trudno to wykryć i skorygować. Dlatego zalecam ustalenie rutyny sprawdzania rejestrowanego czasu. 

W zależności od parametrów projektu regularne kontrole postępów pomogą Ci zarządzać ryzykiem. Przez kontrolę rozumiem przyjrzenie się postępom krytycznym okiem.

Sprawdź, kto rejestruje czas przy poszczególnych zleceniach i czy jego ilość jest logiczna w kontekście bieżącego przebiegu projektu. Jak rejestrowany czas wypada na tle ogólnego planu projektu? Czy dostawcy na bieżąco przesyłają informacje o czasie pracy? Jak wygląda wykorzystanie przez nich przydzielonego budżetu czasowego?

Pamiętaj, aby oznaczyć i wyjaśnić wszelkie wykryte problemy oraz w razie potrzeby wprowadzić korekty i dostosowania. Jeśli odkryjesz nieprawidłowości, współpracuj z zespołem i działem finansowym, aby skorygować rejestrowanie czasu i zachować dokładność. 

Więcej najlepszych praktyk dotyczących rejestrowania czasu znajdziesz tutaj.

Jak to wszystko pomaga zarządzać ryzykiem?

Podsumowując, plan projektu i jego konfiguracja muszą zostać odpowiednio przekazane, a także należy zastosować logiczną strategię numeracji zleceń. Przebieg, metody i częstotliwość rejestrowania czasu powinny być jasne dla wszystkich zespołów, tworząc wspólne rozumienie oczekiwań. 

Po ustaleniu tych podstawowych zasad regularne raporty zużycia będą sygnalizować problemy. Każde nieoczekiwane przekroczenie lub niewykorzystanie czasu należy natychmiast zbadać, ponieważ może oznaczać kłopoty. 

• Czy specyfikacje są niejasne? 
• Czy istnieje wąskie gardło uniemożliwiające zespołowi rozpoczęcie pracy? 
• Czy do systemu wprowadzono nieoczekiwaną złożoność? 

Regularne kontrole mogą ujawnić wszelkiego rodzaju potencjalne pułapki i dać Ci drugą szansę na wyprzedzenie problemów.   

More Articles

• Macierz Eisenhowera: jak mądrze ustalać priorytety zadań
• Wskazówki dotyczące budowania profilu na Slacku
• Jak opanować zarządzanie zasobami w zarządzaniu projektami

Jakie ryzyko wiąże się z rejestrowaniem czasu?

Mój pierwszy kierownik produkcji w studiu powiedział mi kiedyś: Śmieci na wejściu, śmieci na wyjściu. Dotyczy to wszystkiego, może z wyjątkiem recyklingu aluminium? Niedokładne rejestrowanie czasu może siać długotrwałe spustoszenie, podważając wszystko — od rentowności po stopień wykorzystania zasobów, przychody, rozwój zespołu, utrzymanie pracowników, premie, a nawet podwyżki. 

Możesz myśleć o rejestrowaniu czasu jak o próbie przebicia ogromnej bańki mydlanej. Im dłużej się jej przyglądasz bez podejmowania działania, tym większe ryzyko, że przegapisz swoją szansę. Im dłuższy czas upływa między wykonaniem pracy a zarejestrowaniem czasu, tym większe ryzyko niedokładności danych. Zainwestuj w dobre narzędzia do rejestrowania czasu.

Wykorzystując rejestrowanie czasu jako karę lub formę mikrozarządzania, sprawisz, że Twój zespół uzna, iż rejestrowanie czasu jest złe, narażając dane dotyczące czasu pracy w przyszłości.

Jak oprogramowanie do rejestrowania czasu może pomóc w zarządzaniu ryzykiem?

Wdrożenie powszechnie akceptowanego oprogramowania do rejestrowania czasu zwiększy prawdopodobieństwo zmniejszenia różnic w dokładności danych między członkami zespołu.

Jeśli wszyscy pracują w ten sam sposób, konsekwentnie rejestrują czas, korzystają z tych samych narzędzi i przestrzegają tych samych protokołów, część szumu zostanie usunięta z danych systemowych, a tym samym uzyskana zostanie większa dokładność. Narzędzia oparte na sztucznej inteligencji do rejestrowania czasu mogą również pomóc ograniczyć część ręcznej pracy z tym związanej.

Prowadzi to do podejmowania lepszych decyzji i znajdowania lepszych rozwiązań. Dwa programy do rejestrowania czasu pracy, które lubię, to Harvest i Toggl Track. Z pewnością istnieje milion innych opcji; korzystałem z tych dwóch.

Toggl ma przydatną funkcję powiadomień, która przypomina użytkownikom o rejestrowaniu czasu, a także automatyczny rejestrator czasu bezczynności. Z tych powodów wygrywa w moim rankingu, choć funkcje fakturowania w Harvest są przydatne. Wybierz własną przygodę.

Rejestrowanie czasu — koniec ze strefą przyjaźni

Aby dowiedzieć się więcej na ten fascynujący i wciąż aktualny temat, zapisz się do newslettera The Digital Project Manager.