Nie wiesz, której metodyki użyć w projekcie? 5 przykładów pomocnych wskazówek
Jako kierownik projektu jednym z Twoich najważniejszych zadań jest wybór odpowiedniej metodyki zarządzania projektem. Możesz wybrać spośród wielu różnych opcji, a każda z nich ma swoje zalety i wady. Wybrana metodyka będzie miała duży wpływ na ogólny sukces projektu, dlatego ważne jest, aby dokonać właściwego wyboru.
W tym artykule omówię, którą metodykę zastosować w projekcie, posługując się przykładami. Ponadto wyjaśnię, jak rozpoznać, kiedy może być potrzebna zmiana metodyki, oraz jak ją wdrożyć.
Jak wybrać odpowiednią metodykę zarządzania projektem dla swojego projektu
Metodyki zarządzania projektami można ogólnie podzielić na dwie kategorie: tradycyjne (lub kaskadowe) i zwinne.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Metody tradycyjne charakteryzują się sekwencyjnym podejściem opartym na fazach. Z kolei metody zwinne charakteryzują się podejściem iteracyjnym i przyrostowym.
Zarówno metody tradycyjne, jak i zwinne mają swoje mocne i słabe strony, dlatego ważne jest, aby wybrać właściwą metodę dla konkretnego projektu.
Podczas podejmowania decyzji uwzględnij następujące czynniki:
- Charakter projektu: Czy jest on dobrze zdefiniowany i mało prawdopodobne jest, że ulegnie zmianie, czy też może się zmieniać w trakcie realizacji? Jeśli to drugie, bardziej odpowiednie może być podejście zwinne.
- Wielkość zespołu: Czy pracujesz z dużym, czy z małym zespołem? Mniejsze zespoły są zazwyczaj lepiej przystosowane do metod zwinnych, podczas gdy większe zespoły lepiej sprawdzają się w przypadku metod tradycyjnych.
- Poziom zaangażowania klienta: Czy klienci będą aktywnie zaangażowani w proces tworzenia? Jeśli tak, bardziej odpowiednie może być podejście zwinne.
- Budżet: Czy dla projektu ustalono stały budżet, czy istnieje pewna elastyczność? Projekty ze stałym budżetem lepiej pasują do metod tradycyjnych, natomiast projekty z elastycznymi budżetami lepiej pasują do metod zwinnych.
- Harmonogram: Czy pracujesz według ustalonego harmonogramu projektu, czy istnieje pewna elastyczność? Projekty z ustalonym harmonogramem lepiej pasują do metod tradycyjnych, natomiast projekty z elastycznymi harmonogramami lepiej pasują do metod zwinnych.
Nie istnieje jedna „najlepsza” metodyka zarządzania projektem; najlepsza metodyka dla Twojego projektu zależy od wielu czynników przedstawionych powyżej. Dzięki uważnemu rozważeniu tych czynników powinieneś móc wybrać odpowiednią metodykę dla konkretnego projektu.
Typowe projekty i metodyki, które dobrze ze sobą współgrają: przykłady
Przyjrzyjmy się teraz przykładom dla każdej metodyki, aby można było łatwo wybrać odpowiednie podejście dla konkretnego projektu.
Budownictwo: doskonały przykład metodyki kaskadowej
Często stosowana metoda zarządzania projektem z procesem liniowym.
Metodyka kaskadowa to liniowe podejście do zarządzania projektem, w którym każdy etap jest realizowany sekwencyjnie, bez nakładania się etapów ani iteracji między nimi.
Metodyka ta jest często stosowana w branżach, w których produkt lub rezultat musi spełniać bardzo konkretne wymagania i po rozpoczęciu projektu pozostaje niewiele miejsca na zmiany lub poprawki.
Na przykład w branży zarządzania projektami budowlanymi (znanej również jako zarządzanie projektami kapitałowymi) zastosowanie modelu kaskadowego gwarantuje, że każdy etap projektu (projektowanie, planowanie projektu, realizacja itd.) zostanie ukończony przed przejściem do kolejnego etapu.
Minimalizuje to ryzyko błędów i nieoczekiwanych niespodzianek, które mogą wystąpić, gdy różne części projektu są realizowane poza kolejnością.
Chociaż model kaskadowy może być użytecznym podejściem w niektórych sytuacjach, ma również swoje ograniczenia. W szczególności może być mało elastyczny i może nie zapewniać wystarczającej ilości informacji zwrotnych od użytkowników lub interesariuszy w trakcie tworzenia.
W rezultacie w wielu branżach coraz częściej stosuje się nowsze i bardziej zwinne podejścia do zarządzania projektami.
PMI/PMBOK
PMI (Instytut Zarządzania Projektami) publikuje PMBOK (zbiór wiedzy z zakresu zarządzania projektami), który stanowi przewodnik po standardach zarządzania projektami.
Dlatego należy się z nim zapoznać, aby stosować najlepsze praktyki w swoim projekcie, jednak sam w sobie nie jest on rzeczywistą metodyką zarządzania projektem.
Projekty sektora publicznego: PRINCE2 to realna opcja
Podejście oparte na procesach, które zapewnia prostą, konfigurowalną i skalowalną technikę.
Załóżmy, że Twój projekt dotyczy wdrożenia nowych przepisów dotyczących sprzętu w publicznym sektorze opieki zdrowotnej. Pierwszym krokiem jest opracowanie uzasadnienia biznesowego projektu, które określi wartość inwestycji w zasoby.
Po zatwierdzeniu uzasadnienia biznesowego przejdziemy do kolejnego etapu projektu, czyli planowania. Na tym etapie opracujemy szczegółowy plan procesu wdrożenia, obejmujący harmonogramy, kamienie milowe i produkty projektu.
Przydzielimy również role i obowiązki w zespole projektowym. W fazie realizacji projektu przeprowadzimy proces wdrożenia zgodnie z planem.
Na koniec, w fazie zamknięcia, przeanalizujemy wyniki projektu i wyciągnięte wnioski, aby stale doskonalić nasze procesy. To tylko jeden z przykładów zastosowania PRINCE2 w celu osiągnięcia pomyślnych rezultatów.
PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) to metodyka zarządzania projektami, która zapewnia ramy do zarządzania projektami o dowolnej wielkości. Opiera się na siedmiu zasadach: ciągłym uzasadnieniu biznesowym, czerpaniu wniosków z doświadczeń, definiowaniu ról i obowiązków, zarządzaniu etapami, zarządzaniu przez wyjątki, koncentracji na produktach oraz dostosowaniu do środowiska projektu.
Metodykę PRINCE2 można stosować do każdego rodzaju projektu. Jest jednak powszechnie wykorzystywana w sektorze publicznym i prywatnym, a szczególną popularnością cieszy się w Wielkiej Brytanii i Europie.
Produkcja: transformacja firm dzięki metodyce Lean
Usprawnianie procesów i eliminowanie marnotrawstwa, aby osiągać więcej przy mniejszych nakładach.
Firma Toyota jest doskonałym przykładem ograniczania kosztów produkcji poprzez zastosowanie inicjatyw Lean. Inne firmy osiągnęły podobne rezultaty, dowodząc, że zarządzanie projektami Lean może być bardzo skutecznym sposobem na zwiększenie wydajności produkcji.
Metodyka zarządzania projektami Lean powstała na początku XXI wieku jako sposób na usprawnienie procesów zarządzania projektami i eliminowanie marnotrawstwa. Lean opiera się na zasadach Systemu Produkcyjnego Toyoty (TPS), który kładzie nacisk na ciągłe doskonalenie i eliminowanie marnotrawstwa.
W zwinnym projekcie Lean wszystkie działania są ukierunkowane na dostarczanie wartości klientowi. Obejmuje to identyfikowanie i eliminowanie zbędnych działań, czyli „marnotrawstwa”.
Wyróżnia się siedem rodzajów marnotrawstwa: nadprodukcję, zapasy, wady, zbędny ruch, nadmierne przetwarzanie, oczekiwanie i transport. Eliminując te rodzaje marnotrawstwa, można realizować projekty szybciej i wydajniej.
Warto jednak zauważyć, że metodyka Lean jest często mylnie kojarzona wyłącznie z przedsiębiorstwami produkcyjnymi, choć można ją stosować w każdej firmie lub organizacji, która nie chce wdrażać procesu dla samego procesu, lecz pragnie zmienić sposób prowadzenia działalności.
Dlatego z powodzeniem stosowano ją w różnych branżach, od tworzenia oprogramowania po sprzedaż. W każdym przypadku pomagała poprawiać jakość projektu i dostarczać wartość klientom.
Tworzenie oprogramowania: idealne zastosowanie metodyk zwinnych i Scrum
Współpraca w celu iteracyjnego dostarczania tego, co działa.
Zarządzanie projektami zwinnymi to popularne podejście do tworzenia oprogramowania, które kładzie nacisk na iteracyjne planowanie i dostarczanie, ścisłą współpracę między programistami a interesariuszami oraz regularne dostosowywanie się do informacji zwrotnych. Praktycznym przykładem zastosowania metodyki zwinnej jest struktura Scrum.
Scrum to konkretna implementacja podejścia zwinnego, koncentrująca się na krótkich sprintach o ustalonych ramach czasowych (zwykle dwutygodniowych), w trakcie których realizuje się i dostarcza określone zadania. Na koniec każdego sprintu zespół analizuje, co przebiegło pomyślnie, a co można ulepszyć podczas następnego sprintu.
Ten ciągły proces doskonalenia pomaga zapewnić, że produkt końcowy spełnia potrzeby interesariuszy. Ponieważ podejście zwinne jest bardzo elastyczne, można je dostosować do różnych projektów związanych z tworzeniem oprogramowania.
W rezultacie w ostatnich latach stało się jednym z najpopularniejszych podejść do tworzenia oprogramowania. Chociaż metodykę zwinną najczęściej kojarzy się z tworzeniem oprogramowania, można ją stosować do każdego projektu, w którym potrzebna jest elastyczność i zdolność adaptacji.
Zwiększanie produktywności: Kanban
Poprawa szybkości i jakości realizacji poprzez zwiększenie widoczności pracy w toku oraz ograniczenie wielozadaniowości.
Kanban to kolejne popularne podejście zwinne, które, podobnie jak Scrum, kładzie nacisk na wczesne wydania oraz współpracujące, samozarządzające się zespoły. Pierwotnie opracowano je w fabrykach Toyoty w latach 40. XX wieku jako bardzo wizualną metodę pomagającą ograniczać wąskie gardła poprzez „przedstawienie obrazu” procesu przepływu pracy, dzięki czemu można je było szybko wykrywać podczas realizacji.
Oto sześć podstawowych zasad:
- Wizualizacja
- Ograniczenie pracy w toku
- Zarządzanie przepływem
- Jasne określenie zasad
- Wykorzystywanie pętli informacji zwrotnej
- Wspólna lub eksperymentalna ewolucja
Kanban nie opiera się na sztywnych i niezmiennych zasadach, choć wykorzystuje tablicę Kanban do przedstawiania etapów realizacji — od rozpoczęcia, przez wykonanie, aż po ukończenie. Podstawowa struktura tablicy zazwyczaj składa się z trzech kolumn oznaczonych jako „do zrobienia”, „w trakcie” i „ukończone”.
Kanban, podobnie jak większość metodyk zwinnych, stał się popularny w świecie tworzenia oprogramowania. Jednak dzięki swojej elastyczności zyskał uznanie także w innych sektorach i jest jedną z nielicznych technik zarządzania projektami, które można stosować w każdym projekcie wymagającym ciągłego doskonalenia przez cały cykl życia.
Kanban, podobnie jak Scrum, idealnie sprawdza się w projektach realizowanych przez niewielkie zespoły, które potrzebują elastycznego rozwiązania do stworzenia produktu lub usługi. Jest także doskonałym wyborem do optymalizacji osobistej produktywności. Tutaj znajdziesz przykłady zastosowania Kanbanu.
Jak rozpoznać, że metodyka projektu nie działa
Wybór odpowiedniej metodyki zarządzania projektem ma kluczowe znaczenie dla jego powodzenia. Właściwa metodyka może pomóc w ukończeniu projektu na czas, w ramach budżetu i z zachowaniem wysokiej jakości.
Jednak niewłaściwa metodyka może powodować opóźnienia, przekroczenia kosztów i szereg innych problemów. Jak więc rozpoznać, że nadszedł czas na zmianę metodyki?
Oto 5 oznak, na które warto zwrócić uwagę:
- Notorycznie przekraczasz budżet.
- Twój projekt stale ma opóźnienia względem harmonogramu.
- Jakość rezultatów projektu spada.
- Twój zespół jest niezadowolony, a morale jest niskie.
- Nie osiągasz oczekiwanych rezultatów.
Jeśli doświadczasz któregokolwiek z tych problemów, czas rozważyć nowe podejście. Teraz wyjaśnię, jak skutecznie przejść na nową metodykę zarządzania projektem.
Jak przejść na nową metodykę projektu
Kluczem do skutecznego przeprowadzenia tej zmiany jest dokładna ocena sytuacji i wybór nowej metodyki dobrze dopasowanej do unikalnych potrzeb projektu. Na przykład jeśli projekt ma opóźnienia, przejście na bardziej zwinną metodykę, taką jak Kanban lub Scrum, może pomóc przywrócić właściwy kierunek realizacji.
Z drugiej strony, jeśli problemem są ograniczenia budżetowe, najlepszym rozwiązaniem może być przejście na bardziej „szczupłą” metodykę, taką jak metodyka Lean. Niezależnie od sytuacji dokładna ocena wszystkich możliwości i wybór najlepiej dopasowanego rozwiązania pomoże zapewnić powodzenie projektu.
Oto kilka wskazówek dotyczących przejścia na nową metodykę zarządzania projektem.
1. Zdefiniuj problem
Zanim zaczniesz analizować nowe możliwości, ważne jest, aby cofnąć się o krok i zidentyfikować konkretne problemy, których doświadczasz w związku z obecną metodyką. Pomoże Ci to zawęzić poszukiwania i skupić się na znalezieniu metodyki odpowiadającej konkretnym potrzebom.
2. Przeanalizuj dostępne możliwości
Gdy już wiesz, czego szukasz, czas rozpocząć analizę dostępnych możliwości. W internecie dostępnych jest wiele zasobów, które mogą pomóc w porównaniu różnych metodyk i znalezieniu tej najlepiej odpowiadającej potrzebom Twojej organizacji.
3. Wprowadź zmianę
Po podjęciu decyzji dotyczącej nowej metodyki czas wprowadzić zmianę. Proces ten będzie się różnić w zależności od wielkości i zakresu działalności organizacji, ale ważne jest przygotowanie planu, który zapewni sprawne przejście.
Przejście na nową metodykę zarządzania projektem może być trudne, ale często jest konieczne, aby zapewnić powodzenie projektu. Postępując zgodnie z tymi krokami, możesz sprawić, że zmiana przebiegnie możliwie płynnie.
Teraz Twoja kolej
Zatem, jaka jest najlepsza metodyka dla Twojego projektu? Mamy nadzieję, że ten artykuł stanowił dla Ciebie dobry punkt wyjścia. Pamiętaj też, że jeśli sprawy nie układają się dobrze lub po drodze napotkasz przeszkodę, może nadszedł czas, aby zmienić kierunek i wypróbować inne podejście.
Jeśli pracujesz w większej firmie i obawiasz się skalowania, zalecamy również zapoznanie się z naszym przewodnikiem po metodykach zarządzania projektami w przedsiębiorstwie.
